Про організацію роботи органів прокуратури України у галузі міжнародно-правового співробітництва

4.19. Візити працівників органів прокуратури України за кордон за своїм значенням, статусом особи, яка очолює українську делегацію, та особливостями їх здійснення поділяються на категорії, зазначені в розділі 3 цієї Інструкції. Крім того, керівники Генеральної прокуратури України та інші працівники органів прокуратури можуть виїжджати у відрядження за кордон у складі офіційних державних делегацій вищого рівня (візит Президента України, керівництва Верховної Ради України, урядові делегації тощо). Візити у відповідь здійснюються на запрошення приймаючої сторони після відвідування іноземною делегацією України.

4.20. Відповідний підрозділ іноземної установи (міжнародної організації), яка запрошує, забезпечує підготовку програми закордонного візиту керівництва Генеральної прокуратури України та надсилає для узгодження Головному управлінню міжнародно-правових зв'язків та європейської інтеграції. У необхідних випадках до цієї роботи залучаються дипломатичне представництво відповідної іноземної держави в Україні (представництво міжнародної організації) та Посольство України, акредитоване у державі, до якої здійснюється візит.

4.21. Якщо програмою візиту передбачено проведення зустрічей, переговорів, консультацій та бесід, Головне управління міжнародно-правових зв'язків та європейської інтеграції спільно з іншими структурними підрозділами Генеральної прокуратури України (прокуратур обласного рівня) готує інформаційно-аналітичні матеріали з питань, запланованих до обговорення.

4.22. Головне управління міжнародно-правових зв'язків та європейської інтеграції, за необхідності разом з Посольством України у відповідній державі та приймаючою стороною, вживає необхідних заходів з метою забезпечення:

а) зустрічі при прибутті керівництва Генеральної прокуратури України до іноземної держави;

б) бронювання готелю та проживання під час візиту;

в) організації зустрічей та переговорів, проведення яких передбачене програмою візиту;

г) закупівлі сувенірів та подарунків (разом з Головним управлінням забезпечення діяльності органів прокуратури), якщо у рамках візиту передбачається обмін ними;

д) зустрічі керівництва Генеральної прокуратури України після повернення із закордонного відрядження.

4.23. Відділ зв'язків із засобами масової інформації після погодження з керівництвом Генеральної прокуратури України тексту передає до засобів масової інформації та розміщує на офіційному Інтернет-порталі Генеральної прокуратури України повідомлення про візит.

5.1. До листування з органами прокуратури, юстиції та іншими державними установами іноземних країн, а також з міжнародними організаціями, їх представництвами в Україні застосовуються правила, передбачені Інструкцією з діловодства в органах прокуратури України. Водночас це листування має особливий характер і повинне відповідати певним додатковим вимогам встановленої практики, контроль за додержанням якої покладається на Головне управління міжнародно-правових зв'язків та європейської інтеграції.

5.2. Для листування використовується державна мова України. Лист може супроводжуватися перекладом на іноземну мову, якщо бажано довести його зміст до відома адресата якнайшвидше або запобігти можливим неточностям при перекладі адресатом.

5.3. Листи виконуються на офіційних бланках відповідної прокуратури. На листах, адресованих державній установі зарубіжної країни або міжнародній організації (їх посадовим особам), підпис працівника прокуратури та переклад на іноземну мову завіряються гербовою печаткою відповідної прокуратури (печаткою бюро перекладів).

5.4. Рекомендації щодо використання окремих формулювань при підготовці листів державним установам іноземних країн або міжнародним організаціям (їх посадовим особам) залежно від типу повідомлення та його змісту наводяться у додатку 4.

Організаційно-протокольне забезпечення зустрічей з представниками іноземних держав і міжнародних організацій покладається у Генеральній прокуратурі України на Головне управління міжнародно-правових зв'язків та європейської інтеграції, а в територіальних органах прокуратури ця робота здійснюється старшими прокурорами прокуратур областей з міжнародно-правових доручень та спеціально визначеними відповідними наказами працівниками прокуратур обласного рівня, де такі посади не введені.

Іноземних гостей (делегацію), які прибувають до прокуратури, зустрічає відповідальний за проведення заходу працівник Головного управління міжнародно-правових зв'язків та європейської інтеграції Генеральної прокуратури України. У разі проведення зустрічі у прокуратурі обласного рівня - старший прокурор прокуратури області з міжнародно-правових доручень або інший спеціально визначений відповідним наказом працівник прокуратури обласного рівня, де такі посади не введені.

Іноземні гості (делегація) у супроводі відповідального працівника прокуратури проходять до будинку через центральний вхід.

Як правило, іноземні гості проходять до приміщення Генеральної прокуратури України через центральний вхід по вул. Різницькій, 13/15. За умови відповідної попередньої домовленості високі гості можуть прибувати на своїх транспортних засобах безпосередньо у двір Генеральної прокуратури України з вулиці Гусовського.

Відповідальний працівник прокуратури супроводжує іноземних гостей (делегацію) до зали, де планується проведення зустрічі.

Якщо гості прибули завчасно до початку зустрічі, їм може бути запропоновано коротке ознайомлення з окремими приміщеннями відповідної прокуратури. У цьому випадку приблизно за 5 хвилин до початку зустрічі гостей підводять до зали, де вона відбуватиметься.

Для проведення зустрічей в органах прокуратури використовуються придатні для цієї мети приміщення.

У Генеральній прокуратурі України для проведення зустрічей використовуються спеціалізовані приміщення, вибір одного з них залежить від кількісного складу делегації, рівня іноземних учасників та тривалості зустрічі. Як правило, для проведення зустрічей з іноземними гостями використовується кімната офіційних заходів (1-й поверх будинку по вул. Гусовського, 9), мала зала колегії (4-й поверх будинку по вул. Гусовського, 9) або зала колегії (4-й поверх будинку по вул. Різницькій, 13/15).

У разі проведення зустрічі з керівником державної установи або главою дипломатичного представництва зарубіжної країни у залі встановлюється Державний прапор України та Державний прапор країни гостя. Якщо високий гість є керівником міжнародної організації або главою її представництва, у залі встановлюється Державний прапор України та прапор цієї міжнародної організації.

Кожен прапор встановлюється на окремому флагштоку (настільній підставці). Всі прапори повинні знаходитись на флагштоках (підставках) однієї висоти.

На столі для переговорів відповідно до кількості учасників заздалегідь розкладаються блокноти, ручки, ставиться необхідна кількість пляшок з мінеральною водою та склянок.

Представники засобів масової інформації займають визначені для них місця у залі до початку зустрічі.

Керівник відповідної прокуратури разом з іншими українськими учасниками зустрічі вітає іноземного гостя і членів делегації у залі біля входу. Як правило, під час вітання здійснюється фото- або відеозйомка.

Після привітання всі учасники займають місця за столом відповідно до посадових рангів. У разі великої кількості учасників їх розташування за столом забезпечується за допомогою попередньо розставлених іменних табличок.

При цьому представники української сторони розташовуються за столом переговорів обличчям до входу, гості - за столом навпроти. Місця ліворуч від керівника української та іноземної делегацій призначені для перекладачів.

У разі коли зустріч відбувається в кімнаті офіційних заходів (1-й поверх будинку по вул. Гусовського, 9) або малій залі колегії (4-й поверх будинку по вул. Гусовського, 9), представники української сторони розміщуються за столом переговорів обличчям до входу, гості - за столом навпроти (типова схема розташування № 1).

При проведенні зустрічі у залі колегії Генеральної прокуратури України (4-й поверх будинку по вул. Різницькій, 13/15) місце між Генеральним прокурором України (керівником української делегації) та іноземним гостем (керівником іноземної делегації) призначене для перекладача (типова схема розташування № 2).

За відсутності перекладачів Генеральний прокурор України (керівник української делегації) та керівник іноземної делегації сідають поруч (іноземний гість - праворуч). При цьому місце ліворуч від Генерального прокурора України (керівника української делегації) призначене для наступного за рангом українського учасника зустрічі, а наступного за рангом іноземного гостя - праворуч від керівника делегації (типова схема розташування № 3).

Переговори (обговорення) розпочинаються коротким вступом господаря з привітанням гостей, представленням українських учасників, визначенням основних питань обговорення. Ознайомча частина займає 8 - 10 хвилин. Протягом цього часу подаються чай та кава. Представники засобів масової інформації занотовують основні теми обговорення та орієнтовно через 10 - 15 хвилин після початку бесіди полишають залу, якщо інше не передбачено домовленостями сторін.

Переговори з української сторони веде вищий за посадою працівник прокуратури, який може надавати слово для окремих повідомлень іншим українським учасникам зустрічі.

Загальна тривалість бесіди становить, як правило, 45 - 50 хвилин, а візиту знайомства - 30 - 35 хвилин. Після її закінчення може відбутися обмін сувенірами та спільне фотографування керівників делегацій або всіх учасників зустрічі.

Вищий за посадою працівник прокуратури з української сторони прощається з іноземним гостем (керівником делегації) та делегацією біля виходу із зали.

У супроводі працівника прокуратури, який зустрічав, іноземний гість (делегація) залишає будинок відповідної прокуратури.

За участі представників іноземних держав та міжнародних організацій, зокрема у рамках їх візитів в Україну, можуть проводитися протокольні заходи:

1) зустріч при прибутті іноземного гостя (делегації) в Україну;

2) прийоми - "Сніданок", "Сніданок-буфет", "Обід", "Вечеря", "Коктейль";

3) від'їзд іноземного гостя (делегації).

1. Зустріч іноземного гостя на залізничному вокзалі чи в аеропорту проводиться у разі прибуття в Україну керівника закордонної державної установи або глави міжнародної організації (далі - високого гостя).

Зустрічає високого гостя перший заступник або заступник Генерального прокурора України (один з керівників відповідної прокуратури обласного рівня). У зустрічі також беруть участь керівник Головного управління міжнародно-правових зв'язків та європейської інтеграції (старший прокурор прокуратури області з міжнародно-правових доручень або спеціально визначений відповідним наказом працівник прокуратури обласного рівня, де такі посади не введені).

На церемонію зустрічі в аеропорту (на вокзалі) можуть бути запрошені відповідальні працівники дипломатичного представництва відповідної іноземної держави (міжнародної організації) в Україні.

За рішенням керівництва прокуратури, яка приймає гостей, зустріч може фотографуватися з виготовленням для високого гостя та членів делегації фотоальбомів на пам'ять про візит. Фотоальбоми вручаються високому гостю під час останньої зустрічі з керівником відповідної прокуратури або ж під час церемонії проводів в аеропорту (на залізничному вокзалі).

Якщо серед членів делегації є жінки (високий гість, дружина високого гостя або член делегації), особи, які зустрічають, беруть із собою квіти для вручення під час церемонії зустрічі.

Для проведення зустрічі замовляється зала офіційних делегацій або VIP-зала та необхідна кількість автомобілів відповідного класу, включаючи представницькі, з розрахунку один автомобіль не більше ніж для трьох осіб. У разі необхідності організовується супровід колони автомобілів, які перевозять делегацію, спеціалізованими автомобілями ДАІ.

Під час здійснення необхідних процедур з прикордонного та митного оформлення високий гість, члени делегації та особи, які їх зустрічають, можуть випити каву, чай та напої у попередньо замовленій окремій залі.

Вища посадова особа, яка зустрічає високого гостя (делегацію), проводить їх до автомобілів та разом з ними їде до готелю, де попередньо замовляється (бронюється) відповідна кількість номерів.

2. За формою проведення протокольні заходи поділяються на "Сніданок", "Сніданок-буфет", "Обід", "Вечерю", "Коктейль".

"Сніданок" відноситься до денних прийомів з іменною розсадкою за основним столом. Його влаштовують між 12 та 15 годинами тривалістю 1 - 1,5 години, з яких 45 - 60 хв. гості перебувають за столом, а 15 - 30 хв. - за кавою. Кава, чай можуть подаватися як за основним столом, так і в іншій залі.

"Сніданок-буфет" відрізняється від "Сніданку" тим, що при його влаштуванні не передбачено іменного розміщення за основним столом, а гості самі беруть страви й напої та обирають столи, за які сідають.

"Коктейль" розпочинається між 17 та 19 годинами і триває 1,5 - 2 години. Прийом проводиться стоячи. У запрошенні зазначається час початку і закінчення прийому. Гості можуть приходити і залишати приміщення у будь-який момент зазначеного часу.

Найбільш представницьким видом прийому є "Обід". Він проводиться, як правило, між 19 та 21 годинами, з іменним розміщенням запрошених осіб. У залі прийому встановлюються державні прапори країни-гостя та України.

"Вечеря" розпочинається о 21 годині і пізніше. Від "Обіду" вона відрізняється лише часом проведення та тим, що перша страва не подається.

На сніданки, обіди, вечері необхідно приходити в точно зазначений у запрошенні час, привітати господарів заходу і займати місця за столом згідно з планом розташування. По завершенні першим залишає місце прийому керівник, потім підлеглі йому посадові особи за посадовим старшинством.

У разі коли під час протокольного заходу передбачається обмін короткими промовами чи тостами, господар повинен заздалегідь передати текст свого виступу високому гостю (керівнику іноземної делегації) для ознайомлення й підготовки промови у відповідь.

Першим промову виголошує господар, а потім - гість, на честь якого влаштовано прийом.

Промова господаря повинна, як правило, передбачати привітання на адресу високого гостя (керівника іноземної делегації), виклад положень, що стали приводом для зустрічі, прийняту форму побажання гостям здоров'я, процвітання, щастя й інших гараздів.

Міжнародним дипломатичним протоколом не передбачені промови чи тости інших учасників заходу, однак в окремих випадках керівники делегацій можуть надавати слово учасникам прийому. Можливе завершення прийому тостом господаря під келих шампанського.

З метою надання прийому більшої урочистості на його початку можуть організовуватися концерти майстрів мистецтв (тривалістю до 20 хв.), під час яких запрошеним особам подаються напої (аперитив).

3. Завершальним протокольним заходом є "від'їзд" високого гостя, що передбачає необхідність відповідної підготовки цього заходу. Як правило, високого гостя проводжає в аеропорт (на залізничний вокзал) та сама посадова особа, що й зустрічала. Однак рішенням керівництва відповідної прокуратури проведення цього заходу може бути доручено й іншому працівнику прокуратури аналогічного посадового рівня.

Церемонія проводів високого гостя здійснюється аналогічно церемонії його зустрічі.

Листування з державними установами зарубіжних країн, міжнародними організаціями та їх представництвами має особливий характер та повинне відповідати певним вимогам та міжнародним звичаям, що склалися.

Листування з іноземними посольствами, представництвами та міжнародними організаціями здійснюється керівництвом Генеральної прокуратури України, безпосередньо Головним управлінням міжнародно-правових зв'язків та європейської інтеграції або іншими підрозділами Генпрокуратури, керівництвом прокуратур обласного рівня.

Вибір форми кореспонденції безпосередньо залежить від типу повідомлення та його змісту. Проте можливо визначити основні види (форми) зазначеного листування:

1) особисті листи;

2) поточні (вербальні) листи.

Особисті листи надсилаються у зв'язку з непересічними подіями, святами, ювілеями та з інших питань, що мають важливе значення. Такі листи містять інформацію стосовно якоїсь значної події. Лист складається від першої особи того, хто підписує лист, і починається зі звернення "Шановний пане Генеральний прокурор (Міністр, Посол, Голова ...)". Далі йде змістовна частина листа. Закінчується лист компліментом (формулою ввічливості), яким автор засвідчує свою повагу.

Характер компліменту повинен враховувати принципи взаємності, особливо у випадку направлення листа-відповіді.

Якщо лист починається словами "Пане..." (без слова "шановний" або "вельмишановний"), то завершується він словами "з повагою" (без "щирої" чи "глибокої"). Це свідчить про намір автора зробити лист більш стриманим.

Приклади особистих листів.

Форма звернення залежить від конкретного випадку. У листі до Генерального прокурора: "Шановний пане Генеральний прокурор", до міністра - "Шановний пане Міністр" тощо. При цьому зазначення посади адресата бажано використовувати у разі першого звернення. Надалі після налагодження відповідних стосунків звертатися необхідно із зазначенням імені та по батькові (для країн СНД) або прізвища - "Шановний Іване Івановичу", "Шановний пане Лоуренс".

Поточні (вербальні) листи починаються і завершуються компліментом. Вони починаються з повної назви установи, яка пише лист, та повної назви установи, якій лист адресується.

У завершальному компліменті використовуються скорочені назви.

Приклад поточного (вербального) листа.