Про удосконалення переходу центрального апарату Головдержслужби України до використання безпаперового електронного документообігу

5.1. Закладка "Налагодження" призначена для вибору принтера, на якому друкується штрих-код на паперовий документ.

5.2. Для виклику необхідної функції налаштування необхідно вибрати "Налагодження -> Діловодство -> Журнали -> Принтер штрих-коду -> Налагодження принтера", після чого відкривається форма "Вибір принтера".

5.3. У формі, що відкрилась є лише одне поле із розгортаючимся списком "Виберіть принтер для друку штрих-коду". Із розгорнутого списку, з числа доступних для друку принтерів, необхідно обрати той, на якому здійснюватиметься друк штрих-коду, після чого натиснути кнопку "OK".

6.1. Закладка "Довідники" призначена для роботи із довідниками "Організації" та "Персони".

6.2. Для відкриття одного із довідників необхідно вибрати "Довідники -> Загальні довідники -> Організації або Персони", після чого відкриється відповідний довідник.

6.3. Створення нового запису довідника здійснюється шляхом натиснення на панелі меню журналу кнопки "Вхідний" або натисканням клавіші "Ins" клавіатури.

6.4. Вилучення запису довідника здійснюється шляхом натиснення на панелі меню журналу кнопки "Вилучення" або одночасним натисканням клавіш "Ctrl + Del" клавіатури.

6.5. Для відкриття картки "Організації або "Персони" необхідно відкрити відповідний довідник та натиснути кнопку "F2" клавіатури.

6.6. Робота із карткою "Організації".

6.6.1. У закладці "Загальні дані" обов'язково заповнюються наступні параметри реєстрації організації:

- код організації;

- назва та офіційна назва організації;

- дата створення запису;

- категорія організації (державна установа, учбовий заклад тощо);

- адміністративна одиниця розташування організації.

6.6.2. У закладці "Адреса та контакти" вносяться дані щодо поштової та юридичної адреси організації.

6.6.3. У закладці "Додаткові дані", у випадку ліквідації або реорганізації відповідної організації, здійснюється розформування запису організації шляхом внесення дати його розформування у поле "Дата розформування".

6.7. Робота із карткою "Персони".

6.7.1. У закладці "Загальні дані" обов'язково заповнюються наступні параметри реєстрації персони:

- Прізвище, ім'я та по батькові;

- Прізвище з ініціалами;

- стать;

- дата вступу в дію запису.

6.7.2. У закладці "Адреса та контакти" вносяться дані щодо електронної адреси персони.

6.7.3. У закладці "Додаткові дані", у випадку необхідності розформування запису персони, вноситься дата розформування запису у поле "Дата розформування".

1.1. Навчання персоналу Головдержслужби України з питань використання системи електронного документообігу (далі - навчання) організуються відповідальним управлінням з питань впровадження електронного документообігу у Головдержслужбі України (далі - відповідальне управління) та забезпечуються Школою вищого корпусу державної служби.

1.2. Навчання проводяться у наступних випадках:

- навчання нових користувачів системи електронного документообігу (далі - Е-документообіг) - загальні навчання;

- навчання користувачів щодо використання нових функціональних можливостей Е-документообігу - функціональні навчання;

- спеціалізоване навчання щодо поглибленого використання Е-документообігу (для реєстраторів, контролерів та адміністраторів Головдержслужби України) - спеціалізовані навчання.

1.3. Навчання, що проводяться відповідно до частин першої та другої пункту 1.2 цього Положення проводять представники відповідального управління.

Загальні навчання проводяться у обладнаній комп'ютеризованій аудиторії, підготовку якої для проведення відповідних занять забезпечує Школа вищого корпусу державної служби.

1.4. Навчання, що проводяться відповідно до частини третьої пункту 1.2 цього Положення проводять представники ЗАТ "Софтлайн" у спеціальному навчальному центрі відповідно до укладених між Головдержслужбою України та ЗАТ "Софтлайн" договорів.

2.1. Загальні навчання проводяться за необхідністю, але не частіше одного разу на місяць, як правило, впродовж останнього тижня місяця (далі - навчальний тиждень).

2.2. Заявки, щодо необхідності проведення загальних навчань працівників структурних підрозділів центрального апарату, територіальних управлінь та відомчих установ Головдержслужби подаються до відповідального управління керівниками структурних підрозділів центрального апарату, територіальних управлінь та відомчих установ Головдержслужби відповідно.

Відповідні заявки подаються не пізніше останньої п'ятниці перед початком навчального тижня.

У разі необхідності проведення навчань працівників територіальних підрозділів, питання щодо їх відрядження на навчання вирішуються в установленому порядку.

2.3. Право визначення відповідного тижня поточного місяця навчальним, затвердження графіку навчань та призначення відповідальних викладачів для проведення запланованих навчань, віднесено до компетенції керівника відповідального управління.

Керівник відповідального управління зобов'язаний повідомити керівників, якими було направлено заявки щодо навчання їх працівників у навчанні, щодо дати (графіку) проведення навчання.

З метою замовлення комп'ютеризованої навчальної аудиторії для проведення загальних навчань, керівник відповідального управління, не пізніше ніж за два робочих дні до дня початку навчань, подає директору Школи вищого корпусу державної служби відповідну заявку довільної форми.

2.4. Загальні навчання складаються з двох навчальних занять та одного тестування, які проходять у різні дні, як правило - вівторок, середу та п'ятницю навчального тижня.

Загальні навчання зобов'язані проходити усі працівники центрального апарату, територіальних підрозділів, діловодство яких є інтегрованим до системи електронного документообігу Головдержслужби. та відомчих установ Головдержслужби.

Новопризначені працівники повинні проходити відповідні навчання впродовж першого місяця з дня свого призначення.

Жінки, які вийшли на роботу після декретної відпустки, повинні обов'язково пройти повторне тестування.

Усі працівники несуть персональну відповідальність за ухилення або вчасне не проходження загальних навчань, особливо тих, до яких їх було заявлено, окрім випадків хвороби працівника.

2.5. Директор Школи вищого корпусу державної служби зобов'язаний забезпечити, за поданою керівником відповідального управління заявкою, проходження загальних навчань у комп'ютеризованій аудиторії впродовж визначених у заявці термінів.

У випадку коли визначені у поданій заявці терміни відведені для проведення у конференц-залі представницьких заходів високого рівня, керівництво Школи вищого корпусу державної служби перепогоджує із керівником відповідального управління терміни проведення запланованих занять.

2.6. Функціональні навчання проводяться, по мірі необхідності, за ініціативою відповідального управління, про що повідомляються представники інших структурних підрозділів, але не пізніше ніж за один день до проведення відповідних навчань.

2.7. Загальні та функціональні навчання є груповими.

2.8. Порядок, формат та час проведення загальних та функціональних навчань визначається керівником відповідального управління самостійно.

2.9. У загальному випадку, функціональні навчання проводяться для представників структурних підрозділів, визначених відповідальними особами з питань Е-документообігу, але, в окремих випадках, за рішенням керівника відповідального управління, відповідні навчання проводяться у форматі загальних навчань.

2.10. У випадку проведення функціональних навчань для відповідальних осіб структурних підрозділів з питань Е-документообігу, зазначені особи, після проходження ними навчання, є зобов'язаними довести викладене під час навчань до усіх інших працівників їх структурного підрозділу.

2.11. Спеціалізовані навчання проводяться, по мірі необхідності, за рішенням керівництва Головдержслужби України відповідно до поданих заявок структурними підрозділами щодо проведення відповідних навчань.

2.12. Порядок, формат та час проведення спеціалізованих навчань визначаються відповідно до укладених згідно пункту 1.4 цього Положення договорів.

2.13. Усі проведені навчання оформлюються журналом відповідного навчання, у якому зазначається тематика навчання, прізвище відповідального викладача, питання до розгляду, а також перелік осіб, що повинні були відвідати навчання.

2.14. У разі відсутності на навчанні особи, яка була заявлена до його проведення, відповідальним викладачем ставиться відмітка про відсутність відповідної особи.

3.1. Це положення набирає чинності з 1 січня 2009 року.

3.2. Підготовка та супровід проходження договорів щодо організації та проведення спеціалізованих навчань здійснюється відповідальним управлінням.

1.1. Заявка на технічне обслуговування системи електронного документообігу (далі - Заявка) подасться структурним підрозділом центрального апарату Головдержслужби України за ініціативою працівника відповідного підрозділу.

1.2. Заявка подасться у наступних випадках:

- необхідність здійснення клієнтської інсталяції на новому робочому місці, або на робочому місці після переустановлення операційної системи;

- необхідність налаштування сертифікату доступу нового співробітника до системи електронного документообігу далі (СЕД);

- некоректної роботи довідника (відсутності певних осіб, підрозділів та організацій у списку, що випадає або відкривається);

- недоступності певних робочих ярликів та папок;

- недоступності певних рольових функцій;

- інші помилки.

1.3. Заявка оформлюється відповідно до затвердженої форми.

1.4. Заявка подається до відповідального управління з питань впровадження безпаперового електронного документообігу у Головдержслужбі України (далі - відповідальне управління) виключно за підписом керівника відповідного структурного підрозділу, або особи, що виконує його обов'язки.

1.5. Заявка підлягає реєстрації у системі електронного документообігу.

2.1. Заявка готується її ініціатором та заповнюється відповідно до затвердженої форми для подання відповідних заявок.

2.2. Номер Заявки присвоюється відповідальним управлінням.

2.3. У полі "Структурний підрозділ" зазначається повне найменування структурного підрозділу, що подає Заявку.

2.4. Ініціатором Заявки є особа, на технічне обслуговування робочого місця якої подасться відповідна Заявка.

2.5. Ініціатор Заявки, у якості реквізитів ініціатора, обов'язково зазначає:

- займану посаду;

- прізвище та ініціали;

- кабінет, у якому знаходиться робоче місце із клієнтською інсталяцією, що потребує технічного обслуговування;

- особистий підпис ініціатора.

2.6. У переліку "Обставини, на підставі яких подано заявку" необхідно позначити ту причину, на підставі якої підготовлено відповідну Заявку.

2.7. Підготовлену Заявку підписує керівник відповідного структурного підрозділу із обов'язковим зазначенням дати та часу її підписання.

2.8. Отриману відповідальним управлінням заявку підписує керівник відповідального управління із обов'язковим зазначенням у полі "Взято до виконання" дати та часу її підписання.

2.9. У полі "Виконано" особою, що виконувала роботи згідно з заявкою, обов'язково зазначаються дата та час виконання.

2.10. У полі "Проведено роботу" особою, що виконувала роботи згідно з заявкою, стисло зазначається суть проведеної роботи.

2.11. Підпис та прізвище особи, що виконувала роботи згідно з заявкою, зазначається у полі "Відповідальний виконавець".

2.12. Ініціатор Заявки приймає роботу, зазначаючи у полі "Прийняв" свої підпис та прізвище.

3.1. Заявка вважається поданою з часу її підписання керівником відповідного структурного підрозділу.

3.2. Заявка вважається прийнятою до виконання з часу її підписання керівником відповідального підрозділу.

3.3. Після прийняття до виконання Заявки, особа, яка є виконавцем робіт за поданою заявкою, присвоює відповідній Заявці її порядковий номер.

3.4. Терміни обслуговування Заявок:

3.4.1. Заявки щодо необхідності здійснення клієнтської інсталяції на новому робочому місці, або на робочому місці після переустановлення операційної системи та щодо налаштування сертифікату доступу нового співробітника до СЕД виконуються впродовж трьох робочих днів, з часу їх прийняття до виконання.

3.4.2. Заявки щодо некоректної роботи довідника (відсутності певних осіб, підрозділів та організацій у списку, що випадає або відкривається) виконуються впродовж двох робочих днів, з часу їх прийняття до виконання.

3.4.3. Заявки щодо недоступності певних робочих ярликів і папок, а також щодо недоступності певних рольових функцій виконуються впродовж одного робочого дня, з часу її прийняття до виконання.

3.4.4. Заявки щодо недоступності рольових функцій пов'язаних із перешкодами реєстрації документів виконуються позачергово та невідкладно.

3.4.5. Заявки, виконання яких пов'язано із необхідністю залучення фахівців компанії розробника програмного забезпечення електронного документообігу, виконуються відповідно з термінами, визначеними відповідними договорами.

3.5. Якщо вчасне виконання Заявок за пунктами 3.4.1-3.4.3 цього Порядку унеможливлюється в результаті появи позачергових та невідкладних Заявок, тоді терміни виконання Заявок за вказаними пунктами збільшуються вдвічі.

3.6. Заявки, що подані за обставинами, які не відносяться до переліку випадків технічного обслуговування клієнтських інсталяцій системи електронного документообігу, а також ті що пов'язані із тимчасовими незручностями використання окремих функцій, які було видозмінено в результаті модернізації чи оновлення програмного забезпечення, при цьому відповідні функції є працездатними, визначаються як некоректні.

3.7. Заявки визнані некоректними не підлягають розгляду, про що відповідальне управління офіційно повідомляє структурний підрозділ, яким подано Заявку.