ДЕРЖАВНА СУДОВА АДМІНІСТРАЦІЯ УКРАЇНИ
Н А К А З
| 02.03.2009 N 27 |
Про розроблення системи управління якістю
На виконання постанови Кабінету Міністрів України від 11 травня 2006 р. N 614 "Про затвердження Програми запровадження системи управління якістю в органах виконавчої влади" та з метою ефективності діяльності структурних підрозділів, активізації роботи щодо впровадження системи управління якістю в структурних підрозділах за стандартом ДСТУ ISO 9001-2001, забезпечення функціонування системи управління якістю в Державній судовій адміністрації України
НАКАЗУЮ:
1. Розробити систему управління якістю в Державній судовій адміністрації України (далі - ДСА України) відповідно до національного стандарту ДСТУ ISO 9001-2001 (далі - система управління якістю).
2. Призначити:
2.1. Лиханського В.О., першого заступника Голови ДСА України, головним уповноваженим представником керівництва з питань системи управління якістю в ДСА України.
2.2. Уповноважених з питань розроблення, впровадження та забезпечення функціонування системи управління якістю в структурних підрозділах ДСА України відповідно до списку, що додається (додаток 1);
2.3. Полонську Л.С., головного спеціаліста відділу організаційної роботи управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю, спеціалістом з системи управління якістю в ДСА України.
3. Затвердити:
3.1. Календарний графік розроблення системи управління якістю в ДСА України, що додається (додаток 2);
3.2. Склад Координаційної ради з питань розроблення та забезпечення функціонування системи управління якістю в ДСА України, що додається (додаток 3);
3.3. Склад секретаріату Координаційної ради з питань розроблення та забезпечення функціонування системи управління якістю в ДСА України, що додається (додаток 4);
3.4. Склад робочої групи при Координаційній раді з питань розроблення та забезпечення функціонування системи управління якістю в ДСА України, що додається (додаток 5);
3.5. Положення про Координаційну раду з питань розроблення та забезпечення функціонування системи управління якістю в ДСА України, що додається (додаток 6);
3.6. Положення про головного уповноваженого, спеціаліста та уповноважених з питань розроблення, впровадження та забезпечення функціонування системи управління якістю в ДСА України, що додається (додаток 7).
4. Координаційній раді з питань розроблення та забезпечення функціонування системи управління якістю в ДСА України:
4.1. Забезпечити виконання заходів Календарного графіка розроблення системи управління якістю в ДСА України;
4.2. Розробити та затвердити до 1 червня 2009 року план заходів щодо запровадження та забезпечення функціонування системи управління якістю в ДСА України;
4.3. Підготувати інформацію про хід розроблення системи управління якістю в ДСА України та подати її Голові ДСА України до 22 червня та 21 грудня 2009 року.
5. Керівникам структурних підрозділів ДСА України, відповідно до функціональних повноважень та рекомендаційних вказівок Координаційної ради, забезпечити виконання цього наказу.
6. Начальнику управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю Бровко Т.В. довести цей наказ до відома заступників Голови ДСА України, керівників структурних підрозділів ДСА України та територіальних управлінь державної судової адміністрації.
7. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.
| Голова | І.І.Балаклицький |
Додаток 1
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ ДСА України
02.03.2009 N 27
СПИСОК
уповноважених з питань розроблення, впровадження та забезпечення функціонування системи управління якістю в структурних підрозділах ДСА України
| Начальник управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю | Т.В.Бровко |
Додаток 2
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ ДСА України
02.03.2009 N 27
КАЛЕНДАРНИЙ ГРАФІК
розроблення системи управління якістю в ДСА України
| N з/п | Найменування заходу | Термін виконання |
| 1. | Проведення функціонального обстеження ДСА України відповідно до Закону України від 07.02.2002 року N 3018-III "Про судоустрій України" та Положення про Державну судову адміністрацію України, затвердженого постановою КМ України від 14.01.2009 року N 14 | березень 2009 року |
| 2. | Організація і проведення семінару з уповноваженими з системи управління якістю в структурних підрозділах ДСА України щодо питань розроблення системи управління якістю в ДСА України | квітень - травень 2009 року |
| 3. | Організація навчання уповноважених з системи управління якістю в структурних підрозділах ДСА України з питань запровадження та забезпечення функціонування системи управління якістю в ДСА України | травень - червень 2009 року |
| 4. | Розроблення Програми навчання працівників центрального апарату ДСА України з питань функціонування системи управління якістю в ДСА України, з використанням методичних рекомендацій, розроблених Держспоживстандартом, щодо навчання уповноважених з питань запровадження та забезпечення функціонування системи управління якістю в структурних підрозділах ДСА України | липень 2009 року |
| 5. | Проведення роботи із самооцінювання результатів діяльності ДСА України (з урахуванням результатів функціонального обстеження) | березень - серпень 2009 року |
| 6. | Складання переліку та структури послуг, що надаються ДСА України відповідно до покладених на неї завдань | квітень - травень 2009 року |
| 7. | Визначення споживачів (категорії споживачів) послуг, що надаються ДСА України відповідно до покладених на неї завдань | квітень - травень 2009 року |
| 8. | Розроблення і затвердження Плану заходів щодо запровадження та забезпечення функціонування системи управління якістю в ДСА України | травень 2009 року |
| 9. | Визначення переліку і структури процесів з надання послуг ДСА України (розробка проектів нормативних актів, стратегічних та оперативних планів, виконання доручень, відповіді на звернення, проведення моніторингу, аналізу, здійснення контролю і т.д.) та осіб, відповідальних за їх дотримання | липень - серпень 2009 року |
| 10. | Визначення аудиторів для оцінювання результатів запровадження системи управління якістю в ДСА України | вересень 2009 року |
| 11. | Забезпечення проведення представниками Держспоживстандарту та Української асоціації якості (за згодою) навчання аудиторів ДСА України | протягом 2009 року |
| 12. | Розроблення документації з питань запровадження та забезпечення функціонування системи управління якістю в ДСА України | квітень - грудень 2009 року |
| 13. | Забезпечення проведення внутрішнього аудиту (періодичного оцінювання результатів запровадження системи управління якістю в ДСА України) | листопад 2009 року |
| 14. | Проведення сертифікаційного (у разі потреби - передсертифікаційного аудиту) в ДСА України | грудень 2009 року |
| 15. | Впровадження системи управління якістю в ДСА України | протягом 2009 року |
| 16. | Підготовка матеріалів для розгляду на колегії ДСА України за результатами проведеного аналізу стану та результатів впровадження системи управління якістю в ДСА України | грудень 2009 року |
| 17. | Запровадження та забезпечення функціонування системи управління якістю в територіальних управліннях державної судової адміністрації | протягом 2010 року |
| Начальник управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю | Т.В.Бровко |
Додаток 3
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ ДСА України
02.03.2009 N 27
СКЛАД
Координаційної ради з питань розроблення та забезпечення функціонування системи управління якістю в ДСА України (далі - Координаційна рада)
| Начальник управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю | Т.В.Бровко |
Додаток 4
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ ДСА України
02.03.2009 N 27
СКЛАД
секретаріату Координаційної ради з питань розроблення та забезпечення функціонування системи управління якістю в ДСА України
| Начальник управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю | Т.В.Бровко |
Додаток 5
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ ДСА України
02.03.2009 N 27
СКЛАД
робочої групи при Координаційній раді з питань розроблення та забезпечення функціонування системи управління якістю в ДСА України (далі - робоча група)
| Начальник управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю | Т.В.Бровко |
Додаток 6
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ ДСА України
02.03.2009 N 27
ПОЛОЖЕННЯ
про Координаційну раду з питань розроблення та забезпечення функціонування системи управління якістю в ДСА України
Це Положення визначає основні завдання та загальні засади діяльності Координаційної ради з питань розроблення та забезпечення функціонування системи управління якістю в ДСА України (далі - Координаційна рада).
1. Загальні положення
1.1. Координаційна рада створена в ДСА України з метою виконання постанови Кабінету Міністрів України від 11 травня 2006 р. N 614 "Про затвердження Програми запровадження системи управління якістю в органах виконавчої влади".
1.2. Координаційна рада є постійно діючим консультативно-дорадчим органом ДСА України, основною метою діяльності якого є координація робіт з розроблення, впровадження, забезпечення функціонування та постійного удосконалення системи управління якістю в ДСА України відповідно до стандарту ДСТУ ISO 9001-2001 (далі - система управління якістю).
1.3. У своїй діяльності Координаційна рада керується Конституцією України, законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, рішеннями вищих органів суддівського самоврядування, органів виконавчої влади вищого рівня, Положенням про ДСА України, наказами ДСА України, цим Положенням та іншими нормативно-правовими актами.
2. Завдання Координаційної ради
2.1. Головними завданнями Координаційної ради є:
формування політики, основних пріоритетів та цілей ДСА України щодо організації розроблення та впровадження системи управління якістю;
організація розроблення, впровадження та постійне удосконалення системи управління якістю в ДСА України;
здійснення контролю за впровадженням та ефективністю функціонування системи управління якістю в ДСА України;
мобілізація ресурсів ДСА України, необхідних для втілення у життя політики якості управління, розроблення пропозицій щодо підвищення ефективності діяльності та модернізації структурних підрозділів.
2.2. Основними завданнями Координаційної ради є:
забезпечення виконання календарних графіків побудови системи управління якістю в ДСА України;
визначення рівня відповідності поточної діяльності ДСА України вимогам стандарту ДСТУ ISO 9001-2001;
складання переліку послуг, що надаються споживачам ДСА України та споживачів послуг;
опис процесів з надання послуг та визначення відповідальних за їх дотримання;
розроблення документації з питань запровадження та забезпечення функціонування системи управління якістю;
інформаційно-методичне забезпечення розроблення системи управління якістю;
здійснення контролю та координації робіт щодо розроблення системи управління якістю.
3. Функції Координаційної ради
3.1. Координаційна рада відповідно до покладеного на неї завдання:
планує свою діяльність, визначає стратегію та основні напрями діяльності ДСА України щодо розроблення та впровадження системи управління якістю;
розробляє та затверджує календарний графік побудови системи управління якістю в структурних підрозділах ДСА України та здійснює контроль за його виконанням;
визначає порядок та координує діяльність щодо запровадження системи управління якістю в структурних підрозділах;
розробляє інформаційно-пропагандистські матеріали з питань впровадження ДСА України системи управління якістю для оприлюднення у засобах масової інформації;
організовує моніторинг розроблення та впровадження системи управління якістю в ДСА України, надає необхідні пропозиції;
організовує проведення аналізу відповідності діяльності структурних підрозділів ДСА України вимогам національного стандарту ДСТУ ISO 9001-2001 та здійснює підготовку заходів щодо приведення її у відповідність до цих вимог;
координує діяльність з розроблення та удосконалення документів системи управління якістю ДСА України та забезпечує відповідність цих документів вимогам стандарту ДСТУ ISO 9001-2001;
вносить Голові ДСА України пропозиції щодо кандидатур внутрішніх аудиторів структурних підрозділів для оцінювання результатів запровадження системи управління якістю в ДСА України;
розробляє та затверджує графік проведення внутрішніх аудитів (періодичне оцінювання результатів) впровадження системи управління якістю в структурних підрозділах та здійснює контроль за його виконанням;
розробляє коригуючі заходи та приймає відповідні рішення за підсумками проведення аудитів системи управління якістю в ДСА України;
проводить аналіз результативності та ефективності процесів системи управління якістю в ДСА України, приймає рішення за підсумками цього аналізу;
координує діяльність, спрямовану на організацію та проведення навчання персоналу ДСА України з питань управління якістю;
організовує соціологічні дослідження з питань впровадження системи управління якістю;
вивчає міжнародний досвід запровадження систем управління якістю в діяльність органів виконавчої влади та ініціює впровадження кращої міжнародної практики;
здійснює обмін досвідом з впровадження системи управління якістю з іншими організаціями.
4. Права Координаційної ради
4.1. Координаційна рада має право:
одержувати інформацію від структурних підрозділів ДСА України з питань функціонування системи управління якістю;
брати участь у проведенні внутрішнього аудиту в структурних підрозділах з питань функціонування системи управління якістю;
заслуховувати звіти внутрішніх аудиторів та контролювати їх діяльність;
одержувати інформацію від органів виконавчої влади з питань функціонування системи управління якістю;
заслуховувати звіти головного уповноваженого представника керівництва з питань системи управління якістю, уповноважених з системи управління якістю в структурних підрозділах про хід виконання заходів відповідно до календарного графіка;
оцінювати результати запровадження системи управління якістю;
ініціювати підготовку структурними підрозділами ДСА України проектів документів з питань системи управління якістю, розглядати та вносити їх на затвердження керівництву ДСА України;
ініціювати безпосередньо та через внутрішніх аудиторів розроблення структурними підрозділами проектів наказів та доручень керівників ДСА України з питань впровадження системи управління якістю;
утворювати в разі потреби експертні та робочі групи, залучати в установленому порядку представників структурних підрозділів, органів місцевого самоврядування, наукових установ, незалежних експертів (за згодою Голови Координаційної ради) для розгляду питань, що належать до компетенції;
організовувати конференції, семінари, наради тощо з питань, що належать до її компетенції;
готувати рекомендації відповідним органам щодо розроблення і впровадження системи управління якістю;
розглядати інші питання, що відносяться до компетенції Координаційної ради.
4.2. Координаційна рада під час виконання обов'язків, покладених на неї, взаємодіє із структурними підрозділами ДСА України, територіальними управліннями ДСА, територіальними підрозділами центральних органів виконавчої влади, райдержадміністраціями, органами суддівського та місцевого самоврядування.
5. Структура і організація роботи Координаційної ради
5.1. Координаційна рада утворюється у складі Голови, заступників Голови, членів Координаційної ради, робочої групи та секретаріату. Голова, заступники Голови, персональний склад та зміни у складі Координаційної ради затверджується наказом ДСА України. Голова Координаційної ради організовує її роботу і забезпечує виконання покладених на неї завдань.
5.2. Організаційною формою роботи Координаційної ради є засідання, які проводяться у міру потреби, але, як правило, не рідше одного разу на квартал і є правомочним, якщо в ньому бере участь не менше, ніж половина загальної кількості її членів. Засідання Координаційної ради скликає і веде Голова Координаційної ради або, за дорученням Голови, його заступник.
У засіданнях Координаційної ради за пропозицією Голови можуть брати участь представники інших організацій, які не входять до її складу.
5.3. Рішення Координаційної ради приймаються голосуванням, простою більшістю голосів її членів, які присутні на засіданні Координаційної ради. У разі рівного розподілу голосів при голосуванні голос головуючого на засіданні Координаційної ради є вирішальним.
Питання, які потребують оперативного вирішення, можуть розглядатися шляхом опитування членів Координаційної ради та оформлятися в установленому порядку.
Рішення Координаційної ради оформляються протягом трьох робочих днів після проведення засідання у вигляді протоколів, і підписуються головуючим та секретарем засідання Координаційної ради.
5.4. У періоди між засіданнями Координаційної ради роботу за затвердженими планами забезпечує робоча група Координаційної ради.
5.5. Робоча група із запровадження у ДСА України системи управління якістю є робочим органом Координаційної ради та до складу якої входять: голова, заступник голови та члени - уповноважені з питань розроблення, впровадження та забезпечення функціонування системи управління якістю в структурних підрозділах ДСА України.
Склад та зміни у складі робочої групи Координаційної ради затверджуються наказом ДСА України.
5.6. Голова робочої групи при Координаційній раді є заступником Голови Координаційної ради та головним уповноваженим з питань запровадження та забезпечення функціонування системи управління якістю у ДСА України. Голова робочої групи при Координаційній раді:
забезпечує встановлення, впровадження та підтримання процесів, необхідних для системи управління якістю;
звітує перед ДСА України про функціонування системи управління якістю і необхідність її удосконалення;
забезпечує взаємодію ДСА України з зовнішніми сторонами з питань, пов'язаних з системою управління якістю.
5.7. Робоча група за затвердженими календарними графіками: забезпечує встановлення, впровадження, підтримання та взаємодію процесів, необхідних для ефективного функціонування системи управління;
розробляє та надає на затвердження Координаційній раді документацію системи управління якістю;
виконує інші доручення Координаційної ради.
Керівник робочої групи організовує засідання робочої групи за необхідністю.
5.8. Для реалізації організаційного забезпечення роботи утворюється секретаріат Координаційної ради під керівництвом секретаря, склад якого затверджується наказом ДСА України. Секретаріат Координаційної ради забезпечує організацію проведення засідань Координаційної ради, готує документи для її засідань та забезпечує протокольне оформлення рішень Координаційної ради на засіданні, здійснює загальний моніторинг процесів системи управління якістю.
5.9. У кожному структурному підрозділі ДСА України призначається уповноважений з питань розроблення, впровадження та забезпечення функціонування системи управління якістю, який є членом робочої групи при Координаційній раді. Уповноважені розроблюють, забезпечують впровадження, підтримання та взаємодію процесів, необхідних для ефективного функціонування системи управління якістю у своїх структурних підрозділах.
5.10. Координаційна рада систематично інформує громадськість про прийняті рішення та результати своєї діяльності.
5.11. Організаційне та матеріально-технічне забезпечення діяльності Координаційної ради здійснюють структурні підрозділи ДСА України, в межах своєї компетенції.
5.12. Зміни та доповнення до цього Положення вносяться наказом ДСА України.
| Начальник управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю | Т.В.Бровко |
Додаток 7
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ ДСА України
02.03.2009 N 27
ПОЛОЖЕННЯ
про головного уповноваженого, спеціаліста та уповноважених з питань розроблення, впровадження та забезпечення функціонування системи управління якістю в ДСА України
1. Для забезпечення розроблення, впровадження, функціонування та постійного удосконалення системи управління якістю в ДСА України наказом ДСА України призначаються головний уповноважений з системи управління якістю (далі - головний уповноважений), спеціаліст з питань запровадження та забезпечення функціонування системи управління якістю (далі - спеціаліст) та уповноважені з питань розроблення, впровадження та забезпечення функціонування системи управління якістю у самостійних структурних підрозділах ДСА України (далі - уповноважені).
2. Головний уповноважений, спеціаліст та уповноважені у своїй діяльності керуються Конституцією України, законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, рішеннями вищих органів суддівського самоврядування, органів виконавчої влади вищого рівня, Положенням про ДСА України, наказами Голови ДСА України, цим Положенням та іншими нормативно-правовими актами.
3. Головний уповноважений є уповноваженим представником керівництва з питань системи управління якістю, заступником Голови Координаційної ради з питань розроблення та забезпечення функціонування системи управління якістю в ДСА України (далі - Координаційна рада).
4. Основним завданням головного уповноваженого є забезпечення контролю за впровадженням та функціонуванням системи управління якістю в ДСА України.
5. Відповідно до покладених на нього завдань:
організовує розроблення проектів документів з питань впровадження та забезпечення функціонування системи управління якістю відповідно до вимог ДСТУ ISO 9001-2001 та вносить їх на розгляд Координаційної ради;
контролює виконання рішень Координаційної ради та звітує Голові ДСА України щодо запровадження та забезпечення функціонування системи управління якістю;
у встановленому порядку вносить пропозиції щодо приведення у відповідність актів ДСА України до вимог ДСТУ ISO 9001-2001.
6. Головний уповноважений має право:
організовувати діяльність працівників ДСА України щодо запровадження та забезпечення функціонування системи управління якістю через спеціаліста, уповноважених та керівників структурних підрозділів;
спрямовувати, координувати та контролювати діяльність спеціаліста та уповноважених;
контролювати виконання працівниками ДСА України вимог, встановлених у документації з питань запровадження та забезпечення функціонування системи управління якістю та ДСТУ ISO 9001-2001, безпосередньо, через спеціаліста та уповноважених;
отримувати інформацію про функціонування системи управління якістю від працівників ДСА України;
скликати наради уповноважених, запрошувати керівників самостійних структурних підрозділів до участі в них;
вносити в разі необхідності пропозиції щодо змін у складі Координаційної ради.
7. Спеціаліст є секретарем Координаційної ради і відповідно до покладених на нього завдань координує роботу усіх структурних підрозділів ДСА України з питань:
розроблення проектів документів з питань запровадження та забезпечення функціонування системи управління якістю та відстеження змін в них;
організації моніторингу процесів системи управління якістю;
планування та організації проведення внутрішніх аудитів та документування їх результатів;
внутрішнього інформування та навчання працівників ДСА України з питань системи управління якістю;
супроводжує моніторинг дотримання вимог документації з питань запровадження та забезпечення функціонування системи управління якістю та ДСТУ ISO 9001-2001 у структурних підрозділах ДСА України, інформує головного уповноваженого про виявлені невідповідності та вносить пропозиції щодо їх усунення;
здійснює організаційне забезпечення проведення засідань Координаційної ради та ведення протоколів;
8. Спеціаліст має право:
звертатися до уповноважених та керівників структурних підрозділів ДСА України з питань організації роботи щодо розроблення, впровадження та постійного удосконалення системи управління якістю;
брати участь у розробці проектів документів з питань запровадження та забезпечення функціонування системи управління якістю разом з уповноваженими та керівниками структурних підрозділів;
отримувати інформацію про функціонування системи управління якістю від уповноважених та керівників структурних підрозділів апарату;
вносити пропозиції щодо удосконалення системи управління якістю головному уповноваженому для розгляду на засіданнях Координаційної ради.
9. Уповноважені відповідно до покладених на них завдань:
розробляють разом з керівниками відповідних структурних підрозділів проекти документів з питань запровадження та забезпечення функціонування системи управління якістю, що відносяться до компетенції цих структурних підрозділів, та подають їх головному уповноваженому або спеціалісту;
забезпечують поінформованість працівників відповідного структурного підрозділу про вимоги документів системи управління якістю та ДСТУ ISO 9001-2001;
здійснюють моніторинг дотримання вимог документів з питань запровадження та забезпечення функціонування системи управління якістю та ДСТУ ISO 9001-2001 у відповідному структурному підрозділі, невідкладно інформують керівника цього підрозділу, спеціаліста, головного уповноваженого про виявлені невідповідності та вносять пропозиції щодо їх усунення;
забезпечують виконання рішень Координаційної ради;
беруть участь у нарадах, які скликає головний уповноважений.
10. Уповноважені мають право:
організовувати за дорученням керівника структурного підрозділу діяльність працівників цього підрозділу щодо розроблення, запровадження та постійного удосконалення системи управління якістю;
отримувати інформацію про функціонування системи управління якістю від будь-якого працівника відповідного структурного підрозділу;
звертатися безпосередньо до головного уповноваженого та спеціаліста з питань, пов'язаних з запровадженням та забезпеченням функціонування системи управління якістю;
вносити пропозиції щодо удосконалення системи управління якістю головному уповноваженому для розгляду на засіданнях Координаційної ради.
| Начальник управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю | Т.В.Бровко |
