МІНІСТЕРСТВО УКРАЇНИ У СПРАВАХ СІМ'Ї,
МОЛОДІ ТА СПОРТУ
Н А К А З
| 23.12.2009 N 4405 |
Про ведення договірної роботи в Міністерстві
З метою впорядкування ведення договірної роботи в Міністерстві України у справах сім'ї, молоді та спорту
НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Інструкцію про ведення договірної роботи в Міністерстві України у справах сім'ї, молоді та спорту (додається).
2. Установити, що договори, які укладаються Міністерством України у справах сім'ї, молоді та спорту, підписуються Міністром, першим заступником або заступниками Міністра відповідно до розподілу обов'язків.
3. Міжнародні договори та угоди про співробітництво підписуються Міністром, а у разі його відсутності заступником Міністра, який виконує його обов'язки.
4. Інструкція набирає чинності з 1 січня 2010 року.
5. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.
| Міністр | Ю.О.Павленко |
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Мінсім'ямолодьспорту
23.12.2009 N 4405
ІНСТРУКЦІЯ
про порядок ведення договірної роботи в Міністерстві України у справах сім'ї, молоді та спорту
I. Загальні положення
1.1. Ця Інструкція встановлює порядок підготовки проектів договорів, їх укладання та контролю за виконанням в Міністерстві України у справах сім'ї, молоді та спорту (далі - Міністерство).
1.2. Договір укладається з метою виконання зобов'язань для забезпечення потреб Міністерства.
1.3. Вартість договору погоджується сторонами до початку його виконання і залежить від ефективності, якості, терміну виконання договору та інших критеріїв оцінки.
Міністерство України у справах сім'ї, молоді та спорту має право укладати договори в межах коштів, які виділяються державним бюджетом.
1.4. У разі невиконання або неналежного виконання зобов'язань, сторони несуть відповідальність, передбачену договором та чинним законодавством.
1.5. Ця Інструкція є обов'язковою для виконання посадовими особами та працівниками Міністерства, які беруть участь у веденні договірної роботи.
II. Підготовка проекту договору
2.1. Проект договору готується структурним підрозділом Міністерства, до компетенції якого належать питання, що становлять предмет договору та пов'язаний з його укладанням і виконанням (далі - відповідальний структурний підрозділ), а також подання його на розгляд Міністрові або його заступникові відповідно до розподілу обов'язків.
Проект договору може розроблятися будь-якою із сторін за договором.
2.2. Підготовлений проект договору, завізований в установленому порядку, подається разом із супровідною службовою запискою відповідального структурного підрозділу на розгляд Міністрові або заступникові відповідно до розподілу обов'язків.
2.3. За результатами розгляду, при необхідності, Міністр або його заступники дають доручення керівникам структурним підрозділам Міністерства щодо опрацювання та погодження проекту договору.
III. Погодження проекту договору
3.1. Проект договору обов'язково направляється на опрацювання та погодження голові Тендерного комітету Міністерства (відповідно до компетенції), до юридичної служби та Департаменту економіки та фінансів Міністерства.
3.2. До проекту договору додається вся документація, пов'язана з ним. При погодженні проекту додаткового договору до нього додається копія існуючого договору з усіма додатками.
3.3. Після опрацювання проекту договору у дводенний термін пропозиції структурних підрозділів Міністерства подаються до відповідального структурного підрозділу для узагальнення.
3.4. Проект договору з урахування пропозицій структурних підрозділів Міністерства подається на погодження.
3.5. Погодження оформлюється візуванням проекту договору посадовою особою. Віза включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, та дату візування. У разі потреби зазначається найменування посади цієї особи.
Віза проставляється на лицьовій стороні останнього аркушу проекту договору.
3.6. Зауваження і пропозиції до проекту договору викладаються на окремому аркуші, про що в проекті поряд з візою робиться відповідна відмітка. Зауваження обов'язково доповідаються Міністру та/або його заступникам до підписання договору.
Погодження здійснюється в такому порядку:
- відповідальний структурний підрозділ;
- голова Тендерного комітету Міністерства;
- структурні підрозділи, які опрацьовували проект договору;
- управління правового забезпечення;
- заступники Міністра відповідно до розподілу посадових обов'язків.
3.7. Розбіжності, що виникають між сторонами під час укладання договору, розглядаються відповідальним структурним підрозділом, до компетенції якого належить питання, що становить предмет договору, проект якого надійшов до Міністерства.
3.8. У випадку наявності заперечень щодо умов проекту договору сторона, яка одержала його, складає протокол розбіжностей, про що робиться застереження в договорі, та не пізніше 20-денного строку надсилає іншій стороні два примірника протоколу розбіжностей разом з підписаним договором.
Сторона, яка одержала протокол розбіжностей, зобов'язана протягом 20 днів розглянути його, вжити заходів до врегулювання розбіжностей з іншою стороною, включити до договору всі прийняті пропозиції, а ті розбіжності, що залишились неврегульованими, передати протягом цього ж строку на вирішення господарського суду.
3.9. Договір вважається укладеним, коли між сторонами досягнуто згоди за всіма істотними умовами, підписано всіма сторонами і зареєстровано.
Істотними є ті умови договору, які визнані такими за законом або необхідні для договорів даного виду, а також всі ті умови, щодо яких за заявою однієї із сторін повинно бути досягнуто згоди.
IV. Процедура підписання договору
4.1. Погоджений проект договору передається на підпис Міністру або його заступникові згідно з розподілом обов'язків та представнику іншої сторони за договором.
4.2. Підписаний договір подається на реєстрацію до Департаменту організаційної роботи, планування та комунікацій та заноситься до журналу реєстрації договорів Міністерства.
4.3. Оригінал підписаного договору залишається на зберіганні в структурному підрозділі, який здійснював його реєстрацію. Виконавець договору забезпечує необхідною кількістю копій структурні підрозділи, які контролюють його виконання, управління правового забезпечення та у разі необхідності Тендерний комітет.
V. Відповідальність за ведення договірної роботи
5.1. Відповідальність за ведення договірної роботи, перевірку відповідності виконуваних робіт умовам укладених договорів, строки виконання робіт та порядок дотримання термінів фінансування покладається на структурні підрозділи, що супроводжують договір з моменту його укладання до повного виконання.
5.2. Відповідальність за правильність визначення форм оплати, термінів здійснення оплати та джерела коштів, за рахунок яких здійснюється оплата по договору, покладається на департамент економіки та фінансів.
5.3. Відповідальність за визначення ціни (вартості) товарів, робіт та послуг покладається на:
- у випадку застосування тендерної процедури закупівлі товарів, робіт і послуг за державні кошти - голову Тендерного комітету Міністерства;
- у випадку, коли закупівля товарів, робіт та послуг здійснюється без застосування тендерної процедури - структурний підрозділ Міністерства, до компетенції якого належить питання, що становлять предмет договору.
5.4. Відповідальність за відповідність договірних документів вимогам чинного законодавства, судовій практиці, з метою правового захисту інтересів Міністерства покладається на управління правового забезпечення.
VI. Форма і зміст договору
6.1. Договір повинен містити:
найменування сторін;
предмет договору (найменування робіт (послуг) тощо), характер виконуваної роботи (послуг, що надаються), їх відповідність науковим, технічним, соціальним, економічним та іншим вимогам); зазначені та додаткові вимоги за згодою сторін, можуть бути відображені в додатках до договору;
права та обов'язки сторін;
строк дії договору;
строки і порядок виконання робіт (надання послуг);
вартість робіт (послуг), порядок розрахунків;
відповідальність сторін;
порядок врегулювання спорів;
форс-мажорні обставини;
прикінцеві положення;
реквізити сторін (з необхідними копіями установчих документів та довідок, завірених в установленому порядку);
підпис Міністра або заступника Міністра скріплений печаткою.
6.2. Крім умов, зазначених у п. 6.1, договором можуть бути передбачені інші умови, погоджені сторонами, та такі, що не суперечать чинному законодавству.
6.3. Договір може бути змінений або розірваний за угодою сторін.
Сторона, яка вважає за необхідне змінити або розірвати договір, надсилає пропозицію щодо цього іншій стороні.
Сторона, яка одержала пропозицію про зміну або розірвання договору, повинна відповісти на неї не пізніше ніж через 20 днів після одержання пропозиції. Якщо сторони не досягли згоди щодо зміни або розірвання договору, а також у разі неодержання відповіді у встановлений строк з урахуванням часу поштового обігу, заінтересована сторона має право передати спір на вирішення господарського суду.
VII. Розрахунки за договором
7.1. Розрахунки за виконані за договором зобов'язання здійснюються на підставі вартості, визначеної договором, з урахуванням виконання сторонами договірних зобов'язань та відповідно до строків платежів, передбачених договором (за умови поетапності виконання замовлення).
7.2. У договорі може бути передбачена одноразова оплата вартості зобов'язань за договором у встановлений сторонами термін.
7.3. Під час виконання договору Виконавець повинен погоджувати із Замовником випадки перевищення витрат у порівнянні з договірною ціною. Зазначені погодження оформлюються протоколом узгодження договірної ціни, який підписується сторонами на знак досягнутої згоди та є невід'ємною частиною договору.
7.4. У випадку дострокового виконання договору може передбачатись його дострокове прийняття і оплата за ціною, визначеною у договорі.
7.5. Розрахунок вартості договору складається Виконавцем, а на етапі укладання договору із Замовником підписується останнім на знак досягнутої згоди (про що складається протокол узгодження договірної ціни).
VIII. Порядок приймання виконаних робіт (наданих послуг)
8.1. Приймання робіт (послуг) оформлюється двостороннім актом, який складається сторонами і є підставою для взаємних розрахунків. Від Міністерства акт візується структурним підрозділом, до компетенції якого належать питання, що становлять предмет договору, і підписується заступником Міністра, відповідно до розподілу обов'язків.
8.2. Замовник у термін, встановлений договором, зобов'язаний направити Виконавцю підписаний акт або мотивовану відмову від приймання робіт (послуг).
8.3. У випадку мотивованої відмови Замовника від приймання робіт (послуг), сторонами складається двосторонній акт з переліком необхідних доробок, які виконуватимуться за рахунок Виконавця у відповідні строки.
Сторони в договорі можуть передбачити інший порядок і терміни приймання виконаних робіт (наданих послуг).
8.4. У випадку дострокового виконання договору Замовник вправі достроково прийняти їх за договором.
8.5. У договорі слід передбачити наступне:
Якщо в процесі виконання договору виявиться неминучість отримання негативного результату або недоцільність подальшого його виконання, Виконавець зобов'язаний призупинити його виконання, повідомивши негайно про це Замовника.
У цьому випадку сторони зобов'язані у 30-денний, або інший, обумовлений в договорі термін, розглянути питання про доцільність продовження виконання договору.
8.6. У випадку призупинення чи припинення виконання договору з ініціативи Замовника, понесені Виконавцем фактичні витрати на момент призупинення чи припинення виконання договору відшкодовуються Замовником, якщо інше не передбачено договором.
IX. Відповідальність сторін
9.1. Контроль за належним виконанням умов укладеного договору здійснюється відповідальним структурним підрозділом. У разі виявлення фактів, що свідчать про можливе або наявне невиконання (неналежне виконання) умов договору іншою стороною, відповідальний структурний підрозділ інформує керівництво Міністерства про такі факти для вжиття заходів щодо захисту прав та інтересів Міністерства.
9.2. За невиконання чи неналежне виконання зобов'язань за договором сторони передбачають у договорі відповідальність як в межах діючого законодавства, так і додаткову відповідно за згодою сторін.