Про внесення змін до Інструкції з діловодства у центральному апараті Державного агентства України з інвестицій та інновацій

Відповідно до Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року N 1153, та Національного стандарту України "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. ДСТУ 4163-2003", затвердженого наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 7 квітня 2003 року N 55,

1. Унести до Інструкції з діловодства у центральному апараті Державного агентства України з інвестицій та інновацій, затвердженої наказом Державного агентства України з інвестицій та інновацій від 22 серпня 2006 року N 20 (зі змінами), зміни, що додаються.

2. Управлінню господарського, документального забезпечення та контролю (Н.Дьяченко) довести цей наказ до відома керівників самостійних структурних підрозділів Державного агентства України з інвестицій та інновацій.

3. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1. У тексті Інструкції слова "структурний підрозділ" у всіх відмінках замінити словами "самостійний структурний підрозділ" у відповідному відмінку, слова "архівний підрозділ установи", "архівний підрозділ Держінвестицій" та "архівний підрозділ" у всіх відмінках замінити словом "канцелярія" у відповідному відмінку.

2. Пункт 1.4 розділу 1 після слів "та цієї Інструкції" доповнити словами ", а також виконання функцій архівного підрозділу Держінвестицій".

3. Викласти підпункт 4.1.2 пункту 4.1 розділу 4 в такій редакції:

"4.1.2. Як правило, всі службові документи повинні оформлятися на бланках Держінвестицій. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів та цієї Інструкції з обов'язковим додержанням таких правил:

- встановлюється два види бланків: бланк для листів і бланк для наказів (додатки 6 і 7);

- бланки кожного виду повинні виготовлятися на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої площі) способом;

- бланки документів повинні мати такі поля:

ліве - 30 міліметрів;

праве - 10 міліметрів;

верхнє та нижнє - 20 міліметрів.

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створювані від імені кількох або більше організацій, оформляються не на бланках".

4. У пункті 7.1 розділу 7:

4.1. Підпункти 7.1.11, 7.1.17, 7.1.19 викласти в такій редакції:

"7.1.11. Номенклатура справ самостійного структурного підрозділу складається у трьох примірниках, на кожному з яких обов'язково заповнюються грифи погодження начальником канцелярії;

перший примірник - недоторканний, зберігається у самостійному структурному підрозділі;

другий примірник - передається в канцелярію;

третій примірник - використовується для формування справ і пошуку потрібного документа.

Номенклатури справ самостійних структурних підрозділів після їх розгляду й аналізу зводяться канцелярією в єдину (зведену) номенклатуру справ Держінвестицій.";

"7.1.17. Зведена номенклатура справ Держінвестицій після її остаточного доопрацювання погоджується з експертною комісією Держінвестицій і експертно-перевірною комісією Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України, після чого затверджується Головою Держінвестицій (додаток 15)";

"7.1.19. У кінці діловодного року номенклатура справ Держінвестицій обов'язково закривається підсумковим записом. Підсумковий запис скріпляє своїм підписом начальник канцелярії".

4.2. Доповнити підпунктами 7.1.20 та 7.1.21 такого змісту:

"7.1.20. Зведена номенклатура справ складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з Центральним державним архівом вищих органів влади та управління України.

Примірники зведеної номенклатури справ розподіляються в такому порядку:

перший - зберігається у справі в канцелярії;

другий - передається до канцелярії для здійснення контролю за формуванням справ у самостійних структурних підрозділах;

третій - надсилається до Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України;

четвертий - розподіляється за розділами між відповідними самостійними структурними підрозділами для практичної роботи.

7.1.21. Зведена номенклатура справ Держінвестицій, як і номенклатура справ самостійного структурного підрозділу, щорічно (не пізніше листопада - грудня) переглядається, аналізується і уточнюється. Після внесення змін зведена номенклатура справ передруковується і затверджується Головою Держінвестицій.

Зведена номенклатура справ підлягає повторному перескладанню і перепогодженню з Центральним державним архівом вищих органів влади та управління України один раз на п'ять років, або у разі змін у структурі, функціях та характері роботи Держінвестицій".

5. Розділ 8 викласти в такій редакції:

"8. Підготовка справ до зберігання та використання

8.1. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання повинні здаватися в канцелярію для наступного зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися в канцелярію за погодженням з Головою Держінвестицій.

8.2. Описи справ постійного, тривалого та тимчасового строку зберігання складаються у двох примірниках і оформляються за формою згідно з додатками 17, 18.

8.3. Документи Держінвестицій групуються у справи після закінчення діловодного року. Справи постійного і тривалого строків зберігання підлягають такому оформленню: підшивання в обкладинку з твердого картону, нумерація аркушів у справі; складання внутрішнього опису документів (додаток 19); складання підсумкового напису (додаток 20); оформлення обкладинки справи.

8.4. Документи тимчасового строку зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться.

8.5. Обкладинка справ постійного і тривалого строків зберігання оформляється за встановленою формою (додаток 21).

8.6. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи.

8.7. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словом.

8.8. Опис справ самостійного структурного підрозділу складається з дотриманням таких правил:

номер опису самостійного структурного підрозділу повинен складатися з цифрового позначення самостійного структурного підрозділу за номенклатурою справ з доданням початкової літери найменування категорії документів, що входять до опису, та останніх цифр року, в якому заведені включені до опису справи.

Наприклад, описи справ постійного, тривалого строків зберігання Юридичного департаменту (08), що значаться за номенклатурою справ і заведені у 2006, будуть мати номери: 08 П-06; 08 Т-06;

графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку справи. Опис на справи тривалого строку зберігання повинен мати додаткову графу "Строк зберігання, стаття за переліком";

графа опису "Примітка" використовується для позначок про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим самостійним структурним підрозділам, про наявність копій тощо;

кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під окремим номером;

у разі внесення до опису підряд кількох справ з однаковим заголовком, зазначається повністю лише заголовок першої справи, а інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю).

8.9. Описи справ ведуться протягом кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням (цифрами і літерами) кількості справ, що значаться за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ).

У річний розділ опису вносяться також справи, не завершені діловодством року. В таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувались діловодством, зазначається: "Документ з цього питання див. також у розділі за ____ рік, N ____".

8.10. Опис справ самостійного структурного підрозділу підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з начальником канцелярії і затверджується керівником самостійного структурного підрозділу.

8.11. Опис справ самостійного структурного підрозділу складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами в канцелярію, а другий залишається як контрольний примірник у самостійному структурному підрозділі.

8.12. Описи справ самостійних структурних підрозділів є підставою для складання зведеного опису справ Держінвестицій, за яким справи передаються на зберігання до Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України.

8.13. Канцелярія складає зведений опис справ постійного строку зберігання Держінвестицій у чотирьох примірниках і подає його на затвердження експертно-перевірній комісії Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України через два роки після завершення справ у діловодстві. Канцелярія надсилає для затвердження до Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України всі чотири примірники описів, один з яких після затвердження залишається у вказаному архіві, а решта повертається Держінвестицій.

Відповідно до затверджених описів канцелярія передає справи до Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України в установлені строки.

8.14. Канцелярія складає зведені описи справ тривалого строку зберігання у двох примірниках і забезпечує їх оформлення так, як і описів на справи постійного зберігання.

8.15. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого строків зберігання передаються самостійними структурними підрозділами в канцелярію через два роки після завершення їх у діловодстві (наприклад, справи за 2006 рік передаються в канцелярію у 2009 році). Справи тимчасового строку зберігання залишаються в самостійному структурному підрозділі.

Передача справ в канцелярію здійснюється за графіком, складеним канцелярією, погодженим з керівниками самостійних структурних підрозділів і затвердженим Головою Держінвестицій.

Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві для поточної роботи, канцелярія оформляє видачу справ у тимчасове користування.

8.16. Прийом (передача) кожної справи здійснюється працівником канцелярії в присутності працівника, який відповідає за діловодство у самостійному структурному підрозділі, за умови повного упорядкування та оформлення справи. Справи постійного та тривалого строку зберігання передаються самостійними структурними підрозділами в канцелярію за описами. У кінці кожного примірника опису начальник канцелярії розписується в прийнятті справ з обов'язковим зазначенням цифрами і літерами кількості переданих до канцелярії справ, проставляє дату. Один примірник опису повертається самостійному структурному підрозділу, всі інші залишаються в канцелярії."

6. Додатки 6, 7 та 15 викласти в такій редакції:

7. Доповнити Інструкцію додатками 17-21 такого змісту: