МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
Н А К А З
N 36/5 від 29.06.99 | Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 5 липня 1999 р. за N 437/3730 |
Про здійснення заходів щодо захисту нотаріально оформлюваних документів
( Із змінами, внесеними згідно з Наказами Мін'юсту N 50/5 від 25.08.99 N 55/5 від 13.09.99 N 33/5 від 09.08.2000 N 24/5 від 17.04.2001 N 20/5 від 03.03.2004 N 67/5 від 14.07.2004 N 33/5 від 07.04.2005 )
На виконання постанови колегії Міністерства юстиції України від 18 червня 1999 року N 21, з метою підвищення рівня захисту нотаріально оформлюваних документів та спрощення системи обігу спеціальних бланків нотаріальних документів
НАКАЗУЮ:
1.
( Пункт 1 втратив чинність на підставі Наказу Мін'юсту N 55/5 від 13.09.99 )
Запровадити з 15 вересня 1999 року практику вчинення нотаріальних дій державними та приватними нотаріусами із застосуванням захисного знака нотаріальних документів.
( Пункт 1 в редакції Наказу Мін'юсту N 50/5 від 25.08.99 )( Пункт 2 виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції N 33/5 від 07.04.2005 )
3. Покласти на дочірнє підприємство "Інформаційно-видавничий центр українського нотаріату":
організацію виготовлення спеціальних бланків нотаріальних документів, уведених в обіг наказом Міністерства юстиції України від 22 січня 1998 року N 7/5;
( Абзац другий пункту 3 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 24/5 від 17.04.2001 )
постачання спеціальних бланків нотаріальних документів державним нотаріальним конторам та приватним нотаріусам та ведення первинного обліку їх постачання.
( Абзац третій пункту 3 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 24/5 від 17.04.2001 )
4. Покласти на державне підприємство "Інформаційний центр" Міністерства юстиції України:
ведення обліку постачання і витрачання спеціальних бланків нотаріальних документів;
ведення Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів.
5. Затвердити Положення про порядок постачання, зберігання, обліку та звітності витрачання спеціальних бланків нотаріальних документів (додається).
( Пункт 5 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 33/5 від 07.04.2005 )( Пункт 6 втратив чинність на підставі Наказу міністерства юстиції N 20/5 від 03.03.2004 )
7. Підпункт 35 пункту 4 Положення про Головне управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласні, Київське та Севастопольське міські управління юстиції, затвердженого наказом Міністерства юстиції від 5 лютого 1999 року і зареєстрованого 5 лютого 1999 року за N 70/3363, викласти в такій редакції:
"35) контролює обіг спеціальних бланків та захисних знаків нотаріальних документів".
8. Департаменту нотаріату та ліцензування юридичної практики (Н.В.Круковес): подати наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992 року N 493/92 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади" (зі змінами, внесеними Указом Президента України від 21.05.98 N 493/98) та довести його до відома начальника Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, начальників обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції.
9. Визнати такими, що втратили чинність, накази Міністерства юстиції України від 22.01.98 N 6/5 "Про внесення змін до Положення про постачання, зберігання, облік та звітність витрачання бланків нотаріальних документів" та від 08.05.98 N 23/5 "Про впорядкування системи обігу спеціальних бланків нотаріальних документів".
10. Департаменту державної реєстрації нормативних актів та правової роботи (Бутрименко В. В.) внести відповідні зміни до Державного реєстру нормативно-правових актів.
11. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Першого заступника Міністра юстиції України Б.С.Стичинського.
Міністр | С.Р.Станік |
Затверджено
Наказ Міністерства юстиції
України 29.06.99 N 36/5
Зареєстровано в Міністерстві
юстиції України
5 липня 1999 р.
за N 437/3730
Положення про порядок постачання, зберігання, обліку та звітності витрачання спеціальних бланків нотаріальних документів
( Назва Положення із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 33/5 від 07.04.2005 )( У тексті Положення слова "та захисні знаки", "та знаки", "і знаки", "знаки", слова та символи "(знаки)" у всіх відмінках виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції N 33/5 від 07.04.2005 )
1. Загальні положення
1.1. Положення встановлює порядок замовлення, постачання, зберігання, обліку постачання і звітності витрачання спеціальних бланків нотаріальних документів (надалі - бланки) в Україні.
1.2. Бланки є неодмінною складовою документарного забезпечення нотаріального процесу. Бланки можуть бути використані нотаріусами виключно при вчиненні нотаріальних дій. Знаки використовуються при вчиненні нотаріальних дій, а також для виготовлення документів реєстрів інформаційної системи Міністерства юстиції України.
Спеціальні бланки нотаріальних документів є бланками суворої звітності.
( Абзац другий пункту 1.2 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 33/5 від 07.04.2005 )( Пункт 1.2 доповнено абзацом другим згідно з Наказом Мін'юсту N 67/5 від 14.07.2004 )( Пункт 1.2 в редакції Наказу Мін'юсту N 24/5 від 17.04.2001 )
1.3. Бланки виготовляються відповідно до зразка й опису, затверджених Міністерством юстиції України.
1.4. Право інтелектуальної власності на дизайн бланків належить Міністерству юстиції України.
1.5. Міністерство юстиції забезпечує організацію постачання, зберігання, обліку постачання й звітності витрачання бланків.
1.6. Для обліку постачання й звітності витрачання бланків утворюється і ведеться Єдиний реєстр спеціальних бланків нотаріальних документів (надалі - Єдиний реєстр).
1.7. Створення та ведення Єдиного реєстру покладається на державне підприємство "Інформаційний центр" Міністерства юстиції України (надалі - Держінформ'юст).
Витрати, пов'язані із створенням та веденням Єдиного реєстру, передбачаються у калькуляції собівартості бланків і відшкодовуються Держінформ'юсту Інформаційно-видавничим центром українського нотаріату відповідно до угоди, що укладається між ними.
( Абзац другий пункту 1.7 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 24/5 від 17.04.2001 )
2. Порядок замовлення та постачання бланків
2.1. Замовниками бланків є державні нотаріальні контори, державні нотаріальні архіви та приватні нотаріуси (далі - нотаріуси).
2.2. Постачання бланків нотаріусам здійснюється дочірнім підприємством "Інформаційно-видавничий центр українського нотаріату" (далі - ІВЦУН).
2.3. Державні нотаріуси замовляють необхідну кількість бланків шляхом подання до ІВЦУН або його філії відповідної заявки. Приватні нотаріуси замовляють необхідну кількість бланків шляхом телефонного чи телефаксного зв'язку.
2.4. Постачання бланків нотаріусам здійснює ІВЦУН за єдиною ціною відповідно до калькуляції, погодженої з Міністерством юстиції України.
2.5. Відомості про постачання бланків нотаріусам передаються з ІВЦУН до Держінформ'юсту для внесення до Єдиного реєстру.
( Розділ 2 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 33/5 від 09.08.2000; в редакції Наказів Мін'юсту N 24/5 від 17.04.2001, N 33/5 від 07.04.2005 )
3. Порядок одержання бланків нотаріусами України
3.1. Нотаріуси одержують бланки від ІВЦУН або через його філії в такому порядку:
( Пункт 3.1 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 24/5 від 17.04.2001 )
3.1.1. Приватні нотаріуси одержують бланки за ціною, визначеною в калькуляції і погодженою з Мін'юстом, що діє на день зарахування грошових коштів на рахунок ІВЦУН.
( Пункт 3.1.1 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 24/5 від 17.04.2001 )
3.1.2. Державні нотаріальні контори одержують бланки на підставі поданої заявки за ціною, визначеною в калькуляції і погодженою з Мін'юстом, що діє на день відвантаження (відправлення) бланків.
( Пункт 3.1.2 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 24/5 від 17.04.2001 )( Пункт 3.2 виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції N 33/5 від 07.04.2005 )
3.2. Видача бланків державним нотаріальним конторам та приватним нотаріусам супроводжується внесенням відповідного запису до Єдиного реєстру й складанням відповідного документа.
( Пункт із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 24/5 від 17.04.2001 )
3.3. У межах нотаріального округу дозволяється передання бланків між державними нотаріальними конторами та приватними нотаріусами. Такі операції повинні супроводжуватися складанням акта про приймання-передавання з одночасним наданням повідомлення про це до Держінформ'юсту для внесення ним відповідних змін до Єдиного реєстру.
3.4. Бланки видаються, приймаються та передаються тільки разом зі звітом.
3.5. Витрати, пов'язані з використанням бланків, відшкодовують особи, щодо яких або в інтересах яких вчинені нотаріальні дії.
( Пункт із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 24/5 від 17.04.2001 )
3.6. Бланки використовуються тільки в тому нотаріальному окрузі, в якому вони одержані.
3.7. У разі анулювання свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю особа повинна передати бланки, які залишилися невикористаними, до ІВЦУН, про що складається акт про прийняття-передання. Для внесення відповідних змін до Єдиного реєстру ІВЦУН надає Держінформ'юсту повідомлення про прийняття-передання бланків.
( Пункт в редакції Наказу Мін'юсту N 24/5 від 17.04.2001; із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 33/5 від 07.04.2005 )
4. Зберігання бланків
4.1. Зберігання бланків у державних нотаріальних конторах та в приватних нотаріусів повинно бути організовано таким чином, щоб повністю забезпечити збереження їх від крадіжок, пожеж та пошкоджень.
4.2. Завідуючі державними нотаріальними конторами, державні та приватні нотаріуси несуть персональну відповідальність за організацію зберігання, витрачання та обліку бланків.
4.3. У разі виявлення факту втрати або крадіжки бланків у державній нотаріальній конторі особа, що відповідає за зберігання бланків, зобов'язана негайно повідомити відповідне управління юстиції та Держінформ'юст із зазначенням дати, серії та номерів украдених чи втрачених бланків для внесення змін до Єдиного реєстру, а також органи внутрішніх справ для вжиття заходів з їх розшуку. Відповідним управлінням юстиції за фактом крадіжки або втрати бланків призначається службове розслідування.
4.4. Приватний нотаріус, який виявив факт утрати або крадіжки бланків, зобов'язаний негайно повідомити про це Держінформ'юст (зазначивши дату, серії та номери вкрадених чи втрачених бланків), а також - органи внутрішніх справ для вжиття заходів з їх розшуку.
4.5. Дані про факт утрати або крадіжки бланків і реквізити вкрадених примірників мають бути негайно доведені Держінформ'юстом до відома всіх нотаріусів України.
4.6. За недбале ставлення до зберігання та витрачання бланків завідуючі державними нотаріальними конторами, державні та приватні нотаріуси несуть відповідальність згідно з чинним законодавством.
4.7. При перевірках управліннями юстиції роботи державних нотаріальних контор та приватних нотаріусів в обов'язковому порядку перевіряється стан зберігання, витрачання й обліку бланків.
5. Недійсні бланки
5.1. Недійсними бланками вважаються: зіпсовані (при виготовленні документа), анульовані (внаслідок того, що вчинення нотаріальної дії не відбулося), дефектні (через відсутність або пошкодження захисної сітки, друкованого тексту, водяних знаків, серій або номерів на бланках, наявність дубльованих номерів тощо), відсутні (що виявлено при відкритті пачки) та викрадені.
5.2. Нотаріуси здають зіпсовані, анульовані або дефектні бланки до ІВЦУН або його філій, про що складається акт у двох примірниках. ІВЦУН знищує зіпсовані, анульовані або дефекті бланки, про що складається акт про знищення.
5.3. Серії й номери зіпсованих, анульованих, дефектних, відсутніх або викрадених бланків за відповідним кодом обов'язково вказуються у звіті.
6. Звітність нотаріусів про витрачання бланків
6.1. Нотаріуси при витрачанні бланків повинні заповнювати звіти.
6.2. Звіти про витрачання бланків щомісячно до 10-го числа наступного за звітним місяця направляються нотаріусами Держінформ'юсту.
6.3. Для організації звітності про витрачання бланків нотаріуси забезпечуються надрукованими бланками звіту про витрачання бланків (надалі - звіт), у яких зазначені серія і, послідовно, номери бланків (додаток 1). Кожен звіт містить 100 граф для звітування про використання бланків.
6.4. У звіті вказуються: прізвище нотаріуса, номер свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю, телефон, а для державних нотаріусів - ще й назва нотаріальної контори. У кожній клітинці біля номера бланка або знака позначаються код витрачання бланків або знаків, а також дата його витрачання.
6.5. Коди витрачання бланків:
1 - договір про відчуження житлового будинку, іншого нерухомого майна;
2 - договір про відчуження транспортних засобів;
3 - інші договори;
4 - заповіт;
5 - свідоцтво про право на спадщину;
6 - свідоцтво про право власності;
7 - доручення;
8 - заява;
9 - копія;
10 - переклад;
11 - дублікат;
12 - шлюбний контракт;
13 - інші дії;
14 - установчі угоди;
21 - зіпсований бланк або знак;
22 - анульований бланк або знак;
23 - дефектний бланк або знак;
24 - відсутній бланк або знак;
25 - викрадений бланк або знак.
( Пункт 6.6 виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції N 33/5 від 07.04.2005 )
6.6. За несвоєчасне подання або неподання звіту про використання бланків і захисних знаків управління юстиції, на підставі відповідного подання Держінформ'юсту, призупиняє діяльність приватного нотаріуса або притягає до дисциплінарної відповідальності державного нотаріуса.
( Розділ 6 в редакції Наказу Мін'юсту N 24/5 від 17.04.2001 )
7. Ведення первинного обліку бланків
7.1. Первинний облік бланків здійснюється в ІВЦУН державними нотаріальними конторами та приватними нотаріусами.
( Пункт 7.1 із змінами, внесеними згідно з Наказами Мін'юсту N 24/5 від 17.04.2001; в редакції Наказу Міністерства юстиції N 33/5 від 07.04.2005 )
7.2. Облік надходження бланків (із зазначенням дати, серії, номерів та кількості) до нотаріусів здійснюється на підставі супровідних документів ІВЦУН.
( Пункт 7.2 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 24/5 від 17.04.2001 )
7.3. Облік постачання й витрачання бланків провадиться Держінформ'юстом з відображенням їх руху в Єдиному реєстрі.
7.4. Державні нотаріальні контори та приватні нотаріуси забезпечують зберігання актів про прийняття-передання зіпсованих, анульованих або дефектних бланків.
7.5. Зберігання актів про знищення зіпсованих, анульованих або дефектних бланків здійснюється ІВЦУН.
( Пункт 7.5 в редакції Наказу Мін'юсту N 24/5 від 17.04.2001; із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 33/5 від 07.04.2005 )
7.6. Зберігання звітів про витрачання бланків здійснюють філії Держінформ'юсту.
7.7. Строк зберігання актів про прийняття-передання зіпсованих, анульованих або дефектних бланків, актів про знищення зіпсованих, анульованих і дефектних бланків, а також звітів про витрачання бланків становить 3 роки.
8. Ведення Єдиного реєстру
8.1. Єдиний реєстр призначений для обліку надходження і витрачання бланків. Єдиний реєстр включає реєстр нотаріусів (державних і приватних) і реєстр спеціальних бланків нотаріальних документів. Єдиний реєстр організований таким чином, щоб була можливість отримати інформацію про використання кожного бланка або про отримання бланків державною нотаріальною конторою чи приватним нотаріусом. Єдиний реєстр також містить відомості про недійсні бланки.
8.2. Унесення даних до Єдиного реєстру здійснюється на підставі первинних документів обліку. Первинними документами обліку є:
у Міністерстві юстиції України - журнал реєстрації виданих свідоцтв про право на заняття нотаріальною діяльністю;
в управлінні юстиції - журнал реєстрації приватної нотаріальної діяльності;
повідомлення відділу кадрів управління юстиції про призначення, переведення та звільнення державних нотаріусів;
видаткова накладна на відправлення бланків ІВЦУН;
( Абзац п'ятий пункту 8.2 в редакції Наказу Мін'юсту N 24/5 від 17.04.2001 )
звіт про витрачання бланків;
копії доповідних записок про викрадені бланки;
акти про прийняття-передання зіпсованих, анульованих або дефектних бланків;
акти про знищення зіпсованих, анульованих і дефектних бланків.
( Пункт 8.2 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 33/5 від 07.04.2005 )
8.3. Управління юстиції, державні нотаріальні контори, приватні нотаріуси та ІВЦУН надають Держінформ'юсту потрібні відомості для внесення до Єдиного реєстру.
8.4. Управління юстиції до 10-го числа кожного місяця в порядку, встановленому Міністерством юстиції України, надсилають Держінформ'юсту для ведення реєстру нотаріусів:
повідомлення про зміни в складі приватних нотаріусів;
повідомлення про зміни в складі державних нотаріальних контор.
8.5. Державні нотаріальні контори та приватні нотаріуси щомісячно надсилають безпосередньо Держінформ'юсту звіти про їх витрачання.
( Пункт 8.5 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 33/5 від 09.08.2000 )
8.6. ІВЦУН щоденно надсилає до Держінформ'юсту відомості про постачання бланків державним нотаріальним конторам і приватним нотаріусам.
( Пункт 8.6 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 24/5 від 17.04.2001 )
8.7. Копії доповідних записок про викрадені бланки державні нотаріальні контори й приватні нотаріуси надсилають до Держінформ'юсту негайно при виявленні факту крадіжки.
8.8. Єдиний реєстр використовується для перевірки справжності бланків і статистичного аналізу.
8.9. Справжність бланків нотаріуси перевіряють шляхом комп'ютерного доступу до Єдиного реєстру. Перевірка справжності бланків може здійснюватись за допомогою телефонного зв'язку з черговим адміністратором Єдиного реєстру.
8.10. ІВЦУН, державні нотаріальні контори та приватні нотаріуси відповідають за своєчасність та вірогідність відомостей, які вони надають Держінформ'юсту для внесення до Єдиного реєстру.
8.11. Держінформ'юст відповідає за своєчасність унесення та відповідність даних у Єдиному реєстрі даним звітів державних нотаріальних контор і приватних нотаріусів та відомостям, наданим ІВЦУН.
Додаток 1
до Положення про порядок
постачання, зберігання,
обліку та звітності
витрачання спеціальних
бланків та захисних знаків
нотаріальних документів
(у редакції наказу
Міністерства юстиції України
від 07.04.2005 N 33/5
( z0373-05 )
ЗВІТ
про витрачання бланків та знаків
___________________________________________________________
Герб Міністерство Державне підприємство 04050, м. Київ,
України юстиції України "Інформаційний центр" вул. Мельникова,
Єдиний реєстр Міністерства юстиції 81 літ. А
спеціальних бланків України Тел.
та захисних знаків (044) 238-06-32
нотаріальних
документів
__________________________________________________________________
серія ____, N _________-________
Нотаріус ____________________ N свідоцтва _______ тел. ___________
Нотаріальна контора ______________________________________________
Коди витрачання: 1 - договір відчуження житлового будинку, іншого
нерух. майна; 2 - договір відчуження трансп. засобів; 3 - інші
договори; 4 - заповіт; 5 - свідоцтво про право на спадщину;
6 - свідоцтво про право власності; 7 - доручення; 8 - заява;
9 - копія; 10 - переклад; 11 - дублікат; 12 - шлюбний контракт;
13 - інші дії; 14 - установча угода; 21 - зіпсований;
22 - анульований; 23 - дефектний; 24 - відсутній; 25 - викрадений.
------------------------------------------------------------------
|01 | |02 | |03 | |04 | |05 | |
|--------+---+--------+---+--------+---+-------+---+--------+----|
|06 | |07 | |08 | |09 | |10 | |
|--------+---+--------+---+--------+---+-------+---+--------+----|
|11 | |12 | |13 | |14 | |15 | |
|--------+---+--------+---+--------+---+-------+---+--------+----|
|16 | |17 | |18 | |19 | |20 | |
|--------+---+--------+---+--------+---+-------+---+--------+----|
|21 | |22 | |23 | |24 | |25 | |
|--------+---+--------+---+--------+---+-------+---+--------+----|
|26 | |27 | |28 | |29 | |30 | |
|--------+---+--------+---+--------+---+-------+---+--------+----|
|31 | |32 | |33 | |34 | |35 | |
|--------+---+--------+---+--------+---+-------+---+--------+----|
|36 | |37 | |38 | |39 | |40 | |
|--------+---+--------+---+--------+---+-------+---+--------+----|
|41 | |42 | |43 | |44 | |45 | |
|--------+---+--------+---+--------+---+-------+---+--------+----|
|46 | |47 | |48 | |49 | |50 | |
|--------+---+--------+---+--------+---+-------+---+--------+----|
|51 | |52 | |53 | |54 | |55 | |
|--------+---+--------+---+--------+---+-------+---+--------+----|
|56 | |57 | |58 | |59 | |60 | |
|--------+---+--------+---+--------+---+-------+---+--------+----|
|61 | |62 | |63 | |64 | |65 | |
|--------+---+--------+---+--------+---+-------+---+--------+----|
|66 | |67 | |68 | |69 | |70 | |
|--------+---+--------+---+--------+---+-------+---+--------+----|
|71 | |72 | |73 | |74 | |75 | |
|--------+---+--------+---+--------+---+-------+---+--------+----|
|76 | |77 | |78 | |79 | |80 | |
|--------+---+--------+---+--------+---+-------+---+--------+----|
|81 | |82 | |83 | |84 | |85 | |
|--------+---+--------+---+--------+---+-------+---+--------+----|
|86 | |87 | |88 | |89 | |90 | |
|--------+---+--------+---+--------+---+-------+---+--------+----|
|91 | |92 | |93 | |94 | |95 | |
|--------+---+--------+---+--------+---+-------+---+--------+----|
|96 | |97 | |98 | |99 | |00 | |
------------------------------------------------------------------
У графах таблиці надруковано останні дві цифри номера бланка
або знака
---------------
Зразок заповнення таблиці |82 | 2 |
| 06.05.99| |
---------------
Посада __________ Підпис ___________ Дата __________
МП