МІНІСТЕРСТВО НАДЗВИЧАЙНИХ СИТУАЦІЙ УКРАЇНИ
Н А К А З
| 30.08.2011 N 906 |
Про схвалення Концепції створення системи електронного документообігу в МНС
З метою створення в Міністерстві системи електронного документообігу та запровадження електронного цифрового підпису
НАКАЗУЮ:
1. Схвалити Концепцію створення системи електронного документообігу в МНС, що додається.
2. Українському науково-дослідному інституту цивільного захисту разом з Департаментом організаційно-контрольної роботи та Управлінням зв'язку та оповіщення розробити до 1 жовтня 2011 року проект Програми створення в Міністерстві надзвичайних ситуацій системи електронного документообігу та надати на затвердження.
3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра Бута В.П.
| Міністр | В.Балога |
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерство
надзвичайних ситуацій України
30.08.2011 N 906
КОНЦЕПЦІЯ
створення системи електронного документообігу в МНС
I. Визначення проблеми, на розв'язання якої спрямовано систему електронного документообігу в МНС
Електронний документообіг - це високотехнологічний і прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи установ та організацій.
На сьогодні слід розділяти два поняття - діловодство і документообіг.
Діловодство - діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами у процесі виконання управлінських дій. Під організацією роботи з документами розуміють створення умов, що забезпечують рух, пошук і зберігання документів та контроль виконавської дисципліни.
Документообіг - сукупність процесів створення, оброблення, правлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів. Це рух документів між пунктами обробки з моменту їх отримання або створення до завершення виконання або відправлення.
На підставі такого поділу існує класифікація електронних систем, зокрема системи автоматизації діловодства (далі - САД) і системи електронного документообігу (далі - СЕД).
САД насамперед забезпечують облік електронних документів. Основні функції САД: реєстрація вхідних, вихідних, внутрішніх та організаційно-розпорядчих документів, облік виданих резолюцій та отриманих відповідей про виконання. У базах даних зберігаються не тільки реквізити документів, але й їх текстовий образ. САД дозволяють вести контроль виконання, зберігати дані про справи і забезпечують швидкий пошук документа по одному реквізиту або їх набору.
СЕД орієнтовані на роботу з електронними документами, їх рухом всередині організації або між організаціями. Важливим тут є процес колективної підготовки документа, його багаторазове узгодження, ведення версій документів. СЕД поєднують в собі функції автоматизації діловодства та управління електронними документами. Таким чином, ця система охоплює всі діловодні процеси і використовується частіше у великих організаціях.
Документообіг в МНС здійснюється у вигляді потоків документів, які циркулюють між пунктами обробки інформації (робочі місця працівників) та пунктами технічної обробки документів.
Використання паперового документообігу призводить до наступних проблем:
існує великий документопотік вхідних, вихідних і внутрішніх (службових) документів, розгляд яких серйозно збільшує терміни виконання робіт;
підготовка документів призводить до матеріальних витрат;
нарад у керівників різного рівня стає більше і їх тривалість затягується;
оперативність прийняття та виконання рішень низька і постійно знижується;
знаходження винних у порушенні виконавської дисципліни стає проблематичним;
кількість форм для звітності зростає;
створюється загроза витоку інформації з візами працівників.
Постійне збільшення кількості інформації призводить до того, що традиційні методи роботи з документами стають недостатньо ефективними. Так, за даними компанії Delphi, 15% паперових документів безповоротно губляться і для їх пошуку службовці витрачають до 30% свого робочого часу. Під час переходу до електронної документації та автоматизації документообігу зростання продуктивності праці користувачів СЕД збільшується на 25 - 50%, скорочується час обробки одного документа більш ніж на 75%, зменшуються витрати на оплату площі для зберігання документів на 80% (оцінка Norton Nolan Institute).
Тенденцію переходу від традиційних технологій організації документообігу до комп'ютерних відображають наступні цифри: співвідношення кількості паперових та електронних документів через п'ять років буде становити 50 на 50%, через десять років - 30 на 70%; кількість електронних документів подвоюється за рік, а паперових документів росте тільки на 7% (данні компанії XPLOR).
Таким чином виникає нагальна необхідність відмови від класичного документообігу та повної заміни його безпаперовим електронним.
Правовий статус безпаперового документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису в органах державної влади визначається Законами України "Про електронні документи та електронний документообіг" та "Про електронний цифровий підпис".
Порядок здійснення електронного документообігу та застосування електронного цифрового підпису визначається постановами Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 року N 1452 "Про затвердження Порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності" та від 28 жовтня 2004 року N 1453 "Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади".
II. Аналіз причин виникнення проблеми
Основними причинами щодо стримання процесу переходу від класичного паперового до електронного безпаперового документообігу є:
побоювання прозорості власної діяльності як для керівництва, так і для підлеглих, яка виникає після впровадження системи електронного документообігу;
прагнення уникнути новизни в роботі, консерватизм персоналу, обумовлений небажанням навчатися і перенавчатися, а також, можливо, низькою освіченістю;
мають місце дії, які користувач сучасної інформаційної системи виконує вручну, без допомоги комп'ютера;
складнощі, що виникають при передачі масивів інформації на папері з одного підрозділу в інший;
необхідність забезпечення юридичної сили електронних документів шляхом впровадження електронного цифрового підпису (далі - ЕЦП);
складність міграції існуючих документів з паперової форми в електронну;
моральна застарілість та фізична зношеність переважної більшості засобів обчислювальної техніки.
Для уникнення всіх перерахованих причин при побудові системи електронного документообігу вкрай необхідні:
1. Політична воля керівництва органу
Цей чинник є чи не найважливішим, оскільки сьогодні керівництво органу, установи чи структурного підрозділу бере на себе всю відповідальність за реалізацію переходу до безпаперового документообігу та його результат. Без розуміння керівництвом усієї важливості та складності процесу, без його особистої готовності до розв'язання таких проблем, а також безпосередньої участі в процесі як користувача системи електронного документообігу досягнути хоча б якогось результату неможливо.
Подолання негативних тенденцій повинно стати пріоритетним у роботі, тому що переваги безпаперового документообігу очевидні, адже це:
доступність інформації, прозорість руху документів, відсутність необхідності роздруковувати та зберігати паперові копії;
пришвидшення опрацювання документів і зменшення середньої тривалості опрацювання одного документа;
посилення виконавської дисципліни завдяки глобальній автоматизації процесу;
забезпечення оперативної та одночасної колективної роботи з документами, коли один і той самий документ може опрацьовуватися синхронно кількома працівниками.
Звичайно, можна знайти й аргументи "проти" - такі як:
психологічний бар'єр, що виникає внаслідок відходу від класичних паперових процедур;
юридичні суперечності, пов'язані з тимчасовим паралельним існуванням паперового та електронного документообігів;
імовірність зниження якості документів з точки зору їх викладу.
Проаналізувавши комплекс переваг і недоліків, можна відмітити створення значних можливостей для організаційного розвитку та підвищення ефективності робочого процесу, а недоліки є лише тимчасовими та суб'єктивними, які неважко подолати.
2. Електронний цифровий підпис
Одним з перших у разі переходу до безпаперових технологій документообігу постає питання легітимності документообігу.
Єдиним інструментом, що розв'язує проблему, є електронний цифровий підпис. Із правової точки зору - це різновид електронного підпису, який за юридичним статусом прирівнюється до власноручного в разі виконання технічних умов, визначених законом. З фізичної ж точки зору він представляє собою унікальний електронний код, за допомогою якого підтверджується цілісність та юридична сила електронного документа, а також однозначно ідентифікується особа, яка його підписала.
Електронний цифровий підпис підтверджує незмінність редакції документа, а у випадку внесення до документа навіть найнезначніших коригувань засвідчує, що даний документ уже не має юридичної сили.
3. Телекомунікаційна інфраструктура
Для впровадження внутрішньої СЕД у МНС достатньо розвиненої локальної мережі, до якої мають доступ усі його працівники. Але подальший розвиток та поширення безпаперових технологій документообігу на всю систему органів влади вимагає створення єдиної загальнодержавної мережі, яка забезпечує зовнішній обмін електронними документами між органами.
Крім того, для впровадження безпаперового електронного документообігу необхідна наявність систем, спроможних забезпечувати весь цикл такого документообігу.
Таким чином розробка та впровадження в МНС системи електронного документообігу є актуальним завданням на цей час у сфері впровадження сучасних інформаційних технологій.
III. Мета створення системи електронного документообігу
Метою створення системи електронного документообігу в МНС є автоматизація та оптимізація загальних процесів діловодства і документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису.
IV. Визначення оптимального варіанта створення системи електронного документообігу
Першим варіантом розв'язання проблеми є створення локальної системи документообігу та поетапне впровадження її на обмеженій кількості робочих місць.
Недоліками зазначеного варіанту є значні витрати часу та матеріальні витрати на поетапне впровадження системи, можливість некоректного підключення додаткових модулів системи, неможливість комплексного розв'язання проблеми.
Другий, оптимальний варіант, передбачає впровадження СЕД відразу на всіх необхідних робочих місцях, що дозволить здійснити проект у короткі терміни, отримати швидку віддачу від впровадження та експлуатації програмного забезпечення.
V. Шляхи і способи розв'язання проблеми, строки створення системи електронного документообігу
Створення і впровадження системи єдиного електронного документообігу в МНС передбачається здійснити протягом 2011-2012 років у три етапи:
На першому етапі (друге півріччя 2011 р.) планується:
провести аналіз існуючої в МНС автоматизованої системи АСКОД;
провести аналіз ринку пропозицій стосовно готових систем електронного документообігу;
провести аналіз існуючих засобів обчислювальної техніки, які використовуються автоматизованою системою АСКОД;
визначити доцільність доопрацювання автоматизованої системи АСКОД до системи електронного документообігу чи придбання нової СЕД іншого виробника;
розробити технічні вимоги та проект технічного завдання на створення і впровадження в МНС системи електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису;
провести комплекс навчань адміністраторів СЕД;
створити 100 робочих місць користувачів СЕД та забезпечити їх ЕЦП;
здійснити заміну 60 застарілих персональних комп'ютерів;
провести комплекси періодичних рольових навчань персоналу апарату МНС для опрацювання основних процедур безпаперового руху документів;
запровадити безпаперову підготовку внутрішніх документів структурних підрозділів апарату МНС.
На першому етапі в МНС повинна бути побудована нова СЕД, повністю інтегрована з існуючою в МНС системою АСКОД, з підтримкою архівних баз даних за попередні роки.
Оновлена система повинна забезпечити незалежність від розробника СЕД, а саме:
наявність відкритого інструментарію для створення функціональних додатків (інтегрований програмний інструмент з наявністю Integrated development environment для розробників, проектувальників та дизайнерів, що забезпечує повний цикл робіт з розробки нового програмного забезпечення чи модифікації (удосконаленню) вже існуючого на основі базового програмного забезпечення);
розробку додатків без застосування програмування (обсяг програмного коду при створенні функціональних додатків не повинен перевищувати 10% від загального обсягу робіт. 90% робіт повинні виконуватися засобами візуального налаштування та проектування адміністраторами системи);
швидке створення рольових інтерфейсів (АРМів) (наявність інструментарію для оперативної модифікації (без програмування) інтерфейсів користувачів, адаптованих під виділенні ролі або бізнес-завдання);
мати вбудований генератор звітів та підсистему налаштування шаблонів та форм;
мати можливість формування деталізованих звітів за даними оглядових звітів;
необхідний рівень безпеки при роботі з документами та запровадження в СЕД МНС електронного цифрового підпису.
Програмне забезпечення СЕД повинно забезпечувати нормальну (штатну) роботу користувача з будь-якої робочої станції в локальній мережі МНС і не повинне бути прив'язаним до конкретного комп'ютерного, периферійного, мережевого чи іншого обладнання, кількості чи територіального розміщення робочих місць.
СЕД має враховувати перспективи свого подальшого розвитку та модернізації, мати гнучку внутрішню архітектуру і легко налаштовуватись при частковій зміні прикладного програмного забезпечення.
На другому етапі (перше півріччя 2012 р.) планується:
створити додатково 200 робочих місць користувачів СЕД та забезпечити їх ЕЦП;
здійснити заміну 40 застарілих персональних комп'ютерів на сучасні;
провести комплекси періодичних рольових навчань персоналу апарату МНС для опрацювання основних процедур безпаперового руху документів;
запровадити безпаперову підготовку внутрішніх документів структурних підрозділів апарату МНС за допомогою ЕЦП;
здійснити відхід від формування паперових архівів у структурних підрозділах апарату МНС;
здійснити міграцію паперових документів в електронну форму;
запровадити повний цикл безпаперового проходження вхідних і вихідних документів апарату МНС;
задіяти в СЕД всіх виконавців апарату МНС;
підтримати на належному рівні якісні показники електронного документообігу.
На третьому етапі (друге півріччя 2012 р.) планується:
здійснити інтеграцію систем електронного документообігу територіальних органів МНС, установ та організацій Міністерства в єдину систему електронного документообігу МНС;
провести різноманітні комплекси періодичних рольових навчань користувачів СЕД МНС для опрацювання основних процедур безпаперового руху документів;
запровадити повний цикл безпаперового проходження вхідних і вихідних документів територіальних органів МНС;
постійна підтримка належного рівня якісних показників електронного документообігу.
VI. Очікувані результати створення системи електронного документообігу
Створення та впровадження системи електронного документообігу в МНС дасть змогу:
забезпечити автоматизацію та оптимізацію процесів діловодства і документообігу, зокрема: приймання, реєстрацію, попередній розгляд і підготовку до доповіді керівництву, облік резолюцій до документів та їх передачу до безпосередніх виконавців; узгодження та візування проектів вихідних документів, формування справ, передачі на зберігання в архів тощо;
прискорити обмін інформацією між структурними підрозділами апарату та територіальними органами МНС;
оптимізувати інформаційні потоки між МНС та іншими органами державної влади;
забезпечити постійний контроль за виконанням доручень керівництва до актів Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України;
створення єдиного сховища документів та супровідної інформації, що дозволить поліпшити якість обробки документів і скоротити час на прийняття управлінських рішень з найбільш важливих документів;
забезпечити необхідний рівень безпеки під час роботи з документами та запровадження в СЕД МНС електронного цифрового підпису.
VII. Оцінка фінансових, матеріально-технічних і трудових ресурсів, необхідних для створення системи електронного документообігу МНС
Фінансування заходів зі створення системи електронного документообігу МНС здійснюватиметься за рахунок державного бюджету, інших джерел, передбачених законом. Обсяг фінансування повинен уточнюватися щороку під час складання проекту державного бюджету.
Орієнтовний обсяг фінансування заходів щодо створення системи електронного документообігу МНС становить 1780,0 тис.грн., з них у 2011 році - 780 тис.грн., у 2012 році - 1000,0 тис.грн.
У тому числі для створення і впровадження СЕД необхідно залучення матеріально-технічних ресурсів, а саме: придбання 100 сучасних комп'ютерів та периферійного обладнання на загальну суму 800 тис.грн.
Створення, впровадження СЕД не потребує залучення додаткових трудових ресурсів і буде здійснено фахівцями Центру інформаційних технологій та технічних послуг Українського науково-дослідного інституту цивільного захисту.