9. Працівник відділу організаційно-кадрової роботи (канцелярії) вносить інформацію у базу даних та виготовляє реєстраційно-контрольну картку (РКК) у 2 примірниках та передає доручення з однією РКК діловоду відповідного структурного підрозділу, якого визначено виконавцем, під підпис.
10. Подальша передача документа від одного виконавця до іншого здійснюється відділом організаційно-кадрової роботи (канцелярією). При цьому термін розгляду документа підрозділом не може перевищувати одного дня. Виконання термінових доручень організовується в оперативному порядку.
11. Проходження документа реєструється в РКК, а факт ознайомлення і розгляду його посадовою особою засвідчується підписом напроти свого прізвища на резолюції з обов'язковим зазначенням дати розгляду.
12. Після проходження всіх виконавців документ через відділ організаційно-кадрової роботи (канцелярію) передається до головного виконавця. Питання повторного розгляду документа іншими виконавцями регулюється головним виконавцем.
13. Усі співвиконавці повинні у погоджений головним виконавцем термін внести свої пропозиції або надати необхідні для виконання доручення матеріали.
14. Головний виконавець не пізніше встановленого терміну надає оригінал документа разом з матеріалами, які свідчать про його виконання, до канцелярії для зняття з контролю.
15. У разі несвоєчасного повернення РКК або відсутності чіткої та конкретної інформації про виконання доручення, воно вважається невиконаним, про що наступного дня начальник Відділу організаційно-кадрової роботи зобов'язаний доповісти заступникові Голови, відповідальному за проходження документа.
16. Оригінал документа разом з матеріалами, що свідчать про його виконання, зберігається у канцелярії.
17. Відправлення документів до Міністерства здійснюється кожного робочого дня о 14.30 з обов'язковим наданням автомобіля для вчасної доставки.
18. Всі проекти вихідних документів, які підписуються Головою, обов'язково візуються літературним редактором.
10.2. Порядок роботи з документами, що надійшли від інших центральних та місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій тощо
1. Документи від інших органів виконавчої влади, підприємств, установ, організацій тощо, якими поставлено завдання, реєструються у канцелярії та передаються на розгляд Голові та заступникам Голови відповідно до розподілу функціональних обов'язків та повноважень.
2. Помічник Голови та заступники Голови забезпечують розгляд документів для визначення безпосереднього виконавця і повертають документ з резолюцією до канцелярії.
3. Після цього документ передається до структурного підрозділу.
4. Проходження документа реєструється у комп'ютерній базі даних, а факт ознайомлення і розгляду його посадовою особою засвідчується підписом напроти свого прізвища на резолюції з обов'язковим зазначенням дати розгляду.
5. Після проходження всіх виконавців документ через канцелярію передається до головного виконавця, який є відповідальним за надання відповіді адресату.
6. Не допускається передача документа від одного виконавця до іншого без внесення змін працівниками канцелярії до електронної бази даних.
10.3. Оформлення копій та додатків до документів
1. Офіційна копія документа, що має всі необхідні реквізити (відмітку "З оригіналом згідно", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії), завірені печаткою Відділу організаційно-кадрової роботи, виготовляється з відтворенням усіх його елементів і видається тільки з дозволу Голови, його заступників або начальника Управління організаційно-кадрової роботи та інформаційно-аналітичного забезпечення. Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.
Не підлягають копіюванню та передачі за межі Держархбудінспекції іншим особам документи з інформацією, що передбачена статтею 37 Закону України "Про інформацію", у тому числі документи внутрішнього документообігу (доповідні, службові записки, зауваження, висновки тощо).
Виготовлення копій наказу з оригіналу, який зберігається у відділі інформаційно-аналітичного забезпечення Управління, та має особистий підпис Голови або тимчасово виконуючого його обов'язки, допускається у виняткових випадках і з дозволу керівництва.
2. Всі вихідні документи оформляються на бланках Держархбудінспекції, виготовлених згідно з вимогами державних стандартів.
3. На другому примірнику вихідного документа (неофіційній копії), що залишається у справі, реквізити бланку Держархбудінспекції не відтворюються, а зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс. Другий примірник візується посадовими особами, з якими погоджувався документ, та виконавцем.
4. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ в цілому. Відомості про наявність додатків зазначаються у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.
Додатки до документів можуть бути трьох видів:
додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);
додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа; додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.
Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити: найменування, заголовок, підписи осіб, відповідальних за їх зміст, дату, відмітки про погодження, затвердження тощо.
У розпорядчому документі (наказі) відомості про наявність додатків зазначаються у тексті, наприклад: "1. Затвердити склад робочої групи згідно з додатком 1".
Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер. Відмітка робиться на верхньому правому полі першого аркуша додатка.
5. Порядок організації роботи з документами, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, визначається законодавством.
10.4. Порядок підготовки проектів наказів Держархбудінспекції та їх реєстрація
1. З метою забезпечення виконання повноважень Держархбудінспекції, видаються накази з основної діяльності (далі - накази). Накази з особового складу готуються відділом організаційно-кадрової роботи Управління організаційно-кадрової роботи та інформаційно-аналітичного забезпечення. Відділ організаційно-кадрової роботи забезпечує також візування, реєстрацію та зберігання наказів з особового складу відповідно до номенклатури справ.
2. Проект наказу готується на бланку Держархбудінспекції встановленого зразка з дотриманням вимог ДСТУ 4163-2003 "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації" та Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97 N 1153.
3. У процесі підготовки проект наказу візується виконавцем (зазначається посада, номер службового телефону та розшифрування підпису) та керівником структурного підрозділу Держархбудінспекції, що розробив проект. Проект наказу подається на підпис Голові лише після його узгодження з літредактором, керівниками всіх заінтересованих структурних підрозділів, Відділом нормативно-правового забезпечення, першим заступником та/або заступником Голови, відповідно до розподілу функціональних обов'язків та повноважень.
4. Проект наказу візується виконавцем, керівниками структурних підрозділів, відповідальними за його підготовку, та погоджується Відділом нормативно-правового забезпечення, а у разі необхідності - керівниками заінтересованих структурних підрозділів Держархбудінспекції, першим заступником, заступником Голови не пізніше ніж у тижневий строк після завершення його розроблення відповідним структурним підрозділом. Виконавець проекту наказу проставляє дату візування. Візи проставляються на зворотній стороні аркуша наказу.
5. За необхідності головний розробник здійснює заходи щодо погодження проекту наказу із заінтересованими органами виконавчої влади, установами та організаціями.
6. Зовнішнє погодження проекту наказу оформляється відповідним грифом.
7. У разі коли зміст проекту наказу стосується більше ніж трьох установ або органів виконавчої влади, складається "Аркуш погодження".
8. Усі погодження проставляються на першій сторінці примірника проекту наказу.
9. Додатки до наказу візуються керівником підрозділу, який є виконавцем документа.
10. На підпис Голові або тимчасово виконуючому його обов'язки підготовлений наказ подається тільки після завершення процедури внутрішнього візування посадовими особами.
11. Наказ реєструється у відділі інформаційно-аналітичного забезпечення Управління організаційно-кадрової роботи та інформаційно-аналітичного забезпечення.
12. Пункти наказу з установленими термінами виконання ставляться на контроль відділом організаційно-кадрового забезпечення (канцелярією).
13. Відділ інформаційно-аналітичного забезпечення забезпечує ведення електронної бази наказів, які надаються відповідальними за підготовку наказу на електронному носії чи електронною поштою.
Розмноження копій наказу, завірених печаткою Управління організаційно-кадрової роботи та інформаційно-аналітичного забезпечення, та розсилання копій наказу електронною поштою покладається на структурний підрозділ, який готував наказ.
14. Структурний підрозділ, відповідальний за підготовку наказу, у разі необхідності забезпечує внесення до нього змін у встановленому порядку.
10.5. Написання працівниками Держархбудінспекції пояснювальних записок
1. Пояснювальна записка - це письмове пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків, підготовлена працівником у письмовій формі відповідному керівнику на його вимогу.
2. Пояснювальна записка з'ясовує зміст певних положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо) або пояснює причини певного факту, вчинку, події.
Пояснювальні записки поділяються на службові та особисті. Службові записки готуються на бланку Держархбудінспекції, особисті - на аркуші паперу А4 з відтворенням реквізитів та за підписом автора.
3. Пояснювальна записка повинна мати такі реквізити:
1) адресат (посада, прізвище та ініціали особи, на ім'я якої подається записка);
2) адресант (посада, прізвище та ініціали особи, яка подає записку);
3) назва виду документа;
4) заголовок до тексту;
5) текст;
6) відмітка про додатки (у разі їх наявності);
7) дата;
8) підпис автора.
4. Пояснювальна записка надається у термін, визначений керівником. Цей термін не може бути коротшим ніж один робочий день.
10.6. Порядок написання доповідних записок
1. Доповідна записка - це письмове повідомлення на ім'я керівника установи, організації, в якому описується певний факт, певна подія, повідомляється про виконання окремих завдань, службових доручень. Доповідна записка укладається з ініціативи її автора або за вказівкою керівника.
Розрізняють внутрішні доповідні записки, що адресуються керівникові установи або підрозділу, де працює укладач, і зовнішні, що адресуються керівникові вищого органу.
2. Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним; найкраще поділити його на частини. В кінці подаються чітко сформульовані висновки й пропозиції.
3. Внутрішню доповідну записку підписує той, хто її складає. Зовнішня оформляється на бланку Держархбудінспекції за підписом Голови або його заступників, відповідно до розподілу функціональних обов'язків та повноважень.
10.7. Контроль за виконанням документів
1. Контроль за виконанням документів у Держархбудінспекції здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства Державній архітектурно-будівельній інспекції України, затвердженої наказом та розробленої відповідно до Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97 N 1153.
10.8. Строки виконання документів
1. Доручення можуть бути із зазначенням і без зазначення строку виконання. У разі коли строк виконання у документі не зазначено, Голова самостійно визначає строк і порядок виконання, виходячи з цілей та складності завдання. Якщо завдання потребує термінового виконання, у проекті резолюції до документа обов'язково зазначається конкретний строк. Строки виконання можуть бути вказані у самому дорученні або встановлені актами законодавства. Строк підготовки проекту документа визначається з урахуванням того, що днем виконання завдань вважається день реєстрації в Держархбудінспекції (Міністерстві) вихідних документів, що містять інформацію про виконання відповідних завдань.
2. Доручення із зазначенням строків виконання:
депутатський запит - не пізніше як у 15-денний строк з дня його реєстрації в Міністерстві (Держархбудінспекції) або в інший строк, встановлений Верховною Радою України;
звернення народного депутата України, - не довше як 10 календарних днів з дня його реєстрації в Міністерстві (Держархбудінспекції);
звернення народного депутата України, яке надійшло через Секретаріат Кабінету Міністрів України, - не довше 10 календарних днів від вхідної дати реєстрації у Секретаріаті Кабінету Міністрів України;
строк розгляду депутатського запиту чи звернення з урахуванням продовження не може перевищувати 30 днів з моменту його надходження;
листи-запити Секретаріату Президента України та Кабінету Міністрів України - до зазначеного в них терміну або не пізніше як за 30 календарних днів.
3. У разі, коли листи від інших центральних органів виконавчої влади, підприємств, установ, організацій тощо надійшли пізніше встановленого в них терміну виконання, необхідно зв'язатися з виконавцем, який готував вхідний лист, та:
а) якщо відповідь на лист є ще актуальною, оперативно організувати його виконання. У цьому випадку адресата у тексті відповіді повідомити про час надходження документа до Держархбудінспекції;
б) якщо адресант у зв'язку із закінченням встановленого ним терміну не потребує відповіді на лист, документ разом з конвертом зберігається у Відділі організаційно-кадрової роботи (канцелярії) у справі "Документи, що надійшли із запізненням".
4. Голова особисто розглядає і встановлює строк виконання завдань, визначених законами України, актами Президента України, Прем'єр-міністра України, рішеннями Кабінету Міністрів України (одразу після реєстрації документа).
5. Завдання, визначені в дорученнях, виконуються у строки, встановлені керівництвом Держархбудінспекції.
6. Строк виконання доручення може бути змінений лише за рішенням посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності - посадовою особою, яка її заміщає. За потреби строк може бути продовжено на прохання виконавця, яке подається письмово на ім'я посадової особи, що надавала доручення для виконання, не пізніше як за 3 робочих дні до закінчення встановленого строку, з обґрунтуванням причин неможливості виконання у встановлений строк, а щодо документа без зазначення строку - до закінчення 30-денного строку від дати його реєстрації в Держархбудінспекції (Міністерстві).
7. У разі об'єктивної неможливості відпрацювання в установлені строки доручень, що надійшли із Секретаріату Президента України, Прем'єр-міністра України, Кабінету Міністрів України та листів-запитів апарату Верховної Ради України, керівник структурного підрозділу, якому доручено опрацювання порушених питань, вносить Голові (не пізніше ніж за 7 днів до закінчення встановленого строку виконання) подання про перенесення строків виконання доручення до органу, який видав доручення, з обґрунтуванням пропозицій щодо перенесення терміну.
8. Рішення про продовження строків виконання доручення, окремих його положень приймає посадова особа, що надавала доручення для виконання.
9. Продовження строку виконання доручень керівництва Держархбудінспекції здійснюється шляхом внесення Відділом організаційно-кадрової роботи (канцелярією) до інформаційної довідки контрольного доручення.
10. Доопрацювання проектів документів, повернених Кабінетом Міністрів України розробнику, проводиться не пізніше ніж у 5-денний строк після підписання відповідного доручення, якщо у дорученні не зазначено інше.
11. Строк підготовки проектів контрольних документів визначається з урахуванням того, що:
проекти рішень або інформація про їх виконання стосовно актів та доручень Президента України, що надсилаються Кабінетом Міністрів України, подаються до Кабінету Міністрів України за 10 днів до закінчення місячного строку від дня підписання таких документів, якщо інший строк не зазначений у документі;
датою виконання завдань, визначених дорученнями Прем'єр-міністра України, Першого віце-прем'єр-міністра України, віце-прем'єр-міністрів України, рішеннями Кабінету Міністрів України, які надаються відповідно до вимог законів України, актів і доручень Президента України, вважається дата реєстрації в Секретаріаті Кабінету Міністрів України документів, які містять інформацію про їх виконання, або проектів відповідних нормативно-правових актів, наданих Держархбудінспекції.
12. Рішенням Голови може бути визначено структурний підрозділ чи посадову особу, на яких покладається здійснення контролю за виконанням доручення.
13. Відповідальність за якість виконання доручень несуть посадові особи, зазначені у розпорядчому документі, резолюції керівника, та безпосередні виконавці згідно із законодавством. У разі коли документ виконується кількома посадовими особами (структурними підрозділами) та не визначено відповідального, відповідальною за організацію виконання (скликання) є посадова особа (структурний підрозділ), яка в резолюції зазначена першою.
14. Погодження проектів документів, що розробляються на виконання законів України, актів та доручень Президента України, доручень Прем'єр-міністра України, постанов, розпоряджень та доручень Кабінету Міністрів України, проводиться не пізніше ніж у дводенний термін після подання їх на погодження безпосереднім виконавцем. Проекти таких документів розглядаються керівниками структурних підрозділів та заступниками Голови невідкладно.
Якщо виконання доручення покладене на кількох виконавців, подання інформації організовується окремо кожним керівником структурного підрозділу.
15. Головний виконавець не пізніше встановленого терміну повертає до Відділу організаційно-кадрової роботи (канцелярії) РКК із зазначенням заходів щодо виконання доручення для зняття останнього з контролю.
16. Всі виконані доручення разом із матеріалами, що свідчать про його виконання (доручення органів влади вищого рівня, звернення та запити народних депутатів), обов'язково підлягають поверненню до канцелярії.
17. Документ вважається виконаним лише тоді, коли розгляд питань порушених у ньому, здійснено в повному обсязі і кореспонденту надано відповідь по суті.
18. Після виконання доручення знімається з контролю. Зняти доручення з контролю може тільки та посадова особа, яка встановлювала контроль.
19. Посадові особи, відповідальні за контроль у структурних підрозділах, щопонеділка до 10.00 подають до Відділу організаційно-кадрової роботи (канцелярії) інформацію про виконання контрольних доручень, а також про причини невиконання документів у визначені терміни.
20. Відділ організаційно-кадрової роботи систематично перевіряє стан виконавської дисципліни у структурних підрозділах Держархбудінспекції та про результати інформує Голову та його заступників.
Розділ 11. Порядок проведення нарад
11.1. Апаратні наради
1. Для розгляду та оперативного вирішення питань в Держархбудінспекції та її територіальних органах щотижнево проводяться апаратні наради.
2. В апаратних нарадах Держархбудінспекції беруть участь:
Голова та його заступники, керівники самостійних управлінь та відділів Держархбудінспекції та інші працівники у разі необхідності. (Учасники апаратних нарад у територіальних органів визначаються керівниками територіальних органів).
3. Управління організаційно-кадрової роботи та інформаційно-аналітичного забезпечення та помічник керівника формують пакет документів, який виноситься на розгляд апаратної наради. Управління веде протокол засідання, затверджує його у головуючого на нараді, розсилає заступникам Голови та керівникам структурних підрозділів, готує інформаційні матеріали про виконання протокольних доручень.
4. Доручення, надані на апаратній нараді, оформлюються не пізніше ніж у дводенний строк протоколом. Протокол підписується головуючим на нараді і доводиться до виконання керівникам структурних підрозділів.
5. Відповідальність за якісну та своєчасну підготовку матеріалів на розгляд апаратної наради покладається на заступників Голови, відповідно до розподілу функціональних обов'язків та повноважень, та керівників структурних підрозділів.
11.2. Оперативні наради
1. З метою розгляду та оперативного вирішення окремих питань, що належать до повноважень Держархбудінспекції, Голова, а у разі його відсутності - один із заступників Голови, проводять оперативні наради.
2. У нарадах беруть участь Голова, перший заступник та заступники Голови, керівники структурних підрозділів та інші, запрошені за окремим списком.
3. Оперативні наради проводяться за необхідності.
4. Доручення, надані Головою або його заступниками на оперативній нараді, оформляються в одноденний строк протоколом, який затверджується головуючим на нараді.
5. Організаційно-технічне забезпечення проведення оперативної наради (складання протоколу, списку запрошених, контроль за виконанням доручень) покладається на Управління організаційно-кадрової роботи та інформаційно-аналітичного забезпечення.
11.3. Виробничі наради
1. Для вирішення питань виробничого характеру Голова та/або його заступники проводять з керівниками територіальних органів один раз у квартал виробничі наради.
2. Порядок денний, список учасників наради, аналітичні довідки, проект протоколу тощо формуються Управлінням організаційно-кадрової роботи та інформаційно-аналітичного забезпечення за матеріалами, наданими структурними підрозділами Держархбудінспекції та територіальними органами.
3. Контроль за виконанням доручень, наданих на виробничих нарадах, здійснюють структурні підрозділи Держархбудінспекції відповідно до компетенції та Управління організаційно-кадрової роботи та інформаційно-аналітичного забезпечення.
Розділ 12. Порядок підготовки матеріалів для участі у засіданнях Кабінету Міністрів України
1. Документи та матеріали для участі Голови Держархбудінспекції та Міністра регіонального розвитку, будівництва та житлово-комунального господарства у засіданнях Кабінету Міністрів України готуються відповідно до порядку денного або на підставі доручень Голови або Міністра.
2. Для участі Голови Держархбудінспекції та Міністра у засіданнях Кабінету Міністрів України Відділ нормативно-правового забезпечення Держархбудінспекції забезпечує формування необхідного пакету документів (інформації, доповіді) із залученням відповідних структурних підрозділів Держархбудінспекції.
Матеріали до засідань Кабінету Міністрів України передаються Голові або до Управління забезпечення діяльності Міністра (патронатної служби).
3. У разі, коли проекти законодавчих актів, актів Президента України, Кабінету Міністрів України подаються до розгляду Кабінетом Міністрів України з ініціативи Міністерства (відповідно до пропозицій Держархбудінспекції), тези виступу та довідкові матеріали для участі Міністра у засіданні готуються Відділом нормативно-правового забезпечення Держархбудінспекції завчасно, разом з пакетом документів, що подаються на розгляд Кабінету Міністрів України. При цьому Відділом нормативно-правового забезпечення здійснюється супровід проходження відповідних проектів з моменту надання на погодження до центральних органів виконавчої влади до включення до порядку денного засідання Кабінету Міністрів України.
Розділ 13. Порядок взаємодії Держархбудінспекції з центральними та місцевими органами виконавчої влади та місцевого самоврядування
1. Держархбудінспекція здійснює свої повноваження у відносинах з центральними та місцевими органами влади, органами місцевого самоврядування відповідно до Конституції і законів України, бере участь у виконанні загальнодержавних програм та здійсненні інших заходів, а також шляхом участі у:
розробленні стратегічних цілей, пріоритетів і першочергових завдань щодо реалізації державної регіональної політики і політики у сфері державного архітектурно-будівельного контролю, а також державного контролю у сфері житлово-комунального господарства;
розробленні заходів, спрямованих на узгодження дій центральних та місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування та об'єднання їх зусиль для виконання спільних завдань;
розробленні проектів нормативно-правових актів з питань державної регіональної політики і політики у сфері державного архітектурно-будівельного контролю, державного контролю у сфері житлово-комунального господарства та погодження із відповідними заінтересованими органами, а у разі невідповідності цих актів Конституції і законам України, актам Президента України, постановам Верховної Ради України та актам Кабінету Міністрів України, проектів актів щодо внесення змін і доповнень;
а також шляхом
надання консультативно-методичної допомоги з питань державної регіональної політики та політики у сфері державного архітектурно-будівельного контролю, державного контролю у сфері житлово-комунального господарства;
розгляду депутатських звернень, запитів та надання письмових відповідей.
Розділ 14. Міжнародне співробітництво
1. Держархбудінспекція відповідно до своїх повноважень, передбачених чинним законодавством, забезпечує співробітництво України з міжнародними організаціями, виконує роботу, пов'язану з представництвом України в цих організаціях, у межах своїх повноважень та в установленому порядку укладає міжнародні договори міжвідомчого характеру.
2. Діяльність, пов'язана з укладенням угоди міжвідомчого характеру про співробітництво з установами іноземних держав, здійснюється відповідно до Закону України від 29.06.2004 року N 1906 "Про міжнародні договори".
3. Проведення робочих зустрічей Голови або його заступників з посадовими особами іноземних держав, представниками дипломатичного корпусу та міжнародних організацій здійснюється відповідно до Указу Президента України від 22.08.2002 року N 746 "Про Державний Протокол та Церемоніал України".
Розділ 15. Взаємодія Держархбудінспекції із засобами масової інформації та інформування громадськості
1. Взаємодію Держархбудінспекції із засобами масової інформації та об'єднаннями громадян забезпечує відділ інформаційно-аналітичного забезпечення Управління організаційно-кадрової роботи та інформаційно-аналітичного забезпечення та помічник керівника-прес-секретар, а саме здійснюють:
інформування громадськості про діяльність Держархбудінспекції та її територіальних органів шляхом систематичного проведення прес-конференцій, брифінгів, інтернет-конференцій, прямих інтерв'ю, коментарів, підготовки теле- і радіопередач, розповсюдження інформації про діяльність Держархбудінспекції;
проведення моніторингу повідомлень у засобах масової інформації стосовно діяльності Держархбудінспекції та її територіальних органів і реагування на критичні зауваження;
доведення до громадськості офіційних позицій керівництва та відповідних посадових осіб Держархбудінспекції з актуальних питань, що належать до компетенції Держархбудінспекції;
підготовку та оперативне оприлюднення інформації про діяльність Держархбудінспекції та її територіальних органів через засоби масової інформації та власний веб-сайт;
надання консультацій представникам засобів масової інформації з питань, що належать до компетенції Держархбудінспекції;
організацію та проведення інформаційних заходів та акцій, що сприяють формуванню позитивного іміджу Держархбудінспекції.
2. Відділ інформаційно-аналітичного забезпечення та помічник керівника - прес-серкретар запобігає спробам спотворення офіційної позиції та іміджу Держархбудінспекції у засобах масової інформації, готує офіційні спростування у випадку розповсюдження у ЗМІ відомостей, що не відповідають дійсності.
3. З метою оперативного і всебічного висвітлення діяльності Держархбудінспекції та її територіальних органів створено власний веб-сайт. Відповідальними за розміщення та оновлення інформації у відповідних розділах та рубриках сайту є відділ інформаційно-аналітичного забезпечення, керівники структурних підрозділів.
Розділ 16. Організація роботи зі зверненнями громадян
1. Розгляд звернень громадян, організація їх особистого прийому здійснюється відповідно до Закону України "Про звернення громадян" та інших нормативних актів.
2. Організація роботи зі зверненнями громадян покладається на працівників відділу організаційно-кадрової роботи (канцелярію).
3. Письмові звернення, що надійшли до Держархбудінспекції від громадян, колективів, за належністю направляються канцелярією до Голови, першого заступника Голови, заступників Голови.
4. Звернення громадян, що надійшли до Держархбудінспекції з питань, що не належать до компетенції Держархбудінспекції, надсилаються за належністю для розгляду і надання відповіді заявникові до органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, об'єднань громадян, засобів масової інформації та інших посадових осіб.
5. Звернення громадян, що містять оскарження рішень, дій (бездіяльності) конкретних посадових осіб Держархбудінспекції, не можуть направлятися цим посадовим особам для розгляду і відповіді заявникові.
6. Звернення громадян розглядаються у Держархбудінспекції не більше ніж 30 днів з дати надходження. За необхідності термін розгляду письмового звернення може бути продовжений начальником або заступниками начальника, але не більше ніж на 15 днів з одночасним інформуванням заявника із зазначенням причини продовження. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.
7. Звернення, які не вимагають додаткового розгляду, розглядаються невідкладно, але не пізніше, ніж у термін до 15 днів від дня отримання Держархбудінспекцією.
8. Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає.
9. Дублікатні звернення (другий і наступний екземпляри одного звернення, спрямовані заявником (заявниками)) до різних органів державної влади, або звернення, що повторюють текст попереднього звернення, на яке дана обґрунтована відповідь, у Держархбудінспекції не розглядаються. У випадку надходження дублікатних звернень можуть направлятися повідомлення про раніше дані відповіді або копії цих відповідей.
10. Звернення громадян вважається вирішеним, якщо розглянуто всі порушені в ньому питання, вжито необхідних заходів та надано письмові відповіді. При повторному зверненні додатковий розгляд звернень громадян проводиться керівниками структурних підрозділів у випадках виявлення нових обставин і змін нормативного правового регулювання у сфері, що стосується вирішення питань зазначеного звернення.
11. За підсумками кожного кварталу, півріччя та року канцелярія готує звіт про роботу зі зверненнями громадян, погоджує із Головою та надсилає до Кабінету Міністрів України.
12. Звернення, що надійшли на ім'я Голови та містять скарги (незгоду, незадоволеність тощо) щодо результатів розглянутих раніше звернень, направляються для повторного розгляду.
13. Особистий прийом громадян керівництвом Держархбудінспекції здійснюється відповідно до вимог Закону України "Про звернення громадян", актів Президента України, Кабінету Міністрів України, інших нормативно-правових актів, наказів Держархбудінспекції; організовується Управлінням організаційно-кадрової роботи та інформаційно-аналітичного забезпечення у робочі дні, відповідно до затвердженого графіка.
14. У разі відсутності посадової особи, яка проводить особистий прийом громадян, прийом здійснює посадова особа, на яку покладено виконання її обов'язків.
15. Посадова особа під час особистого прийому громадян розглядає питання по суті, надає відповідно до законодавства обґрунтоване роз'яснення та вживає заходів щодо усунення порушень (за їх наявності).
Якщо вирішити порушене в усному зверненні громадянина питання безпосередньо під час особистого прийому неможливо, воно розглядається у тому самому порядку, що й письмове звернення.
Розділ 17. Порядок погодження в Держархбудінспекції кандидатур для призначення на посади та звільнення з посад керівників та їх заступників територіальних органів Держархбудінспекції - інспекціях державного архітектурно-будівельного контролю в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі
17.1. Загальні положення
1. Порядок погодження кандидатур для призначення на посади та звільнення з посад керівників та їх заступників територіальних органів Держархбудінспекції - інспекцій державного архітектурно-будівельного контролю АР Крим, областях, містах Києві та Севастополі (далі - Порядок) визначає процедуру погодження Держархбудінспекцією кандидатур, поданих для призначення на посади та звільнення з посад керівників та їх заступників територіальних органів Держархбудінспекції - інспекцій державного архітектурно-будівельного контролю в АР Крим, областях, містах Києві та Севастополі (далі - керівники територіальних органів).
2. Цей порядок розроблено відповідно до Типового положення про територіальні органи центрального органу виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25.05.2011 N 563, положення про територіальні органи Держархбудінспекції - інспекції державного архітектурно-будівельного контролю в АР Крим, областях, містах Києві та Севастополі.
3. Підготовка документів щодо погодження кандидатур для призначення на посади та звільнення з посад керівників та їх заступників територіальних органів здійснюється відділом організаційно-кадрової роботи Управління організаційно-кадрової роботи та інформаційно-аналітичного забезпечення Держархбудінспекції.
17.2. Порядок погодження кандидатур для призначення на посади керівників та їх заступників територіальних органів
1. Призначення на посаду начальника територіального органу здійснюється Головою Держархбудінспекції за погодженням з Міністром регіонального розвитку, будівництва та житлово-комунального господарства України та головою місцевого органу виконавчої влади.
2. Погодження кандидатури для призначення на посаду начальника або заступників начальника територіального органу здійснюється Головою Держархбудінспекції.
3. Погодження кандидатури для призначення на посади керівників та їх заступників територіальних органів відбувається за поданням голови обласної державної адміністрації, голови Ради міністрів АР Крим або міського голови, народного депутата України, керівника територіального органу (для заступників) тощо.
До подання додаються:
заповнена особова картка форми П-2ДС;
копії: документів про освіту;
першої та другої сторінки паспорта громадянина України;
2 фотокартки розміром 4 х 6.
Може подаватись також додаткова інформація стосовно освіти, досвіду роботи, професійного рівня і репутації (копії документів про підвищення кваліфікації, про присвоєння наукового ступеня або вченого звання, характеристики, рекомендації, наукові публікації тощо).
4. Подання, визначене у пункті 3 Порядку, опрацьовується відділом організаційно-кадрової роботи Управління протягом семи робочих днів.
5. Кандидат на посаду керівника або заступника керівника особисто проходить співбесіду з посадовими особами Держархбудінспекції, зазначеними у картці погодження (додаток), до якої заносяться висновки співбесіди.
6. Подання з урахуванням результатів співбесіди з кандидатом на посаду керівника територіального органу або заступника керівника протягом семи робочих днів виносяться на розгляд Міністра регіонального розвитку, будівництва та житлово-комунального господарства України.
7. На підставі погоджень Міністра регіонального розвитку, будівництва та житлово-комунального господарства України та голови місцевого органу влади Управлінням організаційно-кадрової роботи та інформаційно-аналітичного забезпечення готується наказ Держархбудінспекції про призначення керівника або заступника керівника територіального органу. Копія з печаткою відділу (Управління) надається у кадрову службу територіального органу.
Після призначення на посаду керівникам територіальних органів видається посвідчення Держархбудінспекції. Заступникам керівників територіальних органів видається посвідчення за підписом керівників територіальних органів.
17.3. Порядок звільнення з посади керівників та їх заступників територіальних органів
1. Звільнення з посади керівника або заступника керівника територіального органу здійснюється Головою за поданням начальника територіального органу Держархбудінспекції.
До подання додаються заява керівника або його заступника, який звільняється за власним бажанням, або пояснення керівника або заступника, якого пропонується звільнити за порушення трудової дисципліни, медична довідка, інші документи, що безпосередньо стосуються справи (за наявності), у випадках, передбачених законодавством.
2. Подання, визначене у пункті 1 Порядку, опрацьовується Управлінням організаційно-кадрової роботи та інформаційно-аналітичного забезпечення протягом трьох робочих днів.
3. На підставі рішення Голови Управлінням організаційно-кадрової роботи та інформаційно-аналітичного забезпечення готується наказ Держархбудінспекції про звільнення керівника територіального органу або його заступника.
4. Трудова книжка звільненому керівнику територіального органу видається за місцем роботи тільки після здачі ним Управлінню організаційно-кадрової роботи та інформаційно-аналітичного забезпечення Держархбудінспекції посвідчення працівника Держархбудінспекції.
Додаток
до пункту 2.5 Порядку
КАРТКА
погодження призначення на посаду
Подання _____________________________________________________
(посада, прізвище та ініціали особи, що вносить
подання, із зазначенням номера і дати реєстрації)
Прізвище, ім'я, по батькові кандидата _______________________
На яку посаду рекомендується ________________________________
__________________________________________________________________
Висновок за результатами співбесіди
1. Пропозиції керівника структурного підрозділу з питань
кадрового забезпечення ___________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
2. Пропозиції керівника _____________________________________
__________________________________________________________________
