Про затвердження Інструкції з діловодства Головдержслужби України

Наприклад:

Шановний Вікторе Григоровичу!

Шановна Олено Михайлівно!

Після звертання до службової особи ставиться знак оклику і перше слово тексту листа пишеться з великої літери і з абзацу.

5.1.9. Лист умовно ділиться на три логічні частини: вступ, основну частину і висновок. Вступ і висновок мають, як правило, по одному абзацу, а основна частина, якщо вона має відповідний обсяг і в ній порушується кілька питань, може мати кілька абзаців.

5.1.10. В ділових документах, у тому числі листах, перевага надається стилістично нейтральним мовним засобам: стандартна лексика. Відсутність емоційно забарвлених слів, виклад гранично точний, без власних оцінок щодо викладеного.

Якщо лист є відповіддю на низку листів організації, необхідно посилатися на всі їхні номери листів і дати.

5.1.11. У разі відсутності Начальника Головдержслужби України лист підписує особа, яка його заміщає, на відповідному бланку.

Наприклад:

Якщо необхідний ще чийсь підпис після підпису основної особи, то тоді другий підпис ставиться під першим.

Наприклад:

5.1.12. Якщо лист має додатки, то позначку про їх наявність роблять у лівій частині сторінки під текстом з нового рядка.

1. Якщо лист має додатки, про які згадувалося в тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку оформлюють так:

Додаток: на 4 арк.

2. Якщо надсилається кілька примірників додатка, то зазначається кількість (у 2-х прим.).

3. Якщо лист містить не зазначені в тексті додатки, то їх слід перелічити із зазначенням кількості сторінок у кожному з них і кількості примірників, якщо їх надсилається кілька:

Додатки:

1. Проект Розпорядження Секретаріату Президента України на 2 арк.

2. Акт про знищення документів Управління документального забезпечення за 2005 рік на 4 арк., у 2-х примірниках.

3. Якщо лист містить велику кількість додатків, то окремо складають їх список, а в листі після тексту зазначають:

Додаток: відповідно до списку на 3-х аркушах.

5.1.13. Листи складаються у двох примірниках: перший примірник - на бланку Головдержслужби України, другий примірник повинен мати візи усіх виконавців.

У випадку якщо лист підписаний Начальником Головдержслужби України, відповідальний за діловодство у відповідному структурному підрозділі додатково виготовляє його копію.

Накази Головдержслужби України готуються на підпис Начальникові Головдержслужби України в одному примірнику, який повинен мати візи.

Службові записки готуються в одному примірнику разом з проектом доручення Начальника Головдержслужби України або особи, яка його офіційно заміщує.

5.2. Оформлення документів

5.2.1. Службовий документ, що складається у Головдержслужбі України, повинен мати обов'язкові реквізити і стабільний порядок їх розміщення: назву виду документа (не зазначається на листах), дата, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, візи, позначку про виконання документа і направлення його до справи.

Під час підготовки та оформлення документа склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього вимагає призначення документа або його обробка.

5.2.2. Заголовок до тексту документа повинен бути надрукованим жирним шрифтом, містити максимально короткий та точний виклад змісту документа, граматично узгоджуватися з назвою документа, формуватися за допомогою дієслівного іменника і відповідати на питання "про що?", "чого?".

Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим. Текст документа, надрукований на папері формату A5, дозволяється подавати без заголовка.

Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.

5.3. Датування документів

5.3.1. Усі службові документи підлягають датуванню.

Датою документа є дата його підписання та реєстрації у ВОД; для документа, що приймається колегіальним органом, - дата його прийняття; для документа, що затверджується, - дата затвердження.

5.3.2. Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом.

Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад: 13 січня 2005 року слід писати: 13.01.2005.

Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0.

Наприклад: 3 квітня 2005 року слід писати: 03.04.2005.

У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 30 травня 2005 року.

5.3.3. Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження.

5.3.4. Обов'язковому датуванню (з обов'язковим зазначенням часу) і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

5.4. Індексація документів

5.4.1. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів.

5.4.2. Індекси вхідних документів складаються з порядкових номерів у межах групи документів, що реєструються, відповідно до журналів реєстрації, доповнюються зазначенням номера, що означає кількість звернень із зазначеного питання, номера вказаного журналу та останніх двох цифр календарного року.

Наприклад:

вх. N 1234/0/11-06; N 23/0/13-06; N 154/0/14-06.

5.4.3. Індекс вихідного документа складається з трьох груп арабських цифр, дві перші з яких проставляються через косу риску, третя - через тире. Перша група цифр - порядковий номер реєстрації вихідного документа з початку року; друга - індекс структурного підрозділу - виконавця (додаток 10); третя - останні дві цифри календарного року.

Наприклад:

вих. N 4253/12-06, N 521/61-06.

Індексами наказів та розпоряджень, протоколів, довідок є їхні реєстраційні порядкові номери, які присвоюються кожному виду документа окремо в межах календарного року.

Індекси можуть доповнюватися через косу риску індексами за номенклатурою справ, де буде зберігатись документ, та через тире - літерами з питань діяльності.

Наприклад:

накази з основної діяльності - N 24;

накази щодо особового складу - N 13/23-к/о,

розпорядження про відрядження N 102-в;

доручення щодо перевірки органів державної влади - N 14/70.

Облік розпорядчих документів та довідок здійснюється в окремих журналах (форми реєстрації відряджень наведено у додатках 11, 12).

5.4.4. Індекс спільного нормативно-правового акта повинен складатися з індексів установ, що видали його, які проставляються через дріб. Складові частини індексу відокремлюються одна від одної косою рискою.

Наприклад:

415/01-13/27 або 41/68/59.

5.5. Погодження документів

5.5.1. З метою оцінки доцільності документа та встановлення його відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

Погодження може здійснюватися як у Головдержслужбі України посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті документа (згідно з положеннями про відповідні структурні підрозділи та покладеної резолюції) - внутрішнє, так і за її межами - зовнішнє.

5.5.2. Внутрішнє погодження проектів документів, що розробляються на виконання законів України, постанов Верховної Ради України, актів та доручень Президента України, рішень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, проводиться не пізніше ніж у 2-денний строк після закінчення їх розроблення безпосереднім виконавцем в робочому порядку.

Проект документа подається на погодження в окремій папці з обов'язковим зазначенням відповідного структурного підрозділу, прізвища безпосереднього виконавця та внутрішнього контактного телефону.

Проекти таких документів розглядаються Начальником Головдержслужби України або його заступниками відповідно до розподілу обов'язків між Начальником, першим заступником та заступниками Начальника Головдержслужби невідкладно.

5.5.3. Зовнішнє погодження проектів зазначених документів проводиться не пізніше ніж у 3-денний строк після їх реєстрації у відповідному органі виконавчої влади, до якого проект надсилається для розгляду.

5.5.4. Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа посадовою особою.

Віза включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, та дату і час візування.

У разі потреби зазначається найменування посади цієї особи, наприклад:

Віза може проставлятися як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для цього на лицьовому боці останнього аркуша документа не вистачає.

Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в Головдержслужбі України.

5.5.5. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються як правило на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка за такою формою:

Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ.

5.5.6. Проекти нормативно-правових актів Головдержслужби України перевіряються юридичним управлінням Головдержслужби України на відповідність їх законодавству і візуються ними на першому примірнику на зворотному боці останнього аркуша проекту акта після погодження з усіма співвиконавцями.

5.5.7. Зовнішнє погодження проектів зазначених документів проводиться не пізніше ніж у 3-денний строк після їх реєстрації у відповідному органі виконавчої влади, до якого проект надсилається для розгляду.

Зовнішнє погодження проектів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа і включає в себе слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи, з якою погоджується проект документа (включаючи найменування установи), особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження, наприклад:

5.5.8. Якщо зовнішнє погодження проекту документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформляється таким чином:

5.5.9. У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка у самому документі на місці грифу погодження, наприклад:

Аркуш погодження додається. Аркуш погодження оформляється за такою формою:

5.6. Засвідчення документів

5.6.1. Документи засвідчуються підписом, грифом затвердження та печаткою.

5.6.2. Документи підписуються посадовими особами Головдержслужби України відповідно до їх компетенції.

На бланках Головдержслужби України документи підписуються Начальником Головдержслужби України або його заступниками відповідно до їх повноважень, враховуючи вимоги нормативно-правових актів та цієї Інструкції.

Документи, що надсилаються управлінням державної служби Головдержслужби, підписуються Начальником Головдержслужби України, першим заступником, заступниками Начальника Головдержслужби України, а також директором департаменту персоналу державних органів та місцевого самоврядування відповідно до їх компетенції.

Відповіді на листи підписуються першим заступником або заступниками Начальника Головдержслужби України, які розглядали відповідні вхідні документи, якщо інше не передбачено дорученням Начальника Головдержслужби.

5.6.3. За підписом Начальника Головдержслужби або особи, яка його офіційно заміщує, мають надсилатися наступні листи:

на виконання законів України, актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, за виключеннями доручень Кабінету Міністрів України, які передаються на розгляд першому заступникові, заступникам Начальника Головдержслужби України;

висновки Головдержслужби України щодо подань про погодження призначення на посади та звільнення з посад перших заступників міністрів - керівників апаратів, заступників керівників інших центральних органів виконавчої влади, відповідальних за роботу апарату, заступників голів облдержадміністрацій - керівників апаратів, керівників кадрових служб центральних і місцевих органів виконавчої влади, а також керівників центрів перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій;

відповіді на листи за підписом першої особи, надіслані головним розробником проектів нормативно-правових актів щодо їх погодження;

щодо направлення на погодження та внесення в установленому порядку до Кабінету Міністрів України проектів нормативно-правових актів;

листи щодо надання на запит органів державної влади, підприємств, установ, організацій та громадян копій довідок (актів) за результатами проведених перевірок чи службових розслідувань;

відповіді на інші листи центральних органів виконавчої влади та облдержадміністрацій за підписом першої особи, якщо інше не передбачено дорученням Начальника Головдержслужби України до вказаних листів. При цьому проміжні відповіді дописувачам підписуються заступниками Начальника Головдержслужби України відповідно до розподілу обов'язків.

За підписом Начальника Головдержслужби України надсилаються листи щодо погодження продовження терміну перебування на державній службі державним службовцям, які досягли граничного віку.

На бланках структурних підрозділів Головдержслужби України, довідках з окремих питань, при засвідченні копій тощо ставиться підпис посадової особи, у межах компетенції якої робиться відповідь.

5.6.4. Підпис друкується жирним шрифтом в один ряд і складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ надрукований не на бланку, скорочене - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалу імені і прізвища.

Наприклад:

Начальник Головдержслужби України підписує лише перший примірник документа, який йому подається на підпис.

Для оформлення архівних справ виконавцем знімається копія цього документа та додається до другого примірника з візами.

5.6.5. У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня Начальник Головдержслужби України підписує всі перші примірники.

5.6.6. У разі надсилання документа одночасно кільком організаціям підписується тільки оригінал, який залишається у справі Головдержслужби України, а на місця розсилаються засвідчені ВОД примірники.

5.6.7. Документи підписуються, як правило, однією особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), двома або більше особами.

При цьому їх підписи розміщуються один під іншим у послідовності відповідно до посади.

Наприклад:

5.6.8. У разі підписання документа кількома особами однакових посад, їх підписи розміщуються на одному рівні.

Наприклад:

5.6.9. Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні колегіального органу і секретарем (якщо є).

Наприклад:

5.6.10. Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково зазначається посада особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад: "в.о.", "заст.").

Не допускається підписання документа з прийменником "за" або використання косої риски перед найменуванням посади.

5.6.11. Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується відповідними посадовими особами Головдержслужби України, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах.

5.6.12. Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, підпис, ініціали і прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження. Наприклад:

5.6.13. Під час затвердження документа розпорядчим актом на документі зазначається гриф за такою формою:

5.6.14. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

5.6.15. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи повинен завірятися гербовою печаткою (додаток 13).

Гербова печатка ставиться також на договорах, посвідченнях, довіреностях.

Перелік інших документів, які необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається на підставі чинних нормативно-правових актів.

Печатка, яка відтворює найменування Головдержслужби України або структурного підрозділу (негербова), ставиться на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.

Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.

5.7. Адресування документів

5.7.1. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі.

У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх найменування подаються у називному відмінку.

Наприклад:

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи зазначається у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному.

Наприклад:

У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику найменування установи входить до складу найменування посади адресата.

Наприклад:

У разі потреби в реквізиті "Адресат" можуть зазначатися почесне звання та вчений ступінь.

Якщо документ адресується багатьом однорідним організаціям, адресата необхідно зазначати узагальнено.

Наприклад:

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсилку і на кожному документі зазначається тільки один адресат.

5.7.2. До реквізиту "Адресат" може входити адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати правилам користування поштовим зв'язком.

Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам.

Наприклад:

У разі надсилання документа громадянину спочатку зазначається поштова адреса, а потім прізвище та ініціали одержувача.

Наприклад:

5.7.3. У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади та постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається. У цих випадках використовують конверти із завчасно надрукованими адресами.

5.8. Відмітки про проходження та виконання документів

5.8.1. Під час проходження документа в Головдержслужбі України обов'язково робляться такі помітки:

про надходження (реєстрацію) документа - на нижньому полі першого аркуша документа (дата надходження документа, індекс документа) відповідно до п. 3.2 цієї Інструкції;

про взяття документа на контроль - на лівому полі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту) пишеться слово "Контроль" або літера "К";

про виконання документа і направлення його до справи - на нижньому лівому полі першого аркуша документа (коротка довідка про виконання, якщо немає документа про виконання, слова направлення документа до справи, найменування і підпис виконавця).

Наприклад:

Відмітка "До справи" свідчить про те, що робота над документом закінчена.

5.8.2. Кожний документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища і номера службового телефону, які зазначаються на зворотному боці останнього аркуша документа.

Наприклад:

Петренко 277 12 64

5.9. Оформлення копій документів

5.9.1. Копія документа для зовнішнього використання виготовляється і видається тільки з дозволу Начальника Головдержслужби України, його першого заступника чи заступників.

Головдержслужба України може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються нею.

Під час вирішення питань про прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, а також під час формування особових справ працівників установа може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

5.9.2. Копія документа виготовляється рукописним, машинописним способами або засобами оперативної поліграфії.

Під час виготовлення копії рукописним і машинописним способами текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.

Відмітка "Копія" зазначається у верхній правій частині лицьового боку першого аркуша документа.

Напис про засвідчення документа складається із слова "Згідно", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту "Підпис".

Наприклад:

5.9.3. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах, текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення.

Наприклад:

На копіях вихідних документів мають бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців; напис про засвідчення документа, завірений печаткою Головдержслужби України (негербовою) або ВОД.

Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.

5.10. Оформлення додатків до документів

5.10.1. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ в цілому.

Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

5.10.2. Додатки до документів можуть бути трьох видів:

додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);

додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити. У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазначаються у тексті.

Наприклад:

"Розробити і подати на затвердження графік комплексного плану за формою, зазначеною у додатку 1".

Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер.

Відмітка робиться на верхньому правому полі першого аркуша додатка.

Наприклад:

У разі наявності кількох додатків, на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак N перед цифровим позначенням не ставиться.

Додатки до розпорядчих документів повинні підписуватись керівниками структурних підрозділів установи на лицьовій стороні останнього аркуша додатка.

Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформляються у такому порядку:

якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться у тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим.;

якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться у тексті, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки:

1. Довідка про виконання плану розвантажувальних робіт на II квартал 2005 р. на 5 арк. в 1 прим.

2. Графік розвантажувальних робіт на III квартал 2005 р. на 2 арк. в 1 прим.;

якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітка про наявність додатка оформляється таким чином:

Додаток: Висновок санітарно-епідеміологічної комісії 25.01.2005 N 4 і додаток до нього, всього на 21 арк. у 2 прим.;

якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кількість аркушів не зазначається;

при великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається: Додаток: відповідно до опису на _____ арк.;

якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітку про наявність документа оформляють за формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим, на першу адресу.

5.11. Розмноження документів

5.11.1. Порядок розмноження документів засобами розмножувальної техніки визначається Начальником Головдержслужби України, а необхідність розмноження окремих документів - заступниками Начальника Головдержслужби України відповідно до їх компетенції та керівниками структурних підрозділів.

5.11.2. Розмноження невеликих за обсягом документів може здійснюватись безпосередньо відповідальним за діловодство за допомогою засобів оргтехніки, існуючих на його робочому місці.

5.11.3. Розмноження великих за обсягом документів повинно здійснюватися за окремим дорученням Начальника Головдержслужби України або особи, яка виконує його обов'язки.

Для виконання розмножувальних робіт великих за обсягом документів виконавець заповнює замовлення, яке підписує керівник структурного підрозділу, і передає керуючому справами разом із замовленням.

Оригінали документів після виготовлення з них копії повертаються за належністю.

Тиражування і копіювання документів згідно заявок структурних підрозділів здійснюється також через ВОД з наданням номера врахованого екземпляру по списку поширення.

5.12. Порядок подання документів на підпис Начальникові Головдержслужби України

5.12.1. Документи, що подаються для підпису Начальникові Головдержслужби України, приймаються відділом організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника управління організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи не пізніше ніж за один день до терміну, визначеного Начальником Головдержслужби України, щоденно (крім вихідних днів) з 10-00 до 17-00.

Такі документи подаються на розгляд Начальникові Головдержслужби України наступного дня при розгляді пошти.

Виконавець повинен враховувати, що документ перевіряється у вказаному відділі на предмет:

- дотримання контрольних термінів;

- формальної частини;

- змістовної частини.

5.12.2. Документ приймається особисто заступником начальника управління організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи - начальником відділу організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника.

Усі документи, завізовані вказаною особою впродовж дня та прийняті до подальшого розгляду, передаються на розгляд та візування начальникові управління організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи не пізніше 18-00.

5.12.3. Документи на виконання доручень, термін виконання яких визначено Начальником Головдержслужби України 10 і менше днів (такі доручення при розгляді Начальником Головдержслужби України помічаються червоною позначкою "терміново"), а також доручень щодо підготовки проектів нормативно-правових актів (крім службових записок, подань про перенесення термінів та зняття з контролю), можуть бути подані до управління організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи у порядку подання на підпис Начальникові Головдержслужби України, як виняток, у день контролю, визначений дорученням Начальника Головдержслужби України, до 13-00.

Такі документи доповідаються Начальникові Головдержслужби України під час розгляду невідкладних документів.

5.12.4. Управління організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи здійснює контроль за дотриманням структурними підрозділами вимог зазначеного порядку та доповідає Начальникові Головдержслужби України щодо його порушень.

5.12.5. У випадку, якщо документ подається до управління організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи з порушенням вказаних вимог, начальник цього управління, з урахуванням робочого графіка Начальника Головдержслужби України, приймає остаточне рішення щодо доповіді вказаного документа як невідкладного Начальникові Головдержслужби України.

Вказане стосується лише документів без зовнішніх термінів виконання. Щодо можливості зриву термінів виконання по таких документах відповідальність несе виключно керівник структурного підрозділу - головний виконавець зазначеного документа.

6.1. Обробка та організація централізованої розсилки вихідних документів здійснюється працівниками ВОД в день їх одержання від структурних підрозділів або не пізніше наступного робочого дня.

Не допускається надсилання або передача документів без реєстрації документів у ВОД.

6.2. Під час приймання від діловодів вихідних документів обов'язково перевіряється:

правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів;

правильність зазначення адреси;

прізвище та телефон виконавця;

наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

наявність віз на копії документа, що залишається у справах установи;

наявність на документі відмітки про додатки;

відповідність кількості примірників кількості адресатів.

6.3. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться у конверті.

6.4. Документи, що адресуються постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь машинописним або друкарським способом.

6.5. У разі надсилання кореспонденції до інших міст, крім найменування установи, посади та прізвища адресата, слід зазначати точну адресу (поштовий індекс, область, район, місто, вулиця, номер будинку).

6.6. У РКК або в журналі зазначаються номер вихідного документа, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документа і номер справи, в якій буде зберігатися його копія.

6.7. Оригінали наказів, планів, звітів, протоколів тощо залишаються в установах, які є авторами цих документів. В інші установи надсилаються їх завірені копії.

6.8. Документи на електронних носіях надсилаються із супровідним листом в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження електронних носіїв із записаною на них інформацією. Копія супровідного листа підшивається до справи на загальних умовах.

6.9. Вихідні документи та інші поштові відправлення структурні підрозділи та окремі виконавці зобов'язані передавати до ВОД у години, встановлені для цього Інструкцією.

7.1. Контроль у центральному апараті Головдержслужби України, Центрі та управліннях державної служби Головдержслужби України здійснюється відповідно до Порядку здійснення контролю, затвердженого наказом Головдержслужби України від 24 вересня 2007 р. N 254, та Методики процесу "Виконання актів і доручень Президента України та Кабінету Міністрів України.

7.2. Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.

7.3. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання.

7.4. Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:

постановку документів (доручень) на контроль, формування картотеки контрольованих документів;

перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

попередні перевірки і регулювання ходу виконання;

облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);

інформування керівника про хід та підсумки виконання документів (доручень);

повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних зборах, засіданні колегіальних органів;

зняття документів з контролю;

формування картотеки виконаних документів.

7.4. Організацію контролю в Головдержслужбі України за виконанням завдань, визначених законами України, актами та дорученнями Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України здійснює перший заступник Начальника Головдержслужби України.

Безпосередній контроль за виконанням документів/доручень покладається на відділ контролю управління організаційної роботи, документообігу та контролю.

У структурних підрозділах центрального апарату Головдержслужби України, Центрі та управліннях державної служби Головдержслужби України безпосередній контроль за виконанням доручень здійснюють працівники, до посадових обов'язків яких входить здійснення поточного контролю та діловодства.

Їх діяльність, основні завдання, обов'язки, права та відповідальність визначені Типовою інструкцією відповідального за здійснення поточного контролю та діловодства в центральному апараті та управліннях державної служби Головдержслужби України, затвердженою наказом Головдержслужби України від 24.09.2007 N 254.

7.5. Безпосередній контроль за дотриманням термінів виконання доручень першого заступника, заступників Начальника Головдержслужби України, директора департаменту персоналу державних органів та місцевого самоврядування структурними підрозділами центрального апарату

Головдержслужби України та управліннями державної служби Головдержслужби України здійснює відділ контролю управління організаційної роботи, документообігу та контролю за системою "АСД Головдержслужби України".

Загальний контроль в структурних підрозділах центрального апарату та управліннях державної служби Головдержслужби України - відповідальні за здійснення поточного контролю та діловодства.

Персональну відповідальність за невиконання або недотримання термінів виконання зазначених доручень несуть керівники структурних підрозділів центрального апарату Головдержслужби України та керівники управлінь державної служби Головдержслужби України.

8.1. Складання номенклатур справ

8.1.1. Номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві установи, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.

8.1.2. Номенклатура справ є обов'язковим для кожної установи документом, який складається для створення в установі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.

8.1.3. Номенклатура справ Головдержслужби України складається з номенклатури справ окремих структурних підрозділів.

8.1.4. Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється посадовою особою, відповідальною за документообіг у структурному підрозділі, на підставі вивчення документів та підписується керівником.

8.1.5. Після виконання документів вони групуються у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться.

8.1.6. Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, включених до конкретних справ.

Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи органів вищого рівня, далі група організаційно-розпорядчої документації (накази, розпорядження, рішення тощо), планово-звітна документація і листування. У групі листування першими розміщуються справи, що містять листування з органами вищого рівня.

8.1.7. Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) - індекс. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу та порядкового номера в межах підрозділу. У разі наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі із зазначенням: т. 1, т. 2 тощо.

8.1.8. У кінці діловодного року номенклатура справ структурного підрозділу обов'язково закривається підсумковим записом, у якому зазначається кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплює своїм підписом відповідальний працівник.

8.1.9. Номенклатура справ структурного підрозділу складається у трьох примірниках, на кожному з яких обов'язково заповнюються грифи погодження з експертною комісією (ЕК) і керівником ВОД;

перший примірник - зберігається у структурному підрозділі; другий примірник - передається у ВОД Головдержслужби України; третій примірник - використовується для формування справ і пошуків потрібного документа.

8.1.10. Номенклатури справ структурних підрозділів після їх розгляду й аналізу зводяться ВОД в єдину (зведену) номенклатуру справ Головдержслужби України.

8.1.11. Управління державної служби Головдержслужби України складають окремі номенклатури справ, які не включаються у зведену номенклатуру справ Головдержслужби України.

8.1.12. До номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація тощо.

8.1.13. Зведена номенклатура справ Головдержслужби України після її остаточного доопрацювання погоджується з експертно-перевірною комісією (ЕПК) відповідного державного архіву та затверджується Начальником Головдержслужби України.

8.1.14. Як у номенклатурі справ структурного підрозділу, так і у зведеній номенклатурі справ Головдержслужби України протягом діловодного року в графі "Примітка" робляться відмітки про заведення і включення нових справ, про перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ в архівний підрозділ установи та інші установи для їх продовження тощо.

8.1.15. У кінці діловодного року номенклатура справ Головдержслужби України обов'язково закривається підсумковим записом.

Підсумковий запис скріпляє своїм підписом керівник ВОД.

8.1.16. Зведена номенклатура справ складається у трьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з архівною установою.

Примірники зведеної номенклатури справ розподіляються в такому порядку:

перший - зберігається у справі у ВОД;

другий - надсилається до державної архівної установи, з якою погоджувалися примірники номенклатури справ;

третій - розподіляється за розділами між відповідними структурними підрозділами для практичної роботи.

8.1.17. Зведена номенклатура справ установи, як і номенклатура справ структурного підрозділу, щорічно (не пізніше листопада - грудня) переглядається, аналізується і уточнюється.

Зведена номенклатура справ підлягає повторному перескладанню і перепогодженню з державним архівом один раз на п'ять років або у разі змін у структурі, функціях та характері роботи установи.