Про здійснення заходів щодо захисту нотаріально оформлюваних документів

На виконання постанови колегії Міністерства юстиції України від 18 червня 1999 року N 21, з метою підвищення рівня захисту нотаріально оформлюваних документів та спрощення системи обігу спеціальних бланків нотаріальних документів

1.

Запровадити з 15 вересня 1999 року практику вчинення нотаріальних дій державними та приватними нотаріусами із застосуванням захисного знака нотаріальних документів.

3. Покласти на дочірнє підприємство "Інформаційно-видавничий центр українського нотаріату":

організацію виготовлення спеціальних бланків нотаріальних документів, уведених в обіг наказом Міністерства юстиції України від 22 січня 1998 року N 7/5;

постачання спеціальних бланків нотаріальних документів державним нотаріальним конторам та приватним нотаріусам та ведення первинного обліку їх постачання.

4. Покласти на державне підприємство "Інформаційний центр" Міністерства юстиції України:

ведення обліку постачання і витрачання спеціальних бланків нотаріальних документів;

ведення Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів.

5. Затвердити Положення про порядок постачання, зберігання, обліку та звітності витрачання спеціальних бланків нотаріальних документів (додається).

7. Підпункт 35 пункту 4 Положення про Головне управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласні, Київське та Севастопольське міські управління юстиції, затвердженого наказом Міністерства юстиції від 5 лютого 1999 року і зареєстрованого 5 лютого 1999 року за N 70/3363, викласти в такій редакції:

"35) контролює обіг спеціальних бланків та захисних знаків нотаріальних документів".

8. Департаменту нотаріату та ліцензування юридичної практики (Н.В.Круковес): подати наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992 року N 493/92 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади" (зі змінами, внесеними Указом Президента України від 21.05.98 N 493/98) та довести його до відома начальника Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, начальників обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції.

9. Визнати такими, що втратили чинність, накази Міністерства юстиції України від 22.01.98 N 6/5 "Про внесення змін до Положення про постачання, зберігання, облік та звітність витрачання бланків нотаріальних документів" та від 08.05.98 N 23/5 "Про впорядкування системи обігу спеціальних бланків нотаріальних документів".

10. Департаменту державної реєстрації нормативних актів та правової роботи (Бутрименко В. В.) внести відповідні зміни до Державного реєстру нормативно-правових актів.

11. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Першого заступника Міністра юстиції України Б.С.Стичинського.

1.1. Це Положення установлює порядок замовлення, постачання, зберігання, обліку постачання і звітності витрачання спеціальних бланків нотаріальних документів (далі - бланки) в Україні.

1.2. Бланки є неодмінною складовою документарного забезпечення нотаріального процесу. Бланки використовуються нотаріусами виключно при вчиненні нотаріальних дій.

1.3. Спеціальні бланки нотаріальних документів є бланками суворої звітності.

1.4. Бланки виготовляються відповідно до зразка й опису, затверджених Міністерством юстиції України.

1.5. Право інтелектуальної власності на дизайн бланків належить Міністерству юстиції України.

1.6. Міністерство юстиції України забезпечує організацію постачання, зберігання, обліку постачання й звітності витрачання бланків.

1.7. Єдиний реєстр спеціальних бланків нотаріальних документів (далі - Єдиний реєстр) - електронна база даних, яка містить інформацію про видані нотаріусам спеціальні бланки нотаріальних документів та їх витрачання нотаріусами, а також недійсні бланки.

1.8. Єдиний реєстр організовується таким чином, щоб була можливість отримання інформації щодо кожного виданого та/або використаного бланка.

1.9. Єдиний реєстр використовується для обліку обігу бланків, а також для перевірки справжності бланків і статистичного аналізу.

1.10. Держатель Єдиного реєстру - Міністерство юстиції України, яке забезпечує його функціонування.

1.11. Адміністратор Єдиного реєстру - державне підприємство "Інформаційний центр" Міністерства юстиції України, яке здійснює заходи по технічному й технологічному створенню та супроводженню програмного забезпечення Єдиного реєстру, наданню доступу до Єдиного реєстру, забезпечує збереження та захист даних, що містяться у Єдиному реєстрі, уносить до Єдиного реєстру відомості про видачу нотаріусам бланків, надає інформацію з Єдиного реєстру на запит осіб, перелік яких визначений в пункті 6.6 цього Положення, а також виконує інші функції, передбачені цим Положенням.

1.12. Реєстраторами Єдиного реєстру є державні нотаріальні контори; державні нотаріальні архіви; приватні нотаріуси, які уклали відповідні договори з Адміністратором Єдиного реєстру та мають доступ до Єдиного реєстру через інформаційну мережу Міністерства юстиції України, уносять записи до Єдиного реєстру про витрачені та недійсні бланки, перевіряють за даними Єдиного реєстру справжність бланків, а також виконують інші функції, передбачені цим Положенням.

2.1. Замовниками бланків є приватні нотаріуси, державні нотаріальні контори, державні нотаріальні архіви (далі - нотаріуси).

2.2. Постачання бланків нотаріусам здійснюється дочірнім підприємством "Інформаційно-видавничий центр українського нотаріату" (далі - ІВЦУН).

2.3. Нотаріуси замовляють необхідну кількість бланків шляхом подання до ІВЦУН відповідної заявки через поштовий або факсовий зв'язок.

2.4. Нотаріуси одержують бланки від ІВЦУН за такою ціною:

2.4.1. Приватні нотаріуси - за ціною, визначеною в калькуляції, погодженій Міністерством юстиції України, що діє на день зарахування грошових коштів на рахунок ІВЦУН.

2.4.2. Державні нотаріальні контори, державні нотаріальні архіви - за ціною, визначеною в калькуляції, погодженій Міністерством юстиції України, що діє на день відвантаження (відправлення) бланків.

2.5. ІВЦУН зобов'язаний своєчасно (день у день) надавати інформацію Адміністратору про постачання бланків нотаріусам.

2.6. Адміністратор Єдиного реєстру вносить до Єдиного реєстру відомості, отримані від ІВЦУН, про постачання бланків протягом дня з моменту отримання цих відомостей.

2.7. Завідувачами державних нотаріальних контор облік бланків здійснюється у книгах обліку надходження спеціальних бланків нотаріальних документів до державної нотаріальної контори та обліку видачі спеціальних бланків нотаріальних документів державним нотаріусам за формами, наведеними у додатках 1-2.

Нотаріусами облік бланків здійснюється в особистих книгах обліку надходження спеціальних бланків нотаріальних документів і обліку зіпсованих та анульованих спеціальних бланків нотаріальних документів за формами, наведеними у додатках 3-4.

3.1. Бланки нотаріальних документів повинні зберігатись у вогнестійкому сейфі, прикріпленому до стіни або підлоги.

3.2. Завідувачі державних нотаріальних контор, державні та приватні нотаріуси несуть персональну відповідальність за організацію зберігання, витрачання та обліку бланків.

3.3. У день отримання бланків нотаріус (у державній нотаріальній конторі - завідувач) зобов'язаний особисто перевірити відповідність їх замовленій кількості, а також відповідність їхніх серій та номерів тим, що зазначені у видатковій накладній.

У разі виявлення відсутності бланків у пачці чи наявності дефектних бланків нотаріус (у державній нотаріальній конторі - завідувач) того самого дня складає про це акт у двох примірниках, один з яких разом з дефектними бланками надсилає до ІВЦУН.

При невиконанні чи неналежному виконанні зазначених вимог відсутні в пачці бланки вважаються втраченими з вини нотаріуса (у державній нотаріальній конторі - завідувача).

У разі виявлення факту втрати або крадіжки бланків завідувач державної нотаріальної контори чи нотаріус, що відповідає за зберігання бланків, зобов'язаний негайно внести відомості про це до Єдиного реєстру та повідомити органи внутрішніх справ для вжиття заходів до їх розшуку, відповідне головне управління юстиції та ІВЦУН із зазначенням дати викрадення (втрати) бланків, їхніх серій та номерів. Повідомлення здійснюється негайно за телефоном та протягом доби - письмово за особистим підписом нотаріуса (у державній нотаріальній конторі - завідувача) .

Відповідним головним управлінням юстиції за фактом крадіжки або втрати бланків призначається службове розслідування та проводиться цільова перевірка, за наслідками якої, за наявності підстав, готується та направляється до Міністерства юстиції України подання щодо анулювання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю нотаріуса, який припустився порушення.

На час проведення службового розслідування діяльність приватного нотаріуса зупиняється.

3.4. За недбале ставлення до зберігання та витрачання бланків, що потягло за собою їх втрату чи викрадення, завідувач державної нотаріальної контори чи нотаріус притягується до відповідальності у встановленому законодавством України порядку.

3.5. При перевірках управліннями юстиції роботи нотаріусів в обов'язковому порядку перевіряється стан зберігання, витрачання й обліку бланків.

3.6. Головне управління юстиції протягом трьох робочих днів повідомляє ІВЦУН про реєстрацію приватної нотаріальної діяльності нотаріуса, про зупинення чи припинення його діяльності, а також про анулювання виданого на ім'я нотаріуса свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю.

Після надходження до ІВЦУН повідомлення про зупинення, припинення нотаріальної діяльності, анулювання виданого на ім'я нотаріуса свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю видача нотаріальних бланків такій особі забороняється.

Наступна видача нотаріальних бланків такій особі здійснюється після надання головним управлінням юстиції ІВЦУН інформації про поновлення її приватної нотаріальної діяльності.

4.1. Недійсними бланками вважаються: зіпсовані (при виготовленні документа), анульовані (унаслідок того, що вчинення нотаріальної дії не відбулося), дефектні (через відсутність або пошкодження захисної сітки, друкованого тексту, водяних знаків, серій або номерів на бланках, наявність дубльованих номерів тощо), відсутні (що виявлено при відкритті пачки), викрадені та втрачені.

4.2. Нотаріуси протягом п'яти робочих днів з дня зіпсування чи анулювання бланка надсилають такі бланки до ІВЦУН разом з актом що складається у двох примірниках. Один примірник акта повертається нотаріусу з відміткою ІВЦУН про одержання зазначених бланків, другий примірник акта залишається в ІВЦУН.

4.3. ІВЦУН знищує зіпсовані, анульовані або дефектні бланки, про що складається акт про знищення.

4.4. Знищення бланків здійснюється комісією у складі представника Української нотаріальної палати, представника ІВЦУН та представника Адміністратора Єдиного реєстру.

4.5. Нотаріуси забезпечують зберігання актів про приймання - передавання на знищення зіпсованих, анульованих або дефектних бланків, а ІВЦУН - зберігання актів про приймання - передавання зіпсованих чи анульованих бланків, про знищення зіпсованих, анульованих або дефектних бланків протягом п'яти років з моменту підписання таких актів.

4.6. ІВЦУН не пізніше 10-го числа наступного за звітним місяця здійснює звірення даних про зіпсовані, анульовані та дефектні бланки з даними Єдиного реєстру.

У разі виявлення розбіжностей або факту порушення нотаріусом підпункту 3.3 пункту 3 та підпункту 4.2 пункту 4 цього Положення ІВЦУН повідомляє відповідне головне управління юстиції для вжиття необхідних заходів реагування

5.1. ІВЦУН щоденно надсилає до Адміністратора Єдиного реєстру інформацію про постачання бланків нотаріусам з використанням електронного цифрового підпису.

5.2. Унесення до Єдиного реєстру відомостей про витрачання бланків здійснюється Реєстраторами Єдиного реєстру в день витрачання бланка та у суворій послідовності відповідно до порядкових номерів.

5.3. Унесення до Єдиного реєстру відомостей про викрадені та втрачені бланки здійснюється Реєстраторами Єдиного реєстру негайно.

5.4. Коди витрачання бланків:

1 - договір про відчуження нерухомого майна, крім земельних ділянок;

2 - договір про відчуження транспортного засобу;

3 - інші договори;

4 - заповіт;

5 - свідоцтво про право на спадщину;

6 - свідоцтво про право власності;

7 - довіреність;

8 - заява;

9 - копія;

10 - переклад;

11 - дублікат;

12 - шлюбний договір;

13 - інші дії;

14 - установчі договори;

15 - договір про відчуження земельної ділянки;

21 - зіпсований бланк;

22 - анульований бланк;

23 - дефектний бланк;

24 - відсутній бланк;

25 - викрадений бланк;

26 - втрачений бланк.

5.5. Адміністратор Єдиного реєстру щомісяця не пізніше 10-го числа наступного за звітним місяця надсилає до відповідного головного управління юстиції інформацію:

про несвоєчасне внесення або невнесення нотаріусами до Єдиного реєстру відомостей про витрачання бланків або недійсні бланки;

про порушення нотаріусами підпункту 7.3 цього Положення.

5.6. За несвоєчасне внесення або невнесення відомостей про витрачання бланків або недійсні бланки, втрату або викрадення бланків, що сталося з вини нотаріуса, порушення підпункту 4.2 пункту 4 та підпункту 7.3 пункту 7 цього Положення відповідне головне управління юстиції на підставі повідомлення Адміністратора Єдиного реєстру зупиняє діяльність приватного нотаріуса або притягує до дисциплінарної відповідальності державного нотаріуса.

5.7. За систематичне невжиття заходів, передбачених пунктом 5.6 цього Положення, начальник відповідного головного управління юстиції несе персональну відповідальність, передбачену чинним законодавством.

6.1. Обов'язковій перевірці підлягає кожний бланк, на якому викладено текст документа, що подається нотаріусу для вчинення нотаріальних дій.

6.2. Перевірка справжності бланків здійснюється нотаріусом шляхом безпосереднього доступу до Єдиного реєстру.

6.3. Пошук інформації в Єдиному реєстрі здійснюється за серією та номером відповідного бланка.

6.4. За перевірку справжності бланка за даними Єдиного реєстру справляється плата в розмірі, установленому Міністерством юстиції України, крім випадків, коли документ, текст якого викладено на бланку, надійшов до нотаріуса поштою.

6.5. Відомості з Єдиного реєстру надаються безкоштовно на письмову вимогу суду, прокуратури, органів дізнання і слідства у зв'язку з кримінальними, цивільними господарськими або адміністративними справами, що перебувають у їх провадженні, а також Міністерству юстиції України, головним управлінням юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласним, містах Києві та Севастополі, районним, міським (міст обласного значення), міськрайонним управлінням юстиції у зв'язку із здійсненням ними повноважень, визначених чинним законодавством України.

7.1. У межах нотаріального округу дозволяється передавання бланків між нотаріусами. Такі операції повинні супроводжуватися складанням акта про приймання-передавання з одночасним повідомленням Адміністратора Єдиного реєстру для внесення відповідних змін до Єдиного реєстру. До такого повідомлення додається примірник акта про приймання-передавання.

7.2. Витрати, пов'язані з використанням бланків, відшкодовують особи, щодо яких або в інтересах яких вчинені нотаріальні дії.

7.3. Забороняється передача бланків за межі нотаріального округу.

7.4. У разі зупинення, припинення нотаріальної діяльності або анулювання свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю особа зобов'язана у триденний термін передати бланки, які залишилися невикористаними, до ІВЦУН, про що складається акт про приймання-передавання. Для внесення відповідних змін до Єдиного реєстру ІВЦУН негайно повідомляє Адміністратора Єдиного реєстру про приймання-передавання бланків. До такого повідомлення додається примірник акта про приймання-передавання.

ІВЦУН повертає нотаріусу кошти за невикористані бланки за ціною, що діяла на час їх одержання.

У разі, якщо нотаріус не передав невикористані бланки до ІВЦУН у встановлений строк, Адміністратор за повідомленням ІВЦУН уносить до Єдиного реєстру відомості про ці бланки як анульовані.

Кошти за такі бланки нотаріусу не повертаються.

7.5. ІВЦУН, нотаріуси відповідають за своєчасність та вірогідність відомостей, які вони надають Адміністратору Єдиного реєстру для внесення до Єдиного реєстру та/або вносять.

7.6. Адміністратор Єдиного реєстру відповідає за своєчасність унесення та відповідність даних у Єдиному реєстрі відомостям, наданим ІВЦУН.

7.7. Адміністратор здійснює комплекс програмних, технологічних та організаційних заходів щодо забезпечення захисту інформації, яка міститься у Єдиному реєстрі, від несанкціонованого доступу.

7.8. Контроль за дотриманням вимог цього Положення здійснюють Департамент нотаріату та реєстрації адвокатських об'єднань Міністерства юстиції України та начальники Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі.