Про забезпечення зберігання документів підприємств, установ і організацій, що ліквідуються

Останнім часом до Головархіву України звернулися Міністерство фінансів, Фонд державного майна та деякі інші центральні органи державної виконавчої влади з проханням встановити порядок подальшого зберігання документів підприємств, установ і організацій, незалежно від організаційно-правових форм їхнього існування та форм власності, які ліквідуються з різних причин.

Зважаючи на важливість цього питання, Головархів України пропонує дотримуватися такого порядку подальшого зберігання документів вказаних вище фондоутворювачів.

1. Якщо ліквідується підприємство, установа списку N 1 з правонаступником, то їхні документи з основної діяльності, віднесені до Національного архівного фонду, повинні бути прийняті на державне зберігання, а документи тимчасового зберігання та з особового складу передані правонаступнику.

2. Якщо ліквідується підприємство, установа списку N 1 без правонаступника, то їхні документи з основної діяльності, віднесені до Національного архівного фонду, повинні бути передані на державне зберігання, а документи тимчасового зберігання та з особового складу передані їхнім вищим організаціям, якщо вони існують на території відповідної області, мм.Києва і Севастополя.

Якщо вищих організацій на території зазначених регіонів не існує, всі документи підприємства, установи, що ліквідується, повинні бути прийняті відповідним державним архівом.

При цьому кошти на упорядкування та достроковий прийом і зберігання документів повинні передбачатися у фондах ліквідаційних комісій відповідних підприємств і установ.

3. Якщо ліквідується державне підприємство, установа списку N 2 або комерційна структура з правонаступником, то їхні документи тимчасового зберігання та з особового складу повинні бути прийняті організацією-правонаступником.

4. У випадках ліквідації державних підприємств, установ списку N 2, без правонаступників, їхні документи тимчасового зберігання та з особового складу повинні передаватися вищим організаціям, якщо вони існують на території відповідної області, мм.Києва та Севастополя.

5. Під час ліквідації державних підприємств, установ списку N 2, комерційних структур без правонаступників, а також вищих організацій, розташованих на території відповідної області, мм.Києва та Севастополя, доцільно застосовувати такі форми:

а) виділення відповідним архівним відділам районних державних адміністрацій та міським державним архівам з перемінним складом додаткових приміщень та штатної чисельності працівників за рахунок місцевих бюджетів для прийому та використання документів вказаних вище фондоутворювачів;

б) створення при районних державних адміністраціях, виконкомах міських Рад окремих архівів для прийому та використання документів тимчасового зберігання та з особового складу державних підприємств, установ списку N 2 та комерційних структур. Такі архіви вже існують в Подільському та Харківському районах м.Києва, містах Луцьку та Чернігові, Старокостянтинівському районі Хмельницької області та ряді інших регіонів.

Створюються зазначені архіви за рішенням відповідної місцевої Ради або державної адміністрації, утримуються за рахунок місцевих бюджетів, положення про згадані архіви затверджуються органами, які їх утворили.

Зважаючи на викладене вище, Головархів України просить більш настійливо ставити перед місцевими органами державної виконавчої влади та місцевого самоврядування питання про забезпечення збереженості документів підприємств, установ і організацій, що ліквідуються.