МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ
Н А К А З
| 13.03.2006 N 183 |
Про Порядок складання номенклатур справ у міністерстві
На виконання Закону України "Про внесення змін до Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" від 13.12.2001 р. N 2888-III та з метою уточнення функцій, обсягів діяльності і систематизації переліку найменувань справ (номенклатур) створених у міністерстві
НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Порядок складання номенклатур справ у Міністерстві освіти і науки України (далі - Порядок), що додається.
2. Керівникам структурних підрозділів міністерства:
2.1. Привести номенклатуру справ підрозділів у відповідність до затвердженого Переліку.
2.2. Подати до 25 квітня ц.р. адміністративно-господарському департаменту погоджену номенклатуру справ та дані про посадових осіб, відповідальних за формування справ у підрозділах (на паперових та електронних носіях).
2.3. Покласти персональну відповідальність за ведення діловодства у підрозділі, відповідно до затвердженої номенклатури справ, на керівника та відповідального працівника підрозділу.
3. Адміністративно-господарському департаменту (Ханюк В.А.):
3.1.Довести затверджений Порядок до відома структурних підрозділів міністерства.
3.2. Надати необхідну практичну та методичну допомогу структурним підрозділам при складанні номенклатур.
3.3. Проаналізувати номенклатури справ структурних підрозділів та підготувати зведену номенклатуру справ міністерства.
3.4. Погодити в установленому порядку зведену номенклатуру справ міністерства з ЕПК Держкомархіву України та подати його на затвердження керівництву МОН.
4. Контроль за виконанням даного наказу залишаю за собою.
| Т.в.о. Міністра | Б.М.Жебровський |
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказом Міністра освіти
і науки України
13.03.2006 N 183
ПОРЯДОК
складання номенклатур справ у Міністерстві освіти і науки України
Номенклатура справ є систематизованим переліком найменувань справ, створюваних у діловодстві міністерства, оформлених у відповідному порядку із зазначенням строків їх зберігання.
Даний Порядок є єдиним для всіх структурних підрозділів методичним документом, який регламентує роботу з документами від їх створення в діловодстві до передачі на постійне зберігання до архіву.
Дотримання цього порядку є обов'язковим і сприятиме підвищенню якості та ефективності роботи із державними документами, включаючи документи з грифом "ДСК".
1. Складання номенклатури справ
1.1. Номенклатура справ складається з метою встановлення у міністерстві єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документів за змістом та різновидом, здійснення відбору документів на державне (архівне) зберігання у процесі діловодства.
1.2. Номенклатура справ розробляється на основі аналізу діяльності міністерства в цілому і кожного його структурного підрозділу. При цьому використовуються положення про міністерство та його структурні підрозділи, штатний розпис, номенклатури та описи справ за минулі роки, список кореспондентів, обліково-реєстраційні журнали та картотеки, класифікатори, відомчі і типові переліки із зазначенням строків зберігання справ, а також враховуються завдання міністерства на рік, на який складається номенклатура.
1.3. Складання номенклатури справ окремого структурного підрозділу здійснюється посадовою особою, відповідальною за діловодство із залученням працівників підрозділу на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності.
1.4. Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, включених до конкретних справ. Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи органів вищого рівня, наступною - група організаційно-розпорядчої документації самого міністерства (накази, розпорядження, рішення), планово-звітна документація і листування структурного підрозділу тощо. У розділі листування першими розміщуються справи, що містять листування з органами вищого рівня.
1.5. Кожній справі, включеній до номенклатури, надається умовне позначення арабськими цифрами - індекс. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера справи в межах підрозділу. У разі наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі із зазначенням: т.1, т.2 тощо.
1.6. Номенклатура справ структурного підрозділу підписується його керівником і обов'язково погоджується із адміністративно-господарським департаментом.
1.7. У кінці року номенклатура справ закривається підсумковим записом, у якому зазначається кількість і категорії фактично заведених справ.
Підсумковий запис скріплює своїм підписом особа, відповідальна за діловодство у структурному підрозділі.
1.8. Відпрацьовані документи групуються у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться.
1.9. При зміні функцій і характеру роботи структурного підрозділу, до номенклатури справ вносяться відповідні зміни, які доводяться до адміністративно-господарського департаменту.
1.10. До номенклатури справ як структурного підрозділу, так і зведеної по міністерству включаються всі без винятку справи і документи, що створюються у процесі діяльності міністерства.
До номенклатури включаються також не закінчені діловодством справи, що надійшли від інших установ для їх продовження, та всі довідкові картотеки документів.
1.11. Найменування справ з питань, вирішення яких триває більше одного року (перехідні справи), вносяться в номенклатуру кожного року потягом всього строку вирішення питання. Введення будь-яких справ поза номенклатурою не допускається.
1.12. До номенклатури справ не включаються збірники законодавчих актів та постанов Кабінету Міністрів України, розпорядження Секретаріату Президента України, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація та інші друковані видання.
1.13. Номенклатура справ структурного підрозділу міністерства складається у трьох примірниках, на кожному з яких обов'язково проставляється гриф погодження з експертною комісією (ЕК), адміністративно-господарським департаментом.
Перший примірник - недоторканий, зберігається у структурному підрозділі;
другий примірник - передається до адміністративно-господарського департаменту;
третій примірник - використовується для формування справ і пошуку необхідних документів.
1.14. Номенклатури справ структурних підрозділів аналізуються і зводяться адміністративно-господарським департаментом в єдину (зведену) номенклатуру справ міністерства.
1.15. Всім структурним підрозділам міністерства за номенклатурою справ присвоюються умовні позначення - індекси (арабськими цифрами). Кожна внесена в номенклатуру справа одержує свій номер у межах структурного підрозділу. Індекс справи складається з поєднання індексу структурного підрозділу з номером справи цього підрозділу.
1.16. Розділами зведеної номенклатури справ є назви структурних підрозділів, а найменування структурних підрозділів розміщуються у відповідності до затвердженої структури міністерства.
1.17. Зведена номенклатура справ щорічно, не пізніше грудня переглядається та уточнюється і після обов'язкового погодження з державною архівною установою затверджується Міністром та вводиться в дію з початку нового календарного року.
Зведена номенклатура справ підлягає повторному перескладанню і перепогодженню з відповідним державним архівом один раз на п'ять років або у разі змін у структурі міністерства.
1.18. Зведена номенклатура справ складається у 4-х примірниках, на кожному з яких повинен бути гриф погодження з відповідною установою державної архівної служби. Примірники номенклатури розподіляються так:
1-й примірник - недоторканий, зберігається у справах адміністративно-господарського департаменту
2-й примірник - передається в архів міністерства для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах;
3-й примірник - залишається в установі державної архівної служби, з якою погоджується номенклатура;
4-й примірник - робочий, з яким працює відділ документального забезпечення адміністративно-господарського департаменту.
Після затвердження зведеної номенклатури справ структурні підрозділи одержують від діловодної служби міністерства виписки з відповідних її розділів для використання у практичній роботі.
1.19. Зведена номенклатура справ щороку переглядається, аналізується і уточнюється, до неї вносяться відповідні корективи.
1.20. Протягом усього строку дії номенклатури в ній своєчасно робляться відмітки про заведення справ, про передачу їх до архіву, про перехідні справи, про осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ в інші установи. Ці відмітки слід робити у графі "Примітки".
2. Формування документів у справи
2.1. Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до затвердженої номенклатури справ.
2.2. Під час формування справ слід дотримуватись таких правил:
- групувати у справи тільки оригінали документів, або у разі їх відсутності - засвідчені в установленому порядку копії, не допускати включення до справ чернеток, особистих, дублікатних документів та документів, що підлягають поверненню;
групувати у справи документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ). Особові справи формуються протягом всього часу роботи посадової особи в міністерстві;
групувати у справи окремо документи постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового зберігання та документів з грифом "ДСК".
Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи міністерства, документи постійного і тимчасового зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть групуватися протягом року в одну справу. Після закінчення року або перед передачею справи в архів міністерства документи повинні вміщуватись в окремі справи згідно з номенклатурою;
- в одній справі документи постійного, в іншій - документи тимчасового зберігання;
включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім всі інші в логічній послідовності;
якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, заводиться нова справа з обов'язковим внесенням її назви та строку зберігання в діючу номенклатуру справ;
- документи, створені за допомогою ПК, групуються у справи на загальних підставах;
- справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки).
2.3. Документи всередині справи групуються у хронологічному чи логічному порядку або у їх поєднанні.
2.4. Розпорядчі документи разом з додатками групуються у справи за їх характером і хронологією.
Статути, положення, правила, інструкції та інші документи, затверджені розпорядчими документами, (наказами, постановами, рішеннями), уміщуються в справи разом із цими документами.
Накази з основної діяльності: про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників; про надання відпусток; про накладення стягнень на працівників, відрядження працівників, з адміністративно-господарських питань тощо групуються у різні справи.
2.5. Документи засідань колегії міністерства групуються у дві справи:
- протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);
- документи з організації та проведення засідань (порядок денний, список запрошень, перелік осіб, що витупають, тощо).
Протоколи засідань колегіальних органів групуються в справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань цих органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в середині групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним засідання.
2.6. Доручення органів вищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності міністерства. Невелику кількість таких документів дозволяється формувати в одну справу. Усередині кожної справи згадані документи систематизуються за датами доручень.
2.7. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справах окремо від проектів цих документів.
2.8. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою принципом і систематизується в хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.
2.9. Документи в особових справах групуються у хронологічному порядку в міру їх поповнення у такій послідовності: внутрішній опис документів справи; заява про прийняття на роботу; направлення або подання; особовий листок з обліку кадрів; автобіографія, копії документів про освіту, витяги з наказів про призначення, переведення, звільнення;
доповнення до особового листка з обліку кадрів; довідки та інші документи.
Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан здоров'я та інші аналогічні документи групуються в окремі справи тимчасового зберігання і до особових справ не включаються.
Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища тощо до особової справи не включаються у зв'язку із внесенням відомостей про це у доповнення до особового листка обліку кадрів.
2.10. Особові рахунки працівників та інші подібні документи систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку.
2.11. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ у міністерстві та структурних підрозділах здійснюється адміністративно-господарським департаментом.
3. Тимчасове зберігання документів у структурних підрозділах міністерства
3.1. Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх до архіву міністерства зберігаються за місцем формування справ, згідно із затвердженою номенклатурою структурного підрозділу.
3.2. У разі зберігання справ у структурних підрозділах схоронність документів і справ забезпечується керівниками структурних підрозділів і посадовими особами, відповідальними за діловодство у робочих кімнатах або спеціально відведених приміщеннях, у шафах і столах, що зачиняються.
3.3. Магнітні стрічки з фонограмами засідань колегії зберігаються у відповідального секретаря. На стрічці і коробці робиться відмітка про дату засідання і час запису. Секретар несе відповідальність за їх схоронність.
3.4. Видача справ у тимчасове користування стороннім установам здійснюється з дозволу керівництва міністерства. На видану справу заводиться карта-замінник, у якій зазначається назва установи, номер справи, дата її видачі, кому справа видана, дата її повернення, підписи осіб, що видали та прийняли справу.
3.5. Вилучення документа із справи постійного строку зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документа допускається з дозволу керівництва міністерства з обов'язковим залишенням у справі завіреної копії документа.
4. Підготовка справ до зберігання
4.1. Завершені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання здаються до архіву міністерства для наступного зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися до архіву міністерства за погодженням з директором адміністративно-господарського департаменту.
4.2. Підготовка документів до передачі в архівний відділ міністерства включає:
експертизу цінності документів;
оформлення справ;
складання описів справ;
- передачу справ до архіву міністерства і забезпечення схоронності документів.
4.3. Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення терміну зберігання документів і відбору їх на державне зберігання.
4.4. Для організації та проведення експертизи цінності документів в міністерстві створюється постійно діюча експертна комісія (ЕК).
4.5. Експертиза цінності документів здійснюється на підставі номенклатур справ і переліків (типових, відомчих) документів із зазначенням термінів їх зберігання. За результатами експертизи складаються описи документів постійного і тривалого термінів зберігання та акт про видалення для знищення документів, що не підлягають збереженню.
4.6. Видалення документів для знищення та складання відповідного акта провадиться після підготовки описів справ постійного і тривалого строків зберігання за цей же період; акти про видалення документів для знищення, розглядаються на засіданнях ЕК одночасно з описами справ. При передачі документів на державне зберігання, акти затверджуються керівництвом міністерства після затвердження описів справ постійного зберігання експертно-перевірною комісією (ЕПК) державного архіву.
4.7. Після затвердження акта про видалення документів для знищення, зазначені документи здаються працівниками діловодної служби або архіву міністерства господарській службі міністерства або підприємствам із заготівлі вторинної сировини.
4.8. Документи міністерства групуються у справи по закінченню діловодного року. Справи постійного і тривалого термінів зберігання підлягають такому оформленню: підшивання в обкладинку з твердого картону, нумерація аркушів у справі; складання підсумкового напису; складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів; оформлення обкладинки справи.
4.9. Документи тимчасового строку зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не провадиться.
4.10. Окремі групи справ постійного строку зберігання, найменування яких не повністю розкривають зміст (справи з постановами, розпорядженнями, наказами, рішеннями тощо), повинні мати внутрішній опис документів у справі. Опис розміщується на початку справи і містить зазначення індексів документів у справі, їх короткий зміст, дату і номери аркушів у справі.
4.11. Обкладинка справ постійного і тривалого строків зберігання оформляються за встановленою формою.
4.12. Після закінчення року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого строків зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види і форми звітності тощо).
4.13. Дата на обкладинці справи має відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: "є документи за... роки".
4.14. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати вказується число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словом.
4.15. На обкладинці справи проставляється номер справи за описом і, за погодженням з архівом міністерства, номер опису і фонду.
4.16. У разі зміни назви міністерства (структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншого міністерства (структурного підрозділу) на обкладинці зазначається нова назва міністерства (структурного підрозділу), до якого передана справа.
4.17. Написи на обкладинках справ постійного і тривалого строків зберігання робляться чітко, чорним світлостійким чорнилом або тушшю.
4.18. За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тривалого зберігання і з особового складу.
4.19. Описи справ зазначених у пункті 4.18 як міністерства в цілому, так і кожного структурного підрозділу окремо, складаються за встановленою формою.
4.20. Описи справ структурного підрозділу складаються посадовою особою, відповідальною за стан діловодства у структурному підрозділі, при методичній допомозі архіву міністерства.
4.21. Опис справ структурного підрозділу складається з дотримання таких правил:
- номер опису справ структурного підрозділу повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з доданням початкової літери найменування категорії документів, що входять до опису, та останніх двох цифр року, в якому заведені включені до опису справи.
Наприклад, описи справ постійного, тривалого строків зберігання із особового складу структурного підрозділу N 5, що значаться за номенклатурою справ і заведені у 2005 році відповідно будуть мати номери: 5 П-05; 5 Т-05; 5 О/с-05;
- графи опису заповнюються відповідно до відомостей, внесених на обкладинку справи. Опис на справи тривалого строку зберігання повинен мати додаткову графу "Строк зберігання, стаття за переліком";
- графа опису "Примітка" використовується для позначок про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам міністерства, про наявність копій тощо;
систематизація справ структурного підрозділу, що включаються до опису, повинна відповідати систематизації за номенклатурою справ як структурного підрозділу, так і міністерства в цілому;
кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером.
Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під окремим номером;
у разі внесення до опису підряд кількох справ з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);
- справи з особового складу вносяться до опису за алфавітом, тематикою, хронологією.
4.22. Описи справ ведуться протягом кількох років з єдиною спільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису.
У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням (цифрами і літерами) кількості справ, що значаться за описом, перший і останній номери справ, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ).
У річний розділ опису вносяться також справи, не завершені діловодством року. В таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися діловодством, зазначається: "Документи з цього питання див. також у розділі за _____ рік, N ____ ".
4.23. Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем із зазначенням його посади, узгоджується з адміністративно-господарським департаментом і затверджується керівником структурного підрозділу.
4.24. Опис справ структурного підрозділу міністерства складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами до архіву міністерства, а другий залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі.
4.25. Описи справ структурних підрозділів є підставою для складання річного розділу зведеного опису справ міністерства, за яким справи передаються на зберігання до державного архіву.
4.26. Зведений опис справ міністерства постійного строку зберігання складається у чотирьох примірниках і підлягає обов'язковому затвердженню ЕПК відповідного державного архіву через два роки після завершення справ у діловодстві. Для затвердження до державного архіву надсилаються чотири примірники описів, один з яких після затвердження залишається у державному архіві, а решта повертається до міністерства. Відповідно до затверджених описів міністерство зобов'язане передавати справи до державного архіву в установлені строки.
4.27. ведені описи справ тривалого строку зберігання складаються у двох примірниках і оформляються так, як і описи на справи постійного зберігання.
Описи справ тривалого строку зберігання державним архівом не затверджується.
4.28. Завершені діловодством справи постійного і тривалого строків зберігання разом з реєстраційними журналами, контрольно-обліковими картками на документи передаються до архіву міністерства через два роки після завершення їх у діловодстві (наприклад, справи за 2004 рік передаються в архів у 2006 році). Справи тимчасового строку зберігання передаються до архіву за рішенням керівництва міністерства.
Передача справ до архіву міністерства здійснюється за графіком, складеним архівом, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим керівництвом міністерства.
Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві для поточної роботи, архів оформляє видачу справ у тимчасове користування.
4.29. Прийом (передача) кожної справи здійснюється працівником архіву у присутності працівника діловодної служби лише після проведення експертизи її науково-історичної цінності, повного упорядкування та оформлення. Справи постійного і тривалого строку зберігання передаються до архіву за описами. При цьому на всіх примірниках описів навпроти кожної справи робиться помітка про її наявність. В кінці кожного примірника опису керівник архіву розписується у прийнятті справ з обов'язковим зазначенням цифрами і літерами кількості переданих до архіву справ, проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, всі інші залишаються в архіві міністерства.
Справи тимчасового строку зберігання можуть передаватися до архіву за номенклатурою справ.
4.30. Справи передаються до архіву міністерства зв'язаними належним чином.
4.31. Схоронність документів у міністерстві забезпечується наявністю архіву згідно із Законом України "Про Національний архівний фонд і архівні установи".
Роз'яснення з окремих питань роботи архівної служби, відповідну методичну допомогу працівники-діловоди можуть отримати у відділі документального забезпечення та архівному відділі міністерства за такими номерами телефонів: 486-79-07; 486-77-63; 208-04-17.
| Директор адміністративно- господарського департаменту | В.А.Ханюк |
