а) виконувалося завдання відповідно до Професійних стандартів та законодавчих і нормативних вимог;
б) виносилися на додатковий розгляд важливі питання;
в) проводилися відповідні консультації, та чи документувалися та застосовувалися отримані в результаті висновки;
г) є потреба в перегляді характеру, часу та обсягу процедур, що виконуються;
ґ) підтримують виконані процедури висновки, що їх було досягнуто, та чи відповідно вони задокументовані;
д) отримані достатні й відповідні докази для складання висновку (звіту);
е) досягнуто цілей виконуваних процедур.
Консультації зі складних та спірних питань
69. Протягом виконання завдання керівник групи з завдання або інша особа, уповноважена керівником Фірми, зобов'язана ідентифікувати складні та спірні питання та організовувати проведення відповідних консультацій.
70. Фірма зобов'язана забезпечити:
а) наявність достатніх ресурсів для проведення консультацій зі складних та спірних питань;
б) документування характеру й обсягу таких консультацій;
в) документування й застосування результатів таких консультацій.
71. Консультації включають дискусії на відповідному професійному рівні з особами на Фірмі чи за її межами, які мають відповідні знання для вирішення складних та спірних питань.
72. Під час консультацій використовують як дослідницькі ресурси, так і колективний досвід та технічні знання Фірми. Консультації допомагають підвищити якість і поліпшити застосування професійного судження. Фірма зобов'язана впровадити таку культуру, при якій консультування визнається за сильну сторону, а персонал заохочується до консультацій зі складних та спірних питань.
73. Для забезпечення ефективності консультацій з іншими професіоналами їм необхідно надати всі важливі факти, що допоможе їм надати кваліфіковану пораду з методологічних, етичних чи інших питань. Процедури консультування передбачають консультування тільки з особами, що мають відповідні знання, досвід і стаж роботи на Фірмі (або, в разі потреби, за її межами), з важливих методологічних, етичних чи інших питань та відповідне документування й застосування результатів таких консультацій.
74. Якщо Фірмі потрібна зовнішня консультація, наприклад тоді, коли вона не має відповідних внутрішніх ресурсів, вона може скористатися консультативними послугами, які надають:
а) інші Фірми,
б) професійні та регуляторні організації,
в) підприємства чи організації, що надають відповідні послуги з контролю якості.
До підписання угоди щодо надання таких послуг Фірма зобов'язана розглянути, чи має консультант достатню для таких цілей кваліфікацію.
75. Документування консультацій з іншими професіоналами щодо складних та спірних питань має узгоджуватися як з особою, яка потребувала консультації, так і з особою, що надала консультацію. Документування повинно бути достатньо повним та детальним для розуміння:
а) питання, щодо якого була потрібна консультація;
б) результатів консультації включно з прийнятими рішеннями,
в) основи для таких рішень та їх застосування.
Розбіжність у думках під час виконання завдання
76. Під час виконання завдання можуть виникнути розбіжності в думках членів групи із завдання, консультантів та між керівником групи із завдання й особою, що здійснює перевірку якості його виконання. Фірма зобов'язана забезпечити розгляд і вирішення таких розбіжностей. Прийняті рішення мають бути задокументовані та впроваджені.
77. Фірма зобов'язана застосовувати процедури, спрямовані на заохочення виявлення розбіжності в думках на ранніх стадіях виконання завдання та надання чітких порад щодо послідовності дій, які необхідно зробити для вирішення розбіжностей і впровадження досягнутих рішень. Висновок (звіт) за наслідками виконання завдання не повинен надаватися до вирішення розбіжності.
78. Якщо Фірма залучає відповідно кваліфіковану зовнішню особу для проведення перевірки контролю якості виконання завдання, вона зобов'язана визнавати можливість виникнення розбіжності в думках та розробити процедури для вирішення цієї проблеми, наприклад, шляхом консультацій з іншим професіоналом або Фірмою, або професійною чи регуляторною організацією.
Перевірка контролю якості виконання завдання
79. Для об'єктивної оцінки важливих суджень, зроблених групою із завдання, досягнутих при підготовці висновку (звіту) Фірма зобов'язана впровадити перевірку контролю якості виконання завдання.
80. Перевірки контролю якості виконання завдання мають здійснюватися для виконання таких завдань:
а) завдання з обов'язкового аудиту;
б) інші завдання з аудиту та огляду фінансової звітності,
в) завдання з надання впевненості;
г) завдання з супутніх послуг.
81. Фірма здійснює перевірку контролю якості інших послуг у випадках, коли вони відповідають критеріям оцінки для визначення необхідності проведення перевірки контролю якості аудиторських послуг, встановлених Фірмою. До таких критеріїв, зокрема, належать:
а) характер аудиторської послуги та ступінь, до якої вона привертає увагу суспільства;
б) ідентифікація незвичних обставин і ризиків аудиторської послуги;
в) наявність законодавчих або нормативних вимог щодо обов'язковості впровадження контролю якості конкретних аудиторських послуг.
Перелік таких критеріїв встановлює АПУ.
82. Перевірка контролю якості виконання завдання повинна здійснюватися до моменту надання висновку (звіту).
83. Політика і процедури перевірки контролю якості повинні містити наступне:
а) характер, час та обсяг перевірки контролю якості виконання завдання;
б) критерії прийнятності осіб, що проводять перевірку контролю якості виконання завдання;
в) вимоги до документування перевірки контролю якості виконання завдання.
Характер, час та обсяг перевірки контролю якості виконання завдання
84. Перевірка контролю якості виконання завдання здійснюється шляхом обговорення виконання завдання з керівником групи із завдання, перегляду фінансових або інших звітів, інформації з предмета завдання та, особливо, розгляду відповідності висновку (звіту) умовам завдання, вибіркової перевірки робочих документів, що стосуються важливих суджень, які було висловлено групою з завдання, та висновків, до яких дійшла група. Обсяг перевірки залежить від складності завдання і ризику, що висновок (звіт) може не відповідати умовам завдання. Перевірка контролю якості виконання завдання не зменшує відповідальність керівника групи із завдання за його виконання.
85. Перевірка контролю якості виконання завдання з аудиту чи огляду фінансових звітів або іншого завдання з надання впевненості включає розгляд таких питань, як:
- оцінка групою із завдання незалежності Фірми щодо конкретного завдання;
- значні ризики, що було ідентифіковано під час виконання завдання, та дії у відповідь на ці ризики;
- судження, особливо щодо суттєвості та важливих ризиків;
- чи проводилися відповідні консультації з питань, які викликали розбіжності в думках, або інших складних чи сумнівних аспектів, та яких результатів було досягнуто цими консультаціями;
- важливість та наявність виправлених та невиправлених викривлень, ідентифікованих під час виконання завдання;
- питання, які необхідно довести до управлінського персоналу та найвищого управлінського персоналу клієнта з завдання та, в разі потреби, до інших сторін, наприклад регуляторних органів:
- чи відображують відібрані для перевірки робочі документи роботу, виконану щодо важливих суджень, та чи підтримують вони зроблені висновки;
- відповідність звіту, який буде надано, умовам завдання.
Перевірка контролю якості виконання супутніх послуг залежно від обставин може включати всі або лише деякі з цих аспектів.
86. Особа, яка проводить перевірку контролю якості виконання завдання, здійснює її своєчасно на відповідних етапах виконання завдання з тим, аби важливі питання були вирішені до моменту надання висновку (звіту).
87. Якщо особа, яка проводить перевірку контролю якості виконання завдання, вносить рекомендації, а керівник групи із завдання їх не сприймає, і це питання не вирішене на користь особи, що перевіряє, висновок (звіт) не надається до моменту вирішення цієї проблеми у відповідності до процедур Фірми щодо розбіжності в думках.
Критерії прийнятності осіб, які проводять перевірку контролю якості виконання завдання
88. Під час призначення осіб, які будуть проводитимуть перевірку контролю якості виконання завдання, Фірма має розглядати:
- їхню професійну кваліфікацію, яка потрібна для виконання такої перевірки, включно з необхідним досвідом і повноваженнями;
- до якого рівня можна залучати таку особу до консультацій із завдання без порушення її об'єктивності.
89. Політика та процедури Фірми щодо професійної кваліфікації осіб, які проводять перевірку контролю якості виконання завдання, розглядають професійні знання, досвід і повноваження, необхідні для виконання такої ролі. Від обставин завдання залежить, які знання слід вважати достатніми та відповідними професійними знаннями, досвідом та повноваженнями. Особою, що проводить перевірку контролю якості виконання завдання з аудиту та огляду фінансової звітності, а також іншого завдання із надання впевненості, може бути лише особа, яка має сертифікат аудитора України.
90. Об'єктивність особи, яка проводить перевірку контролю якості виконання завдання, має бути належно забезпечена. Наприклад, особа, яка проводить перевірку контролю якості виконання завдання:
а) не призначається керівником групи із завдання;
б) не бере іншої участі у виконанні завдання, щодо якого здійснюється перевірка контролю якості;
в) не приймає рішень щодо групи із завдання;
г) не підпадає під інші дії, які б загрожували її об'єктивності.
91. Керівник групи із завдання може консультуватися з особою, що проводить перевірку контролю якості виконання завдання, під час його виконання. Такі консультації не мають загрожувати об'єктивності особи, яка проводить перевірку контролю якості виконання завдання. Якщо природа та обсяг консультацій стають настільки значними, що загрожують об'єктивності особи, яка проводить перевірку контролю якості виконання завдання, інша особа з Фірми або відповідно кваліфікована зовнішня особа призначаються на роль або особи, що проводить перевірку контролю якості виконання завдання, або консультанта по завданню. Політика Фірми має вимагати зміни особи, яка проводить перевірку контролю якості виконання завдання, якщо виникають сумніви в її можливості виконати об'єктивну перевірку.
92. Якщо аудитори, які займаються аудиторською діяльністю індивідуально як фізичні особи - підприємці, або невелика фірма виконують завдання, які потребують перевірки контролю якості його виконання, то для проведення такої перевірки вони можуть укласти угоду з відповідно кваліфікованою зовнішньою особою або з іншими Фірмами для виконання перевірки контролю якості виконання завдання. Якщо Фірма укладає угоду з відповідно кваліфікованою зовнішньою особою, вона має розглянути, чи відповідає така особа критеріям прийнятності для здійснення перевірки контролю якості виконання завдання.
Документування перевірки контролю якості виконання завдання
93. Процес перевірки контролю якості виконання завдання має бути задокументований. Документи з перевірки контролю якості виконання завдання повинні свідчити про те, що:
а) всі процедури, які вимагає політика Фірми щодо перевірки контролю якості виконання завдання, були виконані;
б) перевірка контролю якості виконання завдання була завершена до моменту надання висновку (звіту);
в) особі, що проводила перевірку контролю якості виконання завдання, не відомо про будь-які невирішені питання, що змусили б цю особу вважати, що важливі судження, які були висловлені групою з завдання, та висновки, яких дійшла група, не відповідають умовам завдання.
Документація із завдання
Завершення формування остаточних файлів із завдання
94. Фірма зобов'язана документувати процес виконання завдання. Групи із завдання мають своєчасно завершити формування остаточних файлів із завдання після надання висновків (звітів) із завдання. Максимальний період, за який слід завершити формування остаточних файлів для конкретних типів завдання, встановлює Фірма і він залежить від характеру завдань, але не може перевищувати 60 днів від дати висновку (звіту).
95. Якщо два або кілька різних висновків подаються стосовно однієї інформації суб'єкта господарювання, Фірми щодо крайніх термінів формування остаточних файлів із завдання розглядають кожний висновок (звіт) так, ніби він стосується окремого завдання. Так буває, наприклад, коли Фірма надає аудиторський висновок про фінансову інформацію компонента з метою консолідації групи та аудиторський висновок про ту саму фінансову інформацію, передбачений чинним законодавством, на пізнішу дату.
Конфіденційність, збереженість, цілісність, зрозумілість та відтворюваність документації з завдання
96. Відповідно до Закону України "Про аудиторську діяльність" та Кодексу етики Фірма зобов'язана забезпечити конфіденційність, зберігання, цілісність, зрозумілість і відтворюваність документації з завдання.
97. Фірма зобов'язана постійно дотримуватися конфіденційності інформації, що міститься в документації із завдання, якщо конкретний клієнт не надав дозволу розкрити інформацію або якщо існує професійний чи юридичний обов'язок такого розкриття.
98. Незалежно від того, на яких носіях зберігається документація із завдання (паперових, електронних чи інших), зрозумілість або відтворюваність основних даних може бути під загрозою, якщо документацію можна змінювати, додавати або вилучати без відома Фірми або якщо її можна постійно втрачати чи пошкоджувати. Тому Фірма зобов'язана розробити та впровадити відповідні заходи контролю документації з завдання з метою:
а) забезпечення можливості визначити, коли та ким документація із завдання була створена, змінена чи перевірена;
б) захисту цілісності інформації на всіх етапах завдання, особливо якщо члени групи із завдання обмінюються інформацією або інформація передається третім сторонам через Інтернет;
в) запобігання несанкціонованим змінам до документації із завдання;
г) надання групі із завдання та іншим уповноваженим сторонам доступу до документації з завдання, необхідної для належного виконання ними своїх обов'язків.
99. Такими заходами контролю, зокрема, є:
- використання членами групи із завдання паролю, щоб обмежити коло осіб, які можуть мати доступ до електронної документації з завдання, уповноваженими користувачами;
- здійснення резервного копіювання електронної документації з завдання на відповідних етапах його виконання;
- належний розподіл між членами групи з завдання на початку завдання повноважень щодо створення документації з завдання, її обробки протягом виконання завдання та упорядкування наприкінці завдання;
- обмеження доступу та конфіденційне збереження документації із завдання у формі друкованої копії.
100. У разі, якщо Фірма, з погляду практичності, включає до документації із завдання скановані електроні копії оригіналів документів, створених на папері, вона зобов'язана виконати такі процедури:
а) скановані копії мають відображувати весь зміст оригіналів документів на папері, включаючи власноручні підписи, перехресні посилання й анотації;
б) скласти покажчик сканованих копій, та, якщо це необхідно, скановані копії мають бути підписані відповідальною особою;
в) забезпечити доступ до сканованих копій і можливості їхнього відтворення й друкування.
Фірма може прийняти рішення про збереження оригіналів документації на папері, які було скановано, із законодавчих, нормативних чи інших причин.
Зберігання документації із завдання
101. Фірма зобов'язана встановити політику та процедури зберігання документації з завдання протягом достатнього періоду, що відповідає потребам самої Фірми або законодавчим, регулятивним чи нормативним вимогам.
102. Потреби Фірми в зберіганні документації із завдання та період такого зберігання змінюватимуться залежно від характеру завдання та обставин Фірми, наприклад, від того, чи потрібна документація із завдання для забезпечення аналізу питань, які мають постійне значення для майбутніх завдань. Період зберігання документації з завдання не може бути меншим як п'ять років від дати висновку (звіту).
103. Протягом періоду зберігання документації із завдання Фірма зобов'язана забезпечити:
- можливість доступу до документації з завдання (особливо у разі зберігання електронної документації, оскільки основні технології можуть удосконалюватися або змінюватися з часом);
- запис змін, які було внесено до документації із завдання після впорядкування файлів з завдання;
- доступ уповноваженим зовнішнім сторонам та перевірку ними документації із конкретного завдання для контролю якості або інших цілей.
Право власності на документацію з завдання
104. Документація із завдання є власністю Фірми. Фірма на свій розсуд може надавати частини (або витяги з) документації із завдання клієнтові, якщо таке розкриття інформації не перешкоджає обґрунтованості виконаної роботи, або у випадку завдань із надання впевненості, незалежності фірми чи її персоналу.
105. Документи, передані клієнтом Фірмі для виконання завдання, не підлягають оприлюдненню чи вилученню без згоди клієнта.
VIII. Моніторинг відповідності політики та процедур контролю якості
106. Фірма зобов'язана здійснювати моніторинг відповідності політики та процедур контролю якості (моніторинг) з метою отримання обґрунтованої впевненості, що її політика і процедури щодо системи контролю якості відповідні, адекватні, працюють ефективно й дотримуються на практиці. Моніторинг має включати постійний розгляд та оцінку системи контролю якості Фірми, а також періодичну перевірку окремих завершених завдань.
107. Метою моніторингу відповідності політики та процедур контролю якості є забезпечення оцінки:
а) дотримання Фірмою Професійних стандартів, законодавчих і нормативних вимог;
б) чи вірно розроблена та ефективно впроваджена система контролю якості Фірми;
в) чи вірно застосовуються політика та процедури контролю якості персоналом Фірми.
108. Відповідальність за процес моніторингу несе керівник Фірми, який може призначити особу, яка має достатній відповідний досвід і повноваження, здійснювати процес моніторингу. Моніторинг розглядає як відповідність політики і процедур контролю якості встановленим вимогам, так і ефективність роботи системи контролю якості.
109. Моніторинг включає такі аспекти, як:
- аналіз:
- змін і доповнень до Професійних стандартів, законодавчих і нормативних вимог, та їх відображення, в разі потреби, в політиці й процедурах Фірми;
- письмових підтверджень відповідності політики та процедур Фірми щодо незалежності;
- постійного професійного розвитку, включно з перепідготовкою;
- рішень щодо прийняття нових клієнтів, продовження взаємовідносин із клієнтами та прийняття специфічних завдань;
- визначення необхідних коригувальних дій і поліпшень, які необхідно внести в систему, включно із забезпеченням зворотного зв'язку стосовно політики і процедур Фірми, що належать до навчання та постійного удосконалення професійних знань;
- інформування відповідного персоналу Фірми про недоліки, ідентифіковані в системі, в рівні розуміння системи або у відповідності їй;
- вживання заходів відповідним персоналом Фірми щодо своєчасного впровадження необхідних змін у політику та процедури контролю якості.
110. Перевірка окремих завершених завдань мають здійснюватися на циклічній основі. Завдання, які відбирають для перевірки, мають включати, як мінімум, одне завдання на кожного керівника групи із завдання за період, який зазвичай становить не більш трьох років. Схема організації перевірки, включно з часом відбору окремих завдань, залежить від багатьох чинників, які включають:
- розмір Фірми;
- кількість і географічне розташування офісів;
- результати попередніх моніторингових процедур;
- ступінь повноважень як персоналу, так і офісів (наприклад, чи має право офіс проводити свої власні перевірки, чи перевірки може проводити лише головний офіс);
- природа та складність практики й організації Фірми;
- ризики, які пов'язані з клієнтами Фірми та конкретними завданнями.
111. Процес перевірки завершених завдань включає відбір окремих завдань, деякі з яких можуть бути відібрані без попереднього попередження групи із завдання. Ті, хто перевіряє завдання, не повинні входити до складку групи із завдання або перевіряти контроль якості виконання завдання. При визначенні обсягу перевірки Фірма бере до уваги обсяг висновків незалежної зовнішньої перевірки. При цьому незалежна зовнішня перевірка не може замінити власну внутрішню програму моніторингу фірми.
112. Невеликі аудиторські фірми та аудитори, які займаються аудиторською діяльністю індивідуально як фізичні особи - підприємці, можуть залучати відповідно кваліфіковану зовнішню особу або іншу Фірму для виконання перевірки завершених завдань та інших процедур моніторингу.
113. Фірма зобов'язана оцінювати вплив недоліків, виявлених у результаті моніторингу, та визначати, чи є вони:
а) окремими випадками, що не свідчать про те, що система контролю якості Фірми є не відповідною;
б) системними або іншими важливими недоліками, що повторюються, які потребують термінових коригувальних дій.
114. Фірма інформує відповідних керівників груп із завдання та інший відповідний персонал про недоліки, виявлені в результаті моніторингу, та надає рекомендації щодо відповідних коригувальних дій.
115. За результатами оцінки кожного типу недоліків Фірма має:
а) вжити відповідних коригувальних дій відносно окремого завдання або співробітника;
б) ознайомити з результатами моніторингу осіб, які відповідають за підготовку і професійний розвиток персоналу;
в) змінити політику та процедури контролю якості;
г) вжити дисциплінарних дій до тих, хто не дотримується політики та процедур Фірми, особливо тих, хто робить це неодноразово.
116. Якщо результати процедур моніторингу вказують на те, що висновок (звіт) може виявитися невідповідним умовам завдання або що під час виконання завдання деякі процедури не були виконані, Фірма зобов'язана визначити, які подальші дії необхідні для досягнення відповідності Професійним стандартам та законодавчим і нормативним вимогам. Вона має також розглянути питання про отримання юридичної допомоги.
117. Мінімум раз на рік Фірма ознайомлює з результатами моніторингу системи контролю якості керівників груп із завдань та інший відповідний персонал Фірми. Подібне ознайомлення дасть змогу Фірмі та цим особам вжити невідкладних відповідних заходів, якщо це потрібно, відповідно до їх посад та відповідальності. Інформація щодо результатів моніторингу включає:
а) опис виконаних процедур моніторингу;
б) висновки, зроблені за результатами моніторингу;
в) опис системних, повторюваних або інших важливих недоліків та заходів, спрямованих на їх усунення або коригування.
118. Документація, яку відносять до моніторингу:
а) описує процедури моніторингу включно з процедурою відбору для перевірки виконаних завдань;
б) реєструє оцінку:
- дотримання Професійних стандартів, законодавчих нормативних вимог;
- відповідності та ефективності застосування системи контролю якості; та
- вірності застосування політики та процедур контролю якості Фірми, тобто відповідності висновків (звітів), що надаються Фірмою, умовам завдань
в) ідентифікує виявлені недоліки, оцінює їх вплив та закладає основи для визначення подальших дій.
Скарги та звинувачення
119. Фірма зобов'язана впровадити політику та процедури, які б надали їй обґрунтовану впевненість, що Фірма відповідно реагує на:
а) скарги і звинувачення, що робота, виконана Фірмою, не відповідає Професійним стандартам та законодавчим і нормативним вимогам;
б) звинувачення у недотриманні вимог системи контролю якості Фірми.
120. Скарги і звинувачення (крім тих, що є вочевидь поверхневими) можуть походити як ззовні, так і з самої Фірми. Їх можуть робити персонал, клієнти або треті сторони. Скарги та звинувачення можуть приймати члени групи із завдання або інший персонал Фірми.
121. Частиною цього процесу є встановлення Фірмою чітко визначених каналів, по яких персонал Фірми може передавати свої сумніви без остраху покарання.
122. Фірма розглядає такі скарги і звинувачення відповідно до встановленої політики та процедур. За розгляд скарг і звинувачень відповідає керівник Фірми, який призначає відповідальну особу, що має достатній досвід і повноваження на Фірмі, але не має відношення до завдання; при цьому вона може користуватися консультацією юриста, якщо це потрібно. Невеликі аудиторські фірми та аудитори, які займаються аудиторською діяльністю індивідуально як фізичні особи - підприємці, можуть користуватися послугами відповідно кваліфікованої зовнішньої особи або іншої Фірми для проведення такого розгляду. Скарги, звинувачення та відповіді на них мають бути задокументовані.
123. Якщо результати розгляду свідчать про недоліки політики та процедур контролю якості Фірми або недотримання вимог системи контролю якості Фірми співробітником чи співробітниками, Фірма вживає відповідних заходів, як зазначено в параграфі 115.
IX. Документування процесу контролю якості на Фірмі
124. Фірма зобов'язана застосовувати політику та процедури, які вимагають наявності відповідної документації як підтвердження роботи кожного елемента своєї системи контролю якості.
125. Документування цих питань залежно від чинників, які наведені у параграфі 10 цього Положення, може бути у вигляді:
- електронної бази даних для документування таких питань, як підтвердження незалежності, оцінка роботи персоналу та результати моніторингових перевірок;
- більш простіших форм, наприклад, рукописних заяв, контрольних листів тощо.
126. Фірма зберігає таку документацію протягом часу, достатнього, щоб особи, які виконують процедури моніторингу, змогли оцінити дотримання Фірмою вимог своєї системи контролю якості, але не менш як протягом п'яти років з дати створення документації.
