8. Звернення, які не вимагають додаткового розгляду розглядаються невідкладно, але не пізніше, ніж у термін до 15 днів від дня отримання Міністерством.
9. Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає.
10. Дублікатні звернення (другий і наступний екземпляри одного звернення, спрямовані заявником (заявниками)) до різних органів державної влади, або звернення, що повторюють текст попереднього звернення, на яке дана обґрунтована відповідь, у Міністерстві не розглядаються. У випадку надходження дублікатних звернень можуть направлятися повідомлення про раніше дані відповіді або копії цих відповідей.
11. Звернення громадян вважається вирішеним, якщо розглянуто всі порушені в них питання, вжито необхідних заходів та надано письмові відповіді. При повторному зверненні додатковий розгляд дозволених звернень громадян проводиться керівниками структурних підрозділів у випадках виявлення нових обставин і змін нормативного правового регулювання у сфері, що стосується вирішення питань зазначеного звернення.
12. За підсумками кожного кварталу, півріччя та року Сектор готує звіт про роботу зі зверненнями громадян, погоджує із Міністром та надсилає до Кабінету Міністрів України.
13. Звернення, що надійшли на ім'я Міністра та містять скарги (незгоду, незадоволеність тощо) щодо результатів розглянутих раніше звернень, направляються до повторного розгляду.
14. Особистий прийом громадян керівництвом Міністерства організовується Сектором у робочі дні, відповідно до затвердженого графіку.
15. У разі відсутності посадової особи, яка проводить особистий прийом громадян, прийом здійснює посадова особа, на яку покладено виконання її обов'язків.
| Директор Адміністративного департаменту | І.Л.Парасюк |
Додаток 6.1
Алгоритм процедури розгляду вхідної кореспонденції, помилково надісланої до Міністерства, або коли порушені у листах питання не належать до компетенції Міністерства
----------------------
| Загальний відділ |
----------------------------------------
| |
| |
| |
v v
-------------------- -------------------
|Реєструє документи| |Отримує документи|
| у яких зазначено | | з питань, які не|
| завдання | | належать до |
-------------------- | компетенції |
| | Міністерства |
| -------------------
| |
v |
--------------------- |
|Відділ забезпечення| v
|діяльності Міністра| -------------------
|(патронатна служба)| | Відправляє за |
--------------------- |належністю, якщо |
| | можна визначити |
| |організацію, яка |
| | компетентна у |
v | вирішенні |
-------------------- | питання, |
|Заступник Міністра| | порушеного |
------------ | (відповідно до | | у листі. |
|Підписують|--| розподілу | |У іншому випадку |
------------ | функціональних | |лист повертається|
| обов'язків | | на пошту |
-------------------- -------------------
|
|
|
v
------------ --------------------
|Відправляє| | Загальний відділ |
|документи |--| |
------------ --------------------
Додаток 6.2
Алгоритм процедури підготовки та виконання окремих доручень Міністра
-------------------------
|Структурний підрозділ, |
|який ініціює підготовку| ---------------------------------
| доручення, спільно з |----| Готує проект доручення |
| Відділом забезпечення | ---------------------------------
| діяльності Міністра |
| (патронатною службою) |
-------------------------
|
v
------------------------- ---------------------------------
| Міністр |----| Підписує доручення |
------------------------- ---------------------------------
|
v
-------------------------
| Відділ забезпечення | ---------------------------------
| діяльності Міністра |----| Реєструє доручення |
| (патронатна служба) | ---------------------------------
-------------------------
|
v
------------------------- ---------------------------------
| Відділ контролю |----| Бере доручення на контроль |
------------------------- ---------------------------------
|
v
-------------------------
|Структурний підрозділ, | ---------------------------------
|який ініціює підготовку|----|Розмножує та розсилає доручення|
| доручення | ---------------------------------
-------------------------
|
v
-------------------------
| Опрацювання доручення |
| структурними |
| підрозділами |
-------------------------
|
v
------------------------- ---------------------------------
| Відділ забезпечення | |Приймає документи на виконання |
| діяльності Міністра |----| доручення та передає |
| (патронатна служба) | | їх Міністру |
------------------------- ---------------------------------
|
v
------------------------- ---------------------------------
| Відділ контролю |----| Знімає доручення з контролю |
------------------------- ---------------------------------
|
v
------------------------- ---------------------------------
| Відділ забезпечення | | Зберігає оригінал доручення |
| діяльності Міністра |----| разом з документами, які |
| (патронатна служба) | | підтверджують його виконання |
------------------------- ---------------------------------
Додаток 6.3
Алгоритм процедури розгляду документів, що надійшли від органів влади вищого рівня
---------------------------------------------
|Попередньо розглядає документи та реєструє |
--------------------- |їх Передає Відділу забезпечення діяльності |
| Загальний відділ |----|Міністра (патронатна служба) за спеціальним|
--------------------- | реєстром під підпис |
| ---------------------------------------------
v
---------------------
|Відділ забезпечення| ---------------------------------------------
|діяльності Міністра|----| Готує проект резолюції |
|(патронатна служба)| ---------------------------------------------
---------------------
|
|
--------------------- ---------------------------------------------
| Міністр |----| Розглядає документи |
--------------------- ---------------------------------------------
|
|
--------------------- ---------------------------------------------
| Загальний відділ |----| Переглядає доручення, вносіть |
--------------------- | дату отримання |
| ---------------------------------------------
|
--------------------- ---------------------------------------------
| Відділ контролю |----| Бере доручення на контроль |
--------------------- ---------------------------------------------
|
|
--------------------- ---------------------------------------------
| Загальний відділ |----| Вносить до комп'ютерної бази даних |
--------------------- | виконавців доручення та резолюцію |
| ---------------------------------------------
v
--------------------- ---------------------------------------------
|Помічник заступника| | Передає на підпис першому заступнику або |
|Міністра, на якого |----| заступнику Міністра з визначенням |
| покладена | | виконавців |
| координація | ---------------------------------------------
---------------------
|
| ---------------------------------------------
| |Вносить інформацію до Бази даних. Готує РКК|
| |у 2 примірниках. Передає доручення з однією|
v |РКК діловоду структурного підрозділу, якого|
--------------------- |визначено виконавцем, під підпис. Передача |
| Загальний відділ |----| документа від одного виконавця до іншого |
--------------------- | без внесення змін Загальним відділом до |
| | електронної бази даних не допускається. |
| | Після проходження всіх виконавції |
| | Загальний відділ передає документ |
| | до головного виконавця |
| ---------------------------------------------
|
v ---------------------------------------------
--------------------- | Не пізніше встановленого терміну повертає |
| Головний |----|РКК до Відділу контролю із зазначенням щодо|
| виконавець | | виконання доручення (номерів листів, назв |
--------------------- | реквізитів підготовлених документів) |
| ---------------------------------------------
v ---------------------------------------------
--------------------- | Знімає документ з контролю. |
| Відділ контролю |----| Реєструє та вносить у комп'ютерну базу |
--------------------- | даних відмітку про виконання |
| ---------------------------------------------
v ---------------------------------------------
--------------------- | Відправляє документи кожного робочого |
| Загальний відділ |----| дня о 15.30 (у п'ятницю - о 14.30). |
--------------------- | Оригінал документа разом з матеріалами, |
| що свідчать про його виконання, |
| зберігається у Загальному відділі |
---------------------------------------------
Додаток 6.4
Алгоритм процедури розгляду документів, що надійшли від інших центральних та місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій тощо
------------------ --------------------------------------------
|Загальний відділ|---------| Реєструє документи |
------------------ --------------------------------------------
|
v
------------------ --------------------------------------------
| Міністр та | |Помічники Міністра та заступників Міністра|
| заступники | | (головні спеціалісти) розглядають |
| Міністра |---------|документи, визначають виконавців, готують |
| (відповідно до | |резолюції на підпис. Міністр та заступники|
| розподілу | | Міністра підписують резолюції |
| функціональних | --------------------------------------------
| обов'язків | --------------------------------------------
------------------ | Вносить резолюції до комп'ютерної |
| ------------| бази даних |
| | --------------------------------------------
v | |
------------------ v
|Загальний відділ|-----------------------------------------------------
------------------ | Знайомить всіх виконавців, починаючи з |
| | | головного. Проходження документа |
| | |реєструється у комп'ютерній базі даних, а |
| | | факт ознайомлення і розгляду його |
| | | посадовою особою засвідчується підписом |
| | | напроти свого прізвища на резолюції з |
| | | обов'язковим зазначенням дати розгляду. |
| | |Передача документа від одного виконавця до|
| | | іншого без внесення змін Загальним |
| | | відділом до електронної бази даних |
| | | не допускається |
| | --------------------------------------------
| | |
| | v
| | --------------------------------------------
| ------------|Передає документ до головного виконавця |
| --------------------------------------------
|
| --------------------------------------------
| | Забезпечує підготовку відповідного листа |
v |та його підписання керівництвом на бланку |
------------------ | Міністерства. Оформляє другий примтрник |
| Структурний | | вихідного документа (неофіційної копії), |
| підрозділ, | |який візується посадовими особами, з якими|
| визначений |---------| погоджено документ, та виконавцем. |
| головним | | Реєструє вихідну документацію. |
| виконавцем | |Оригінал документа разом з матеріалами, що|
------------------ |свідчать про його виконання, зберігається |
| |у Структурному підрозділі, який визначений|
| | головним виконавцем. Передає вихідний |
| | документ у поштовому конверті до |
| | Загального відділу |
v --------------------------------------------
------------------ --------------------------------------------
|Загальний відділ|---------| Забезпечує відправлення документів |
------------------ --------------------------------------------
Додаток 6.5
Алгоритм процедури реєстрації наказів
--------------------- -----------------------------------------
| Структурний | | Готує проект наказу. |
| підрозділ, | |Здійснює внутрішнє візування посадовими|
| відповідальний за |-----| особами, які визначені в аркуші |
| підготовку наказу | |погодження, з обов'язковим зазначенням |
--------------------- | дати |
| -----------------------------------------
v
---------------------
|Відділ забезпечення|
|діяльності Міністра|
|(патронатна служба)|
---------------------
|
v
--------------------- -----------------------------------------
| Міністр |-----| Підписує наказ |
--------------------- -----------------------------------------
|
v
---------------------
| Структурний | -----------------------------------------
| підрозділ, | | Подає наказ Загальному відділу у |
| відповідальний за |-----| друкованому та електронному вигляді |
| підготовку наказу | -----------------------------------------
---------------------
| -----------------------------------------
v | Реєструє наказ. |
--------------------- | Веде електронну базу даних наказів. |
| Загальний відділ |-----| Другий примірник наказу завіряє |
--------------------- | печаткою |
| | Загального відділу |
| -----------------------------------------
|
| -----------------------------------------
v | Розмножує копію наказу, завірену |
--------------------- | печаткою |
| Структурний | | Загального відділу. |
| підрозділ, | | Здійснює розсилання копій наказу |
| відповідальний за |-----| структурним підрозділам Міністерства |
| підготовку наказу | | та організаціям, вказаним у списку |
--------------------- | розсилки. Розсилає електронну версію |
| наказу через електронну пошту |
-----------------------------------------
Додаток 13.1
Алгоритм процедури розгляду письмових звернень громадян
------------------ -------------------------------------------------
|Сектор звернень | | Реєструє звернення у журналі реєстрації |
| та прийому |------| пропозицій, заяв і скарг громадян |
| громадян | -------------------------------------------------
------------------
|
v -------------------------------------------------
------------------ | Попередньо розглядає звернення з метою |
| Перший |------| визначення їх належності до |
| заступник | | компетенції Міністерства |
| Міністра, | -------------------------------------------------
| заступники | -------------------------------------------------
| Міністра |------| Не пізніше, ніж у 5-денний термін, приймає |
------------------ | одне з таких рішень: |
| |1. Прийняття звернення до провадження. |
| |2. Надсилання за належністю до іншої установи, |
| |якщо питання, порушені у зверненні, не належать|
| |до компетенції Міністерства та повідомлення про|
| |це заявника. |
| |3. Залишення без розгляду за наявності підстав,|
| |визначених статтею 8 Закону України |
| |"Про звернення громадян" |
| -------------------------------------------------
|
|
| -------------------------------------------------
| | У разі, коли питання порушені у зверненні не |
| ---------|належать до компетенції Міністерства, здійснює |
v | | надсилання звернення за належністю та |
------------------ | повідомляє про це заявника |
|Сектор звернень | -------------------------------------------------
| та прийому | -------------------------------------------------
| громадян |------| У разі прийняття звернення до провадження: |
------------------ |1. Заповнює РКК у двох примірниках, один з яких|
| |надходить до контрольної картотеки, а другий - |
| | разом із зверненням надається головному |
| | виконавцеві. |
| | 2. Якщо про результати розгляду письмової |
| | пропозиції, заяви, скарги потрібно повідомити |
| | іншу організацію або у зверненні порушуються |
| |важливі питання діяльності Міністерства - бере |
| | звернення на контроль. Проставляє штамп |
| | "Контроль" на зверненнях та РКК |
| -------------------------------------------------
|
| -------------------------------------------------
v | Повертає звернення разом з матеріалами |
------------------ | перевірки та примірником РКК до Сектора |
| Структурний | | звернень та прийому громадян з підписом |
| підрозділ, | |посадової особи, яка прийняла рішення (не нижче|
| визначений |------| заступника Міністра). Пропозиції, заяви та |
| головним | |скарги Героїв України, Героїв Радянського Союзу|
| виконавцем | |Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої |
------------------ | Вітчизняної війни розглядаються Міністром |
| | особисто. |
| |Оформлює другий примірник вихідного документа |
| |(неофіційної копії), який візується посадовими |
| | особами, з якими погоджено документ, |
v | та виконавцем |
------------------ -------------------------------------------------
|Сектор звернень | -------------------------------------------------
| та прийому |------| Реєструє відповіді на звернення. Знімає |
| громадян | | з контролю |
------------------ -------------------------------------------------
|
v
------------------ -------------------------------------------------
|Загальний відділ|------|Відправляє листи з відповідями на звернення |
------------------ -------------------------------------------------
