Про затвердження Інструкції з діловодства у центральному апараті Державного агентства України з інвестицій та інновацій

У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснюють їх керівники.

6.2. Строки виконання документів

6.2.1. Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення строку виконання. Строки виконання можуть бути вказані у самому документі або встановлені актами законодавства (додаток 11).

6.2.2. Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані не пізніш як за 30 календарних днів, а документи з позначкою "терміново" - протягом 7 робочих днів від дати підписання документа. У цьому разі для підготовки доручення до документа надається один день.

6.2.3. Строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності - посадової особи, яка її заміщає. У разі потреби, строк може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніш як за 3 робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа без зазначення строку - до закінчення 30-денного строку від дати його одержання.

6.2.4. Розглядає і встановлює строк виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, Голова Держінвестицій особисто (відразу після реєстрації документа).

6.2.5. Доопрацювання проектів документів, повернутих Кабінетом Міністрів України розробнику, проводиться не пізніше ніж у 5-денний строк після підписання відповідного доручення, якщо у дорученні не зазначено інше.

Пропозиція щодо продовження строку виконання акта або доручення Президента України, надісланого Кабінетом Міністрів України, подається Держінвестицій до Секретаріату Кабінету Міністрів України разом з проектом листа Главі Секретаріату Президента України за 7 днів до закінчення встановленого строку.

6.3. Здійснення контролю за виконанням документів

6.3.1. Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:

- постановку документів (доручень) на контроль, формування картотеки контрольованих документів;

- перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

- попередні перевірки і регулювання ходу виконання;

- облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);

- інформування керівництва про хід та підсумки виконання документів (доручень);

- повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних зборах, засіданні колегіального органу;

- зняття документів з контролю;

- формування картотеки виконаних документів.

6.3.2. Контроль за виконанням документів здійснюється на реєстраційно-контрольних картках (РКК). Під час взяття документа на контроль на лівому полі його першого аркуша проставляється штамп "Контроль" або літера "К", після чого документ передається виконавцеві, а додатковий примірник РКК ставиться до контрольної картотеки.

6.3.3. РКК документів, що перебувають на контролі, групуються в спеціальній контрольній картотеці або у відповідному розділі довідкової картотеки за термінами виконання документів, за виконавцями, групами документів (постанови, розпорядження, накази, рішення тощо).

6.3.4. Дані про хід виконання документів, одержані шляхом телефонного запиту або під час проведення перевірки структурного підрозділу - виконавця, вносяться до РКК у графу "Контрольні відмітки". При цьому попередні записи не закреслюються.

6.3.5. Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішені і кореспонденту дано відповідь по суті.

6.3.6. Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та особа, яка поставила його на контроль; при цьому на документі і РКК робиться помітка про зняття з контролю. Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до РКК.

6.3.7. Дані про наслідки виконання взятих на контроль документів періодично узагальнюються і доповідаються керівництву Держінвестицій (додатки 12, 13).

7.1. Складання номенклатур справ

7.1.1. Номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві Держінвестицій, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.

7.1.2. Номенклатура справ є обов'язковим документом, який складається для створення в Держінвестицій єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.

7.1.3. Номенклатура справ Держінвестицій складається з номенклатур справ окремих структурних підрозділів.

7.1.4. Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, із залученням фахівців, підписується керівником структурного підрозділу та обов'язково погоджується з керівником архівного підрозділу установи (додаток 14).

7.1.5. Номенклатура справ структурного підрозділу складається на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності.

7.1.7. Після виконання документів вони групуються у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться.

7.1.8. Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, включених до конкретних справ. Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи органів вищого рівня, далі група організаційно-розпорядчої документації самої установи (накази, розпорядження, рішення тощо), планово-звітна документація і листування. У групі листування першими розміщуються справи, що містять листування з органами вищого рівня.

7.1.9. Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) - індекс. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера в межах підрозділу. У разі наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі із зазначенням: т. 1, т. 2 тощо.

7.1.10. У кінці діловодного року номенклатура справ структурного підрозділу обов'язково закривається підсумковим записом, у якому зазначається кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплює своїм підписом особа, відповідальна за діловодство у структурному підрозділі.

7.1.11. Номенклатури справ структурних підрозділів після їх розгляду й аналізу зводяться канцелярією в єдину (зведену) номенклатуру справ Держінвестицій.

7.1.12. Організації, які належать до сфери управління Держінвестицій, складають окремі номенклатури справ, які не включаються у зведену номенклатуру справ Держінвестицій.

7.1.13. Під час розроблення єдиної номенклатури справ Держінвестицій, крім зведення номенклатур структурних підрозділів, вивчається й аналізується діяльність Держінвестицій в цілому. При цьому використовуються положення про Держінвестицій та його структурні підрозділи; штатні розписи; номенклатури та описи справ за минулі роки; класифікатори документів і кореспондентів; РКК; типові та відомчі переліки документів із зазначенням строків зберігання документів, а також враховуються завдання Держінвестицій, на наступний рік.

7.1.14. Під час складання зведеної номенклатури справ використовуватися структурний принцип її внутрішньої побудови.

Підзаголовком у такій номенклатурі справ є найменування структурного підрозділу. При цьому першим розділом номенклатури необхідно зазначати канцелярію.

7.1.15. Як до номенклатури справ структурного підрозділу, так і до зведеної номенклатури справ Держінвестицій включаються найменування справ, що відображають всі документовані ділянки роботи.

Справи з питань, вирішення яких триває більше одного року (перехідні справи), вносяться до номенклатури справ кожного року протягом всього терміну їх вирішення.

7.1.16. До номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація тощо.

7.1.17. Зведена номенклатура справ після її остаточного доопрацювання затверджується Головою Держінвестицій (додаток 15).

7.1.18. Як у номенклатурі справ структурного підрозділу, так і у зведеній номенклатурі справ Держінвестицій протягом діловодного року в графі "Примітка" робляться відмітки про заведення і включення нових справ, про перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ в архівний підрозділ Держінвестицій та інші установи для їх продовження тощо.

7.1.19. У кінці діловодного року номенклатура справ обов'язково закривається підсумковим записом. Про наявність заведених за рік справ повідомляється архівний підрозділ Держінвестицій.

7.2. Формування справ

7.2.1. Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

7.2.2. Під час формування справ слід дотримуватись таких правил:

- не допускати включення до справ чорнових, особистих, дублетних документів, документів, що підлягають поверненню, та розмножених копій;

- групувати у справи документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ). Особові справи формуються протягом всього часу роботи особи в Держінвестицій;

- групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового строків зберігання.

- включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім всі інші в логічній послідовності;

- якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, заводиться нова справа з обов'язковим внесенням її найменування та строку зберігання в діючу номенклатуру справ;

- справа не повинна перевищувати 250 аркушів.

7.2.3. Документи всередині справи групуються у хронологічному чи логічному порядку або у їх поєднанні.

7.2.4. Розпорядчі документи разом з додатками групуються у справи за їх характером і хронологією.

Статути, положення, інструкції та інші документи, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і розміщуються разом із зазначеними документами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, то їх групують в окремі справи.

Накази з основної діяльності; про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників; про надання відпусток; про накладення стягнення на працівника, відрядження працівників, з адміністративно-господарських питань тощо групуються у різні справи.

7.2.5. Документи засідань колегіального органу групуються у дві справи:

- протоколи і документи до них (доповіді, довідки тощо);

- документи з організації засідань (порядок денний, проекти та копії рішень тощо).

Протоколи групуються у хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань систематизуються за датами та номерами протоколів; всередині групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним.

7.2.6. Доручення органів вищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності. При невеликій кількості таких документів вони формуються в одну справу. Всередині справи документи систематизуються за датами доручень.

7.2.7. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справах окремо від проектів цих документів.

7.2.8. Листування групується за змістом та кореспондентським принципом і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.

7.2.9. Документи в особових справах групуються у хронологічному порядку в міру їх надходження у такій послідовності: внутрішній опис документів, включених до справи; заява про прийняття на роботу; направлення або подання; особовий листок обліку кадрів; автобіографія, документи про освіту, витяги з наказів про призначення, переведення, звільнення; доповнення до особового листка обліку кадрів; доповнення до особового листка про заохочення; довідки та інші документи.

Довідки місця проживання, медичні довідки про стан здоров'я та інші аналогічні документи групуються в окремі справи тимчасового зберігання і до особових справ не включаються.

Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища тощо до особової справи не включаються у зв'язку із внесенням відомостей про це у доповнення до особового листка обліку кадрів.

7.2.10. Особові рахунки працівників та інші подібні документи систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку.

7.2.11. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в Держінвестицій та його структурних підрозділах здійснюється канцелярією.

7.3. Оперативне зберігання документів

7.3.1. Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх в архівний підрозділ Держінвестицій зберігаються за місцем їх формування у справах.

З метою підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

7.3.2. У разі зберігання справ у структурних підрозділах, схоронність документів і справ забезпечується керівниками структурних підрозділів і посадовими особами, відповідальними за діловодство.

7.3.3. Видача справ у тимчасове користування стороннім установам здійснюється з дозволу Голови Держінвестицій. На видану справу заводиться карта-замінник справи, у якій зазначається структурний підрозділ, номер справи, дата її видачі, кому справа видана, дата її повернення. Передбачаються графи для підписів в одержанні і прийомі справи.

7.3.4. Вилучення документа із справи постійного строку зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документа допускається з дозволу керівництва Держінвестицій з обов'язковим залишенням у справі завіреної копії документа.

8.1. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання повинні здаватися в архівний підрозділ Держінвестицій для наступного зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися в архівний підрозділ.

8.2. Підготовка документів до зберігання, використання та знищення визначається окремим наказом Держінвестицій.

9.1. Робота Сектору документального забезпечення та контролю (діловодної служби) регламентується положенням про неї, яке розробляється на основі Положення про Держінвестицій і цієї Інструкції та затверджується наказом Держінвестицій.

9.2. Діяльність працівників діловодної служби регламентується посадовими інструкціями, які розробляються нею на підставі Кваліфікаційного довідника посад керівників, спеціалістів і службовців і затверджуються Головою Держінвестицій.

1. Листи, що надійшли в копії до відома.

2. Телеграми і листи про дозвіл на відрядження і відпустки.

3. Повідомлення про засідання, наради, збори і порядок денний.

4. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.

5. Зведення та інформація, надіслані до відома.

6. Навчальні плани, програми (копії).

7. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.

8. Прейскуранти (копії).

9. Норми витрати матеріалів.

10. Поздоровні листи і запрошення.

11. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).

12. Наукові звіти за темами.

13. Місячні, квартальні, піврічні звіти.

14. Форми статистичної звітності.

1. Акти (перевірок і ревізій, експертизи, передачі справ).

2. Завдання (на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо).

3. Звіти (про відрядження, науково-дослідні роботи тощо).

4. Кошториси витрат (на утримання будинків, приміщень, споруд тощо).

5. Нормативи (витрачання сировини, матеріалів, електроенергії; технологічного проектування; чисельності працівників тощо).

6. Переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; типових документальних матеріалів із зазначенням строків зберігання документів тощо).

7. Плани (науково-дослідних робіт; роботи колегії, науково-технічної ради, наукової ради тощо).

8. Програми (проведення робіт і заходів, відряджень тощо).

9. Розцінки на здійснення робіт.

10. Статути державних підприємств.

11. Структура і штатна чисельність.

12. Форми уніфікованих документів.

13. Штатні розписи.

1. Акти (прийому об'єктів, обладнання, виконання робіт; списання; експертизи тощо).

2. Аркуші погодження проектів нормативно-правових актів.

3. Довідки (лімітні; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану і належну зарплату тощо).

4. Довіреність на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, платіжні доручення.

5. Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень; про здійснення робіт тощо).

6. Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.

7. Посвідчення про відрядження.

8. Кошторис витрат (на утримання апарату; на калькуляцію за договором, на капітальне будівництво тощо).

9. Листи гарантійні (на виконання робіт, послуг тощо).

10. Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; преміями).

11. Протоколи (погодження планів поставок).

12. Реєстри (чеків, бюджетних доручень).

13. Специфікації (виробів, продукції тощо).

14. Статути державних підприємств.

15. Титульні списки.

16. Штатні розписи.

1. Депутатський запит - не пізніш як у 15-денний строк з дня його одержання або інший строк, установлений Верховною Радою України.

2. Звернення народного депутата України та депутата місцевої Ради народних депутатів - протягом не більш як 10 днів з дня одержання.

3. Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня - до зазначеного в них терміну або протягом 30 днів.

4. Звіт бухгалтерський і баланс річний: розгляд, затвердження і повідомлення рішень за ними у 15-денний строк з дня одержання.

5. Телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, - до 2 днів, решта - протягом 10 днів.

Примітка. Графи шоста, сьома і восьма заповнюються у структурному підрозділі.

Примітка. Якщо річний документообіг перевищує 25 тисяч, зведення може бути доповнене графами за видами документів (накази, рішення колегії тощо).