Про затвердження Інструкції щодо здійснення електронного контролю на базі системи електронного документообігу Головдержслужби

З метою запровадження контролю виконавської дисципліни з використанням системи електронного документообігу Головдержслужби

1. Затвердити Інструкцію щодо здійснення електронного контролю на базі системи електронного документообігу Головдержслужби (додається).

2. Управлінню організаційної роботи, документообігу та контролю ознайомити з цим наказом першого заступника, заступників Начальника Головдержслужби, директора Центру адаптації державної служби до стандартів Європейського Союзу, директора Школи вищого корпусу державної служби, керівників структурних підрозділів Головдержслужби.

3. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1. Завдання щодо забезпечення здійснення електронного контролю у системі електронного документообігу Головдержслужби (далі - СЕД) покладається на відділ контролю та організаційної роботи управління організаційної роботи, документообігу та контролю.

2. Електронний контроль виконавської дисципліни, постановка електронних документів на контроль та зняття їх з контролю, здійснюється начальником відділу контролю та організаційної роботи.

3. Контроль за дотриманням термінів виконання електронних документів та їх закриття у СЕД здійснюється безпосередньо працівниками відділу контролю та організаційної роботи управління організаційної роботи, документообігу та контролю згідно з встановленим розподілом їх обов'язків.

4. Постановка на контроль електронного документа передбачає внесення до документа (перевірку внесеного автоматично) терміну виконання електронного документа.

5. Зняття електронних документів з контролю передбачає внесення дат виконання завдань, визначених першою резолюцією, на підставі чого здійснюється автоматичне зняття з контролю усіх інших резолюцій.

6. Розподіл обов'язків між контролерами у сфері забезпечення контролю виконавської дисципліни проводиться начальником управління організаційної роботи, документообігу та контролю.

1. Перша резолюція, що накладається на вхідний електронний документ, накладається з урахуванням наступного:

- не допускається створення перших резолюцій без термінів для постановчих документів;

- кількість контрольних пунктів першої резолюції відповідає кількості пунктів завдань, визначених відповідним документом;

- перша резолюція є простою для документів із одним завданням;

- терміни виконання резолюцій та їх пунктів відповідають термінам виконання визначеним у документах;

- накладання резолюцій "до відома" допускається для інформаційних документів;

- законодавчі та нормативні акти, що надійшли до Головдержслужби на ознайомлення, визначаються першою резолюцією як документи "до відома", але у випадках коли відповідними нормативами встановлено конкретне завдання для Головдержслужби із конкретними термінами виконання, перша резолюція встановлює конкретні терміни виконання завдань за документом;

- у випадку визначення документом (пунктом документа) періодичного контролю, у першій резолюції або її пункті встановлюється відповідний періодичний контроль;

- постійний контроль у перших резолюціях не застосовується.

2. В усіх перших резолюціях, що встановлюють терміни виконання, зазначається контролер по документу - начальник управління організаційної роботи, документообігу та контролю.

3. Резолюції, що накладаються керівниками, визначеними першою резолюцією виконавцями завдань, створюються з урахуванням наступного:

- випереджаючі терміни виконання дозволяється ставити лише заступникам Начальника Головдержслужби, керівникам управлінь (департаменту) та керівникам підвідомчих установ Головдержслужби, при цьому керівникам відділів (секторів) належить використовувати автоматично встановлювані системою терміни;

- випереджаючі терміни виконання встановлюються заступниками Начальника Головдержслужби, керівників управлінь (департаменту) та керівників підвідомчих установ Головдержслужби для головних виконавців резолюцій, співвиконавці, у разі необхідності, визначаються у статусі "до відома";

- термін виконання документа, який надійшов на ознайомлення, не визначається;

- тип контролю "постійний" встановлюється лише у випадках, коли резолюцією вищого рівня встановлено тип контролю "періодичний";

- якщо документ містить кілька завдань, кожне з них повинно отримати визначений тип контролю "на дату", "періодичний" або "до відома" через накладення складної резолюції;

- накладення простої резолюції допускається у випадках, якщо завдання мають один термін виконання або їх виконання покладається на одного працівника.

4. Порядок постановки електронних документів на контроль є наступним:

а) електронний документ, надходить до начальника відділу контролю та організаційної роботи (далі - головний контролер) для постановки його на контроль;

б) головний контролер опрацьовує електронні документи та направляє їх до працівників цього ж відділу (далі - контролерів) через резолюцію із завданням "Поставити на контроль", визначаючи відповідального контролера згідно з встановленим розподілом їх обов'язків;

в) відповідальний контролер приймає документ на контроль, знайомиться із його вмістом, перевіряє правильність та, у разі необхідності, редагує автоматично внесений у картку електронного документа головний термін виконання документа, а також контролює відповідний документ до моменту його зняття з контролю;

г) визначальним фактором для внесення головного терміну виконання електронного документа є найпізніший з термінів виконання, що встановлені першою резолюцією;

д) постановка на контроль документів із статусом "до відома" не проводиться.

5. Загальний порядок зняття електронних документів з контролю є наступним:

а) документи, підготовлені на виконання доручень, що перебувають на контролі, реєструються у загальному порядку;

б) після реєстрації документу виконавець інформує контролера, відповідального за здійснення безпосереднього контролю за документами відповідного типу, щодо виконання відповідного завдання;

в) контролер опрацьовує документ та приймає рішення щодо можливості зняття з контролю документа в цілому, окремого його завдання або кількох завдань.

6. Особливості зняття та перенесення термінів виконання за поданням:

а) подання про зняття з контролю та про перенесення термінів виконання реєструються начальником відділу контролю та організаційної роботи, після чого передаються за резолюцією "зняти з контролю" або "перенести термін виконання" (термін виконання такої резолюції визначається як дата реєстрації подання) до контролера, яким здійснюється безпосередній контроль за виконанням завдань за документами відповідного типу;

б) проекти подань, в яких не створено прив'язки до документа, не підлягають реєстрації та повертаються їх авторам із вмотивованими зауваженнями, після чого автор або його керівник невідкладно створює прив'язку "до документа" та повторно вносить проект подання на реєстрацію;

в) в день надходження зареєстрованого подання відповідальний контролер знімає з контролю відповідний документ чи його завдання або переносить термін виконання документа чи його завдання;

г) після проведення операцій за попереднім пунктом контролер, яким здійснювались ці операції, знімає з контролю відповідне подання.

Організація контролю внутрішніх документів здійснюється аналогічно організації контролю вхідних документів, але з урахуванням таких особливостей:

1. Доручення Начальника Головдержслужби ставляться на контроль, контролюються та знімаються з контролю аналогічно відповідній процедурі для вхідних документів.

2. Окремі доручення заступників Начальника Головдержслужби, протоколи, плани, графіки, інші документи постановчого характеру ставляться на контроль, для чого заводиться контрольна резолюція, яка оформлюється відповідно до вимог пункту 1 розділу II цієї Інструкції, але у змісті такої резолюції зазначається "Поставлено на контроль", а виконавцями такої резолюції можуть бути лише керівники структурних підрозділів та підвідомчих установ Головдержслужби. Крім того, окремим пунктом "до відома" такої резолюції інформуються заступники Начальника Головдержслужби щодо взяття на контроль відповідного документа.

3. Накази Головдержслужби доводяться як документи "до відома". У випадках, коли накази мають чітко визначені контрольні завдання із термінами виконання, то такі завдання ставляться на контроль та доводяться до їх безпосередніх виконавців резолюціями із типом контролю "На дату".

4. Листи між структурними підрозділами завжди мають інформаційний характер, доводяться до виконавців виключно резолюціями "до відома" та не підлягають поставленню на контролю.