Про порядок роботи центрального апарату МЗЕЗторгу України з документами відповідно до Законів України "Про захист національного товаровиробника від демпінгового імпорту", "Про застосування спеціальних заходів щодо імпорту в Україну", "Про захист національного товаровиробника від субсидованого імпорту"

З метою запровадження єдиного порядку прийому, обліку, зберігання і використання документів, справ та магнітних носіїв інформації, що надходять до МЗЕЗторгу України, відповідно до Законів України "Про захист національного товаровиробника від демпінгового імпорту", "Про застосування спеціальних заходів щодо імпорту в Україну" та "Про захист національного товаровиробника від субсидованого імпорту", та містять конфіденційну і неконфіденційну інформацію,

1. Затвердити Положення про порядок прийому, обліку, зберігання і використання документів, справ та магнітних носіїв, що надходять до МЗЕЗторгу України, відповідно до Законів України "Про захист національного товаровиробника від демпінгового імпорту", "Про застосування спеціальних заходів щодо імпорту в Україну", "Про захист національного товаровиробника від субсидованого імпорту", та містять конфіденційну і неконфіденційну інформацію (додається).

2. Управлінню проблем торгових обмежень та недобросовісної конкуренції здійснювати прийом та видачу документів згідно з Положенням про порядок прийому, обліку, зберігання і використання документів, що надходять до МЗЕЗторгу України, відповідно до Законів України "Про захист національного товаровиробника від демпінгового імпорту", "Про застосування спеціальних заходів щодо імпорту в Україну", "Про захист національного товаровиробника від субсидованого імпорту", та містять конфіденційну і неконфіденційну інформацію, у встановлений час, згідно з графіком прийому документів, у кімнаті N 106 (перший поверх Центру ЗЕЗ України).

3. Начальнику управління проблем торгових обмежень та недобросовісної конкуренції в 15-денний строк підготувати та подати на затвердження керівництву міністерства:

3.1) графік прийому та видачі документів, форму індивідуального журналу обліку вхідних та вихідних документів;

3.2) список фахівців, відповідальних за прийом та видачу документів;

3.3) відповідні зміни до посадових інструкцій фахівців управління проблем торгових обмежень та недобросовісної конкуренції;

3.4) відповідні зміни до "Положення про управління проблем торгових обмежень та недобросовісної конкуренції";

3.5) форму окремих аркушів обліку фізичних та юридичних осіб, що здійснюють захист інтересів національних та іноземних суб'єктів господарсько-правових відносин у антидемпінгових, спеціальних та антисубсидиційних розслідуваннях;

3.6) форму спеціального журналу обліку вхідної кореспонденції з грифами "Конфіденційна інформація" та "Неконфіденційна інформація" для канцелярії МЗЕЗторгу України.

4. Начальнику управління справами у 15-денний строк:

4.1) забезпечити оформлення договору з газетою "Урядовий кур'єр" щодо публікацій у цій газеті інформацій стосовно антидемпінгових, спеціальних або антисубсидиційних розслідувань відповідно до вищезазначених Законів України;

4.2) забезпечувати відповідно до вищезазначених Законів України своєчасну публікацію інформації стосовно антидемпінгових, спеціальних або антисубсидиційних розслідувань;

4.3) забезпечити управління проблем торгових обмежень та недобросовісної конкуренції трьома особистими номерними печатками, трьома індивідуальними журналами обліку вхідних та вихідних документів, журналом обліку кореспонденції, трьома металевими сейфами та організувати установлення системи сигналізації у кімнаті N 1115 Центру ЗЕЗ України.

5. Управлінню фінансування, обліку та контролю:

5.1) забезпечити фінансування установки сигналізації у кімнаті N 1115 Центру ЗЕЗ України і виготовлення трьох особистих номерних печаток для фахівців управління проблем торгових обмежень та недобросовісної конкуренції;

5.2) підготувати обгрунтування до Міністерства фінансів України щодо додаткового фінансування на постійній основі публікацій у газеті "Урядовий кур'єр".

6. Управлінню правового забезпечення забезпечити реєстрацію в Міністерстві юстиції України цього наказу в установлений законодавством термін.

7. Управлінню справами забезпечити публікацію цього наказу у газеті "Урядовий кур'єр" після його державної реєстрації в Міністерстві юстиції України.

8. Управлінню справами довести цей наказ до відома управлінь Міністерства, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь зовнішніх економічних зв'язків, підприємств, установ, що знаходяться в сфері управління Міністерства.

9. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1.1. Це Положення розроблено з метою запровадження єдиного порядку прийому, обліку, зберігання і використання документів, справ та магнітних носіїв інформації, що надходять до МЗЕЗторгу України, відповідно до Законів України: "Про захист національного товаровиробника від демпінгового імпорту", "Про застосування спеціальних заходів щодо імпорту в Україну", "Про захист національного товаровиробника від субсидованого імпорту" (далі - Закони), та які містять конфіденційну і неконфіденційну інформацію.

1.2. Дія Положення поширюється на відповідні органи центральної виконавчої влади України та на всіх суб'єктів підприємницької діяльності України незалежно від форм власності і місця їх реєстрації. Якщо міжнародним договором України встановлено правила, не передбачені цим Положенням, то застосовуються правила міжнародного договору.

1.3. Усі документи, справи та магнітні носії інформації, що поступають до МЗЕЗторгу України, відповідно до Законів України "Про захист національного товаровиробника від демпінгового імпорту", "Про застосування спеціальних заходів щодо імпорту в Україну" та "Про захист національного товаровиробника від субсидованого імпорту", та містять конфіденційну і неконфіденційну інформацію (далі - документи), повинні бути оформлені відповідно до зазначених у цьому пункті Законів України та цього Положення.

1.4. Відповідно до Закону України "Про захист національного товаровиробника від демпінгового імпорту" документами, що містять конфіденційну інформацію та повинні мати гриф "Конфіденційна інформація", є:

1.4.1) скарга, подана національним товаровиробником або від його імені (конфіденційна версія);

1.4.2) документи, подані професійною спілкою працівників підприємств національного товаровиробника (конфіденційна версія);

1.4.3) документи, одержані МЗЕЗторгом України від відповідних органів центральної виконавчої влади України, потрібні для проведення антидемпінгового розслідування;

1.4.4) службові документи МЗЕЗторгу України, Міжвідомчої комісії з міжнародної торгівлі та Державної митної служби України, що стосуються конкретного антидемпінгового розслідування;

1.4.5) будь-які інші документи, що містять інформацію, яку надають на конфіденційній основі заінтересовані сторони конкретного антидемпінгового розслідування відповідно до Закону України "Про захист національного товаровиробника від демпінгового імпорту".

1.5. Відповідно до Закону України "Про застосування спеціальних заходів щодо імпорту в Україну" документами, що містять конфіденційну інформацію і повинні мати гриф "Конфіденційна інформація", є:

1.5.1) документи, що містять інформацію стосовно потреби застосування спеціальних заходів, підготовлені відповідними органами центральної виконавчої влади України, Державною митною службою України, МЗЕЗторгом України;

1.5.2) заява національного товаровиробника стосовно клопотання про застосування спеціальних заходів;

1.5.3) службові документи МЗЕЗторгу України та Міжвідомчої комісії з міжнародної торгівлі, що стосуються конкретного спеціального розслідування;

1.5.4) будь-які інші документи, що містять конфіденційну інформацію, яка надається на конфіденційній основі заінтересованими сторонами конкретного спеціального розслідування відповідно до Закону України "Про застосування спеціальних заходів щодо імпорту в Україну".

1.6. Відповідно до Закону України "Про захист національного товаровиробника від субсидованого імпорту" документами, що містять конфіденційну інформацію і повинні мати гриф "Конфіденційна інформація", є:

1.6.1) скарга, подана національним товаровиробником або від його імені (конфіденційна версія);

1.6.2) документи, подані професійною спілкою працівників підприємств національного товаровиробника (конфіденційна версія);

1.6.3) документи відповідного органу центральної виконавчої влади України (конфіденційна версія);

1.6.4) службові документи МЗЕЗторгу України та Міжвідомчої комісії з міжнародної торгівлі, що стосуються конкретного антисубсидиційного розслідування;

1.6.5) будь-які інші документи, що містять конфіденційну інформацію, яка надається на конфіденційній основі заінтересованими сторонами конкретного антисубсидиційного розслідування відповідно до Закону України "Про захист національного товаровиробника від субсидованого імпорту".

1.7. Інформація, яка має конфіденційний характер, а також інформація, яка надається на конфіденційній основі заінтересованими сторонами у процесі антидемпінгового, спеціального та антисубсидиційного розслідувань, вважається МЗЕЗторгом України конфіденційною, якщо заявник надав достатні для цього докази.

1.7.1. Інформація, що має конфіденційний характер, а також інформація, яка надається на конфіденційній основі, повинні супроводжуватися її неконфіденційними резюме. Ці резюме повинні бути настільки деталізованими, щоб була зрозумілою суть переданої інформації. Якщо заявник не може скласти з конфіденційної інформації неконфіденційне резюме, то він повинен навести причини, з яких зазначене резюме не може бути подано.

1.7.2. Інформація, що має конфіденційний характер, а також інформація, яка надається на конфіденційній основі, повинна бути взята в квадратні дужки, наприклад, [............].

1.7.3. У супровідному листі до документів, що містять конфіденційну інформацію, обов'язково слід вказати, які документи та/або які сторінки документів містять конфіденційну інформацію. У правому верхньому ріжку кожної сторінки, яка містить конфіденційну інформацію, проставляється гриф "Конфіденційна інформація". Якщо гриф "Конфіденційна інформація" неможливо нанести безпосередньо на магнітний носій інформації, то він має бути зазначений у супровідному листі.

1.7.4. Усі інші документи, що надаються до МЗЕЗторгу України відповідно до цього Положення, повинні мати у правому верхньому ріжку кожної сторінки гриф "Неконфіденційна інформація".

1.8. Положення пп.1.7, 1.7.1, 1.7.2, 1.7.3, 1.7.4 цього Положення не стосуються службових документів МЗЕЗторгу України, Міжвідомчої комісії з міжнародної торгівлі, Державної митної служби України та відповідних органів центральної виконавчої влади України.

1.9. Ведення прийому, зберігання та використання документів з грифом "Конфіденційна інформація" покладається на управління проблем торгових обмежень та недобросовісної конкуренції МЗЕЗторгу України (далі - Управління).

1.10. Ведення прийому, обліку, зберігання, розмноження та використання документів з грифом "Неконфіденційна інформація" покладається на Управління.

1.11. Відповідальність за забезпечення правильного обліку, зберігання, використання документів з грифом "Конфіденційна інформація" покладена на начальника Управління.

1.12. Відповідальність за забезпечення правильного обліку, зберігання, розмноження та використання документів з грифом "Неконфіденційна інформація" покладена на начальника Управління.

1.13. Контроль за нерозголошенням інформації, що міститься у документах з грифами "Конфіденційна інформація" та "Неконфіденційна інформація", здійснюється начальником Управління.

1.14. Співробітники Управління (далі - фахівці), які працюють з документами, в обов'язковому порядку повинні ознайомитись під розписку з цими наказом та Положенням. Ознайомлення здійснюється начальником Управління.

1.15. Фахівцям, допущеним до роботи з документами, забороняється повідомляти усно або письмово будь-кому інформацію, яка міститься у цих документах, якщо це не викликано службовою потребою. За порушення, що призвели до розголошення інформації або до загрози розголошення інформації, що міститься у документах, а також порушення інших вимог Законів та цього Положення, винні особи несуть дисциплінарну та цивільно-правову відповідальність згідно з законодавством України. Ознайомлення іноземних громадян та осіб без громадянства з документами, а також передавання їм інформації, що міститься у документах, заборонено відповідно до Законів.

1.16. Представники інших організацій (крім заявника та його уповноваженого представника) не допускаються до ознайомлення і роботи з документами з грифом "Конфіденційна інформація".

1.17. Представники інших організацій допускаються до ознайомлення і роботи з документами з грифом "Неконфіденційна інформація" з дозволу керівництва міністерства, за наявності письмового запиту організації, в якій вони працюють, із зазначенням характеру завдання, яке виконується.

2.1. Приймання та облік (реєстрація) документів здійснюється уповноваженими на це фахівцями, при цьому перевіряються номери, кількість сторінок та примірників документів, а також наявність додатків, зазначених у супровідному листі. Документи також перевіряються на відповідність до вимог Законів.

2.2. Приймання та видача документів здійснюється у встановлений час згідно з графіком приймання документів у кімнаті 106 (перший поверх Центру ЗЕЗ України).

2.3. Суворо забороняється прийом заявників (їхніх уповноважених представників) фахівцями Управління в інших службових приміщеннях МЗЕЗторгу України, крім визначеного.

2.4. У разі відповідності документів Законам та вимогам цього Положення фахівець засвідчує це своїм підписом та відміткою особистої номерної печатки на супровідному листі та його копії. Також на супровідному листі та його копії фахівець ставить дату приймання та вхідний номер, відповідно, індивідуального журналу обліку вхідних та вихідних документів та вказує кількість сторінок і примірників документів, наявність додатків тощо.

2.5. У разі невідповідності документів Законам та вимогам цього Положення, фахівець повинен поінформувати заявника (його уповноваженого представника) про те, що його документи можуть бути повернуті відповідно до вимог Законів та Положення.

2.6. Копія супровідного листа з відмітками про одержання документів надається заявнику (його уповноваженому представнику) фахівцем після одержання та перевірки документів. Якщо, крім документів, передаються магнітні носії інформації, то копія супровідного листа з відповідними відмітками передається заявнику (його уповноваженому представнику) після перевірки змісту на магнітному носії інформації.

2.7. Заявник (його уповноважений представник) повинен забезпечити належну кількість копій документів для усіх заінтересованих у справі сторін та для МЗЕЗторгу України. При цьому заявник повинен надати відповідні документальні підтвердження про передання таких документів іншим заінтересованим сторонам будь-якого відповідного антидемпінгового, спеціального або антисубсидиційного розслідування, крім МЗЕЗторгу України.

2.8. У разі подання заявником (його уповноваженим представником) додаткових документів, вони приймаються, реєструються та перевіряються у порядку, встановленому цим наказом.

2.9. На період відсутності відповідальних осіб начальник або заступник начальника Управління визначають фахівців, відповідальних за прийом та видачу документів.

3.1. Пересилання до МЗЕЗторгу України документів здійснюється тільки рекомендованими або цінними поштовими відправленнями. Документи, що надсилаються, повинні бути вкладеними у конверти або упакованими таким чином, щоб унеможливити доступ до них. На упаковці або конверті зазначаються адреси та найменування одержувача та відправника і проставляється позначка "Конфіденційна інформація" та/чи "Неконфіденційна інформація". Конверти або упаковки з позначкою "Конфіденційна інформація" та/або "Неконфіденційна інформація" при одержанні канцелярією МЗЕЗторгу України не розкриваються, реєструються у спеціальному журналі обліку вхідної кореспонденції з грифами "Конфіденційна інформація" та "Неконфіденційна інформація" та передаються відразу до Управління. Про передачу кореспонденції від канцелярії МЗЕЗторгу України до Управління робляться відповідні позначки у спеціальному журналі обліку вхідної кореспонденції з грифами "Конфіденційна інформація" та "Неконфіденційна інформація" та в індивідуальному журналі обліку вхідних та вихідних документів. Конверти або упаковки з позначкою "Конфіденційна інформація" та/або "Неконфіденційна інформація" можуть бути відкриті тільки уповноваженими фахівцями Управління.

4.1. На документи, що надходять до МЗЕЗторгу України відповідно до цього Положення, поширюються вимоги одноразової реєстрації.

4.2. Облік документів ведеться в індивідуальних журналах обліку вхідних та вихідних документів фахівцями Управління. Реєстрації підлягають усі вхідні та вихідні документи, вони обліковуються за кількістю сторінок. Облік магнітних носіїв інформації ведеться у індивідуальних журналах обліку вхідних та вихідних документів. Сторінки індивідуальних журналів обліку вхідних та вихідних документів нумеруються, журнали нумеруються та опечатуються, на останній облікованій сторінці робиться запис про кількість сторінок у журналі, який підписується начальником Управління.

4.3. Проходження документів слід своєчасно відображати в індивідуальних журналах обліку вхідних та вихідних документів.

5.1. Забороняється розмноження документів з грифом "Конфіденційна інформація".

5.2. Розмноження документів з грифом "Неконфіденційна інформація" здійснюється тільки з дозволу начальника або заступника начальника Управління та реєструється у індивідуальному журналі обліку вхідних та вихідних документів.

5.3. Розсилання тиражу документів з грифом "Неконфіденційна інформація" здійснюється з супровідними листами за підписом одного з керівників міністерства.

5.4. Документи з грифами "Конфіденційна інформація" та "Неконфіденційна інформація" є документами постійного зберігання. Підготовка справ до архівного зберігання та порядок їх передання здійснюються згідно з правилами, встановленими Головархівом.

5.5. Документи слід зберігати у службових приміщеннях, які обладнані системою сигналізації, у металевих сейфах, які надійно замикаються та опечатуються особистою номерною печаткою. Забороняється виносити документи поза межі службових приміщень Управління. У разі потреби начальник (за його відсутності - заступник начальника) Управління може дозволити фахівцеві винести документи за межі службових приміщень Управління тільки у випадках, зазначених у Законах.

5.6. У разі зміни фахівців, відповідальних за облік і зберігання документів, складається акт прийому-передання документів, який затверджується начальником або заступником начальника Управління.

5.7. Про факти втрати документів або розголошення інформації, яка міститься у них, терміново інформується Міністр, який наказом призначає спеціальну комісію щодо кожного конкретного випадку. Комісія готує звіт, який затверджується Міністром.

6.1. Управління проводить постійний облік фізичних та юридичних осіб, які здійснюють захист інтересів національних та іноземних суб'єктів господарсько-правових відносин у антидемпінгових, спеціальних та антисубсидиційних розслідуваннях. Цей облік здійснюється у формі окремих листів обліку національних фізичних та юридичних осіб, які представляють інтереси національних або іноземних фізичних та юридичних осіб.

6.2. Управління забезпечує підготовку, відповідно до Законів, інформації стосовно антидемпінгових, спеціальних та антисубсидиційних розслідувань для подальшої публікації у газеті "Урядовий кур'єр".