Про затвердження Порядку узяття на облік та зняття з обліку відособлених підрозділів реєстратора (відділень, філій або представництв) для здійснення ними діяльності щодо ведення реєстрів власників іменних цінних паперів

З метою удосконалення державного контролю за діяльністю з ведення реєстрів власників іменних цінних паперів реєстраторами при використанні ними відособлених підрозділів та відповідно до абзацу першого статті третьої Закону України "Про державне регулювання ринку цінних паперів в Україні" Державна комісія з цінних паперів та фондового ринку

1. Затвердити Порядок узяття на облік та зняття з обліку відособлених підрозділів реєстратора (відділень, філій або представництв) для здійснення ними діяльності щодо ведення реєстрів власників іменних цінних паперів (далі - Порядок) (додається).

2. Управлінню нагляду за інфраструктурою ринку цінних паперів - забезпечити реєстрацію Порядку в Міністерстві юстиції України.

3. Рішення набуває чинності відповідно до чинного законодавства України.

4. Скасувати наказ Державної комісії з цінних паперів та фондового ринку від 22.01.97 N 14 "Про затвердження інструктивного листа щодо взяття на облік Державною комісією з цінних паперів та фондового ринку підпорядкованих підрозділів реєстратора для здійснення ними діяльності щодо ведення реєстрів власників іменних цінних паперів".

5. Керівнику прес-центру Шевкіній Л.В. - забезпечити опублікування цього рішення, відповідно до чинного законодавства.

6. Реєстраторам, які до набрання чинності цим Порядком перевели реєстраторську діяльність щодо окремих емітентів від відособлених підрозділів до себе, привести свою діяльність у відповідність до вимог п.4.2 Порядку. Термін приведення у відповідність та повідомлення територіальних управлінь - один місяць від дати набрання чинності цим Порядком.

7. Реєстраторам, які на момент набрання чинності цим Порядком мають у своєму складі відособлені підрозділи, діяльність щодо ведення реєстрів яких припинена, у термін не пізніше двох місяців від дати набуття чинності цим Порядком, зняти такі відособлені підрозділи з обліку в Комісії у встановленому Порядку.

8. Контроль за виконанням цього рішення покласти на Члена Комісії А.Т.Головка.

Порядок узяття на облік та зняття з обліку відособлених підрозділів реєстратора (відділень, філій або представництв) щодо здійснення ними діяльності щодо ведення реєстрів власників іменних цінних паперів (далі - Порядок) розроблений відповідно до Законів України "Про підприємства в Україні", "Про Національну депозитарну систему та особливості електронного обігу цінних паперів в Україні", Положення про порядок ведення реєстрів власників іменних цінних паперів, затвердженого рішенням Комісії від 26.05.98 N 60, Порядку видачі Дозволів на здійснення діяльності щодо ведення реєстру власників іменних цінних паперів, затвердженого рішенням Комісії від 23.06.98 N 79 і зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 27.07.98 за N 476/2916.

1.1. Реєстратор, який одержав у Державній комісії з цінних паперів та фондового ринку (далі - Комісія) Дозвіл на здійснення діяльності щодо ведення реєстрів власників іменних цінних паперів (далі - Дозвіл), має право здійснювати вказану діяльність з залученням своїх відділень, філій або представництв (далі - відособлені підрозділи). Для цього реєстратор повинен створити зазначений підрозділ відповідно до чинного законодавства, розробити і затвердити Порядок здійснення відособленим підрозділом діяльності з ведення реєстру та подати інформацію про такий підрозділ до Комісії для узяття його на облік.

1.2. Діяльністю щодо ведення реєстрів власників іменних цінних паперів має право займатися тільки відособлений підрозділ реєстратора, взятий на облік у Комісії. Для підтвердження свого права на вказану діяльність такий підрозділ використовує Дозвіл, що його одержав реєстратор у Комісії (або нотаріально засвідчену копію зазначеного Дозволу), та документ, що підтверджує узяття підрозділу на облік у Комісії.

При цьому укладення договорів з емітентами щодо ведення їх реєстрів повинно здійснюватися від імені реєстратора, що отримав Дозвіл.

1.3. Відособлений підрозділ реєстратора створюється з метою надання йому повноважень щодо ведення особових рахунків окремих зареєстрованих у реєстрі осіб або консолідації повних реєстрів власників іменних цінних паперів окремих емітентів.

1.4. Функції щодо приймання документів, потрібних для проведення операцій у системі реєстру, передання їх реєстратору, приймання та передання документів, отриманих від реєстратора, вчинення дій щодо підтвердження справжності підпису

власників - фізичних осіб (уповноважених осіб власників) на розпорядженнях, надання допомоги зацікавленим особам в оформленні розпоряджень та запитів до реєстратора може здійснюватися без створення відособленого підрозділу, а працівником реєстратора на території, віддаленій від місцезнаходження реєстратора (у тому числі - на території емітента) - за умови обов'язкового відображення у системі реєстру відповідного емітента дій щодо виконання вищезазначених функцій (у тому числі у відповідних облікових журналах).

Повноваження працівника реєстратора на території, віддаленій від місцезнаходження реєстратора (у тому числі на території емітента), виконувати вищезазначені функції підтверджуються на підставі довіреності, засвідченої підписом посадової особи та печаткою реєстратора або нотаріально.

Відповідальність за дії працівників реєстратора на території, віддаленій від місцезнаходження реєстратора (у тому числі - на території емітента), несуть реєстратор, посадові особи реєстратора, а також працівники реєстратора, які знаходяться на території, віддаленій від місцезнаходження реєстратора.

1.5. Відповідальність за діяльність щодо ведення реєстрів власників іменних цінних паперів відособлених підрозділів несе реєстратор, який створив ці підрозділи, та посадові особи реєстратора, а також працівники зазначених відособлених підрозділів.

Реєстратор та його відособлені підрозділи у своїй діяльності щодо ведення реєстрів повинні дотримуватись вимог, що встановлені Комісією для здійснення цієї діяльності.

1.6. Вимоги до приміщень, захисту інформації, фізичного захисту приміщення відособленого підрозділу - ті, які й до реєстратора.

Скарги осіб (їх уповноважених представників), що є власниками, номінальними утримувачами або заставодержателями цінних паперів, у випадку, якщо до реєстраторської діяльності залучено відособлений підрозділ, з приводу незручного режиму роботи такого підрозділу, недоступності його приміщень для відвідування розглядаються Комісією та можуть бути підставою для заборони здійснення діяльності щодо ведення реєстрів власників іменних цінних паперів цим підрозділом.

1.7. У разі заборони діяльності підрозділу реєстратор, що його створив, повинен забезпечити виконання функцій, які реєстратор надав такому підрозділу.

У разі зупинення дії або анулювання Дозволу реєстратора до всіх створених ним відособлених підрозділів застосовуються всі передбачені чинним законодавством для реєстратора-правопорушника вимоги та заходи.

1.8. Реєстратор повинен розробити та затвердити Порядок здійснення відособленим підрозділом діяльності з ведення реєстру, який за змістом має відповідати вимогам пункту 2.1.12 Порядку видачі Дозволу на здійснення діяльності щодо ведення реєстру власників іменних цінних паперів або іншого нормативно-правового акта, що розроблений Комісією та встановлює зазначені вимоги. Посадовими інструкціями повинна бути передбачена для кожного працівника або посадової особи (відособленого підрозділу та реєстратора), що мають відношення до організації та здійснення діяльності з ведення реєстрів у межах наданих ним повноважень, відповідальність за порушення діяльності з ведення реєстрів власників іменних цінних паперів згідно з чинним законодавством.

Якщо відособлений підрозділ, крім діяльності щодо ведення реєстрів, здійснює інші види діяльності, які згідно з чинним законодавством можуть поєднуватися з веденням реєстрів власників іменних цінних паперів, то діяльність з ведення реєстрів технологічно та організаційно має здійснюватися відокремлено від інших видів діяльності.

1.9. Усі повноваження відособленим підрозділам щодо їх участі у діяльності з ведення реєстрів має право надавати виключно реєстратор, який їх створив. Відособлений підрозділ не має права нікому делегувати повноваження, що надані йому реєстратором.

Реєстратор може надати відособленому підрозділу повноваження щодо консолідації повних реєстрів окремого емітента або стосовно ведення особових рахунків окремих зареєстрованих у системі реєстру осіб. Факт надання відособленому підрозділу відповідного повноваження повинен бути відображений у Порядку здійснення цим підрозділом діяльності з ведення реєстру. Здійснення відособленим підрозділом функцій, наявність повноваження стосовно яких не відображено у вищезазначеному Порядку, є грубим порушенням та тягне за собою відповідальність відповідно до чинного законодавства.

Вищезазначений Порядок повинен визначати взагалі або окремо щодо кожного емітента процедури взаємодії відособленого підрозділу з реєстратором та, у разі необхідності - суб'єктом, який консолідує реєстр, а також визначати перелік зареєстрованих осіб, рахунки яких веде відповідний відособлений підрозділ.

Кожний фахівець, що має сертифікат на право ведення реєстру власників іменних цінних паперів, що видається Комісією, має право використовувати його тільки у одного суб'єкта, що здійснює діяльність щодо ведення реєстрів власників іменних цінних паперів, або тільки у одному відособленому підрозділі реєстратора.

У разі наявності у відособленого підрозділу повноважень щодо консолідації повних реєстрів окремого емітента такий підрозділ повинен постійно мати не менше трьох штатних працівників, для яких відособлений підрозділ є постійним місцем роботи та які мають сертифікати на право здійснення вказаної діяльності.

У разі наявності у відособленого підрозділу повноважень щодо ведення особових рахунків окремих зареєстрованих у системі реєстру осіб, такий підрозділ за своїм місцезнаходженням реалізує функції реєстроутримувача стосовно осіб, яким він відкрив особові рахунки, та належних їм іменних цінних паперів за допомогою системи реєстрів, відповідно до п.2.2 Положення про порядок ведення реєстрів власників іменних цінних паперів. Додатково до цього суб'єкти, що здійснюють консолідацію реєстрів, до яких входять вищезазначені зареєстровані особи, повинні вносити до консолідованої системи реєстру всі відомості або зміни щодо вказаних зареєстрованих осіб у термін не пізніше одного місяця від дати реєстрації інформації щодо вказаних осіб у відособленому підрозділі, що веде їх особові рахунки. Якщо нормативними документами Комісії передбачено інші терміни виконання операцій, що потребують наявності зазначеної інформації, то реєстратор повинен забезпечити дотримання термінів, які встановлені для виконання вказаних операцій.

Відособлений підрозділ, що має повноваження щодо ведення особових рахунків окремих зареєстрованих у системі реєстрів осіб, повинен постійно мати не менше одного штатного працівника, для якого це є постійним місцем роботи та який має сертифікат Комісії. При цьому, якщо підрозділ обслуговує більше десяти тисяч особових рахунків зареєстрованих у реєстрах осіб, то він повинен мати не менше трьох сертифікованих штатних працівників.

1.10. Зняття з обліку Комісією відособлених підрозділів реєстратора щодо здійснення ними діяльності щодо ведення реєстрів власників іменних цінних паперів здійснюється у відповідності з вимогами цього Порядку.

2.1. Узяття на облік у Комісії відособленого підрозділу реєстратора відбувається за письмовим зверненням того реєстратора, який виступає заявником.

2.2. Усі дії заявника у територіальному управлінні відповідної області та центральному апараті (далі - система Комісії) щодо взяття на облік відособленого підрозділу безпосередньо виконує фізична особа, яка є уповноваженою особою заявника, або декілька уповноважених осіб.

2.3. Для узяття на облік відособленого підрозділу у системі Комісії заявник повинен скласти заяву за встановленою формою (додаток).

Заява про узяття на облік відособленого підрозділу складається заявником у трьох примірниках українською мовою.

Розділи 1-3 заяви містять інформацію про відособлений підрозділ, що ставиться на облік.

Розділи 4-6 заяви містять інформацію про заявника-реєстратора.

У розділі 7 наведено текст заяви про взяття на облік відособленого підрозділу у системі Комісії, інформацію про керівників реєстратора та його відособленого підрозділу, а також підтверджуються взяті ними на себе зобов'язання перед системою Комісії стосовно інформування центрального апарату та територіального управління щодо всіх змін даних, що відображені у заяві про узяття на облік відособленого підрозділу та документах, що додаються до неї, у десятиденний термін з моменту виникнення таких змін.

2.4. Окремі реквізити заяви про взяття на облік містять інформацію про дії системи Комісії щодо взяття на облік зазначеного відособленого підрозділу реєстратора. Вказані розділи заповнюються працівниками системи Комісії.

2.5. Заповнення заяви про взяття на облік має такі особливості:

2.5.1. У реквізиті "Реєстраційний номер відособленого підрозділу" заявник проставляє номер, за яким буде обліковуватись у Комісії зазначений підрозділ. Реєстраційний номер відособленого підрозділу складається з:

1) тризначного номера Дозволу, що його одержав реєстратор у Комісії;

2) літери "Р", яка вказує на те, що дозвіл видано реєстратору;

3) тризначного порядкового номера, починаючи з 001, який присвоює реєстратор цьому підрозділу у системі своїх відособлених підрозділів, які він залучив до ведення реєстрів.

2.5.2. У розділі 1 - "Відособлений підрозділ, що ставиться на облік" зазначаються:

- закреслюється один з показників, який відповідає типу відособленого підрозділу відповідно до чинного законодавства;

- "Код за ЄДРПОУ" - код підрозділу у разі, якщо підрозділ має самостійний код за ЄДРПОУ, що відрізняється від коду за ЄДРПОУ реєстратора. Якщо підрозділ має код за ЄДРПОУ реєстратора, то цей реквізит заяви не заповнюється.

- "Повна назва" - повна назва відособленого підрозділу, що ставиться на облік, визначена відповідно до розробленого реєстратором положення про підрозділ. При цьому у повній назві обов'язково вказується назва реєстратора, який створив цей підрозділ.

2.5.3. У розділі 2 - "Місцезнаходження підрозділу" вказується адреса відособленого підрозділу згідно з документами про створення підрозділу. Саме за цією адресою відособлений підрозділ повинен здійснювати діяльність щодо ведення реєстрів у межах наданих йому повноважень.

2.5.4. У розділі 3 - "Наявність у відособленого підрозділу повноважень щодо" заявник, у разі наявності у підрозділу зазначених повноважень, повинен закреслити поле біля відповідного показника. Крім того, наявність у відособленого підрозділу зазначених повноважень повинна бути відображена у Порядку здійснення відособленим підрозділом діяльності з ведення реєстру, що розробляється та затверджується реєстратором.

2.5.5. У розділах 4, 5, 6 заяви заявник - реєстратор надає інформацію про себе. Всі показники цих розділів є обов'язковими для заповнення.

2.5.6. У розділі 7 наведено текст заяви про узяття на облік відособленого підрозділу у системі Комісії згідно з даними, що наведені у цій заяві та у документах, які додаються. Керівники, що підписують заяву, підтверджують достовірність вищезазначених даних та зобов'язуються повідомляти територіальне управління і центральний апарат Комісії щодо всіх змін у наведених даних у десятиденний термін з моменту виникнення таких змін.

У цьому розділі наводяться прізвища та ініціали керівників реєстратора та підрозділу, які підписують заяву та скріплюють її своїми печатками; це підтверджує чинність їх заяви, достовірність наведених даних та узяття ними на себе зазначених зобов'язань.

Відбитки печаток мають бути виразними і не повинні перекривати текст заяви.

2.6. До заяви про взяття на облік відособленого підрозділу додаються по одному примірнику такі документи:

а) завірена заявником копія офіційного документа про присвоєння коду за ЄДРПОУ заявнику та у разі, якщо код за ЄДРПОУ відособленого підрозділу відрізняється від коду заявника, - аналогічний документ стосовно підрозділу;

б) завірена підписом керівника та печаткою заявника або нотаріально копія Положення про відособлений підрозділ реєстратора;

в) нотаріально завірена копія підтвердження, що інформацію про вказаний відособлений підрозділ внесено до реєстраційної картки реєстратора як суб'єкта підприємницької діяльності за місцем його державної реєстрації (за винятком банків);

г) копія наказу реєстратора про створення відповідного відособленого підрозділу (для банків);

|) Порядок здійснення відособленим підрозділом діяльності з ведення реєстру, затверджений реєстратором, що його створив, у паперовій формі та його електронна копія на дискеті 3,5", зміст якої повинен читатися у стандартному текстовому редакторі Microsoft Word'95 (версія 6.0, шрифт Times New Roman Cyr);

д) копії сертифікатів штатних працівників відособленого підрозділу, завірені печаткою заявника;

е) інформація у паперовому та електронному вигляді (на дискеті 3,5"), складена у форматі, визначеному Комісією, про відособлений підрозділ реєстратора, склад його керівників, сертифікованих фахівців. Вказана інформація у електронному вигляді готується за допомогою програмних засобів, розроблених Комісією та розповсюджених безкоштовно через систему Комісії. Паперова форма цієї інформації готується шляхом роздрукування електронних форм за допомогою принтерів, що забезпечує ідентичність інформації у обох видах форм, збереження записів протягом установленого терміну зберігання та запобігає внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень. Паперова копія цієї інформації повинна бути підписана керівником заявника та скріплена його печаткою.

На інформаційному ярлику дискети з інформацією у електронному вигляді про відособлений підрозділ реєстратора слід зазначити:

а) номер Дозволу та повну назву реєстратора, відособлений підрозділ якого береться на облік;

б) тризначний порядковий номер, який присвоює реєстратор відособленому підрозділу у системі своїх відособлених підрозділів, які він залучив до ведення реєстрів;

в) повну назву та місцезнаходження відособленого підрозділу.

2.7. Заява у трьох примірниках та документи, підготовлені відповідно до вимог п. 2.6 цього Порядку, подаються уповноваженою особою заявника до територіального управління Комісії за місцезнаходженням відповідного відособленого підрозділу реєстратора.

2.8. Прийняття заяв про узяття на облік здійснює працівник територіального управління. Після перевірки повноважень уповноваженої особи, правильності заповнення заяви та пакета документів працівник територіального управління у присутності уповноваженої особи заявника вносить дані з заяви до Журналу реєстрації відособлених підрозділів, які беруться на облік відповідним територіальним управлінням.

Журнал реєстрації відособлених підрозділів у територіальному управлінні повинен містити:

а) порядковий номер реєстрації заяви про узяття на облік відособленого підрозділу реєстратора у територіальному управлінні;

б) дату узяття на розгляд указаних документів щодо узяття на облік відособленого підрозділу реєстратора;

в) повну назву відособленого підрозділу;

г) місцезнаходження підрозділу;

|) прізвище, ім'я, по батькові уповноваженої особи заявника, яка подавала документи на розгляд на предмет узяття на облік відособленого підрозділу реєстратора;

д) прізвище, ім'я, по батькові працівника територіального управління, який прийняв на розгляд документи щодо узяття на облік відособленого підрозділу реєстратора;

е) дату повернення заявнику прийнятих на розгляд документів щодо узяття на облік відособленого підрозділу реєстратора;

є) поле для підпису уповноваженої особи заявника про факт отримання документів після розгляду щодо узяття на облік відособленого підрозділу реєстратора;

ж) дату узяття на облік територіальним управлінням указаного відособленого підрозділу після узяття його на облік у центральному апараті Комісії;

з) особливі позначки, у яких територіальне управління Комісії визначає свої зауваження та заперечення до відособленого підрозділу та реєстратора, що його створив, за результатами розгляду поданих документів або причини невитримання терміну своєчасного повернення документів заявнику;

и) поле для посилання на порядковий номер реєстрації запису про анулювання цієї заяви у Журналі анульованих заяв про взяття на облік відособлених підрозділів у випадку зняття з обліку відособленого підрозділу реєстратора або зміни обсягу повноважень, що надаються відособленому підрозділу (проставляється позначка "знято з обліку згідно з заявою N з/п ____" або позначка "анульовано у зв'язку зі зміною обсягу повноважень згідно з заявою N з/п ____").

Розгляд заяви та пакета документів щодо узяття на облік відособлених підрозділів відповідне територіальне управління Комісії повинно завершити не пізніше п'яти робочих днів з моменту прийняття документів на розгляд. Протягом цього терміну представник територіального управління Комісії має право перевірити умови здійснення відособленим підрозділом діяльності щодо ведення реєстрів. Керівництво зазначеного підрозділу та реєстратора, що його створив, повинно забезпечити можливості виконання вказаних завдань.

2.9. За результатами розгляду пакета документів щодо узяття на облік у Комісії відособленого підрозділу реєстратора територіальне управління Комісії виконує такі дії:

На всіх трьох примірниках заяви про узяття на облік відособленого підрозділу у відповідних реквізитах проставляється дата завершення розгляду документів, прізвище, ім'я, по батькові та підпис посадової особи, печатка територіального управління. Всі три примірники заяви повертаються уповноваженій особі заявника.

У разі відсутності заперечень з боку територіального управління щодо здійснення відособленим підрозділом діяльності з ведення реєстрів на території відповідної області на всіх трьох примірниках заяви про узяття на облік відособленого підрозділу у відповідному реквізиті проставляється відповідна позначка. У територіальному управлінні залишаються всі прийняті на розгляд документи, крім трьох примірників заяви.

Якщо територіальне управління Комісії має заперечення щодо здійснення відособленим підрозділом діяльності з ведення реєстрів на території відповідної області, то воно готує та видає уповноваженій особі заявника:

а) письмову довідку з визначеними причинами заперечень;

б) копії документів, що були одержані від заявника та до змісту яких у територіального управління Комісії є зауваження.

У довідці також вказується дата передачі заявнику самої довідки та повернення прийнятої на розгляд заяви. Довідка та копії документів з зауваженнями підписуються посадовою особою територіального управління та засвідчуються його печаткою. На всіх трьох примірниках заяви про узяття на облік у відповідному реквізиті проставляється відповідна позначка. У територіальному управлінні залишаються всі прийняті на розгляд документи, крім трьох примірників заяви.

Факт повернення заявнику документів після розгляду обов'язково відображається у відповідних реквізитах Журналу реєстрації відособлених підрозділів, які беруться на облік відповідним територіальним управлінням Комісії.

2.10. Уповноважена особа заявника подає до центрального апарату Комісії, після розгляду у відповідному територіальному управлінні, такі документи:

а) заяву про взяття на облік відособленого підрозділу реєстратора (в трьох примірниках);

б) копію затвердженого реєстратором Порядку здійснення відособленим підрозділом діяльності з ведення реєстру у електронному вигляді (на дискеті 3,5");

в) інформацію про відособлений підрозділ реєстратора у електронному вигляді (на дискеті 3,5").

У разі наявності заперечень до відособленого підрозділу з боку відповідного територіального управління уповноважена особа заявника повинна подати до центрального апарату Комісії довідку про заперечення з територіального управління Комісії та копії документів, до змісту яких у територіального управління Комісії є зауваження.

2.11. Прийняття заяв про узяття на облік здійснює працівник центрального апарату Комісії. Вимоги щодо прийняття документів та ведення Журналу реєстрації відособлених підрозділів, які беруться на облік центральним апаратом Комісії, збігаються з вимогами п.2.8.

Журнал реєстрації відособлених підрозділів у центральному апараті Комісії повинен містити:

а) порядковий номер реєстрації заяви про взяття на облік відособленого підрозділу реєстратора у центральному апараті Комісії;

б) дату узяття на розгляд вказаних документів щодо узяття на облік відособленого підрозділу реєстратора;

в) повну назву відособленого підрозділу;

г) прізвище, ім'я, по батькові уповноваженої особи заявника, яка подавала на розгляд документи щодо узяття на облік відособленого підрозділу реєстратора;

|) прізвище, ім'я, по батькові працівника центрального апарату, який узяв на розгляд документи щодо узяття на облік відособленого підрозділу реєстратора;

д) дату повернення заявнику прийнятих на розгляд документів щодо взяття на облік відособленого підрозділу реєстратора;

е) поле для підпису уповноваженої особи заявника про факт отримання після розгляду документів щодо узяття на облік відособленого підрозділу реєстратора;

є) дату взяття на облік центральним апаратом вказаного відособленого підрозділу;

ж) особливі позначки, в яких центральний апарат визначає причини відмови, якщо він відмовився проставляти на заявах позначку про завершення розгляду поданих документів, або причини невитримання терміну своєчасного повернення документів заявнику;

з) дату зняття з обліку у територіальному управлінні Комісії відособленого підрозділу реєстратора (проставляється позначка "знято з обліку згідно з листом територіального управління від "___" ________ ____ р. N ____");

и) поле для посилання на порядковий номер запису у цьому Журналі реєстрації заяви про узяття на облік відособленого підрозділу у випадку зміни обсягу повноважень, що надаються відособленому підрозділу (проставляється позначка "зміна обсягу повноважень згідно з заявою N з/п ____").

Розгляд заяви щодо узяття на облік відособленого підрозділу та пакета документів центральний апарат повинен завершити і відповідь заявнику надати не пізніше одного місяця з моменту прийняття документів на розгляд. Протягом цього терміну представник центрального апарату має право перевірити умови здійснення реєстратором та його відособленим підрозділом діяльності щодо ведення реєстрів. Керівництво зазначеного підрозділу та реєстратора, що його створив, повинно забезпечити можливість виконання вказаних завдань.

2.12. За результатами розгляду пакета документів у термін, встановлений п.2.11 Порядку, центральний апарат виконує такі дії:

У разі відсутності заперечень з боку центрального апарату щодо здійснення відособленим підрозділом діяльності з ведення реєстрів на території відповідної області, на всіх трьох примірниках заяви про узяття на облік відособленого підрозділу у відповідному розділі проставляється дата узяття на облік підрозділу, підпис посадової особи та печатка центрального апарату Комісії. Два примірники заяви з відповідними позначками повертаються уповноваженій особі заявника. В центральному апараті Комісії залишаються всі прийняті на розгляд документи, крім двох примірників заяви.

Якщо центральний апарат має заперечення щодо здійснення відособленим підрозділом діяльності з ведення реєстрів власників іменних цінних паперів на території відповідної області, то він залишає собі один примірник заяви та документи, щодо змісту яких він має заперечення. Інші документи, прийняті на розгляд від заявника, центральний апарат повертає заявнику та видає йому письмову довідку із вказаними причинами заперечень. Довідка підписується посадовою особою центрального апарату або членом Комісії і засвідчується його печаткою. При цьому ніяких відміток на примірниках заяви центральний апарат не робить.

Факт повернення заявнику документів після розгляду обов'язково відображається у відповідних реквізитах Журналу реєстрації відособлених підрозділів у центральному апараті Комісії.

Взятим на облік в центральному апараті Комісії вважається відособлений підрозділ, на заяві якого є відповідна відмітка центрального апарату Комісії.

2.13. У разі взяття відособленого підрозділу на облік центральним апаратом Комісії заявник-реєстратор повинен у термін не пізніше п'яти робочих днів від вищезазначеної дати узяття на облік забезпечити подання документів до територіального управління для узяття ним на облік указаного відособленого підрозділу. Для цього до відповідного територіального управління уповноважена особа заявника повинна надати такі документи:

а) два примірники заяви про узяття на облік указаного відособленого підрозділу з відповідними позначками центрального апарату Комісії;

б) по одному примірнику документів, визначених в п. 2.6 цього Порядку, якщо вони в процесі опрацювання заявником зауважень від системи Комісії за змістом відрізняються від тих документів, що є (перебувають) на збереженні у територіальному управлінні.

2.14. Територіальне управління не пізніше двох робочих днів з дати одержання відповідних документів від уповноваженої особи заявника проставляє у відповідному розділі на обох примірниках заяви про взяття на облік відособленого підрозділу дату взяття на облік територіальним управлінням вказаного підрозділу, підпис посадової особи та печатку територіального управління. Один примірник заяви повертається уповноваженій особі заявника.

Факт повернення заявнику заяви про взяття на облік відособленого підрозділу реєстратора після взяття на облік обов'язково відображається у відповідних реквізитах Журналу реєстрації відособлених підрозділів у територіальному управлінні.

Взятим на облік у системі Комісії вважається відособлений підрозділ, на заяві якого є відповідна відмітка центрального апарату Комісії та територіального управління. Саме такий підрозділ має право залучатися реєстратором, що його створив, до ведення реєстрів власників іменних цінних паперів і тільки в обсягах повноважень, визначених у Порядку здійснення відособленим підрозділом вказаної діяльності, що є на збереженні в територіальному управлінні та центральному апараті Комісії.

2.15. Документом, що підтверджує узяття відособленого підрозділу на облік у системі Комісії, визначеним у п. 1.2 цього Порядку, є примірник заяви про взяття на облік вказаного відособленого підрозділу з відмітками територіального управління та центрального апарату Комісії про узяття його на облік або нотаріально засвідчена копія вказаної заяви.

Датою узяття на облік відособленого підрозділу реєстратора у системі Комісії є дата взяття його на облік у територіальному управлінні Комісії.

3.1. Зняття з обліку в Комісії відособленого підрозділу реєстратора відбувається за письмовим зверненням реєстратора, який створив цей підрозділ. У випадку анулювання дії дозволу реєстратора - за письмовим зверненням реєстратора, що створив підрозділ, або, якщо реєстратор усунувся від цих дій, - за письмовим зверненням відособленого підрозділу. Особа, від імені якої складено письмове звернення (реєстратор або підрозділ), виступає заявником.

3.2. До подання до системи Комісії документів про зняття з обліку відособленого підрозділу реєстратора цей підрозділ повинен припинити діяльність щодо ведення реєстрів та виконати всі дії щодо консолідації до відповідних систем реєстрів усіх особових рахунків окремих зареєстрованих осіб, які обслуговував підрозділ, та щодо передання консолідованих реєстрів та всіх документів систем реєстрів від відособленого підрозділу до реєстратора або, у разі анулювання дії Дозволу реєстратора, - до нового реєстроутримувача.

Процедура передання консолідованих реєстрів та всіх документів систем реєстрів від відособленого підрозділу до його реєстратора визначена п.4.2 цього Порядку.

У випадку анулювання дії Дозволу реєстратора, у разі ведення його відособленим підрозділом консолідованих повних реєстрів окремих емітентів, передавання реєстру, згідно з вимогами розділу 8 Положення про порядок ведення реєстрів власників іменних цінних паперів, забезпечує реєстратор. При усуненні реєстратора від цих дій передачу реєстру новому реєстроутримувачу консолідованих систем реєстрів окремих емітентів забезпечує керівник відособленого підрозділу, який їх обслуговував.

Відповідальність за виконання вищевказаних дій несуть реєстратор, його відособлений підрозділ та їх керівники і працівники. За порушення у виконанні цих дій зазначені керівники і працівники реєстратора та його відособленого підрозділу за рішенням Комісії можуть бути позбавлені сертифікатів на право займатися реєстраторською діяльністю. За порушення у виконанні вищевказаних дій стосовно реєстратора за рішенням Комісії може бути розпочата справа про зупинення дії Дозволу згідно з чинним законодавством.

3.3. Для зняття з обліку відособленого підрозділу у системі Комісії заявник подає до територіального управління такі документи:

а) заяву на ім'я посадової особи територіального управління Комісії про зняття з обліку свого відособленого підрозділу;

б) довідку про припинення підрозділом діяльності щодо ведення реєстрів та про те, що ведення особових рахунків окремих зареєстрованих осіб, а також ведення консолідованих реєстрів та всі документи системи реєстру передані відособленим підрозділом відповідному реєстроутримувачу. Довідка повинна бути підписана керівником вказаного відособленого підрозділу та керівником відповідного реєстроутримувача;

в) оригінал заяви про узяття на облік відособленого підрозділу реєстратора у Державній комісії з цінних паперів та фондового ринку.

Вказані документи та примірник заяви, який перебував у територіальному управлінні Комісії, повинні зберігатися в архіві територіального управління Комісії протягом трьох років від дати зняття з обліку відособленого підрозділу.

3.4. Прийняття заяв про зняття з обліку здійснює працівник територіального управління. Після перевірки повноважень уповноваженої особи, правильності заповнення заяви та пакета документів працівник територіального управління в присутності уповноваженої особи заявника вносить дані з заяви до Журналу реєстрації анульованих заяв про узяття на облік відособлених підрозділів.

Журнал реєстрації анульованих заяв про узяття на облік відособлених підрозділів повинен містити:

а) порядковий номер реєстрації заяви про зняття з обліку відособленого підрозділу реєстратора або письмового повідомлення про зміну обсягу повноважень, що надаються відособленому підрозділу;

б) дату узяття на розгляд документів щодо зняття з обліку відособленого підрозділу реєстратора або про зміну обсягу повноважень, що надаються відособленому підрозділу;

в) повну назву відособленого підрозділу;

г) адресу підрозділу;

|) прізвище, ім'я, по батькові уповноваженої особи заявника, яка подавала документи на розгляд;

д) прізвище, ім'я, по батькові працівника територіального управління, який взяв на розгляд документи;

е) дату зняття з обліку в територіальному управлінні Комісії вказаного відповідного відособленого підрозділу або анулювання заяви у зв'язку із зміною обсягу повноважень відособленого підрозділу;

є) особливі позначки, в яких територіальне управління Комісії визначає свої зауваження та заперечення до відособленого підрозділу та реєстратора, що його створив, за результатами розгляду пакета документів згідно з вимогами розділу 3 або п. 4.3 цього Порядку;

ж) у випадку зміни обсягу повноважень відособленого підрозділу - посилання на порядковий номер за Журналом реєстрації відособлених підрозділів запису щодо реєстрації нової заяви про узяття на облік відособленого підрозділу реєстратора із зміненим обсягом повноважень (проставляється позначка "зміна обсягу повноважень згідно з заявою N з/п ____").

3.5. У разі відсутності заперечень з боку територіального управління Комісії щодо зняття з обліку відповідного відособленого підрозділу працівник територіального управління протягом п'яти робочих днів від дати отримання вищевказаних документів від заявника робить запис у Журналі реєстрації відособлених підрозділів реєстратора в територіальному управлінні Комісії про зняття відповідного відособленого підрозділу з обліку в територіальному управлінні Комісії та анулює отриману від заявника заяву про узяття цього підрозділу на облік.

3.6. У разі наявності заперечень з боку територіального управління Комісії щодо зняття з обліку відповідного відособленого підрозділу, працівник територіального управління протягом п'яти робочих днів від дати отримання документів, визначених у п. 3.3, надає заявнику вмотивовані письмові зауваження до пакета документів, підписані керівником відповідного територіального управління Комісії, разом з копіями документів, до яких є зауваження, та оригіналом заяви про узяття на облік відособленого підрозділу реєстратора в Державній комісії з цінних паперів та фондового ринку.

Для зняття з обліку відособленого підрозділу заявник зобов'язаний усунути зауваження і подати до територіального управління Комісії новий комплект документів згідно з п. 3.3. Розгляд документів здійснюється у загальному порядку.

3.7. У разі відсутності заперечень з боку територіального управління Комісії щодо зняття з обліку відповідного відособленого підрозділу протягом терміну, вказаного у пункті 3.5, територіальне управління Комісії зобов'язане направити письмове повідомлення про зняття з обліку відповідного відособленого підрозділу до центрального апарату Комісії та до реєстратора. Письмове повідомлення підписується посадовою особою та засвідчується печаткою територіального управління.

У вказаному повідомленні повинні зазначатися:

а) назва та номер дозволу реєстратора, що створив відособлений підрозділ, який знімається з обліку;

б) назва та номер відособленого підрозділу, який знімається з обліку;

в) дата зняття з обліку у територіальному управлінні Комісії відповідного відособленого підрозділу.

3.8. Працівник центрального апарату Комісії протягом трьох робочих днів від дати отримання повідомлення від територіального управління Комісії про зняття з обліку у Комісії відповідного відособленого підрозділу реєстратора робить запис у Журналі реєстрації відособлених підрозділів у центральному апараті Комісії про зняття з обліку вказаного відособленого підрозділу у центральному апараті Комісії.

3.9. Датою зняття з обліку відособленого підрозділу реєстратора в системі Комісії вважається дата, на яку зроблений відповідний запис у Журналі реєстрації відособлених підрозділів у територіальному управлінні Комісії.

4.1. Якщо реєстратор залучив свій відособлений підрозділ до ведення реєстру власників іменних цінних паперів окремого емітента, то цей підрозділ повинен не пізніше десяти днів з дати одержання цих повноважень надати до територіального управління, в якому він взятий на облік, письмове повідомлення про зазначену подію. В письмовому повідомленні вказується дата одержання повноважень, посилання на документ, згідно з яким підрозділу надаються відповідні повноваження, обсяг повноважень, назва відособленого підрозділу та така інформація про вищезазначеного емітента:

а) код за ЄДРПОУ емітента;

б) повна назва емітента;

в) місцезнаходження емітента.

На дату подання цієї інформації у територіальному управлінні повинні перебувати засвідчені печаткою заявника копії сертифікатів працівників цього відособленого підрозділу у кількості, потрібній для виконання вказаних повноважень. У разі відсутності цих копій вони додаються до письмового повідомлення.

4.2. Якщо реєстратор позбавляє відособлений підрозділ повноважень зі здійснення реєстраторської діяльності щодо окремого емітента, вказаний відособлений підрозділ повинен одночасно з переведенням цієї діяльності до реєстратора передати йому всі документи системи реєстру такого емітента. Не пізніше десяти днів від дати передання всіх документів системи реєстру реєстратору вказаний відособлений підрозділ повинен надати до територіального управління, в якому він узятий на облік, письмове повідомлення про зазначену подію. В письмовому повідомленні вказується, що відособлений підрозділ позбавлено повноважень зі здійснення реєстраторської діяльності щодо окремого емітента, а також дата передання документів системи реєстру, назва відособленого підрозділу та інформація про вищезазначеного емітента:

а) код за ЄДРПОУ емітента;

б) повна назва емітента;

в) місцезнаходження емітента.

До письмового повідомлення додається копія акта про прийняття-передання документів системи реєстру окремого емітента від відособленого підрозділу до реєстратора. Акт про прийняття-передання повинен бути підписаний керівником вказаного відособленого підрозділу та керівником відповідного реєстратора.

4.3. У разі прийняття рішення реєстратором щодо зміни обсягу повноважень, що надаються відособленому підрозділу, протягом десяти днів від затвердження ним таких змін реєстратор повинен надати до територіального управління, в якому взятий на облік відособлений підрозділ, письмове повідомлення про зазначену подію.

До письмового повідомлення додається:

а) заява про узяття на облік відособленого підрозділу з новим обсягом повноважень, яка складається заявником у трьох примірниках українською мовою та оформляється відповідно до вимог розділу 2 цього Порядку;

б) оригінал заяви про узяття на облік відособленого підрозділу, де зазначено обсяг повноважень, щодо якого відбуваються зміни;

в) інформація у паперовому та електронному вигляді (на дискеті 3,5"), в якій визначено новий обсяг повноважень, складена у форматі, визначеному Комісією, відповідно до вимог розділу 2 цього Порядку;

г) зміни та доповнення до Порядку здійснення відособленим підрозділом діяльності з ведення реєстру або такий Порядок у новій редакції.

4.3.1. Прийняття пакета документів про зміну обсягу повноважень здійснює працівник територіального управління. Після перевірки повноважень уповноваженої особи, правильності заповнення заяви та доданих документів працівник територіального управління в присутності уповноваженої особи заявника вносить до Журналу реєстрації анульованих заяв, визначеного у п. 3.4 цього Порядку, дані з письмового повідомлення про зміну обсягу повноважень, а з заяви про узяття на облік відособленого підрозділу з новим обсягом повноважень - до Журналу реєстрації відособлених підрозділів, визначеного у п. 2.8 цього Порядку.

4.3.2. Розгляд пакета документів щодо зміни обсягу повноважень здійснюється відповідно до розділу 2 цього Порядку. Якщо у територіального управління немає зауважень щодо прийнятого пакета, то воно у визначені для розгляду заяви терміни анулює заяву з попереднім обсягом повноважень та реєструє інформацію про це у відповідних реєстраційних журналах.

4.4. Відособлені підрозділи, яким реєстраторами надані повноваження щодо консолідації повних реєстрів окремих емітентів, подають до територіальних управлінь, в яких вони взяті на облік, електронні копії квартальних звітів відособлених підрозділів у форматі, встановленому Комісією, з інформацією щодо:

а) узагальнювальних показників діяльності відособленого підрозділу;

б) даних про відособлений підрозділ та його посадових осіб та сертифікованих фахівців;

в) всіх форм квартального звіту щодо здійснення діяльності з ведення реєстру, які стосуються емітентів, за консолідацію реєстрів яких відповідає такий підрозділ.

Територіальні управління не мають права вимагати від відособлених підрозділів подання інформації щодо квартальних звітів в обсягах, більших ніж установлені цим пунктом Порядку та іншими нормативними документами Комісії.

4.5. Квартальні звіти відособлених підрозділів обов'язково включаються до квартальних звітів реєстраторів, що їх створили, та подаються до центрального апарату Комісії відповідно до порядку складання та подання квартального звіту щодо здійснення діяльності з ведення реєстрів власників іменних цінних паперів, який визначається Комісією.

4.6. Реєстратор, його відособлений підрозділ та їхні керівники несуть відповідальність згідно з чинним законодавством за достовірність інформації, що вказана у наданих для узяття на облік, для зняття з обліку відособленого підрозділу документах, а також іншої інформації, обов'язковість подання якої встановлена Комісією. Реєстратор та його відособлений підрозділ у випадку внесення змін та доповнень до цих документів, у зв'язку з прийняттям відповідного рішення реєстратором або з інших причин, передбачених чинним законодавством, зобов'язані письмово повідомляти територіальне управління та центральний апарат Комісії щодо всіх змін у наведених даних у десятиденний термін з моменту виникнення таких змін.

До письмового повідомлення про цю подію додаються оформлені у відповідності з вимогами розділу 2 цього Порядку нові редакції всіх документів, в тексті яких відбулися зміни та доповнення порівняно з документами, які є у територіальному управлінні та центральному апараті Комісії, на момент внесення змін.

4.7. Невиконання реєстратором та його відособленим підрозділом вимог цього Порядку є порушенням вимог законодавства на ринку цінних паперів та тягне за собою відповідальність відповідно до чинного законодавства.

4.8. Комісія здійснює планові та позапланові перевірки взятих на облік відособлених підрозділів.

Заяву (в трьох примірниках) та потрібні документи (в одному примірнику) подано до територіального управління Комісії.