Про затвердження Інструкції з діловодства у Міністерстві охорони здоровя України

4.10.2. Копія документа виготовляється рукописним, машинописним способами або засобами оперативної поліграфії. Під час виготовлення копії рукописним і машинописним способами текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.

Відмітка "Копія" зазначається у верхній правій частині лицьового боку першого аркуша документа.

Напис про засвідчення документа складається із слова "Згідно", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту "Підпис", наприклад:

4.10.3. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах, текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення, наприклад:

На копіях вихідних документів мають бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців; напис про засвідчення документа, завірений печаткою з найменуванням Міністерства охорони здоров'я (негербовою) або його структурного підрозділу (загального відділу). Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.

4.11. Оформлення додатків до документів.

4.11.1. Додатки доповняють, пояснюють окремі питання документа або документ в цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

4.11.2. Додатки до документів можуть бути трьох видів:

додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);

додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити.

У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазначаються у тексті, наприклад:

"Розробити і подати на затвердження план основних організаційних заходів Міністерства охорони здоров'я України 1998 року за формою, зазначеною у додатку 1".

Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітки з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер. Відмітка робиться на верхньому правому полі першого аркуша додатка, наприклад:

У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак N перед цифровим позначенням не ставиться.

Додатки до розпорядчих документів повинні підписуватися керівниками структурних підрозділів Міністерства на лицьовій стороні останнього аркуша додатка.

Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформляються у такому порядку:

якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться у тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 6 стор. у 3 прим.;

якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться у тексті, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки: 1. План проведення засідань колегії МОЗ України 1998 р.

2. Графік проведення селекторних нарад керівництвом МОЗ України 1998 р. 2 стор. у 1 прим.;

якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітка про наявність додатка оформляється таким чином:

Додаток: Висновок санітарно-епідеміологічної комісії 08.12.97 N 64 і додаток до нього, всього на 12 стор. у 2 прим.;

якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кількість аркушів не зазначається;

при великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:

Додаток: відповідно до опису на ___ стор.;

якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітка про наявність документа оформляється за формою:

Додаток: на 6 арк. у 3 прим. на другу адресу.

4.12. Вимоги до документів, що виготовляються машинописними засобами.

4.12.1. У машинописному бюро і структурних підрозділах друкуються тільки службові документи. Рукописи, що здаються до машинописного бюро, повинні бути розбірливо написані чорнилом або пастою темного кольору, ретельно вивірені та завізовані виконавцем і керівником структурного підрозділу.

Рукописи, написані нечітко, кольоровим чорнилом, пастою або олівцем, до друку не приймаються.

На рукописі виконавець зазначає, скільки примірників необхідно друкувати, на якому форматі, дату здачі матеріалів до машинописного бюро.

4.12.2. Текст документів, надрукованих на папері форматом А4, друкують через півтора міжрядкових інтервали, а форматом А5 - через один міжрядковий інтервал.

Тексти документів, що готуються до видання, друкуються через два міжрядкових інтервали.

4.12.3. Реквізити (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через один міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Відмітка про наявність додатка", "Гриф погодження" відокремлюються один від одного 1,5-2 міжрядковими інтервалами, наприклад:

4.12.4. Реквізити документа відокремлюються один від одного 2-3 міжрядковими інтервалами.

4.12.5. Назву виду документа друкують великими літерами.

4.12.6. Розшифровку підпису в реквізиті "Підпис" друкують на рівні останнього рядка найменування посади без пропуску між ініціалами і прізвищем.

4.12.7. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів - 28 знаків.

Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

4.12.8. Під час друкування документів використовують вісім стандартних положень табулятора:

0 від межі лівого поля - для реквізитів "Заголовок до тексту", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатка", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа і направлення його до справи", найменування посади у реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", засвідчення напису "Згідно", а також слів "Слухали", "Виступили", "Вирішили", "Постановили", "Наказую", "Пропоную";

1 після 5 друкарських знаків - для початку абзаців у тексті;

2 після 16 друкарських знаків - для складання таблиць і трафаретних текстів;

3 після 24 друкарських знаків - для складання таблиць і трафаретних текстів;

4 після 32 друкарських знаків - для реквізиту "Адресат";

5 після 40 друкарських знаків - для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа";

6 після 48 друкарських знаків - для розшифровки підпису в реквізиті "Підпис";

7 після 56 друкарських знаків - для складання таблиць і трафаретних текстів, а також для кодів за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО) і Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).

4.12.9. У разі наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками, починаючи від положень табулятора 0 і 5.

4.12.10. Якщо у тексті документа йдеться про додатки або виділене в самостійний абзац посилання на документ, що став підставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкуються від положення табулятора 0, а текст до них - через один міжрядковий інтервал.

4.12.11. Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

Номери сторінок повинні проставлятись посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків.

4.12.12. Друкований текст перевіряє виконавець. Якщо будуть виявлені друкарські помилки, пропуски тощо, виконавець повертає машинописному бюро надруковані аркуші з рукописом для виправлення. Виправлення тексту допускається тільки на машинці, без помарок.

4.1З. Розмноження документів.

4.13.1. Порядок розмноження документів засобами розмножувальної техніки визначається керівником Міністерства, а необхідність розмноження окремих документів - керівниками структурних підрозділів.

4.13.2. Розмноження невеликих за обсягом документів може здійснюватись безпосередньо секретарем за допомогою засобів оргтехніки, які є на його робочому місці.

4.13.3. Розмноження невеликих за обсягом документів може здійснюватися і у машинописному бюро, якщо у структурному підрозділі Міністерства немає розмножувальної оргтехніки, а великих за обсягом - спеціалізованим підрозділом (розмножувальним цехом) за такими правилами:

для виконання розмножувальних робіт виконавець заповнює замовлення, яке підписує керівник структурного підрозділу (додаток 15);

документи на розмноження передаються у машинописне бюро чи у розмножувальний цех разом із замовленням. При цьому замовленню надається номер, зазначається дата його передачі, встановлюється термін виконання замовлення;

замовлення реєструється у спеціальному журналі обліку роботи (додаток 16). Під час одержання розмноженого документа особа, яка його одержує, розписується на замовленні із зазначенням дати одержання;

оригінали документів після виготовлення з них копій повертаються за належністю.

4.14. Підготовка та оформлення документів до засідань колегії Міністерства.

4.14.1. Засідання колегій Міністерства проводяться відповідно до затвердженого плану роботи та в міру потреби.

У плані роботи колегії Міністерства зазначається зміст питань, дата розгляду, прізвище доповідача та найменування структурного підрозділу, який готує документи для розгляду колегією Міністерства, термін подання документів.

Керівники структурних підрозділів вчасно подають для включення до плану роботи колегії Міністерства перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути на її засіданні. До переліку додається довідка про мотиви внесення питання на розгляд колегії Міністерства.

4.14.2. Документи з питань, що вносяться на розгляд колегії Міністерства, повинні подаватися не пізніше ніж за 5 днів до засідання. Ці документи включають:

доповідну записку (адресовану колегії Міністерства), в якій грунтовно викладені питання з висновками і пропозиціями;

проект рішення колегії Міністерства та відповідний проект наказу;

довідку про погодження проекту із членами колегії, заінтересованими структурними підрозділами та іншими установами;

список осіб, які запрошуються на засідання колегії Міністерства.

4.14.3. Про кожне засідання колегії Міністерства складається протокол, який оформляється відповідно до правил.

Документи, підготовлені на розгляд колегії Міністерства, а також один примірник їх копій зберігаються у секретаря або в протокольній частині колегії Міністерства з кожного засідання окремо.

4.14.4. У разі проведення закритого засідання колегії Міністерства (закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням установлених правил роботи з документами обмеженого доступу.

4.14.5. Відповідальність за своєчасну та якісну підготовку документів до засідань колегії Міністерства покладається на керівників відповідних структурних підрозділів Міністерства.

4.14.6. Секретар колегії контролює своєчасність подання документів на розгляд та перевіряє їх наявність і правильність оформлення.

У разі порушення встановленого порядку підготовки документів до розгляду колегії Міністерства секретар доповідає Міністру (керівнику колегії), який вирішує, чи розглядатиметься це питання на засіданні, чи буде зняте з порядку денного.

4.14.7. Особи, які одержали проекти рішення та інші документи, до засідання колегії Міністерства уважно їх вивчають і у разі потреби чітко формулюють свої зауваження та пропозиції.

4.15. Оформлення документів про відрядження.

4.15.1. Службові відрядження працівників здійснюються відповідно до плану роботи Міністерства з урахуванням асигнувань за кошторисом витрат на відрядження.

Якщо виникає потреба у відрядженні працівника поза планом, керівник структурного підрозділу в доповідній записці (заяві) на ім'я Міністра або його заступника зазначає куди, на який строк, з якою метою необхідно відрядити працівника.

Доповідна записка (заява) разом з проектом наказу та посвідченням про відрядження чи тільки посвідченням, що замінює наказ, передається Міністру або його заступнику, як правило, не пізніше як за три доби до початку відрядження.

Для реєстрації посвідчень про відрядження ведеться спеціальний журнал (додаток 17).

4.15.2. Після повернення з відрядження працівник у триденний строк доповідає керівникові структурного підрозділу про виконання завдання і подає авансовий звіт за встановленою формою.

Керівник структурного підрозділу підтверджує виконання завдання і візує авансовий звіт, який здається до бухгалтерії Міністерства.

5.1. Вихідні документи, у тому числі виготовлені на ПК, обробляються і надсилаються структурними підрозділами Міністерства в день їх реєстрації або не пізніше наступного робочого дня.

Якщо необхідне тиражування, яке перевищує 50 примірників, документи надсилаються не пізніше ніж на 3-й день.

Вихідні документи, зазначені в частині першій п.5.2 даної Інструкції, обробляються, реєструються і надсилаються загальним відділом Управління справами.

5.2. Проекти законів України, постанов Верховної Ради, указів та розпоряджень Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, проекти державних програм з питань охорони здоров'я, концепцій після візування зацікавленими міністерствами і відомствами із супровідним листом надсилаються до Уряду України. Вони реєструються у загальному відділі Управління справами.

Усі інші вихідні документи реєструються в структурних підрозділах Міністерства.

5.3. У загальному відділі, інших структурних підрозділах Міністерства приймають, перевіряють, реєструють вихідні документи спеціально закріплені спеціалісти, що відповідають за діловодство.

Під час приймання від виконавців вихідних документів обов'язково перевіряється:

правильність зазначення адреси;

наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

наявність віз на копії документа, що залишається у справах;

наявність на документі відмітки про додатки;

відповідність кількості примірників кількості адресатів.

5.4. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться в конверті.

5.5. Документи, що адресуються постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь машинописним або друкарським способом.

5.6. У разі надсилання кореспонденції до інших міст, крім найменування установи, посади та прізвища адресата, слід зазначити точну адресу (поштовий індекс, область, район, місто, вулицю, номер будинку).

5.7. У реєстраційній картці або в журналі зазначається номер вихідного документа, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документа і номер справи, в якій зберігатиметься його копія.

5.8. Документи, що доставляються кур'єром, передаються місцевим адресатам під розпис у розносній книзі.

5.9. Оригінали наказів, планів, звітів, протоколів тощо залишаються в Міністерстві, яке є автором цих документів. В інші установи надсилаються їх завірені копії.

5.10. Документи, виготовлені на ПК, надсилаються із супровідним листом в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв записаної на них інформації. Копія супровідного листа підшивається до справи на загальних умовах.

5.11. Вихідні документи та інші поштові відправлення структурні підрозділи та окремі виконавці зобов'язані передавати до загального відділу, експедиції Управління справами не пізніше як до 15 години.

6.1. Завдання і порядок контролю за виконанням документів.

6.1.1. Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.

6.1.2. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання.

Обов'язково контролюються виконання: законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, запитів та звернень народних депутатів України.

6.1.3. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (наказі, розпорядженні, рішенні тощо), резолюції керівника, та безпосередні виконавці. У разі, коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання (скликання) є працівник, якого у резолюції зазначено першим.

6.1.4. Організацію контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, здійснює один з перших заступників або заступник керівника органу виконавчої влади відповідно до розподілу обов'язків. Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на відділ моніторингу Управління справами, який діє відповідно до затвердженого Міністром Положення та цією Інструкцією.

У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює працівник, відповідальний за діловодство.

6.2. Строки виконання документів.

6.2.1. Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення строку виконання. Строки виконання можуть бути вказані у самому документі або встановлені актами законодавства (додаток 18).

Строк підготовки проектів документів визначається з урахуванням того, що:

проекти рішень або інформація про їх виконання стосовно актів та доручень Президента України, що надсилаються Кабінетом Міністрів України до органів виконавчої влади, подаються до Кабінету Міністрів України за 10 днів до закінчення місячного строку від дня підписання таких документів, якщо інший строк не зазначений в документі;

запити та звернення народних депутатів України, що надсилаються Кабінетом Міністрів України для вжиття відповідних заходів, розглядаються відповідно у 10- і 5-денний строк після реєстрації у Секретаріаті Кабінету Міністрів України;

датою виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами, дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, вважається дата реєстрації проектів рішень або відповідей про їх виконання, які надсилаються до Секретаріату Кабінету Міністрів України.

6.2.2. Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані не пізніше як за 30 календарних днів, а документи з позначкою "Терміново" - протягом 7 робочих днів від дати підписання документа.

6.2.3. Строк виконання документа може бути змінено лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності - посадової особи, яка її заміщає. У разі потреби строк може бути продовжено за обгрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше як за 3 робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа без зазначення строку - до закінчення 30-денного строку від дати його одержання.

6.2.4. Розглядає і встановлює строк виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, керівник органу виконавчої влади особисто (відразу після реєстрації документа).

6.2.5. Доопрацювання проектів документів, повернутих Кабінетом Міністрів України розробнику, проводиться не пізніше ніж у 5-денний строк після підписання відповідного доручення, якщо у дорученні не зазначено інше.

Пропозиція щодо продовження строку виконання акта або доручення Президента України, надісланого Кабінетом Міністрів України, подається органом виконавчої влади до Секретаріату Кабінету Міністрів України разом з проектом листа Главі Адміністрації Президента України за 7 днів до закінчення встановленого строку.

6.3. Здійснення контролю за виконанням документів.

6.3.1. Контроль за виконанням документів включає таки види робіт:

постанови документів (доручень) на контроль, формування картотеки контрольних документів;

перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

попередні перевірки і регулювання ходу виконання;

облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);

інформування керівника про хід та підсумки виконання документів (доручень);

повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних зборах, засіданні колегіальних органів;

зняття документів з контролю;

формування картотеки виконаних документів.

6.3.2. Контроль за виконанням документів здійснюється на реєстраційно-контрольних картках (РКК). Під час взяття документа на контроль на лівому полі його першого аркуша проставляється штамп "Контроль" або літера "К", після чого документ передається виконавцеві, а додатковий примірник РКК ставиться до контрольної картотеки.

6.3.3. РКК документів, що перебувають на контролі, групуються в спеціальній контрольній картотеці або у відповідному розділі довідкової картотеки за термінами виконання документів та групами документів (постанови, розпорядження, накази, рішення тощо).

6.3.4. Дані про хід виконання документів, одержані шляхом телефонного запиту або під час проведення перевірки структурного підрозділу - виконавця, вносяться до РКК у графу "Контрольні відмітки". При цьому попередні записи не закреслюються.

6.3.5. Дані РКК вводяться в ПК. Пошук необхідної інформації здійснюється за видом документа, датою, виконавцем, кореспондентом, терміном виконання і змістом.

6.3.6. У Міністерстві щотижня складаються і надсилаються до структурних підрозділів-виконавців переліки документів, які необхідно виконати у найближчі дні, а також переліки невиконаних документів в установлені терміни. Крім того, перелік невиконаних документів подається керівництву Міністерства, раз на тиждень про невиконані доручення доповідається Міністру на оперативній нараді.

6.3.7. Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішено і кореспонденту дано відповідь по суті.

6.3.8. Після виконання документ знімається з контролю. Зняття з контролю здійснює спеціаліст відділу контрольних доручень; при цьому на документі та РКК робиться помітка про зняття з контролю. Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до РКК.

6.3.9. При запровадженні тільки автоматизованої форми контролю після виконання документа виготовляється машинограма, повністю заповнена РКК, яка використовується у довідковому дублюючому масиві, що передається на зберігання в архів Міністерства одночасно з документами.

6.3.10. Дані про наслідки виконання взятих на контроль документів періодично узагальнюються і доповідаються керівництву установи (додатки 19, 20).

7.1. Складання номенклатур справ.

7.1.1. Номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, створених у діловодстві Міністерства, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.

7.1.2. Номенклатура справ є обов'язковим для Міністерства документом, який складається для створення в МОЗ єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.

7.1.3. Номенклатура справ розробляється на підставі вивчення складу та змісту всього комплексу документів, що створюються у процесі діяльності Міністерства.

7.1.4. Під час розроблення номенклатури справ вивчається і аналізується діяльність Міністерства в цілому. При цьому використовуються Положення про Міністерство та його структурні підрозділи; штатні розписи; типові чи примірні номенклатури; номенклатури та описи справ за минулі роки; класифікатори документів і кореспондентів, що ведуться в Міністерстві; РКК; типові та відомчі переліки документів із зазначенням строків зберігання документів, довідкові картотеки, а також враховуються завдання Міністерства на наступний рік.

7.1.5. Номенклатура справ оформляється (друкується) на загальному бланку Міністерства.

7.1.6. Зведена номенклатура справ Міністерства складається з номенклатур справ окремих структурних підрозділів та колегіальних органів, що діють при них.

7.1.7. Організації, які належать до сфери управління Міністерства, складають окремі номенклатури справ, які не включаються у зведену номенклатуру справ Міністерства.

7.1.8. Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, із залученням фахівців, підписується керівником структурного підрозділу та обов'язково погоджується з керівником архівного підрозділу Міністерства (додаток 21).

7.1.9. Номенклатура справ структурного підрозділу Міністерства складається у двох примірниках, на кожному з яких обов'язково заповнюються грифи погодження з керівником архівного підрозділу (посадовою особою, відповідальною за архівний підрозділ установи) та з експертною комісією структурного підрозділу, якщо така при потребі утворюється:

перший примірник - недоторканий, зберігається у структурному підрозділі;

другий примірник передається у загальний відділ Міністерства.

7.1.10. Номенклатури справ структурних підрозділів після їх розгляду й аналізу зводяться загальним відділом в єдину (зведену) номенклатуру справ Міністерства.

7.1.11. Зведена номенклатура справ Міністерства після її остаточного опрацювання візується завідуючим структурним архівним підрозділом Міністерства, підписується керівником діловодної служби, погоджується з Центральною експертною комісією Міністерства і експертно-перевірною комісією відповідного державного архіву після чого затверджується Міністром (додаток 22).

7.1.12. Зведена номенклатура справ складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з архівними установами.

Примірники зведеної номенклатури справ розподіляються у такому порядку:

перший - зберігається у загальному відділі;

другий - передається до архівного підрозділу Міністерства для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах;

третій - надсилається до відповідної державної архівної установи, з якою погоджувалися примірники номенклатури справ;

четвертий - розподіляється за розділами між відповідними структурними підрозділами для практичної роботи (формування справ, пошук документів тощо).

7.1.13. У кінці діловодного року номенклатури справ обов'язково закриваються підсумковим записом, у якому зазначаються кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис номенклатури справ структурного підрозділу скріплює своїм підписом особа, відповідальна за діловодство у структурному підрозділі. Дані підсумкового запису подаються до загального відділу Управління справами. Підсумковий запис зведеної номенклатури справ Міністерства скріплює своїм підписом керівник діловодної служби. Про наявність заведених за рік справ повідомляється архівний підрозділ Міністерства.

7.1.14. Зведена номенклатура справ Міністерства і номенклатури справ структурних підрозділів щорічно (не пізніше листопада-грудня) переглядаються, аналізуються і уточнюються. Після внесення змін зведена номенклатура справ передруковується і затверджується Міністром.

Затверджена Міністром зведена номенклатура справ вводиться в дію розпорядчим документом.

Зведена номенклатура справ підлягає повторному перепогодженню з відповідним державним архівом раз на п'ять років або у разі змін у структурі, функціях та характері.

7.1.15. До номенклатури справ як структурного підрозділу, так і до зведеної номенклатури справ Міністерства включаються найменування справ, що відображають всі документальні ділянки роботи підрозділу та Міністерства.

До номенклатури справ включаються незакінчені діловодством справи, що надійшли від інших установ для їх продовження, у тому числі довідкові і контрольні картотеки, номенклатури справ, документи, створені за допомогою ПК.

Справи з питань, вирішення яких триває більше року (перехідні справи), вносяться до номенклатури справ кожного року протягом всього терміну їх вирішення.

7.1.16. До номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники, бюлетні, реферативні журнали, експрес-інформація тощо.

7.1.17. Під час складання зведеної номенклатури справ МОЗ необхідно використовувати структурний принцип його внутрішньої побудови. Він використовується у зв'язку із чітко встановленою в Міністерстві структурою.

7.1.18. Розміщення найменування справ у номенклатурі повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, включених до конкретних справ. Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи органів вищого рівня, далі група організаційно-розпорядчої документації самого Міністерства (накази, вказівки тощо), планово-звітна документація і листування. У групі листування першими розміщуються справи, що містять листування з органами вищого рівня.

7.1.19. При складанні номенклатур справ їх графи заповнюються таким чином:

у графі 1 номенклатури справ проставляється індекс кожної справи, яка входить до номенклатури;

індекс справи позначається арабськими цифрами і складається з груп цифр, що відокремлені одна від одної за допомогою тире - 01-01-01;

перша група цифр - це індекс управління або відділу на правах управління за штатним розкладом;

друга група - індекс відділу у складі управління або напрямку діяльності;

третя група - порядковий номер справи;

у графу 2 вносяться найменування справ, що у стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів кожної.

Складові кожного найменування (заголовку) розміщуються у такій послідовності:

назва виду справи ("справа", "документи", "журнал", "листування") або різновидності документів (протоколи, накази);

авторство документів (назви установи або структурного підрозділу);

адресати або кореспонденти документів;

короткий зміст документів справи;

назва місцевості, з якою пов'язано зміст документів у справі;

посилка на копійність документів.

Використання у заголовку справи його складових залежить від характеру документів.

Графа 3 заповнюється після закінчення календарного року і використовується для складання підсумкового запису.

У графі 4 відмічається термін зберігання справи та номери статей за Типовим переліком, затвердженим Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України.

Для документів, термін зберігання яких не передбачено зазначеними переліками, останній установлюється Центральним державним архівом за поданням Центральної експертної комісії та центрального архіву Міністерства.

У графі 5 "Примітка" протягом діловодного року робляться відмітки про заведення і включення нових справ, про перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних за формування справ, про місцезнаходження документів на магнітних носіях, про передачу справ до архіву Міністерства та інші установи для їх продовження тощо.

7.2. Формування справ.

7.2.1. Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

7.2.2. Під час формування справ слід дотримуватись таких правил:

кожний документ у справі повинен відповідати вимогам державних або галузевих стандартів та інших нормативних актів;

групувати у справи тільки оригінали (у разі їх відсутності - засвідчені в установленому порядку копії) правильно оформлених і виконаних документів, не допускати включення до справ чорнових, особистих, дубляжних документів, документів, що підлягають поверненню, та розмножених копій;

групувати у справи документи одного діловодного року, за винятком особових, що формуються протягом усього часу роботи особи в установі, перехідних справ;

групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового строків зберігання.

Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи Міністерства, документи постійного і тимчасового строків зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть групуватися протягом діловодного року в одну справу. Після закінчення діловодного року або перед передачею справи в архівний підрозділ Міністерства документи повинні бути розкладені за окремими справами згідно з номенклатурою.

Необхідно включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тимчасовий комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім всі інші в логічній послідовності.

Якщо документи за своїм змістом не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, заводиться нова справа з обов'язковим внесенням її найменування та строку зберігання в діючу номенклатуру справ.

Документи, створені за допомогою ПК, групуються у справи на загальних підставах.

Справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки).

7.2.3. Документи всередині справи групуються у хронологічному, логічному чи алфавітному порядку або у їх поєднанні.

7.2.4. Розпорядчі документи разом з додатками групуються у справи за їх характером і хронологією. Додатки обсягом 250 арк. і більше формуються в окремий том, про що у документі робиться запис.

Статути, положення, інструкції та інші документи, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і розміщуються разом із зазначеними документами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, то їх групують в окремі справи.

Накази групуються у такі справи:

з основної діяльності;

про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників;

про надання відпусток;

про надання стягнень на працівника, відрядження працівників, з адміністративно-господарських питань, що не мають характеру основної діяльності Міністерства (передача матеріальних цінностей, закріплення автотранспорту за підвідомчими закладами, затвердження баз проходження практики, медзабезпечення з'їздів, конференцій, затвердження складу робочих груп, тимчасових комісій, про проведення ревізій фінансово-господарської діяльності підвідомчих органів і закладів, що проводяться за щорічним планом, тощо).

7.2.5. Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи:

протоколи і документи до них (рішення, доповіді, довідки тощо);

документи з організації засідань (порядок денний, проекти та копії рішень тощо).

Протоколи групуються у хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань систематизуються за датами та номерами протоколів; всередині групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним.

7.2.6. Доручення органів вищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності Міністерства. При невеликій кількості таких документів вони формуються в одну справу. Всередині справи документи систематизуються за датами доручень.

7.2.7. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справах окремо від проектів цих документів.

7.2.8. Листування групується за змістом та кореспондентським принципом і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.

7.2.9. Документи в особових справах групуються у хронологічному порядку в міру їх надходження у такій послідовності: внутрішній опис документів, включених до справи; заява про прийняття на роботу; направлення або подання; особовий листок обліку кадрів; автобіографія, документи про освіту, витяги з наказів про призначення, переведення, звільнення; атестаційний лист; доповнення до особового листка обліку кадрів; доповнення до особового листка про заохочення; довідки та інші документи.

Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан здоров'я та інші аналогічні документи групуються в окремі справи тимчасового зберігання і до особових справ не включаються.

Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища тощо до особової справи не включаються у зв'язку із внесенням відомостей про це у доповнення до особового листка обліку кадрів.

7.2.10. Особові рахунки працівників та інші подібні документи систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку.

7.2.11. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в Міністерстві та його структурних підрозділах здійснюється загальним відділом та архівним підрозділом Управління справами.

7.3. Оперативне зберігання документів.

7.3.1. Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх в архівний підрозділ Міністерства зберігаються за місцем їх формування у справах.

З метою підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

7.3.2. У період зберігання справ у структурних підрозділах схоронність документа і справ забезпечується керівниками структурних підрозділів і посадовими особами, відповідальними за діловодство.

7.3.3. З метою забезпечення схоронності документів справи повинні зберігатися у робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях, у шафах і столах, що зачиняються.

7.3.4. Магнітні стрічки з фонограмами засідань колегіального органу зберігаються у відповідального секретаря. На стрічці і коробці робиться відмітка про дату засідання і час запису. Секретар колегіального органу несе відповідальність за їх схоронність.

7.3.5. Документи, створені за допомогою ПК, зберігаються на загальних підставах.

7.3.6. Видача справ у тимчасове користування стороннім установам здійснюється з дозволу Міністра. На видану справу заводиться карта-замінник справи, у якій зазначається структурний підрозділ, номер справи, дата її видачі, кому справу видано, дата її повернення. Передбачаються грифи для підписів в одержанні і прийомі справи.

7.3.7. Вилучення документа із справи постійного строку зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документа допускається з дозволу Міністра з обов'язковим залишенням у справі завіреної копії документа.

8.1. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання передаються в архівний підрозділ Міністерства для наступного зберігання і використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) передаються в архівний підрозділ Міністерства за погодженням з заступником Міністра.

8.2. Підготовка документів до передачі в архівний підрозділ Міністерства включає:

експертизу цінності документів;

оформлення справ;

складання описів справ;

передачу справ до архівного підрозділу Міністерства.

8.3. Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення строків зберігання документів і відбору їх на державне зберігання.

8.4. Для організації та проведення експертизи цінності документів у Міністерстві створюється Центральна експертна комісія, склад якої поновлюється при необхідності.

8.5. Експертиза цінності документів проводиться особами, відповідальними за діловодство, із залученням членів Центральної експертної комісії на підставі номенклатур справ і переліків (відомчих, типових) документів із зазначенням строків зберігання. За результатами експертизи цінності документів складаються описи документів постійного і тривалого термінів зберігання та акт про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню.

8.6. Виділення документів для знищення і складання про це акта проводиться після підготовки описів справ постійного і тривалого строків зберігання за цей же період; акти про виділення документів для знищення, що не підлягають зберіганню, розглядаються на засіданнях Центральної експертної комісії одночасно з описами справ. Акти затверджуються Міністром після затвердження описів справ постійного зберігання експертно-перевірною комісією (ЕПК) відповідного державного архіву (додаток 23).

8.7. Після затвердження акта про виділення документів для знищення зазначені документи передаються працівниками діловодної служби або архівного підрозділу Міністерства господарській службі Міністерства або підприємствам із заготівлі вторинної сировини.

8.8. Документи Міністерства групуються у справи після закінчення діловодного року. Справи постійного і тривалого строків зберігання підлягають такому оформленню: підшивання в обкладинку з твердого картону, нумерація аркушів у справі; складання підсумкового напису; складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів; оформлення обкладинки справи.

8.9. Документи тимчасового строку зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться.

8.10. Обкладинка справ постійного і тривалого строків зберігання оформляється за встановленою формою (додаток 24).

8.11. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого строків зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види і форми звітності тощо).

8.12. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться підпис: "є документи за .... роки".

8.13. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати вказується число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словом.

8.14. На обкладинці справи проставляється номер справи за описом.

8.15. У разі зміни назви Міністерства (його структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці зазначається нова назва установи (структурного підрозділу).

8.16. Написи на обкладинках справ постійного і тривалого строків зберігання робляться чітко, чорним світлостійким чорнилом або тушшю.

8.17. За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тривалого строків зберігання і з особового складу.

8.18. Описи справ, зазначених у пункті 8.17. як Міністерства в цілому, так і кожного структурного підрозділу окремо, складаються за встановленою формою (додаток 25).

8.19. Описи справ структурного підрозділу складаються посадовою особою, відповідальною за стан діловодства у структурному підрозділі, за допомогою архівного підрозділу Міністерства.

8.20. Опис справ структурного підрозділу складається з дотриманням таких правил:

графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку справи. Опис на справи тривалого строку зберігання повинен мати графу "Строк зберігання, стаття за переліком";

графа опису "Примітка" використовується для позначок про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам установи, про наявність копій тощо;

систематизація справ структурного підрозділу, що включаються до опису, повинна відповідати систематизації за номенклатурою справ;

кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під окремим номером;

у разі внесення до опису підряд кількох справ з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);

справи з особового складу вносяться до опису в межах року за алфавітом.

8.21. У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням (цифрами і літерами) кількості справ, що значаться за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ).

У річній розділ опису вносяться також справи, не завершені діловодством року. В таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися діловодством, зазначається: "Документи з цього питання див. також у розділі за _________ рік, N ____________".

8.22. Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з керівником загального відділу (канцелярії) і затверджується керівником структурного підрозділу.

8.23. Опис справ структурного підрозділу Міністерства складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами в архівний підрозділ Міністерства, а другий залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі.

8.24. Описи справ структурних підрозділів є підставою для складання річного розділу зведеного опису справ Міністерства, за яким справи передаються на зберігання до державного архіву.

Описи справ ведуться протягом кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

8.25. Зведений опис справ постійного строку зберігання Міністерства складається у чотирьох примірниках і підлягає обов'язковому затвердженню ЕПК відповідного державного архіву через два роки після завершення справ у діловодстві. Для затвердження до державного архіву надсилаються усі чотири примірники описів, один з яких після затвердження залишається у державному архіві, а решта повертається Міністерству. Відповідно до затверджених описів Міністерство зобов'язане передавати справи до державного архіву в установлені строки.