Про затвердження Регламенту Національного агентства України з питань державної служби

Безпосередній контроль за виконанням документів здійснюють працівники, до посадових обов'язків яких входить здійснення поточного контролю та діловодства (далі - діловоди).

Контроль за виконанням територіальними органами доручень Голови, першого заступника та заступника Голови Нацдержслужби України здійснюється керівниками структурних підрозділів, до яких надіслано на виконання доручення, відповідно до сфери їх компетенції.

Вихідна кореспонденція підписується Головою Нацдержслужби України у термін робочого тижня та обов'язково реєструється у Відділі документального забезпечення, за винятком вихідних днів, коли можливість автоматизованої реєстрації відсутня.

Узагальнена інформація щодо контролю за виконанням законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, звернень і запитів народних депутатів України, доручень Голови Нацдержслужби України щотижня подається начальником Відділу документального забезпечення Голові Нацдержслужби України для розгляду на апаратних нарадах.

З метою посилення виконавської дисципліни за виконанням актів та доручень Президента України та Кабінету Міністрів України Відділом документального здійснюється облік персонально відповідальних за несвоєчасно виконані завдання, визначені актами законодавства, дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України.

2. Порядок здійснення контролю за виконанням документів

Порядком здійснення контролю за виконанням документів передбачено здійснення щоденного контролю, який включає в себе:

план контролю за виконанням контрольних документів (випереджувальний моніторинг);

нагадування-попередження про закінчення термінів виконання документів (щопонеділка на наступні два тижні);

контроль за виконанням контрольних документів (термін виконання яких припадає на робочий тиждень з понеділка по п'ятницю).

Відділом документального забезпечення надсилається відповідальним діловодам структурних підрозділів, Центру та Школи або особам які їх заміщують, нагадування-попередження щодо виконання контрольних завдань: щопонеділка на наступні два тижні.

Надсилання нагадування-попередження здійснюється за допомогою електронної пошти.

Під час надсилання та отримання електронної пошти обов'язковими умовами є:

при створенні повідомлення - застосування опції, що підтверджує отримання електронної пошти (дія 1);

при отриманні повідомлення - надсилання відправнику електронної пошти повідомлення про її надходження (дія 2).

Нагадування-попередження не надаються щодо документів, які надходять на виконання із позначкою "Терміново".

Інформація щодо стану виконання територіальними органами доручень Голови Нацдержслужби, надсилається електронною поштою діловодами структурних підрозділів Нацдержслужби за напрямами діяльності до Відділу документального забезпечення щоп'ятниці до 12.00 разом із власними звітами.

Відділ документального забезпечення щоп'ятниці узагальнює отриману від структурних підрозділів та підвідомчих установ інформацію за тиждень та готує відповідні матеріали до питання про стан виконання контрольних документів для розгляду на щотижневих апаратних нарадах Нацдержслужби України.

За порушення терміну виконання доручення Голови Нацдержслужби солідарну відповідальність несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (наказі, розпорядженні, рішенні тощо), резолюції керівника, безпосередні виконавці, діловоди та відповідальний працівник Відділу документального забезпечення відповідно до Положення про преміювання працівників Нацдержслужби.

3. Порядок здійснення контролю за виконанням доручень першого заступника та заступника Голови Нацдержслужби України.

Контроль за дотриманням структурними підрозділами Нацдержслужби України, її територіальних підрозділів, Центром та Школою термінів виконання доручень заступників Голови Нацдержслужби здійснюється Відділом документального забезпечення.

Контролю підлягають зареєстровані в Нацдержслужбі України документи, в яких встановлено завдання (контрольні документи), що надійшли в паперовому вигляді до Відділу документального забезпечення.

Контроль за дотриманням територіальними органами Нацдержслужби України термінів виконання доручень першого заступника та заступника Голови Нацдержслужби здійснюється керівниками структурних підрозділів відповідно до сфери їх компетенції.

Персональну відповідальність за невиконання або недотримання термінів виконання зазначених доручень несуть керівники структурних підрозділів Нацдержслужби України, керівники територіальних органів, директори Центру та Школи, а також безпосередні виконавці.

§ 48. Строки виконання документів

Голова Нацдержслужби України розглядає і особисто встановлює строк виконання завдань контрольних документів.

Термін виконання завдань встановлюється згідно з постановою Кабінету Міністрів України від 18.07.2007 № 950 "Про затвердження Регламенту Кабінету Міністрів України", постановою Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 № 1242 "Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади", а також Законом України "Про статус народного депутата України".

У разі якщо Нацдержслужба України є співвиконавцем доручення, термін виконання встановлюється за 7 робочих днів до терміну виконання доручення першим виконавцем, відповідно до абзацу 2 даного пункту, а в разі термінових доручень - не пізніше ніж за 3 робочих дні.

У разі коли строк виконання у документі не зазначено, Головою встановлюється місячний термін його виконання від дати підписання цього документа. При необхідності строк виконання таких доручень може бути перенесено Головою Нацдержслужби за поданням заступника Голови Нацдержслужби з відповідним обґрунтуванням, яке подається на розгляд Голові Нацдержслужби за 3 дні до закінчення строку виконання доручення. У разі невиконання зазначених вимог, термін вважається таким, що не може бути перенесеним.

Проекти рішень або інформація про їх виконання стосовно актів Президента України, що надсилаються Кабінетом Міністрів України до Нацдержслужби України, подаються до Кабінету Міністрів України за 10 днів до закінчення місячного строку від дня підписання таких документів, якщо інший строк не зазначений в документі.

Виконання актів Президента України здійснюється відповідно до Указу Президента України від 26 липня 2005 року № 1132/2005 "Питання контролю за виконанням указів, розпоряджень і доручень Президента України".

Завдання, визначені в актах Президента України, виконуються у строки, встановлені Президентом України.

Якщо в акті Президента України строк виконання завдань не визначено, його виконання здійснюється протягом 30 календарних днів з дати набрання чинності актом Президента України.

Доопрацювання проектів документів, повернутих Кабінетом Міністрів України розробнику, проводиться не пізніше ніж у 5-денний строк після підписання відповідного доручення, якщо у дорученні не зазначено інше.

Датою виконання завдань, визначених рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, Першого віце-прем'єр-міністра України, віце-прем'єр-міністрів, які надаються відповідно до вимог законів, постанов Верховної Ради України, актів Президента України, вважається дата реєстрації у Нацдержслужбі України документів, які містять інформацію про їх виконання, або проектів відповідних нормативно-правових актів.

§ 49. Порядок розгляду документів співвиконавцями

У разі якщо документ виконується кількома підрозділами (працівниками), відповідальним за узагальнення матеріалів є підрозділ (працівник), визначений у резолюції першим.

Пропозиції від співвиконавців надаються підрозділу (працівникові), що відповідає за скликання, не пізніше ніж за 5 робочих днів до внутрішнього контрольного терміну, визначеного Головою Нацдержслужби України, а в разі термінових доручень - не пізніше ніж за 3 робочих дні.

Відповідальність за якість поданих пропозицій несуть керівники структурних підрозділів центрального апарату, керівники територіальних органів Нацдержслужби України, визначених співвиконавцями.

Пропозиції від співвиконавців щодо узагальнення матеріалів, великих за обсягом надаються підрозділу (працівникові), який відповідає за скликання, згідно з термінами, встановленими відповідним планом-графіком, затвердженим керівництвом Нацдержслужби України.

У разі якщо контрольний документ надходить на виконання з позначкою "ТЕРМІНОВО", керівник підрозділу, відповідального за виконання документа в цілому, має право змінювати термін подання співвиконавцями відповідних пропозицій з огляду на обсяг матеріалів, які підлягають узагальненню, а за необхідністю - визначати як день, так і час їх подання.

§ 50. Порядок погодження проектів документів співвиконавцями

Внутрішнє погодження проектів документів, що розробляються на виконання законів України, постанов Верховної Ради України, актів Президента України, рішень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, проводиться не пізніше ніж у 2-денний строк після закінчення їх розроблення безпосереднім виконавцем.

Проекти таких документів розглядаються Головою Нацдержслужби України невідкладно (згідно з постановою Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 № 1242 "Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади").

§ 51. Порядок перенесення термінів виконання доручень та зняття їх з контролю

Термін виконання контрольних документів може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а в разі її відсутності - посадовою особою, яка її офіційно заміщає.

Пропозиція щодо продовження строку виконання акта Президента України, надісланого Кабінетом Міністрів України, подається до Секретаріату Кабінету Міністрів України за 7 днів до закінчення встановленого строку (згідно з постановою Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 № 1242 "Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади").

У разі необхідності продовжити строк виконання доручення Голови Нацдержслужби України термін може бути продовжено за обґрунтованим поданням першого заступника та заступника Голови Нацдержслужби України, яке подається не пізніше як:

за 1 робочий день, у разі якщо на виконання доручення відведено до 7 робочих днів;

за 3 робочі дні - до 30 календарних днів;

за половину терміну - більше 30 календарних днів, після проходження половини, відведеного на виконання доручення терміну, подання про перенесення терміну не розглядається.

Для цього готується подання про продовження терміну, яке в обов'язковому порядку погоджується заступником Голови Нацдержслужби.

Для зняття доручення з контролю готується подання з відповідним обґрунтуванням.

У разі якщо документ повертається Головою Нацдержслужби України головному виконавцю на доопрацювання, термін подання доопрацьованого документа визначається Головою Нацдержслужби України. У разі невизначення такого терміну - документ подається на підпис Голові Нацдержслужби України того ж дня.

Подання щодо перенесення терміну виконання доручень або зняття доручень з контролю, що знаходяться на виконанні в територіальних органах Нацдержслужби України, готуються у встановленому порядку структурними підрозділами Нацдержслужби, які є відповідальними за їх виконання, за напрямами діяльності на прохання керівників територіальних органів.

Після отримання документа з резолюцією Голови Нацдержслужби України щодо терміну доопрацювання або зняття доручення з контролю діловод надає копію доручення Голови Нацдержслужби України до Відділу документального забезпечення для продовження терміну виконання контрольного завдання або зняття з контролю.

§ 52. Загальні положення

1. Організація роботи з документами здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства у Національному агентстві України з питань державної служби, затвердженої наказом Нацдержслужби України, розробленої відповідно до Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 № 1242.

2. Інструкція з діловодства встановлює загальні правила документування діяльності Нацдержслужби України і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів.

3. Організація роботи з документами, які містять службову інформацію, здійснюється згідно з Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.98 № 1893.

4. Здійснення контролю за організацією і веденням діловодства в Нацдержслужбі України покладається на першого заступника Голови Нацдержслужби України.

5. Відповідальність за організацію і ведення діловодства в Нацдержслужбі України покладається на Відділ документального забезпечення.

6. Ведення діловодства у структурних підрозділах покладається на одного із працівників підрозділу.

7. До основних видів роботи з документами належать:

приймання, розгляд і реєстрація вхідної кореспонденції;

робота з документами у структурних підрозділах;

підготовка документів для доповіді керівництву;

підготовка та узгодження проектів нормативно-правових актів та актів організаційно-розпорядчого характеру;

підготовка та оформлення документів до засідань колегіальних органів;

оформлення копій та додатків до документів;

обробка та відправлення вихідної кореспонденції;

здійснення контролю за виконанням документів;

складення номенклатури та формування справ;

підготовка справ до архівного зберігання та користування архівною документацією;

ведення обліку, зберігання та використання бланків, печаток і штампів Нацдержслужби України.