Про затвердження Тимчасового порядку підготовки та погодження проектів наказів Головдержслужби з використанням системи електронного документообігу Головдержслужби України

З метою запровадження безпаперових процедур підготовки та погодження проектів наказів Головдержслужби

1. Затвердити Тимчасовий порядок підготовки та погодження проектів наказів Головдержслужби з використанням системи електронного документообігу Головдержслужби України (додається).

2. Управлінню організаційної роботи, документообігу та контролю ознайомити з цим наказом першого заступника, заступників Начальника Головдержслужби, директора Центру адаптації державної служби до стандартів Європейського Союзу, директора Школи вищого корпусу державної служби, керівників структурних підрозділів Головдержслужби України.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Начальника Головдержслужби України з питань стратегії розвитку державної служби.

1.1. Цим Тимчасовим порядком визначається порядок безпаперових процедур підготовки та погодження проектів наказів у Головдержслужбі України.

1.2. Загальні питання щодо застосування електронного цифрового підпису (далі - ЕЦП) у центральному апараті Головдержслужби України визначаються наказом Головдержслужби України від 02.03.2009 року N 59.

1.3. Загальний порядок роботи користувача із системою електронного документообігу Головдержслужби України (далі - СЕД Головдержслужби) визначається наказом Головдержслужби України від 02.03.2009 року N 60.

1.4. Сфера застосування цього Тимчасового порядку не розповсюджується на накази:

- що підлягають державній реєстрації;

- з питань кадрової роботи;

- про преміювання або про накладання дисциплінарних стягнень;

- що містять інформацію або визначають принципи роботи з документами, які містять інформацію з обмеженим доступом відповідно до законів України "Про інформацію" та "Про державну таємницю".

1.5. Проекти наказів Головдержслужби (далі - проекти) готуються на основі Конституції і законів України, указів Президента України, постанов Верховної ради України, рішень Кабінету Міністрів України та за ініціативою Головдержслужби України.

1.6. Форма підготовленого проекту повинна відповідати вимогам діючих нормативно-правових актів, якими встановлюються правила його оформлення.

2.1. Головним розробником проекту є управління (департамент), що здійснює його підготовку.

2.2. Підготовку (опрацювання) проекту здійснює управління (департамент), до компетенції якого віднесено питання, що врегульовується відповідним проектом.

Якщо питання, що врегульовується проектом, належить до компетенції кількох структурних підрозділів, головним розробником визначається управління (департамент) компетенція якого у відповідному питанні є домінуючою.

Інші структурні підрозділи, що відповідно до компетенції беруть участь у розробленні та погодженні проекту, є заінтересованими структурними підрозділами.

2.3. Головний розробник самостійно визначає перелік заінтересованих структурних підрозділів, виходячи із змісту основних положень проекту.

За дорученням Начальника Головдержслужби, до підготовки (опрацювання) та погодження проекту можуть залучатись як структурні підрозділи, що не входять до переліку заінтересованих структурних підрозділів, визначених головним розробником, так і окремі працівники.

2.4. Головний розробник є відповідальним за підготовку та погодження проекту у Головдержслужбі України.

3.1. Головний розробник спрямовує і координує роботу заінтересованих структурних підрозділів з підготовки проекту, вживає вичерпних заходів для врегулювання розбіжностей та проводить узгоджувальні процедури (консультації та погоджувальні наради).

3.2. Підготовка (опрацювання) проектів здійснюється у електронному вигляді. Проекти та усі супровідні матеріали до них готуються у MS Word (формат файлу RTF, шрифт Times New Roman чотирнадцятого розміру).

Роздрукований текст проекту має відповідати вимогам ДСТУ 4163-2003 "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів".

3.3. Головний розробник:

- готує вихідний текст проекту у електронному вигляді;

- готує, у разі необхідності, супровідні матеріали до проектів у електронному вигляді;

- вводить підготовлений проект та, у разі необхідності, супровідні матеріали до нього у СЕД Головдержслужби;

- супроводжує процедуру погодження, узагальнює надані заінтересованими структурними підрозділами пропозиції;

- направляє проект до юридичного управління для проведення юридичної експертизи на предмет відповідності Конституції і законодавству України;

- направляє погоджений проект до Служби керівника.

3.4. У випадку підготовки проекту про внесення змін до наказу Головдержслужби головний розробник, разом із проектом про внесення змін, готує проект нової редакції відповідного наказу, яка вводиться у СЕД Головдержслужби разом із проектом відповідних змін.

3.5. У разі необхідності заступник Начальника Головдержслужби, який є куратором головного розробника (далі - куратор), за поданням останнього, проводить робочі консультації з керівниками заінтересованих структурних підрозділів з питань підготовки (погодження) відповідного проекту.

3.6. Проект вважається підготовленим для погодження лише після його введення у СЕД Головдержслужби.

3.7. При введенні проектів у СЕД Головдержслужби слід використовувати наступні найменування для файлів проектів:

"Наказ про..." або "Зміни до наказу від... N ..." - для текстів проектів;

"Нова редакція наказу" - для текстів наказів, до яких вносяться зміни;

"Д1_Порядок (загальний порядок, положення, інструкція тощо)" - для додатків до проектів.

4.1. Погодження проекту полягає у його погодженні з усіма заінтересованими структурними підрозділами та їх кураторами.

Юридичне управління не відноситься до заінтересованих структурних підрозділів.

4.2. Погодження проекту здійснюється у електронному вигляді з використанням СЕД Головдержслужби та на базі використання особистих ЕЦП керівників заінтересованих структурних підрозділів.

Якщо термін, встановлений для погодження проекту, є меншим за три дні, то погодження такого проекту дозволяється здійснювати у паперовому вигляді.

4.3. Головний розробник, з метою погодження проекту, направляє його через СЕД Головдержслужби до заінтересованих структурних підрозділів.

4.4. Головний розробник самостійно визначає та вносить до СЕД Головдержслужби термін погодження проекту, виходячи з наступних вимог.

Погодження проекту повинно бути завершено не пізніше ніж за два дні до визначеного терміну його внесення на розгляд Начальнику Головдержслужби.

У всіх інших випадках, термін для процедури погодження проекту визначається як 5 робочих днів з дня направлення його на погодження.

4.5. Головний розробник направляє на погодження проект завізований особистими ЕЦП керівника структурного підрозділу - головного розробника. Це означає, що не завізований належним чином проект не підлягає подальшому його розгляду.

4.6. Процедура погодження через СЕД Головдержслужби здійснюється паралельно, тобто проект може одночасно опрацьовуватись та погоджуватись усіма заінтересованими структурними підрозділами.

4.7. Заінтересовані структурні підрозділи за надходженням до них через СЕД Головдержслужби проекту беруть участь у його опрацюванні та погодженні в частині, що стосується компетенції структурного підрозділу.

4.8. Свою позицію щодо опрацьованого проекту заінтересований структурний підрозділ доводить до відома головного розробника через СЕД Головдержслужби.

Заінтересований структурний підрозділ має чітко обґрунтувати свою позицію щодо проекту, а у разі необхідності - викласти окремі положення у новій редакції.

4.9. У разі погодження проекту заінтересований структурний підрозділ/куратор візує проект у СЕД Головдержслужби своїм особистим ЕЦП.

4.10. Погодження проектів здійснюється у три етапи:

I етап - проект погоджується його головним розробником (спеціаліст - автор, керівник відділу (сектору) та керівник управління (департаменту);

II етап - проект погоджується заінтересованими структурними підрозділами;

III етап - проект погоджується кураторами головного розробника та заінтересованих структурних підрозділів;

IV етап - проект погоджується Службою керівника (погодження є виключно послідовним).

Якщо у позиціях головного розробника та заінтересованого структурного підрозділу є розбіжності, які не можуть бути врегульовані на рівні фахівців відповідних структурних підрозділів, керівник головного розробника забезпечує проведення узгоджувальних процедур визначених пунктами 3.1 та 3.5 цього Тимчасового порядку.

4.11. У разі необхідності, Начальник Головдержслужби України за ініціативою куратора головного розробника проводить погоджувальну нараду з питань узгодження розбіжностей по проекту.

Результати погоджувальної наради оформлюються протоколом, що підписується усіма учасниками наради.

Домовленості, досягнуті під час погоджувальної наради та викладені у її протоколі, є обов'язковими для виконання усіма учасниками процесу узгодження розбіжностей.

4.12. Проект потребує перепогодження:

- усіма заінтересованими структурними підрозділами та їх кураторами, якщо в результаті врахування головним розробником наданих до проекту зауважень проект або окремі його положення зазнали змін;

- новим керівником заінтересованого структурного підрозділу або новим куратором - у разі звільнення особи, особистим ЕЦП якої було завізовано проект, окрім випадку звільнення після дати підписання проекту Начальником Головдержслужби.

4.13.Для оперативного обміну інформацією під час процедури погодження головний розробник та заінтересовані структурні підрозділи можуть додатково використовувати електронну пошту та інші засоби зв'язку.

4.14. Електронний проект вважається погодженим лише після його візування особистими ЕЦП керівників усіх заінтересованих структурних підрозділів та їх кураторів.

5.1. Усі проекти Головдержслужби України проходять юридичну експертизу на предмет їх відповідності Конституції і законодавству України.

Юридична експертиза проводиться юридичним управлінням відповідно до вимог, встановлених Загальним положенням про юридичну службу міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади, державного підприємства, установи та організації, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 26.11.2008 року N 1040.

5.2. Погоджений у електронному вигляді проект роздруковується головним розробником, візується власноручними підписами керівника структурного підрозділу - головного розробника та його куратора, після чого проект впродовж одного робочого дня направляється у паперовому та електронному виглядах до юридичного управління для проведення юридичної експертизи.

У разі необхідності, до юридичного управління також подаються супровідні матеріали до проекту.

5.3. Юридична експертиза проводиться щодо паперового проекту і її завданням є:

перевірка проектів на відповідність законодавству та міжнародним договорам України;

об'єктивне і повне дослідження поданого на розгляд проекту відповідно до предмета експертизи та виходячи із загальносуспільних і загальнодержавних інтересів, засад побудови правової системи;

розроблення, у разі необхідності, пропозицій щодо внесення до проекту або інших пов'язаних з ним актів необхідних змін і доповнень;

підготовка, у разі необхідності, обґрунтованого експертного висновку з усебічною оцінкою проекту;

перевірка, у разі опрацювання проекту внесення змін до наказу Головдержслужби, відповідності проекту нової редакції наказу Головдержслужби його чинній редакції та погодженим змінам до нього.

5.4. Вимоги щодо підготовки висновку за результатами проведеної юридичної експертизи (далі - висновок):

5.4.1. Висновок готується за формою, що затверджена Мін'юстом.

5.4.2. Висновок реєструється у СЕД Головдержслужби як внутрішній електронний документ, підписаний особистим ЕЦП керівника юридичної служби.

5.4.3. Висновок направляється у паперовій та електронній формі до головного розробника.

5.5. Якщо згідно з висновком проект визнано таким, що не відповідає Конституції і законодавству України, то такий проект доопрацьовується головним розробником з урахуванням позиції юридичного управління, після чого направляється на перепогодження відповідно до пункту 4.12 цього Тимчасового порядку.

5.6. У разі позитивного результату проведення юридичної експертизи, керівник юридичного управління та його куратор візують паперовий проект власноручними підписами та відповідний йому електронний проект - своїми особистими ЕЦП.

5.7. Після проведення юридичної експертизи проект повертається головному розробнику.

5.8. Внесення проекту на підпис Начальнику Головдержслужби без попереднього розгляду та погодження юридичним управлінням не допускається.

6.1. Проект подається на підпис Начальнику Головдержслужби через Службу керівника.

6.2. До Служби керівника головним розробником вноситься паперовий та відповідний йому електронний проект, завізовані відповідно до вимог розділів 4 та 5 цього Тимчасового порядку.

Служба керівника перевіряє відповідність паперового та електронного проектів, поданих на підпис Начальнику Головдержслужби, а також справжність ЕЦП електронного примірника.

6.3. Паперовий та відповідний йому електронний проект візується власноручним підписом та особистим ЕЦП керівника Служби керівника.

6.4. Проект подається на підпис Начальнику Головдержслужби виключно у паперовому вигляді.

6.5. Начальник Головдержслужби розглядає поданий на підпис проект та підписує його, або повертає із вмотивованими зауваженнями.

У разі підписання паперового проекту, Начальник Головдержслужби відкриває у СЕД Головдержслужби відповідний йому електронний проект та підписує його своїм особистим ЕЦП.

6.6. Не підписаний (відхилений) Начальником Головдержслужби проект повертається Службою керівника до головного розробника.

6.7. Підписаний проект подається на реєстрацію у день його підписання.

6.8. Реєстрація проектів здійснюється у автоматичному режимі реєстраторами Головдержслужби на підставі наявного підписаного паперового проекту та виключно на базі наявного відповідного йому електронного проекту.

6.9. Зберігання зареєстрованих паперових проектів, підготовка і передача їх до архівної установи здійснюються з додержанням вимог нормативних актів, затверджених спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи.

6.10. Зберігання електронних проектів здійснюється з додержанням вимог Порядку зберігання електронних документів в архівних установах, затвердженого наказом Державного комітету архівів України від 25.04.2005 року N 49 (реєстр. N 627/10907).

6.11. Строк зберігання електронних документів відповідає строку, що встановлений законодавством для відповідних паперових документів.

6.12. Оригінальною електронною версією наказу Головдержслужби є його електронний образ, розміщений у СЕД Головдержслужби.

6.13. Розміщення наказів Головдержслужби на внутрішньому та офіційному веб-сайтах Головдержслужби здійснюється реєстраторами Головдержслужби одразу після їх реєстрації та на основі текстів наказів, розміщених у СЕД Головдержслужби.