ДЕРЖАВНА СЛУЖБА УКРАЇНИ З НАДЗВИЧАЙНИХ СИТУАЦІЙ
НАКАЗ
| 25.06.2013 № 424 (з основної діяльності) |
Про затвердження складу Експертної комісії, положень про Експертну комісію та архів апарату ДСНС України
Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" , Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 р. № 1004, Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного та комунального підприємства, установи та організації , затвердженого наказом Державного комітету архівів України від 17.12.2007 № 183 (зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 11.01.2008 за № 13/14704), Типового положення про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації , затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 10.02.2012 № 232/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 10.02.2012 за № 202/20515, з метою своєчасної організації підготовки та проведення експертизи цінності документів, їх відбору і підготовки для передачі на державне зберігання до Центрального державного архіву вищих органів влади України та у зв'язку із проведеними організаційно-штатними і кадровими змінами
НАКАЗУЮ:
1. Затвердити склад Експертної комісії з проведення експертизи цінності документів Державної служби України з надзвичайних ситуацій (додаток 1).
2. Затвердити Положення про Експертну комісію з проведення експертизи цінності документів Державної служби України з надзвичайних ситуацій, погоджене з Центральним державним архівом вищих органів влади України, протокол № 1 від 20 березня 2013 року (додаток 2).
3. Затвердити Положення про архів апарату Державної служби України з надзвичайних ситуацій, погоджене з Центральним державним архівом вищих органів влади України, протокол № 1 від 20 березня 2013 року (додаток 3).
4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови ДСНС України Бойка А.П.
| Голова | М. Болотських |
Додаток 1
до наказу ДСНС України
25.06.2013 № 424
СКЛАД
Експертної комісії з проведення експертизи цінності документів Державної служби України з надзвичайних ситуацій
Додаток 2
до наказу ДСНС України
25.06.2013 № 424
ПОЛОЖЕННЯ
про Експертну комісію з проведення експертизи цінності документів Державної служби України з надзвичайних ситуацій
1. Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" і Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 р. № 1004 (із змінами), Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного та комунального підприємства, установи та організації , затвердженого наказом Державного комітету архівів України від 17.12.2007 № 183, зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 11.01.2008 за № 13/14704, Державна служба України з надзвичайних ситуацій утворює експертну комісію (далі - ЕК) для організації та проведення попередньої експертизи цінності документів, що утворилися у процесі її діяльності, та подання результатів експертизи цінності документів на розгляд експертно-перевірної комісії Центрального державного архіву вищих органів влади і управління України (далі - ЕПК ЦДАВО України).
2. ЕК є постійно діючим дорадчим органом апарату Державної служби України з надзвичайних ситуацій. Рішення ЕК затверджується Головою ДСНС України, після чого стають обов'язковими для виконання структурними підрозділами ДСНС України.
3. У своїй діяльності ЕК керується Конституцією України і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативними актами, наказами Державної архівної служби України та положенням, затвердженим на підставі Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного та комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Державного комітету архівів України від 17.12.2007 № 183 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 11 січня 2008 року за № 13/14704.
4. До складу ЕК, який затверджується наказом ДСНС України, входять директор Адміністративного департаменту, начальник відділу документального забезпечення Адміністративного департаменту, посадова особа, відповідальна за архів апарату ДСНС України, досвідчені працівники структурних підрозділів апарату ДСНС України, а також представник ЕПК Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України (за згодою).
Головою ЕК призначається заступник Голови ДСНС України, а секретарем - посадова особа, яка відповідає за архів ДСНС України.
5. Секретар за рішенням голови ЕК забезпечує скликання засідань комісії, складає протоколи, доводить до відома структурних підрозділів та окремих осіб рішення ЕК, здійснює облік і звітність про проведену роботу, веде документацію ЕК і забезпечує її збереженість.
6. ЕК працює відповідно до річного плану, який затверджує голова ЕК, та звітує перед ним про проведену роботу.
7. Завданням ЕК ДСНС України є організація та проведення експертизи цінності документів, що утворилися в діловодстві ДСНС України.
8. ЕК розглядає та приймає рішення про схвалення і подання на розгляд до ЕПК ЦДАВО України таких документів:
описи справ постійного зберігання, внесені до Національного архівного фонду (далі - НАФ);
описи справ з особового складу;
зведену номенклатуру справ ДСНС України;
інструкції з діловодства;
положення про ЕК та архів апарату ДСНС України;
анотовані переліки унікальних документів НАФ;
акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ;
акти про вилучення документів з НАФ;
переліки проектів проблем (тем), науково-технічна документація яких підлягає внесенню до НАФ.
9. ЕК розглядає та приймає рішення про:
схвалення описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, переліків відомостей, що становлять службову інформацію;
схвалення номенклатур справ, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання установ, підприємств та організацій, що належать до сфери управління ДСНС України та у діяльності яких не створюються документи НАФ.
10. Для виконання покладених на ЕК завдань їй надається право:
контролювати дотримання структурними підрозділами ДСНС України, окремими працівниками, відповідальними за організацію документів у діловодстві, архівних вимог щодо розроблення номенклатур справ, формування справ, експертизи цінності документів, упорядкування та оформлення документів;
вимагати від керівників структурних підрозділів ДСНС України розшуку відсутніх документів НАФ, документів тривалого зберігання, у тому числі документів з особового складу, та письмових пояснень у випадках втрати цих документів;
одержувати від структурних підрозділів ДСНС України відомості та пропозиції, необхідні для визначення культурної цінності документів та строків їх зберігання;
заслуховувати на своїх засіданнях керівників структурних підрозділів апарату ДСНС України про хід підготовки документів до архівного зберігання і забезпечення збереженості документів, про причини втрати документів;
запрошувати на засідання, як консультантів та експертів фахівців структурних підрозділів ДСНС України, а у разі необхідності працівників ЦДАВО України;
інформувати керівництво ДСНС України з питань, що входять до компетенції ЕК.
11. Засідання ЕК проводиться за необхідністю, але не рідше ніж один раз на рік і вважаються правоможними, якщо на них присутні не менше як дві третини складу її членів.
12. Рішення ЕК приймається більшістю голосів, присутніх на засіданні членів ЕК, оформлюється протоколом, який підписується головою (або його заступником) і секретарем ЕК, та набирає чинності з моменту затвердження протоколу засідання ЕК Головою ДСНС України.
13. У разі відмови Голови ДСНС України затвердити протокол засідання ЕК, вона може звернутися до Центральної експертно-перевірної комісії Державної архівної служби України, рішення якої з цього питання є остаточним.
| Директор Адміністративного департаменту | В. Гончаров |
| Голова ЕК, заступник Голови ДСНС України | А. Бойко |
| Секретар ЕК, головний спеціаліст відділу документального забезпечення Адміністративного департаменту | Ю. Войтюк |
СХВАЛЕНО ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання ЕК ДСНС України Протокол засідання ЕПК Центрального
від 5 лютого 2013 р. № 1 державного архіву вищих органів влади
та управління України
від 17 травня 2013 р. № 6
Додаток 3
до наказу ДСНС України
25.06.2013 № 424
ПОЛОЖЕННЯ
про архів апарату Державної служби України з надзвичайних ситуацій
1. Згідно із Законом України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" та Типовим положенням про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації , затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 10.02.2012 № 232/5, зареєстрованим у Мін'юсті 10.02.2012 за № 202/20515, у Державній службі України з надзвичайних ситуацій діє Архів апарату ДСНС України (далі - архів) для тимчасового зберігання архівних документів, закінчених у діловодстві, використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян.
2. Архів входить до складу відділу документального забезпечення Адміністративного департаменту ДСНС України.
3. У своїй діяльності архів керується Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами та цим Положенням.
З питань організації та методики ведення архівної справи і діловодства архів керується наказами Державної архівної служби України.
Положення про архів апарату ДСНС України, що є джерелом формування Національного архівного фонду (далі - НАФ), погоджується Експертно-перевірною комісією Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України (далі - ЦДАВО України).
4. Архів апарату ДСНС України працює за планом роботи (річним).
5. Службові обов'язки посадової особи, відповідальної за архів визначаються її посадовою інструкцією.
6. Основним завданням архіву є:
приймання від самостійних структурних підрозділів ДСНС України та зберігання архівних документів з різними видами носіїв інформації;
контроль спільно з відділом документального забезпечення Адміністративного департаменту за станом зберігання та правильністю оформлення документів у структурних підрозділах ДСНС України;
участь у складанні та схваленні зведеної номенклатури справ ДСНС України, перевірка відповідності формування документів у справи згідно із затвердженою номенклатурою;
ведення державного обліку документів НАФ та щорічне подання відомостей про їх кількість за формою, встановленою Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій , затвердженими наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 № 16, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 08.05.2001 за № 407/5598 (із змінами) (далі - Правила), ЦДАВО України;
проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд Експертної комісії ДСНС України проектів описів справ постійного зберігання, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з особового складу та актів про вилучення для знищення документів, не віднесених до НАФ;
створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних документів;
організація користування архівними документами, надання архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним і фізичним особам відповідно до Правил;
підготовка, передавання та транспортування (за рахунок організації) документів НАФ до ЦДАВО України на постійне зберігання;
участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників ДСНС України, які відповідають за роботу з документами.
7. Для виконання покладених на архів завдань йому надається право:
вимагати від самостійних структурних підрозділів апарату ДСНС України передавання на зберігання документів, оформлених згідно з чинним законодавством;
повертати самостійним структурним підрозділам апарату ДСНС України на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог;
надавати самостійним структурним підрозділам апарату ДСНС України рекомендації з питань, що належать до компетенції архіву;
запитувати від самостійних структурних підрозділів апарату ДСНС України відомості, необхідні для роботи;
інформувати керівництво ДСНС України про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення;
брати участь у засіданнях дорадчих органів, нарадах, що проводяться в ДСНС України, та у семінарах за межами організації, у разі розгляду на них питань роботи з документами.
8. Відповідальною посадовою особою за архів апарату ДСНС України призначається особа з повною вищою освітою відповідного напряму підготовки (магістр, спеціаліст) і стажем роботи за фахом не менше двох років. Посадова особа, відповідальна за архів апарату ДСНС України, призначається на посаду і звільняється з посади заступником Голови ДСНС України.
Порядок взаємодії архіву із самостійними структурними підрозділами апарату ДСНС України визначається Головою ДСНС України.
Відповідальним за виконання покладених на архів завдань і функцій є посадова особа, відповідальна за архів.
9. До складу документів архіву входять:
документи з паперовою основою, внесені до НАФ, тривалого (понад 10 років) зберігання, створені самостійними структурними підрозділами апарату ДСНС України, та документи з особового складу;
науково-технічна документація, аудіовізуальні та електронні документи, створені ДСНС України або одержані ним на законних підставах;
фонди особового походження працівників ДСНС України, що відіграли певну роль в історії розвитку тієї чи іншої сфери життєдіяльності країни або її окремого регіону;
документи з різними видами матеріальних носіїв інформації організацій - попередників та підпорядкованих організацій, що ліквідовані;
друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи архіву апарату ДСНС України;
довідковий та обліковий апарат до архівних документів.
Документи з різними видами матеріальних носіїв інформації повинні зберігатися в архіві апарату ДСНС України окремо.
10. Документи з паперовими носіями інформації передаються в упорядкованому стані від самостійних структурних підрозділів апарату ДСНС України до архіву через два роки після завершення їх ведення у діловодстві відповідно до вимог, встановлених Правилами.
Науково-технічна документація передається до архіву апарату ДСНС України у порядку, встановленому державними стандартами України.
Аудіовізуальні документи передаються до архіву апарату ДСНС України одразу після завершення їх виробництва.
11. Установлюються такі граничні строки тимчасового зберігання документів НАФ в архіві апарату ДСНС України:
для документів Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, Конституційного Суду України, Верховного Суду України, Вищого адміністративного суду України, Вищого господарського суду України, Вищого спеціалізованого суду України з розгляду цивільних і кримінальних справ, Генеральної прокуратури України, Центральної виборчої комісії України, Рахункової палати України, Національного банку України, міністерств, інших центральних органів виконавчої влади та центральних установ і безпосередньо підпорядкованих їм організацій - 15 років;
для документів Верховної Ради Автономної Республіки Крим і Ради міністрів Автономної Республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських рад і державних адміністрацій та безпосередньо підпорядкованих їм організацій, господарських судів Автономної Республіки Крим, областей, мм. Києва та Севастополя, окружних адміністративних судів, Апеляційного суду Автономної Республіки Крим, апеляційних судів областей, мм. Києва та Севастополя, апеляційних адміністративних судів, які утворюються в апеляційних округах, апеляційних господарських судів, прокуратури Автономної Республіки Крим, областей, мм. Києва та Севастополя, Військової прокуратури ВМС України, військових прокуратур регіонів, територіальних органів центральних органів виконавчої влади - 10 років;
для документів районних, районних у мм. Києві та Севастополі державних адміністрацій, органів місцевого самоврядування та безпосередньо підпорядкованих їм організацій, районних, районних у містах, міських, міськрайонних судів, районних, районних у містах, міських, міськрайонних прокуратур, військових прокуратур гарнізонні, а також сільськогосподарських підприємств - 5 років;
для записів актів цивільного стану, записів нотаріальних дій і судових справ, документів з особового складу, господарських книг, документів з приватизації житлового фонду - 75 років;
для документів з особового складу - 75 років;
для науково-технічної документації - 25 років;
для аудіовізуальних документів - 1 рік після закінчення їх виробництва або виходу в світ;
для електронних документів - 3 роки.
| Директор Адміністративного департаменту | В. Гончаров |
СХВАЛЕНО ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання ЕК ДСНС України Протокол засідання ЕПК Центрального
від 5 лютого 2013 р. № 1 державного архіву вищих органів влади
та управління України
від 17 травня 2013 р. № 6
( Текст взято з сайту ДСНС України http://www.mns.gov.ua/ )
