Положення про ведення касових операцій в підрозділах національного оператора поштового звязку

1. Це Положення розроблене згідно із Законами України "Про поштовий зв'язок", "Про платіжні системи та переказ грошей в Україні", Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженим постановою Правління Національного банку України від 15.12.2004 N 637 та зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 13.01.2005 за N 40/10320, Декретом Кабінету Міністрів України "Про систему валютного регулювання і валютного контролю", іншими нормативно-правовими актами та визначає порядок ведення касових операцій в підрозділах національного оператора поштового зв'язку (далі - національний оператор) у національній та іноземній валютах.

2. У цьому Положенні терміни вживаються у такому значенні:

відокремлені підрозділи - дирекції, поштамти, вузли (центри) поштового зв'язку та інші структурні підрозділи національного оператора, що наділяються частиною майна, здійснюючи щодо цього майна право оперативного використання, передбачене Положеннями про структурні підрозділи, та здійснюють свою діяльність на підставі довіреності, оформленої у відповідності до вимог законодавства;

виробничі підрозділи - відділення поштового зв'язку та інші підрозділи відокремленого підрозділу, які здійснюють розрахунки з користувачами при наданні послуг, пов'язаних з прийманням та видачею готівки, із застосуванням реєстраторів розрахункових операцій (РРО) або розрахункових книжок (РК) та веденням книг обліку розрахункових операцій (КОРО), але не проводять операцій з приймання (видачі) готівки за касовими ордерами та не ведуть касової книги;

Головна каса - окреме, спеціально обладнане приміщення відокремленого підрозділу, призначене для приймання, видачі та зберігання готівки, інших цінностей і касових документів, де ведеться касова книга;

підкріплення - поповнення запасів готівки виробничих підрозділів в національній та іноземній валюті з метою забезпечення своєчасної виплати поштових переказів, пенсій,

соціальної допомоги та інших виплат згідно з договорами цивільно-правового характеру;

понадлімітні залишки - готівка, яка залишається в виробничих підрозділах після здійснення всіх готівкових розрахунків та перевищує встановлений ліміт.

3. Касові операції з виплати пенсій, соціальної допомоги здійснюються національним оператором на підставі документів органів Пенсійного фонду України, органів праці та соціального захисту населення, затверджених згідно із законодавством України.

4. Касові операції національного оператора, пов'язані з виплатою поштових переказів, пенсій, соціальної допомоги та іншими послугами, оформлюються касовими документами, зразки яких затверджуються уповноваженим центральним органом виконавчої влади у галузі зв'язку, з урахуванням галузевих особливостей діяльності національного оператора.

5. Режим роботи Головних кас встановлюється відокремленим підрозділом з урахуванням прибуття з маршруту останньої автомашини з поштою, згідно розкладів руху. Маршрути і режим роботи Головної каси складаються таким чином, щоб мішки з понадлімітними залишками були здані до Головної каси та оприбутковані в день їх відправки із виробничих підрозділів.

6. Порядок перевезення сумок з готівкою між Головними касами та міськими виробничими підрозділами визначається внутрішнім документом національного оператора.

7. Для забезпечення виробничого підрозділу готівкою для надання послуг, пов'язаних з виплатою поштових переказів, пенсій, соціальної допомоги, та здійснення інших виплат згідно з договорами цивільно-правового характеру, з Головної каси висилаються підкріплення.

8. Висилка підкріплень оформлюється розпорядженням ф. 45 (далі - розпорядження) (додаток 1) по відокремленому підрозділу, яке складається у двох примірниках та підписується працівником, на якого покладені ці обов'язки наказом керівника відокремленого підрозділу, і затверджується керівником відокремленого підрозділу (заступником). Перший примірник розпорядження передається до Головної каси, другий - працівникові, який здійснює контроль за надходженням підкріплень до виробничих підрозділів.

9. На підставі розпорядження у Головній касі на кожну із сумок з підкріпленням складається супровідний лист ф. 4 (далі - супровідний лист) (додаток 2), у двох примірниках (під копіювальний папір), який підписується працівниками, що брали участь у підрахунку готівки і пакуванні сумки.

10. У супровідному листі вказується:

номер (у чисельнику - порядковий номер супровідного листа, у знаменнику - номер сумки);

найменування виробничого підрозділу, на адресу якого надсилається підкріплення;

сума підкріплення (прописом), у тому числі за видами виплат (на виплату поштових переказів, пенсій, заробітної плати тощо).

На зворотному боці кожного з примірників супровідного листа проводиться опис грошей, що пересилаються, за купюрами, з написанням загальної суми цифрами.

Порядкова нумерація супровідних листів провадиться протягом кварталу.

11. Перший примірник супровідного листа разом з готівкою вкладається до сумки (у спеціальну кишеню), після чого сумка закривається.

На кожну сумку з підкріпленням виписується накладна ф. 16 (далі - накладна) (додаток 3) у двох примірниках, у якій зазначається номер сумки та сума підкріплення згідно з супровідним листом.

Сумка з підкріпленням та перший примірник накладної вкладаються у мішок, який заробляється та пересилається як страховий.

12. Після пакування сумок з підкріпленням, начальник (оператор) Головної каси на обох примірниках розпорядження заповнює графи 4 та 5.

13. На загальну суму розпорядження начальник (оператор) Головної каси виписує видатковий касовий ордер типової форми КО-2 (далі - видатковий касовий ордер) днем висилки підкріплення. Підставою для оформлення видаткового касового ордера є розпорядження. У видатковому касовому ордері реквізит "Одержав" не заповнюється.

14. Після передачі мішків до підрозділу, який здійснює обробку страхової пошти, начальник (оператор) Головної каси внизу видаткового касового ордера зазначає дату, номер накладної, загальну суму висланого підкріплення (прописом) і проставляє підпис.

15. Підкріплення, що висипається до виробничих підрозділів наступного дня, списується у видаток за касовою книгою днем фактичного передавання мішків із Головної каси на підставі видаткового касового ордера.

У цьому разі на супровідних листах зазначається дата запакування сумки, а на накладній - дата фактичного її передавання з Головної каси.

16. До видаткового касового ордера додаються: перший примірник розпорядження та другі примірники супровідних листів і накладних з розпискою працівника підрозділу, який одержав страхові мішки.

На видатковому касовому ордері у рядку "Додаток" зазначається кількість прикладених до нього документів.

17. Одержане у виробничому підрозділі підкріплення, в присутності начальника виробничого підрозділу (заступника), підраховується працівником, який брав участь в розкритті сумки, та звіряється із сумою, зазначеною в супровідному листі. Правильність підрахунку зазначені працівники зв'язку підтверджують своїми підписами та відбитком календарного штемпеля на супровідному листі. Підкріплення оприбутковується за касовим звітом виробничого підрозділу (додаток 4). Відповідно оформлений супровідний лист передається працівникові відокремленого підрозділу, який складав розпорядження і який на підставі супровідних листів, що повертаються із виробничих підрозділів, здійснює оперативний контроль за надходженням сумок з підкріпленням до виробничих підрозділів.

Відмітки про контроль за проходженням сумок з понадлімітними залишками та підкріпленням учиняються цим працівником в графах 6 та 7 розпорядження на підставі супровідних листів, що повертаються з виробничих підрозділів із записами про одержання і оприбуткування сум.

Працівник відокремленого підрозділу, який здійснює контроль за касовими операціями, перевіряє тотожність першого і другого примірників розпорядження та супровідних листів, підшиває другий примірник розпорядження та перші примірники супровідних листів до видаткового касового ордеру, оформленого Головною касою відповідно до п. 16 цього Положення.

18. Виробничий підрозділ, за наявності понадлімітних залишків, надсилає їх до Головної каси за підпорядкуванням у порядку, визначеному у пп. 9-11 цього Положення.

Другі примірники супровідного листа та накладної залишаються у виробничому підрозділі.

19. Понадлімітні залишки, відправлені виробничим підрозділом до Головної каси, на підставі супровідного листа та накладної, обліковуються у касовому звіті виробничого підрозділу.

20. Підрозділом, який здійснює обробку страхової пошти, після перевірки мішків і проставляння відміток про це у довідці про вислані з виробничих підрозділів понадлімітні залишки ф. 44 (далі - довідка) (додаток 5), мішки видаються працівникові, який супроводжує їх до Головної каси, з двома примірниками накладної під розписку на третьому примірнику. Одночасно до Головної каси передається довідка.

На другому примірнику накладної начальник (оператор) Головної каси розписується (із зазначенням часу) за кількість (прописом) отриманих мішків з понадлімітними залишками та проставляє відбиток календарного штемпеля. Другий примірник накладної повертається до підрозділу, який здійснює обробку страхової пошти, перший - долучається до документів Головної каси.

21. На підставі супровідних листів та довідки, з відповідною відміткою підрозділу, який здійснює обробку страхової пошти, начальник (оператор) Головної каси виписує прибутковий касовий ордер та оприбутковує готівку у відповідності до вимог законодавства.

22. У виробничих підрозділах надходження підкріплення та здавання понадлімітних залишків обліковуються у касовому звіті.

У касовому звіті також відображаються дані про наявність і рух поштових марок, маркованих конвертів і карток та інших цінностей і товарів, що знаходяться у виробничих підрозділах.

23. Для кожного виду валют ведеться окремий касовий звіт та касова довідка.

24. Заповнений аркуш касового звіту підписується начальником виробничого підрозділу (заступником) і ставиться відбиток календарного штемпеля.

25. Для доставки одержувачам додому поштових переказів, пенсій, соціальної допомоги виплатні документи разом з готівкою видаються працівникам зв'язку, які будуть проводити виплату, під розписку у книзі обліку поштових відправлень, поштових переказів, пенсій, соціальної допомоги, що видаються листоношам для доставки адресатам ф. 55 (додаток 6).

Якщо доставні дільниці знаходяться на значній віддаленості від виробничих підрозділів сільських населених пунктів і графік роботи працівників зв'язку, які здійснюють доставку адресатам поштових переказів, пенсій, соціальної допомоги, не співпадає з режимом роботи виробничого підрозділу, вони зобов'язані здати звіт, повернути залишок готівки та виплатні документи не пізніше наступного робочого дня виробничого підрозділу.

26. Не пізніше наступного робочого дня виробничого підрозділу, касовий звіт за операційний день разом з документами направляється до відокремленого підрозділу за підпорядкуванням.

27. Маршрутна накидна ф. 24а (додаток 7), посвідчення на право супроводження та обміну пошти (додаток 8), сумки видаються працівникові, який супроводжує страхову пошту, під розписку в книзі обліку приймання та здавання сумок (мішків), посвідчень на право супроводження та обміну пошти ф. 47а (додаток 9).

28. Прибуткові та видаткові касові ордери реєструються в журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів ф. КО-3, у день фактичного отримання (видачі) готівки із Головної каси.

29. Відокремлені підрозділи, які проводять операції з приймання готівки за продану продукцію (товари, роботи, послуги) з оформленням її прибутковим касовим ордером, а також з видачі готівки на виплати, пов'язані з оплатою праці, виробничі (господарські) потреби, інші операції з оформленням їх видатковими касовими ордерами і відомостями, ведуть касову книгу, що видається і оформляється національним оператором.

Виробничі підрозділи, які здійснюють готівкові розрахунки із застосуванням РРО або РК та веденням КОРО, але не проводять операцій з приймання (видачі) готівки за касовими ордерами, касової книги не ведуть.

30. Відокремлені підрозділи, за умови забезпечення належного зберігання касових документів, можуть вести касову книгу та касові документи в електронній формі за допомогою комп'ютерних засобів. Ведення такої касової книги та касових документів здійснюється відповідно до вимог законодавства України.

31. Для кожного виду валют ведеться окрема касова книга.

32. Установлення ліміту каси відокремленого підрозділу проводиться національним оператором самостійно на підставі розрахунку встановлення ліміту залишку готівки в касі та затверджується внутрішнім наказом національного оператора і доводиться до виконання відокремленим підрозділам.

33. Відокремлені підрозділи самостійно визначають ліміти залишків готівки у підпорядкованих виробничих підрозділах, в межах ліміту відокремленого підрозділу, затвердженого національним оператором, з урахуванням режимів і специфіки їх роботи.

34. Національний оператор внутрішнім наказом встановлює ліміти видачі готівки в одну доставку одному працівникові виробничого підрозділу для виплати одержувачам вдома поштових переказів, пенсій, соціальної допомоги.

35. Національний оператор має право у касах відокремлених підрозділів зберігати готівку, одержану в банку для виплати пенсій і соціальної допомоги понад установлений ліміт каси протягом трьох робочих днів банку, уключаючи день одержання готівки в банку.