Справи постійного і тривалого строків зберігання підлягають такому оформленню: підшивання в обкладинку з твердого картону, нумерація аркушів у справі; складання підсумкового напису; складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів; оформлення обкладинки справи.
8.3.12. Документи тимчасового строку зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не провадиться.
8.3.13. Окремі групи справ постійного строку зберігання, найменування яких не повністю розкривають зміст (справи з постановами, розпорядженнями, наказами, рішеннями тощо), повинні мати внутрішній опис документів у справі. Опис розміщується на початку справи і містить зазначення індексів документів у справі, їх короткий зміст, дату і номери аркушів у справі. Обкладинка справ постійного і тривалого строків зберігання оформляється за встановленою формою.
8.3.14. На обкладинці справи проставляється номер справи за описом і, за погодженням з архівним підрозділом установи, номер опису і фонду.
8.3.15. Опис справ структурного підрозділу складається з дотриманням таких правил:
номер опису структурного підрозділу повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з доданням початкової літери найменування категорії документів, що входять до опису, та останніх двох цифр року, в якому заведені включені до опису справи;
графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку справи. Опис на справи тривалого строку зберігання повинен мати додаткову графу "Строк зберігання, стаття за переліком";
графа опису "Примітка" використовується для позначок про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам установи, про наявність копій тощо;
систематизація справ структурного підрозділу, що включаються до опису, повинна відповідати систематизації за номенклатурою справ як структурного підрозділу, так і установи в цілому;
якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під окремим номером;
у разі внесення до опису підряд кількох справ з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);
справи з особового складу вносяться до опису за алфавітом, тематикою, хронологією.
8.3.16. Описи справ ведуться протягом кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису.
У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням (цифрами і літерами) кількості справ, що значаться за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ).
У річний розділ опису вносяться також справи, не завершені діловодством року. В таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися діловодством, зазначається:
"Документи з цього питання див. також у розділі за _____ рік, N _________".
8.3.17. Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з начальником ВОД і затверджується керівником структурного підрозділу. За наявності в структурному підрозділі ЕК опис до його затвердження розглядається та ухвалюється ЕК.
8.3.18. Опис справ структурного підрозділу складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами до ВОД, а другий залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі.
8.3.19. Описи справ структурних підрозділів є підставою для складання річного розділу зведеного опису справ Головдержслужби України, за яким справи передаються на зберігання до Державного архіву.
8.3.20. Зведений опис справ постійного строку зберігання Головдержслужби України складається у чотирьох примірниках і підлягає обов'язковому затвердженню ЕПК Державного архіву через два роки після завершення справ у діловодстві.
Для затвердження до Державного архіву надсилаються всі чотири примірники описів, один з яких після затвердження залишається у Державному архіві, а решта повертається до Головдержслужби України. Передавати справи до Державного архіву необхідно в установлені строки.
8.3.21. Зведені описи справ тривалого строку зберігання складаються у двох примірниках і оформляються так, як і описи на справи постійного зберігання. Описи справ тривалого строку зберігання Державним архівом не затверджуються.
8.3.24. Справи передаються до архівного підрозділу установи зв'язаними належним чином.
8.3.25. Схоронність документів в установі забезпечується наявністю архівного підрозділу установи згідно із Законом України "Про Національний архівний фонд і архівні установи".
Додаток 1
до Інструкції
Міністерство закордонних
справ України
^
| 3 інтервали
v
Згідно з Протоколом про наміри щодо співробітництва між
Головним управлінням державної служби України та Головою
Управління Цивільної Служби Республіки Польща, підписаним
12 грудня 2000 року, Головдержслужбою України підготовлено проект
робочої програми співробітництва між Головним управлінням
державної служби України і Управлінням цивільної служби Республіки
Польща на 2005 рік.
Просимо сприяння щодо отримання проекту робочої програми
Управлінням цивільної служби Республіки Польща.
Приклад Республіки Польща, як країни - члена Європейського
Союзу, є дуже корисним для України в питаннях здійснення заходів
щодо розвитку та модернізації державної служби з урахуванням
стандартів ЄС.
Враховуючи викладене, звертаємось з проханням:
- підтримати ініціативу Головдержслужби України та сприяти у
зміцненні співпраці з Управлінням цивільної служби Республіки
Польща;
- доручити Посольству України в Республіці Польща підготувати
та надати інформацію про донорські організації, які б могли
здійснити фінансування заходів відповідно до робочої програми.
Просимо інформувати Головдержслужбу України щодо стану
проходження зазначених документів з метою здійснення необхідних
заходів та швидкого реагування.
^
| 1 інтервал
v
Додаток: на 3 арк.
^
| 2 інтервали
v
| Начальник Головдержслужби | Т.Мотренко |
Додаток 2
до Інструкції
Міністру Кабінету Міністрів
України
І.І.Іванову
^
| 2 інтервали
v
Шановний Іване Івановичу!
^
| 1 інтервал
v
Головне управління державної служби України направляє Вам у
порядку інформації копію Пам'ятної записки з питань реформи
державного управління та державної служби місії Світового банку,
що працювала з 25 травня по 7 червня 2004 року, та лист до неї
директора Світового банку по Україні, Білорусі та Молдові Луки
Барбоне.
^
| 1 інтервал
v
Додаток: на 16 арк.
^
| 2 інтервали
v
З повагою
^
| 1 інтервал
v
| Начальник Головдержслужби | Т.Мотренко |
Додаток 3
до Інструкції
Першому заступнику Міністра
Кабінету Міністрів України
І.І.Іванову
На лист від 26.08.2004
N 5712/0/2-04
^
| 2 інтервали
v
Шановний Іване Івановичу!
^
| 1 інтервал
v
Головне управління державної служби України розглянуло Ваш
лист від 26.08.2004 N 5712/0/2-04 щодо погодження виїзду до Канади
з 2 по 24 жовтня 2004 року Загаєцької О.А. з метою участі у
конференції "Інформаційно-телекомунікаційні технології заради
розвитку - від стратегії бачення до дії"".
Згідно з Положенням про Головне управління державної служби
України (пункт 21), затвердженим Указом Президента України від
02.10.99 N 1272, Порядком надання Головному управлінню державної
служби інформації про направлення за кордон державних службовців з
метою навчання, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України
від 26.12.2003 N 2019, погоджуємо подані документи для подальшого
оформлення наказу про службове відрядження за кордон з метою
навчання вказаної особи.
^
| 2 інтервали
v
З повагою
^
| 1 інтервал
v
| Начальник Головдержслужби | Т.Мотренко |
Додаток 4
до Інструкції
Міністерство закордонних
справ України
01018, Київ-18,
Михайлівська пл., 1
^
| 3 інтервали
v
Згідно з Протоколом про наміри щодо співробітництва між
Головним управлінням державної служби України та Головою
Управління Цивільної Служби Республіки Польща, підписаним
12 грудня 2000 року, Головдержслужбою України підготовлено проект
робочої програми співробітництва між Головним управлінням
державної служби України і Управлінням цивільної служби Республіки
Польща на 2005 рік.
Просимо сприяння щодо отримання проекту робочої програми
Управлінням цивільної служби Республіки Польща.
Приклад Республіки Польща, як країни - члена Європейського
Союзу, є дуже корисним для України в питаннях здійснення заходів
щодо розвитку та модернізації державної служби з урахуванням
стандартів ЄС.
Враховуючи викладене, звертаємось з проханням:
- підтримати ініціативу Головдержслужби України та сприяти у
зміцненні співпраці з Управлінням цивільної служби Республіки
Польща;
- доручити Посольству України в Республіці Польща підготувати
та надати інформацію про донорські організації, які б могли
здійснити фінансування заходів відповідно до робочої програми.
Просимо інформувати Головдержслужбу України щодо стану
проходження зазначених документів з метою здійснення необхідних
заходів та швидкого реагування.
^
| 1 інтервал
v
Додаток: на 3 арк.
^
| 2 інтервали
v
| Начальник Головдержслужби | Т.Мотренко |
Додаток 5
до Інструкції
Начальнику Головдержслужби
Т.В.Мотренку
^
| 2 інтервали
v
СЛУЖБОВА ЗАПИСКА
^
| 1 інтервал
v
Від: першого заступника Начальника Головдержслужби БОРСУКА М.О.
^
| 1 інтервали
v
Стосовно: виконання окремого доручення Начальника
Головдержслужби України від 04.05.2006 щодо
розроблення проекту Порядку проведення
щоквартальної наради апарату Головдержслужби України
^
| 1 інтервал
v
Суть питання:
^
| 1 інтервал
v
З урахуванням пропозицій керівників структурних підрозділів
Головдержслужби України управлінням організаційної роботи,
стратегічного планування, документообігу та контролю розроблено
Порядок проведення щоквартальної наради апарату Головдержслужби
України (додається).
^
| 1 інтервал
v
Пропозиції:
^
| 1 інтервал
v
Прошу Вас погодити зазначений Порядок з метою використання
при підготовці та проведенні розширеної щоквартальної апаратної
наради.
^
| 2 інтервали
v
З повагою
"___" ___________ 200_ року М.Борсук
Додаток 6
до Інструкції
(Державний
Герб
України)
ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ДЕРЖАВНОЇ СЛУЖБИ УКРАЇНИ
^
| 2 інтервали
v
Н А К А З
^
| 1 інтервал
v
м. Київ
"___" __________ 2006 року N _________
^
| 1 інтервал
v
Про внесення змін до наказу Головдержслужби від 14.11.2003 N 132
^
| 1 інтервал
v
З метою забезпечення реалізації конституційного права
громадян на звернення і відповідно до статті 22 Закону України
"Про звернення громадян", Указу Президента України від 13.08.2002
N 700 "Про додаткові заходи щодо забезпечення реалізації
громадянами конституційного права на звернення"
^
| 1 інтервал
v
Н А К А З У Ю:
^
| 1 інтервал
v
1. Внести зміни до наказу Головдержслужби від 14.11.2003
N 132, виклавши пункти 4 та 5 у такій редакції:
"4. Управлінню справами (Яремчук І.М.) разом з юридичним
управлінням та департаментом персоналу державних органів та
місцевого самоврядування двічі на рік (у січні та липні)
аналізувати стан роботи зі зверненням громадян, аналітичні довідки
з цього питання надавати Начальникові Головдержслужби.
5. Інформаційно-аналітичному управлінню (Балюк В.В.)
забезпечити оприлюднення аналітичних матеріалів про стан роботи зі
зверненнями громадян у журналі "Вісник державної служби".
2. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого
заступника Начальника Головдержслужби Борсука М.О.
^
| 3 інтервали
v
Начальник Головдержслужби Т.Мотренко
Підготовлено: Погоджено:
управління організаційної роботи, перший заступник
стратегічного планування, Начальника Головдержслужби
документообігу та контролю
________________________ О.Яцуба ___________________ М.Борсук
заступник
Начальника Головдержслужби
_______________ В.Буяльський
заступник
Начальника Головдержслужби
___________________ В.Сороко
заступник
Начальника Головдержслужби
_____________________ В.Ткач
юридичне управління
__________________ В.Баланюк
управління справами
__________________ І.Яремчук
департамент персоналу
державних органів та
місцевого самоврядування
___________________ В.Саєнко
інформаційно-аналітичне
управління
____________________ В.Балюк
управління
організаційно-аналітичного
забезпечення роботи
керівника та кадрової роботи
____________________ Ю.Піжук
Додаток 7
до Інструкції
ПЕРЕЛІК
документів, що не підлягають реєстрації відділом організації документообігу управління організаційної роботи, стратегічного планування, документообігу та контролю Головдержслужби України
1. Копії листів, що надійшли до відома.
2. Телеграми і листи про дозвіл на відрядження і відпустки.
3. Повідомлення про засідання, наради, збори і порядок денний.
4. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.
5. Зведення та інформація, надіслані до відома.
6. Навчальні плани, програми (копії).
7. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.
8. Прейскуранти (копії).
9. Норми витрати матеріалів.
10. Вітальні листи і запрошення.
11. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).
12. Наукові звіти за темами.
13. Місячні, квартальні, піврічні звіти.
14. Форми статистичної звітності.
15. Листи та телеграми з вдячністю щодо власного привітання.
Додаток 8
до Інструкції
------------------------------------------------------------------
|ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ДЕРЖАВНОЇ СЛУЖБИ УКРАЇНИ|2. 09.08.2006 |
| | |
| 1. РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА |--------------------|
| |(Контрольний термін)|
| (доручення) (Доручення) | |
|-------------------------------------------+--------------------|
|3. Реєстраційний N та|4. Кореспондент |5. Вихідні |
|дата документа |м/р Донецька обл. |реєстраційний N та |
| |м. Торез |дата документа |
|N 9410/0/11-06 | |02-32-1519 |
|10.07.2006 14:41:09 | |03.07.2006 |
|-------------------------------------------+--------------------|
|6. Короткий зміст |7. На N |
| |--------------------|
|Про обчислення та зарахування до стажу д/с |8. Відповідальний |
| |підрозділ: |
|9. Резолюція та її автор |02/ |
------------------------------------------------------------------
Додаток 9
до Інструкції
(Державний
Герб
України)
ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ДЕРЖАВНОЇ СЛУЖБИ УКРАЇНИ
01601, м. Київ, вул. Прорізна, 15, тел. приймальня: 279-05-29,
відділ організації документообігу 279-57-90,
E-mail: infau@guds.gov.ua
-----------------------------------------------------------------
____________ N ___________
на N _____________________
Зразок
Додаток 10
до Інструкції
ПЕРЕЛІК
індексів по апарату Головного управління державної служби України
01 Начальник Головдержслужби України
02 Перший заступник Начальника Головдержслужби України
03 Заступник Начальника Головдержслужби України
04 Заступник Начальника Головдержслужби України
05 Заступник Начальника Головдержслужби України
10 Юридичне управління
11 Відділ нормативно-правової роботи та взаємодії з Верховною Радою України
12 Відділ консультативно-правової роботи
20 Управління організаційної роботи, стратегічного планування та контролю
21 Відділ організаційної роботи та стратегічного планування
22 Відділ організації документообігу
23 Відділ контролю
30 Управління організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи
31 Відділ організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника
32 Відділ протоколу та консультацій з громадськістю
40 Департамент персоналу державних органів та місцевого самоврядування
41 Відділ центральних державних органів
42 Відділ моніторингу професійної діяльності державних службовців I-III категорій посад
46 Відділ координації діяльності територіальних підрозділів Головдержслужби
47 Відділ місцевих державних адміністрацій та служби в органах місцевого самоврядування
50 Управління професійного розвитку державної служби та міжнародного співробітництва
51 Відділ професійного розвитку державної служби
52 Відділ міжнародного співробітництва
60 Інформаційно-аналітичне управління
61 Відділ аналітичного супроводження державної служби
62 Відділ інформаційних технологій
63 Сектор електронного урядування
70 Контрольно-інспекційне управління
71 Відділ з питань запобігання проявам корупції
72 Відділ з контролю за дотриманням законодавства з питань державної служби
73 Відділ спецперевірок та службових розслідувань
80 Управління справами
81 Фінансово-бюджетний відділ
82 Відділ господарського обслуговування та матеріально-технічного забезпечення
83 Сектор внутрішнього фінансового контролю
90 Координаційна рада з питань державної служби при Президентові України
91 Методично-консультативна рада з питань державної служби та служби в органах місцевого самоврядування при Головному управлінні державної служби України
92 Редакційна колегія видання "Бібліотека молодого державного службовця"
94 Центр сприяння інституційному розвитку державної служби
95 Сектор кадрової роботи
96 Наукова рада
97 Редколегія журналу "Вісник державної служби України"
98 Громадська рада при Начальнику Головдержслужби України
( Додаток 10 із змінами, внесеними згідно з Наказом Головного управління державної служби N 37 від 08.02.2007 )
Додаток 11
до Інструкції
ЖУРНАЛ
реєстрації працівників, які відбувають у відрядження з Головного управління державної служби України
--------------------------------------------------------------------------
| N | Прізвище, |Посада,| Номер | Прізвище, | Дата |
|п/п| ім'я, по | яку |посвідчення| посада |-----------------------|
| | батькові | він | про |працівника,|відбуття у |прибуття з |
| |відрядженого|займає |відрядження| який |відрядження|відрядження|
| |працівника | |та наказу | підписав | | |
| | | | |посвідчення| | |
| | | | | про | | |
| | | | |відрядження| | |
|---+------------+-------+-----------+-----------+-----------+-----------|
| | | | | | | |
|---+------------+-------+-----------+-----------+-----------+-----------|
| | | | | | | |
|---+------------+-------+-----------+-----------+-----------+-----------|
| | | | | | | |
--------------------------------------------------------------------------
Додаток 12
до Інструкції
ЖУРНАЛ
обліку працівників, які прибувають у відрядження до Головного управління державної служби України
-----------------------------------------------------------------------
| N | Прізвище, | Посада, | Найменування | Дата |
|п/п| ім'я, по | яку | об'єднання, |-----------------------|
| | батькові | займає | підприємства, |відбуття у |прибуття з |
| |відрядженого| | установи, що |відрядження|відрядження|
| |працівника | |видала посвідчення| | |
| | | | про відрядження | | |
|---+------------+---------+------------------+-----------+-----------|
| | | | | | |
|---+------------+---------+------------------+-----------+-----------|
| | | | | | |
|---+------------+---------+------------------+-----------+-----------|
| | | | | | |
-----------------------------------------------------------------------
Додаток 13
до Інструкції
ПЕРЕЛІК ДОКУМЕНТІВ,
на які ставиться гербова печатка
- Акти (списання, експертизи тощо)
- Аркуші погодження проектів нормативно-правових актів
- Довідки (лімітні; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану і належну зарплату тощо)
- Довіреність на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні доручення
- Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень; про здійснення робіт тощо)
- Заявки (на обладнання, винаходи тощо)
- Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції
- Посвідчення про відрядження та доручення на право перевірки органів виконавчої влади
- Кошторис витрат (на утримання апарату управління; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на калькуляцію за договором, на капітальне будівництво тощо)
- Листи гарантійні (на виконання робіт, послуг тощо)
- Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; преміями)
- Протоколи (погодження планів поставок)
- Реєстри (чеків, бюджетних доручень)
- Специфікації (виробів, продукції тощо)
- Статути державних підприємств (об'єднань)
- Титульні списки
- Штатні розписи
- Телеграми
Додаток 14
до Інструкції
ПЕРЕЛІК
форм звітності, затверджених наказом від 13.11.2006 N 374а
------------------------------------------------------------------
|N форми | Назва звіту | Кому надсилається |
|--------+-----------------------------+-------------------------|
|Форма 1 |Звіт про розгляд звернень, |Департамент персоналу |
| |заяв і скарг громадян |державних органів та |
| | |місцевого самоврядування |
|--------+-----------------------------+-------------------------|
|Форма 2 |Звіт про розгляд письмових |Департамент персоналу |
| |звернень, заяв і скарг |державних органів та |
| | |місцевого самоврядування |
|--------+-----------------------------+-------------------------|
|Форма 3 |Звіт про участь в роботі |Департамент персоналу |
| |колегій, регіональних |державних органів та |
| |(координаційних) рад з питань|місцевого самоврядування |
| |державної служби та інших | |
| |комісіях ОДА | |
|--------+-----------------------------+-------------------------|
|Форма 4 |Звіт про моніторинг |Управління організаційно-|
| |громадської думки |аналітичного забезпечення|
| | |роботи керівника та |
| | |кадрової роботи |
|--------+-----------------------------+-------------------------|
|Форма 5 |Звіт про надання методично- |Департамент персоналу |
| |консультативної допомоги |державних органів та |
| | |місцевого самоврядування |
|--------+-----------------------------+-------------------------|
|Форма 6 |Звіт про перевірки та |Контрольно-інспекційне |
| |службові розслідування |управління |
|--------+-----------------------------+-------------------------|
|Форма 7 |Звіт про кількість проведених|Департамент персоналу |
| |семінарів, тренінгів, нарад, |державних органів та |
| |круглих столів, конференцій |місцевого самоврядування |
| |з питань державної служби та | |
| |служби в органах місцевого | |
| |самоврядування | |
|--------+-----------------------------+-------------------------|
|Форма 8 |Звіт про розробку та видання |Департамент персоналу |
| |методичних матеріалів щодо |державних органів та |
| |реалізації функцій та завдань|місцевого самоврядування |
| |територіальних органів | |
| |Головдержслужби | |
|--------+-----------------------------+-------------------------|
|Форма 9 |Звіт щодо запровадження |Департамент персоналу |
| |системи управління якістю |державних органів та |
| |ISO 9001-2001 в органах |місцевого самоврядування |
| |виконавчої влади | |
|--------+-----------------------------+-------------------------|
|Форма 10|Узагальнені відомості про |Департамент персоналу |
| |стан наповнення бази даних |державних органів та |
| |обліку державних службовців |місцевого самоврядування |
|--------+-----------------------------+-------------------------|
|Форма 11|Звіт про висвітлення в ЗМІ |Управління організаційно-|
| |діяльності територіального |аналітичного забезпечення|
| |управління державної служби |роботи керівника та |
| | |кадрової роботи |
|--------+-----------------------------+-------------------------|
|Форма 12|Звіт про передплату журналу |Інформаційно-аналітичне |
| |"Вісник державної служби |управління |
| |України" | |
------------------------------------------------------------------
( Інструкцію доповнено Додатком 14 згідно з Наказом Головного управління державної служби N 37 від 08.02.2007 )