Про затвердження Інструкції з обліку поштових відправлень на підприємстві поштового звязку, в його філіях і структурних підрозділах та спеціалізованих форм первинного обліку

На виконання постанови Кабінету Міністрів України від 27.06.98 N 971 "Про Програму реформування державної статистики на період до 2002 року" та з метою створення єдиної нормативної та облікової бази галузі зв'язку

1. Затвердити Інструкцію з обліку поштових відправлень на підприємстві поштового зв'язку, в його філіях і структурних підрозділах, що додається.

2. Затвердити спеціалізовані форми первинного обліку (додаються):

N 2а "Бланк обліку обміну";

N 2-спецзв'язок "Бланк обліку обміну".

3. Ввести в дію з 15 січня 1999 року Інструкцію з обліку поштових відправлень на підприємстві поштового зв'язку, в його філіях і структурних підрозділах та спеціалізовані форми первинного обліку N 2а та N 2-спецзв'язок, після державної реєстрації їх у Міністерстві юстиції України.

4. Українському державному підприємству поштового зв'язку "Укрпошта" (Шевченко М.І.):

4.1. Довести до відома підприємств поштового зв'язку, філій, структурних підрозділів Інструкцію з обліку поштових відправлень на підприємстві поштового зв'язку, в його філіях і структурних підрозділах та зразки спеціалізованих форм первинного обліку N 2-спецзв'язок і N 2а.

4.2. Забезпечити впровадження в облікову практику спеціалізованих форм первинного обліку N 2-спецзв'язок і N 2а.

5. Контроль за виконанням наказу покласти на заступника Голови Держкомзв'язку Філіпову О.І.

Облік поштових відправлень на підприємстві поштового зв'язку, в його філіях і структурних підрозділах дає змогу отримати узагальнені дані, які характеризують його діяльність.

Точність і достовірність статистичних даних забезпечується правильним веденням обліку, додержанням вимог Інструкції з обліку поштових відправлень на підприємстві поштового зв'язку, в його філіях і структурних підрозділах (далі - Інструкція), правильною обробкою облікових документів та постійним контролем за веденням обліку.

Ця Інструкція визначає порядок первинного обліку поштових відправлень структурними підрозділами філій підприємства поштового зв'язку.

Облік ведеться тільки на бланках спеціалізованих форм N 2а і N 2-спецзв'язок (додаються), затверджених наказом Державного комітету зв'язку України, які заповнюються в одному примірнику.

Спеціалізовані форми первинного обліку N 2а і N 2-спецзв'язок заповнюються працівниками, що здійснюють контроль і несуть особисту відповідальність за правильне їх складання. Записи на цих бланках мають бути чіткими, без помарок і носити документальний характер. Не дозволяється ведення обліку на бланках невстановленої форми.

Контроль за веденням первинного обліку на кожному робочому місці повинні здійснювати керівники служб, цехів, дільниць, а в цілому по структурному підрозділу філії підприємства поштового зв'язку - керівник і його заступники, які несуть безпосередньо відповідальність за стан обліку і періодично перевіряють правильність ведення облікових документів.

Облік обміну поштових відправлень ведеться на робочих місцях зональних вузлів зв'язку, відділень перевезення пошти, поштамтів, районних (міських) вузлів зв'язку (далі - вузлів зв'язку), відділень зв'язку, а також у поштових вагонах (поштових каютах морських та річкових суден).

Обліку підлягають усі внутрішні та міжнародні поштові відправлення:

- прості: листи, поштові картки та бандеролі, рекламна продукція (листи, листівки, буклети тощо), міжнародні мішки "М", прості повідомлення про вручення поштових відправлень, транзитні прості постпакети;

- рекомендовані: листи, поштові картки, бандеролі та міжнародні мішки "М", міжнародні дрібні пакети, рекомендовані повідомлення про вручення поштових відправлень, транзитні постпакети з рекомендованими листами та грошовими переказами або урядовою кореспонденцією;

- листи та бандеролі з оголошеною цінністю, міжнародні відправлення з оголошеною цінністю;

- внутрішні та міжнародні посилки звичайні та з оголошеною цінністю;

- грошові перекази поштові та телеграфні, у тому числі перекази післяплати і виторгу;

- кількість виплат пенсій та грошових допомог;

- періодичні друковані видання (газети, журнали);

- мішки з кореспонденцією або мішки та пачки з періодичними друкованими виданнями, мішки з тарою - транзитні;

- мішки страхові транзитні, до яких належать мішки зі страховими, урядовими та міжнародними поштовими відправленнями, мішки з маркованою продукцією, а також сумки з виторгом залізничних станцій;

- контейнери з посилками, кореспонденцією або періодичними друкованими виданнями - транзитні, а також порожні контейнери, що повертаються на підприємство зв'язку.

Обліку не підлягають повідомлення про отримання реєстрованих поштових відправлень (форма N 22) та повідомлення на отримання грошових переказів та посилок, які є частиною операцій з обробки поштових відправлень.

Поштові відправлення поділяються на вихідні, вхідні, транзитні.

Вихідними вважаються поштові відправлення, які вийняті з поштових скриньок та прийняті листоношами під час обходу доставних дільниць, позаштатними працівниками поштового зв'язку, пересувними відділеннями зв'язку, пунктами зв'язку і безпосередньо на робочих місцях зональних вузлів, поштамтів, вузлів зв'язку, відділень зв'язку, а також роз'їзними бригадами поштових вагонів (поштових кают морських та річкових суден) для пересилання й доставки адресатам.

До вихідних періодичних друкованих видань належать газети та журнали, одержані зональними вузлами, відділеннями перевезення пошти від місцевих видавництв і пунктів децентралізованого друкування газет для доставки передплатникам та розповсюдження вроздріб поштамтами, вузлами зв'язку, відділеннями зв'язку, що обслуговують даний населений пункт, а також в інших населених пунктах, що обслуговуються іншими поштамтами, вузлами зв'язку, відділеннями зв'язку.

Вихідні поштові відправлення поділяються на відправлення, що пересилаються в межах України (внутрішні), та міжнародні.

Поштові відправлення поділяються на платні, безоплатні та службові.

До платних відносяться листи, картки та бандеролі, оплачені знаками поштової оплати, доплатна кореспонденція, поштові відправлення, пересилання яких оплачене готівкою або шляхом безготівкового розрахунку, враховуючи грошові перекази післяплати та повідомлення про вручення поштових відправлень і телеграфних переказів незалежно від того, де проведено оплату за пересилку відправлень - у даному поштамті, вузлі зв'язку, відділенні зв'язку чи інших поштамтах, вузлах зв'язку, відділеннях зв'язку.

До безоплатних відносяться поштові відправлення, що пересилаються безоплатно згідно з Граничними тарифами на основні послуги зв'язку, затвердженими постановою Кабінету Міністрів України.

До службових відносяться усі види поштових відправлень, що пересилаються безпосередньо Адміністрацією зв'язку України, підприємством поштового зв'язку, його філіями та структурними підрозділами.

Вхідними вважаються поштові відправлення, що надходять до поштамтів, вузлів зв'язку, відділень зв'язку з зональних вузлів, інших поштамтів, вузлів зв'язку, відділень зв'язку, а також одержані від відправників чи вийняті з поштових скриньок для вручення адресатам на території, яка обслуговується даними поштамтами, вузлами зв'язку, відділеннями зв'язку.

До вхідних періодичних друкованих видань належать усі періодичні друковані видання, що надходять до даного поштамту, вузла зв'язку, відділення зв'язку з зональних вузлів, відділень перевезення пошти для доставки передплатникам і розповсюдження вроздріб у населеному пункті, який обслуговується даним поштамтом, вузлом зв'язку, відділенням зв'язку.

Транзитними вважаються поштові відправлення, які одержані з одних зональних вузлів, відділень перевезення пошти, поштамтів, вузлів зв'язку, відділень зв'язку для відправки їх до інших зональних вузлів, відділень перевезення пошти, поштамтів, вузлів зв'язку, відділень зв'язку.

Транзитні поштові відправлення в даному структурному підрозділі філії підприємства поштового зв'язку враховуються тільки один раз, незалежно від того, на скількох дільницях та робочих місцях проводилась їх обробка.

Приклад 1. Із сільського населеного пункту, що обслуговується даним відділенням зв'язку, лист направляється через районний вузол зв'язку адресату, який мешкає в обласному центрі на території, що обслуговується поштамтом. Цей лист беруть на облік таким чином: у сільському відділенні зв'язку - як вихідний, у районному вузлі зв'язку - як транзитний і в поштамті обласного центру - як вхідний.

Приклад 2. До вузла зв'язку з підпорядкованого відділення зв'язку прибуло два листи: один на ім'я адресата, який мешкає в даному населеному пункті і обслуговується цим вузлом зв'язку; другий - адресату, який мешкає в населеному пункті, що обслуговується іншим відділенням зв'язку, підпорядкованим даному вузлу зв'язку. Вузол зв'язку перший лист бере на облік як вхідний, другий - як транзитний, а адресне відділення зв'язку бере на облік другий лист, як вхідний.

Приклад 3. До районного вузла зв'язку з видавництва надійшов тираж районної газети в кількості 5000 примірників. Із цієї кількості 1500 примірників призначено для доставки передплатникам і реалізації вроздріб на території, що обслуговується самим вузлом зв'язку, а 3500 примірників - для відправки до відділень зв'язку. У цьому разі районний вузол зв'язку 5000 примірників враховує як вихідні періодичні друковані видання, а 1500 примірників - як вхідні. Відділення зв'язку 3500 примірників враховують як вхідні періодичні друковані видання.

Приклад 4. Працівники відділення перевезення пошти, які здійснюють виїмку кореспонденції з поштових скриньок, вийняли 610 листів. Із цієї кількості 50 листів відправлено до міського відділення зв'язку, а 560 листів були запаковані в два прямі мішки і передані до поштового вагона для відправки до зонального вузла зв'язку.

У цьому разі відділення перевезення пошти 610 листів врахує як вихідні поштові відправлення, поштовий вагон два мішки врахує як транзитні, а міське відділення зв'язку 50 листів врахує як вхідні.

Приклад 5. До цеху (дільниці) з обміну й обробки страхової пошти поштамту з поштового вагона надійшов страховий мішок, в якому знаходилось дев'ять поштових відправлень, із них шість доставлено адресатам безпосередньо поштамтом, а три направлено до підпорядкованих відділень зв'язку.

Поштамт шість поштових відправлень врахує в числі вхідних, а три поштових відправлення - в числі транзитних. Відділення зв'язку врахують три вхідних поштових відправлення.

Поштові відправлення, що повертаються відправникам з причини відсутності адресата або з інших причин, враховуються двічі: перший раз як вхідні, оскільки вони пройшли процес доставки, хоча й не були вручені, другий - як транзитні. Структурний підрозділ, який одержав повернені поштові відправлення, враховує їх як вхідні.

Поштамт, вузол зв'язку, відділення зв'язку, що досилає адресатам поштові відправлення за новою адресою (якщо вона відома) або заслані поштові відправлення, повинен враховувати їх тільки один раз як транзитні. Якщо ці відправлення пройшли процес доставки, то вони враховуються як повернені, тобто як вхідні та транзитні відправлення. Поштамт, вузол зв'язку, відділення зв'язку, що одержали поштові відправлення для вручення адресату за новим місцезнаходженням, повинні враховувати їх як вхідні.

Облік поштового обміну ведеться окремо за простою кореспонденцією, рекомендованою кореспонденцією, внутрішніми листами та бандеролями з оголошеною цінністю і міжнародними відправленнями з оголошеною цінністю, посилками, переказами, періодичними друкованими виданнями.

Крім того, внутрішні та міжнародні прості, рекомендовані відправлення, посилки обліковуються окремо.

Також окремо ведеться облік внутрішніх поштових відправлень, що пересилаються в межах області, та тих, що пересилаються за межі області.

Для Севастопольської та Київської дирекцій поштового зв'язку в категорії відправлень, що пересилаються в межах області, слід ураховувати місцеві відправлення.

Вихідна, вхідна й транзитна проста письмова кореспонденція всіх категорій, у тому числі платна, службова й безоплатна, враховується:

- у відділеннях зв'язку, пересувних відділеннях зв'язку, пунктах зв'язку з середньодобовим обміном до 300 простих листів і поштових карток за кожною групою обміну (вхідного, вихідного, транзитного) - щоденним суцільним підрахунком;

- у відділеннях зв'язку, пересувних відділеннях зв'язку, пунктах зв'язку з середньодобовим обміном більше ніж 300 простих листів та поштових карток за кожною групою обміну, а у поштамтах, вузлах зв'язку, відділеннях перевезення пошти з середньодобовим обміном до 5000 простих листів і поштових карток за кожною групою обміну - суцільним підрахунком протягом 7 днів кожного місяця. При можливості облік простої кореспонденції в цих структурних підрозділах філій підприємства поштового зв'язку дозволяється проводити щоденним підрахунком;

- у поштамтах, вузлах зв'язку, зональних вузлах та відділеннях перевезення пошти із середньодобовим обміном більше ніж 5000 простих листів і поштових карток - щоденним зважуванням. Дозволяється ведення обліку в цих структурних підрозділах філій підприємства поштового зв'язку суцільним підрахунком простої кореспонденції протягом 7 днів кожного місяця.

Якщо за будь-якою групою, наприклад, транзитним обміном, середньодобова кількість листів становить менше 5000 шт., а за вихідним і вхідним обміном - більше цієї кількості, то облік транзитного обміну ведеться підрахунком протягом 7 днів кожного місяця або щоденним підрахунком, а вихідного і вхідного обміну - зважуванням або підрахунком протягом 7 днів кожного місяця.

Перехід від щоденного до семиденного підрахунку простої письмової кореспонденції або до її зважування з причини зміни обсягу дозволяється проводити лише на початку року. Зміни порядку обліку протягом року не допускаються.

Результати кожного підрахунку (зважування) простої письмової кореспонденції заносяться до спеціалізованої форми первинного обліку N 2а.

Коли обмін поштою проводиться декілька разів на день, підрахунок (зважування) простої письмової кореспонденції та записи результатів підрахунку (зважування) до спеціалізованої форми первинного обліку N 2а проводяться перед кожною відправкою і при кожному надходженні пошти. У цих випадках у графі В бланка вказуються порядкові номери записів результатів підрахунку (зважування) простої кореспонденції. У кінці доби підбивається підсумок за день. Результати підрахунків записуються тільки до спеціалізованої форми первинного обліку N 2а.

У відділеннях зв'язку, пунктах зв'язку, пересувних відділеннях зв'язку, де обмін поштою проводиться 5 разів на тиждень, облік простої кореспонденції ведеться суцільним підрахунком за всі дні обміну пошти.

Облік простої письмової кореспонденції на підприємствах зв'язку, в яких ведеться суцільний підрахунок листів протягом 7 днів кожного місяця, проводиться за поданим нижче графіком.

Числа встановлені з таким розрахунком, щоб до семи днів обліку попав кожний день тижня. Зміна днів обліку простої кореспонденції не допускається.

Для визначення місячного обміну простої письмової кореспонденції результати підрахунку за 7 облікових днів місяця складаються окремо за кожною групою обміну (вихідного, вхідного, транзитного), діляться на 7, і одержаний таким чином середньодобовий обмін множиться на число календарних днів звітного місяця.

Приклад 6. За червень одержані такі результати підрахунку вихідних платних листів і поштових карток:

Середньодобовий обмін вихідних платних листів становить: 21600 : 7 = 3086 листів, обмін за червень - 3086 х 30 = 92580 листів.

У відділеннях зв'язку, відділеннях перевезення пошти де обмін поштою проводиться не кожного дня, проста кореспонденція підраховується за ті встановлені дні обліку, що збігаються з днями роботи або обміну пошти підприємств зв'язку.

Одержаний підсумок за ці дні ділиться на сім і множиться на число календарних, а не робочих днів місяця, тому що поштові відправлення, які надійшли вихідного дня або в дні, коли не проводився обмін, фактично відображаються в наступні дні, встановлені графіком обміну простої кореспонденції. У таких випадках при заповненні спеціалізованої форми N 2а у відповідних графах по рядках за числа, що збігаються з вихідними днями або днями відсутності обліку, проставляються прочерки.

У Поштампах, вузлах зв'язку, зональних вузлах, відділеннях перевезення пошти, в яких встановлений облік простої письмової кореспонденції шляхом зважування, загальна вага переводиться в кількість відправлень виходячи із середньої кількості листів і поштових карток, що містяться в одному кілограмі.

Середня кількість листів і поштових карток в одному кг установлюється на період не менше 5 років одна для всіх підприємств зв'язку, а саме: 110 шт.

Облік бандеролей, спеціальних мішків "М" проводиться суцільним підрахунком.

Обсяг місячного обміну простої письмової кореспонденції, обробленої в поштових вагонах (поштових каютах морських та річкових суден) визначається:

- за вихідною письмовою кореспонденцією, вийнятою з поштових скриньок вагона і прийнятою безпосередньо від клієнтури, шляхом множення середньої кількості листів за рейс на кількість рейсів, здійснених протягом місяця;

- за транзитною письмовою кореспонденцією шляхом множення середньої кількості кореспонденції в одному мішку на кількість мішків, що надійшли на розробку протягом звітного місяця.

Для визначення середньої кількості вихідної письмової кореспонденції за рейс і кількості транзитної кореспонденції в одному мішку в поштових вагонах (поштових каютах морських та річкових суден) один раз на два роки (серпень, вересень) проводиться облік кореспонденції, що надійшла, суцільним підрахунком за кожним маршрутом за три рейси в прямому і зворотному напрямках (початок обліку в різні дні тижня).

При зміні розкладу руху поїздів, суден або значній зміні плану направлення пошти облік може проводитися до закінчення дворічного терміну.

На основі даних обліку розраховується:

- середня кількість листів за рейс (у прямому й зворотному напрямках) за вихідною простою письмовою кореспонденцією шляхом ділення загальної кількості листів за обраховані рейси на кількість рейсів;

- середня кількість транзитної кореспонденції (простої і рекомендованої) в одному мішку шляхом ділення загальної кількості обрахованої кореспонденції на кількість мішків, що надійшли до поштового вагона (поштової каюти морських та річкових суден) на розробку.

Результати вибіркового обліку оформлюються актом, в якому зазначається: період обліку, прізвище та посада працівника, який проводив облік, кількість вихідної простої кореспонденції та транзитної простої і рекомендованої, кількість одержаних для розробки мішків.

Дані про середню кількість листів, вихідних за рейс та транзитних в одному мішку, затверджуються керівником зонального вузла.

Облік рекомендованої кореспонденції, внутрішніх листів і бандеролей з оголошеною цінністю, міжнародних відправлень з оголошеною цінністю, посилок, грошових переказів і друкованих періодичних видань проводиться за декадами, результати обліку записуються до спеціалізованої форми первинного обліку N 2а, а у відділеннях зв'язку з невеликим обміном дозволяється проводити облік зазначених відправлень за всіма або окремими видами за місяць, а не за декадами.

У поштамтах, вузлах зв'язку, відділеннях зв'язку з великим обміном поштових відправлень облік реєстрованих поштових відправлень рекомендується проводити щоденно. У цьому разі для запису виду відправлень використовується перший аркуш спеціалізованої форми N 2а.

Поштові відправлення з післяплатою підлягають обліку разом з відповідними видами відправлень, тобто з листами, бандеролями та посилками з оголошеною цінністю, а перекази післяплати (поштові та телеграфні) - разом з грошовими переказами.

Виторг, що приймається від підприємств, організацій для зарахування на їхні рахунки в установах банку за заявами форми N 58 без подання бланків грошових переказів, у відділеннях зв'язку враховується в числі вихідних грошових переказів, а ці заяви, одержані у вузлах зв'язку від відділень зв'язку для перерахування через установи банку, - у числі вхідних грошових переказів. Заяви форми N 58, а також грошові перекази з виторгом виділяються з загальної кількості й відображаються в графі 67 спеціалізованої форми первинного обліку N 2а.

Кількість виплат, пенсій та допомог (внизу таблиці) вказується один раз на місяць тільки тими підприємствами зв'язку, які безпосередньо їх проводять.

Мішки й контейнери з посилками, кореспонденцією або періодичними друкованими виданнями, страхові мішки, що розкриваються в поштамті, вузлі зв'язку, зональному вузлі (в поштовому вагоні), або мішки й контейнери власного запакування не враховуються серед транзитних мішків з кореспонденцією або мішків і пачок з періодичними друкованими виданнями, чи серед мішків страхових, чи серед контейнерів з посилками, кореспонденцією і періодичними друкованими виданнями (графи 73 - 75 спеціалізованої форми первинного обліку N 2а).

Підставою для обліку реєстрованих поштових відправлень є первинна документація, форми якої затверджені наказом Державного комітету зв'язку України від 1 грудня 1998 року N 160:

- за рекомендованими листами, поштовими картками та бандеролями: вихідні - зошит форми N 1, списки на здавання відправлень юридичними особами форми N 103; вхідні - реєстри форми N 11, книга для запису відправлень (рекомендованих, урядових) і повідомлень, що видаються, форми N 8; транзитні, що приписуються до документів поіменно, - реєстри форми N 11;

- за внутрішніми листами та бандеролями з оголошеною цінністю, міжнародними відправленнями з оголошеною цінністю, дрібними пакетами, посилками: вихідні - зошит форми N 1, операційний щоденник касового апарата, а за службовими листами з оголошеною цінністю з розрахунковими документами та тими, що відправляються за адресою Центру обробки та контролю переказів, за листами з оголошеною цінністю з надлімітними залишками та підкріпленнями грошової готівки - накладні форми N 16; вхідні - накладні форми N 16 на отриману пошту; транзитні - накладні форми N 16 на відправлену пошту;

- за грошовими переказами: вихідні - зошит форми N 5 або операційний щоденник касового апарата, вхідні - реєстри форми N 11 та накладні форми N 16, до яких приписуються заяви форми N 58 для перерахування сум виторгу;

- за пенсіями й допомогами - кількість виплат за відомостями (реєстрами форми N 10а);

- за періодичними друкованими виданнями: вихідні - накладні друкарень (видавництв); вхідні - сортувальні таблиці, реєстри форми N 11, накладні форми N 16; транзитні - накладні форми N 33;

- за транзитними мішками і пачками з кореспонденцією або періодичними друкованими виданнями, страховими мішками і контейнерами з посилками, кореспонденцією і періодичними друкованими виданнями - накладні форми N 16, переліки форми N 34 і форми N 35, фактури форми N 36.

Облік друкованих періодичних видань, які одержані за адресною системою, проводиться суцільним їх підрахунком.

Облік рекламної продукції (вхідної, вихідної, транзитної) проводиться суцільним підрахунком. Їхня кількість додається до загальної кількості відправлень письмової кореспонденції за кожною групою обміну (вхідного, вихідного, транзитного) та записується до граф 2, 9, 13 спеціалізованої форми первинного обліку N 2а.

У поштових вагонах (поштових каютах морських та річкових суден) усі реєстровані поштові відправлення, транзитні мішки й закриті речі обліковуються в дорожніх листах форми N 14.

Спеціалізована форма первинного обліку N 2а за підписом керівника структурного підрозділу не пізніше 1-го числа кожного місяця надається підприємству зв'язку за підпорядкованістю.

У дирекції спеціального зв'язку та її структурних підрозділах вихідні, вхідні й транзитні пакети, посилки й метизні упаковки враховуються суцільним підрахунком усіх відправлень за кожний день. По закінченні календарного місяця підбивається підсумок. Підставою для обліку відправлень є така первинна документація: вихідних - реєстри форми N 1 і форми N 1а й опис форми N 7 фельдслужби; вхідних - реєстр форми N 5; транзитних, оброблених у стаціонарних підприємствах, - реєстри форми N 4 й форми N 4а та накладна форми N 11, а оброблених на маршрутах - відомість обліку відправлень на маршруті форми N 6 або накладна форми N 11.

Відправлення міжнародної прискореної пошти (EMS) вхідні, вихідні, без товарного вкладення, з товарним вкладенням враховуються суцільним підрахунком за кожний день. По закінченні календарного місяця підбивається підсумок. Підставою для обліку відправлень міжнародної прискореної пошти є така первинна документація: вихідних - відомість прийнятих відправлень міжнародної прискореної пошти, вхідних - накладні форми N 16, транзитних - накладні здачі CN 37.

Результати обліку за звітний місяць записуються до бланка спеціалізованої форми первинного обліку N 2-спецзв'язок для дирекції спеціального зв'язку в розділи I - III.

Заповнена спеціалізована форма первинного обліку N 2-спецзв'язок підписується керівником структурного підрозділу і не пізніше 5-го числа кожного місяця надається дирекції спеціального зв'язку за підпорядкованістю.