АСОЦІАЦІЯ "ПЕРША ФОНДОВА ТОРГОВЕЛЬНА СИСТЕМА"
N 4 від 10.02.2000
м.Київ
Затверджено
рішенням Ради Асоціації "ПФТС"
від 10 лютого 2000 р. N 4
Погоджено
Державною комісією з цінних
паперів та фондового ринку
Стандарти внутрішнього обліку та операційних процедур бек-офісу
1. Загальні положення
1.1. Ці стандарти розроблені з урахуванням правил, звичаїв та практики цивілізованої діяльності на розвиненому фондовому ринку і встановлюють правила організації роботи бек-офісу для всіх компаній - членів Асоціації незалежно від підпорядкування, форми власності та організаційно-правової форми члена Асоціації.
1.2. Всі компанії - члени Асоціації мають готувати на постійній основі та зберігати визначений період часу записи, які чітко відображають їхні фінансові активи та зобов'язання перед своїми клієнтами та контрагентами, що є необхідною передумовою для забезпечення їхньої роботи з цінними паперами згідно з правилами комерційної честі, справедливості та відповідними принципами торгівлі.
1.3. Згідно до цих Стандартів компанії - члени Асоціації складають внутрішнє Положення про організацію роботи бек-офісу компанії.
1.4. Ці стандарти визначають лише необхідність відповідної інформації в системі бек-офісу компанії, а не форму та спосіб ведення записів.
2. Терміни та визначення
В цих стандартах терміни вживаються в такому значенні:
Бек-офіс підрозділ або відповідальна особа
компанії, що забезпечує виконання та
облік операцій з цінними паперами у
роботі з клієнтами та контрагентами
компанії в електронній та/або
документарній формі
Клієнт фізична або юридична особа,
розпорядження якої виконуються
компанією
Компанія торговець цінними паперами, що має
дозвіл Державної комісії по цінних
паперах та фондовому ринку на
здійснення діяльності по випуску
та обігу цінних паперів, та є членом
Асоціації "ПФТС"
Контрагент будь-яка фізична чи юридична особа, з
якою компанія укладає угоди по
операціям з цінними паперами
Операції з цінними паперами діяльність, що здійснюється компанією
для виконання своїх зобов'язань перед
клієнтом чи контрагентом щодо
придбання у власність чи відчуження
цінних паперів
Тікет (розпорядча записка) первинний документ бек-офісу, що
фіксує досягнення домовленості з
контрагентом та суттєві умови угоди
Уповноважений представник Співробітник Асоціації ПФТС, на якого
покладені відповідні повноваження
Фінансові активи грошові кошти та цінні папери.
3. Завдання бек-офісу
3.1. Проведення звірки з контрагентами щодо умов угоди.
3.2. Підготовка та оформлення документів по угодах з цінними паперами.
3.3. Контроль за виконанням етапів угоди та внутрішній облік операцій за угодами з цінними паперами.
3.4. Внутрішній облік фінансових активів компанії та клієнтів.
4. Структура бек-офісу
4.1. Організаційна структура бек-офісу залежить від кількості персоналу, характеру діяльності і обсягу операцій.
4.2. Компанії повинні мати особу, відповідальну за роботу бекофісу. Компанії повідомляють ПФТС про цю особу та її контактні телефони.
5. Облікові процедури бек-офісу
5.1. Облік операцій в системі бек-офісу забезпечує достовірний облік та контроль коректного введення інформації щодо операцій з фінансовими активами.
5.2. Облік операцій в бек-офісі здійснюється на таких етапах:
- отримання тікету;
- звірка умов угоди;
- складання договору;
- виконання зобов'язань за договором;
- виконання операцій.
5.3. Тікет має містити:
- дата та час складення;
- параметри цінного паперу, що є об'єктом угоди;
- вид угоди: купівля/продаж/репо/міна;
- цінові та кількісні параметри;
- дані про контрагента;
- вид діяльності: комісійна/комерційна/управління активами інвестиційних фондів/первинне розміщення цінних паперів;
- умови грошових розрахунків та поставки цінних паперів;
- номер угоди організатора торгівлі.
5.4. Звірка умов угоди включає електронний та/або паперовий обмін інформацією між компанією і контрагентами, який дає можливість перевірити і узгодити суттєві умови угоди.
5.5. Облік операцій в бек-офісі здійснюється компанією в реєстрах первинного обліку. Записи до реєстрів мають бути внесені не пізніше одного робочого дня після отримання інформації бек-офісом.
5.6. Реєстри первинного обліку забезпечують облік такої інформації:
- номер та дата складання тікету;
- номер угоди на організованих ринках;
- вид угоди: купівля/продаж;
- параметри угоди: ЄДРПОУ емітента, вид цінних паперів, кількість цінних паперів, номінальна вартість, вартість пакета;
- форма випуску: документарна, документарна знерухомлена, бездокументарна;
- місцезнаходження цінних паперів;
- номер та дата підписаного договору;
- дати зміни права власності та сплати/надходження грошових коштів;
- дата закриття угоди;
- особливі примітки.
Реєстри первинного обліку мають надавати можливість отримувати інформацію про фінансові активи клієнтів та компанії.
5.7. Для забезпечення точності в реєстрах первинного обліку компанія повинна фізично перевіряти і рахувати всі цінні папери, що зберігаються у сейфі компанії, і зводити всі позиції, що підлягають контролю компанії, але не є у фізичному володінні. Результати треба порівнювати з обліковими записами компанії. Контроль мають здійснювати дві особи, функція одної з яких безпосередньо не пов'язана з веденням обліку. Журнал квартальної перевірки підписується особами, які здійснювали підрахунок.
5.8. Операції купівлі у дрібних власників обліковуються відповідно до внутрішнього Положення про організацію роботи бек-офісу компанії.
6. Облік та звітність по фінансових активах клієнтів
6.1. Компанія здійснює облік фінансових активів клієнтів окремо від обліку власних фінансових активів компанії.
6.2. В своєму внутрішньому обліку компанії ведуть рахунки всіх своїх клієнтів окремо від власних рахунків, незалежно від форми договору і частоти проведення операцій з даним клієнтом.
6.3. Забороняється використання фінансових активів клієнтів без розпорядження клієнта, крім випадків, спеціально обумовлених в договорі з клієнтом.
6.4. Бек-офіс зобов'язаний згідно з умовами договору надавати клієнтам періодичну звітність щодо стану фінансових активів клієнта та операцій з ними.
6.5. Бек-офіс зобов'язаний надавати клієнтам документи та/або інформацію, отриману від емітента цінних паперів, або його агента, що є необхідною для реалізації прав на цінні папери.
6.6. На вимогу клієнта бек-офіс не менше одного разу на місяць готує та тим чи іншим чином надає клієнту первинну звітну документацію (угоду, копію платіжного доручення, виписки з реєстру і т. п.) з метою бухгалтерського обліку та оподаткування відповідно до існуючої практики обліку та документообігу і порядком розрахунків, передбачених договором з клієнтом.
6.7. На вимогу клієнта звітність перед ним здійснюється з такою періодичністю:
- не менше одного разу на місяць, якщо по рахунку клієнта проводились операції протягом цього періоду;
- не менше одного разу в квартал, якщо по рахунку клієнта не проводились операції протягом цього періоду, але існує залишок грошей та/або цінних паперів на рахунку.
7. Виконання членами Асоціації цих Стандартів
7.1. Асоціація має право на здійснення планових перевірок на відповідність організації системи бек-офісу компанії цим Стандартам. Планові перевірки проводяться не частіше одного разу на рік. Планові перевірки забезпечують перевірку системи організації та ведення бек-офісу компанії, а не зміст інформації про клієнтів, контрагентів та фінансові активи компанії та клієнтів.
7.2. Планові перевірки проводяться уповноваженим представником Асоціації за типовою формою, затвердженою Радою Асоціації (Додаток 1 до цих Стандартів).
7.3. Асоціація має право на здійснення позачергових перевірок компаній у випадку дисциплінарних та арбітражних слухань.
7.4. Компанія повинна надавати Асоціації належним чином оформлені виписки та копії з книг та записів у випадках, коли це необхідно для здійснення арбітражних або дисциплінарних процедур.
7.5. Компанія не перешкоджає та сприяє уповноваженому представнику Асоціації здійснювати перевірки.
7.6. Асоціація зобов'язана:
- письмово повідомляти про проведення планової перевірки роботи бек-офісу компанії - члена Асоціації за місяць до початку перевірки;
- надавати компанії документи, що підтверджують повноваження представника Асоціації на здійснення перевірки;
- зберігати конфіденційність інформації, отриманої під час проведення перевірки.
Додаток 1
Типова форма планових перевірок компаній - членів Асоціації "ПФТС" на відповідність Стандартам внутрішнього обліку та операційних процедур бек-офісу
-----------------------------------------------------------------
N | Питання
--+--------------------------------------------------------------
1.| Чи існує в компанії бек-офіс як функціонально відокремлений
| підрозділ?
--+---------------------------------------------------------------
2.| Чи існує в компанії особа, відповідальна за роботу бек-офісу?
--+---------------------------------------------------------------
3.| Чи існує в компанії програмний продукт з автоматизації роботи
| бек-офісу?
--+---------------------------------------------------------------
4.| Чи існує в компанії внутрішнє Положення про організацію роботи
| бек-офісу?
--+---------------------------------------------------------------
5.| Чи відображається в реєстрах внутрішнього обліку необхідна
| інформація, зазначена в Стандартах?
--+---------------------------------------------------------------
6.| Чи зберігається в компанії необхідна первинна документація?
--+---------------------------------------------------------------
7.| Чи забезпечує організація обліку в бек-офісі повний і
| адекватний облік фінансових активів компанії та клієнтів?
--+---------------------------------------------------------------
8.| Чи передбачає система бек-офісу процедури внутрішнього
| контролю?
------------------------------------------------------------------
Рекомендації щодо організації та ведення системи бек-офісу:
Недоліки, які необхідно усунути:
Термін усунення недоліків:
Підпис уповноваженої особи ПФТС
Підпис особи, відповідальної
за роботу бек-офісу компанії