Про внесення змін до Положення про постачання, зберігання, облік та звітність витрачання бланків нотаріальних документів

На виконання постанови Колегії Міністерства юстиції України від 27 травня 1997 року N 8 та з метою вдосконалення системи обліку витрачання спеціальних бланків нотаріальних документів нотаріусами України

1. Внести зміни до Положення про постачання, зберігання, облік та звітність витрачання бланків нотаріальних документів, затвердженого наказом Міністра юстиції України від 01.07.97 N 49/5 і зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 11.07.97 за N 256/2060, виклавши його в новій редакції, що додається.

2. Управлінню нотаріату та ліцензування юридичної практики Міністерства юстиції (Круковес Н.В.) подати наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992 року N 493/92 "Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади".

Начальникам Головного управління юстиції в Автономній Республіці Крим, управлінь юстиції в областях, м.Києві та м.Севастополі забезпечити виконання вимог Положення про постачання, зберігання, облік та звітність витрачання бланків нотаріальних документів.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра юстиції Б.С.Стичинського.

1.1. Положення встановлює порядок замовлення, постачання, зберігання, обліку та звітності витрачання спеціальних бланків нотаріальних документів (надалі - бланки) в Україні.

1.2. Бланки є необхідною складовою документарного забезпечення нотаріального процесу. Вони можуть бути використані тільки нотаріусами і тільки для виготовлення нотаріальних документів.

1.3. Бланки виготовляються за зразком і описом, затвердженими Міністерством юстиції України.

1.4. Право власності на бланки належить Міністерству юстиції України.

1.5. Міністерство юстиції забезпечує організацію замовлення, постачання, зберігання, обліку та звітності витрачання бланків.

1.6. Для обліку надходження та витрачання бланків утворюється та ведеться Єдиний реєстр спеціальних бланків нотаріальних документів (надалі - Єдиний реєстр).

2.1. Замовником бланків є Міністерство юстиції (надалі - Замовник).

2.2. Постачання бланків управлінням юстиції в областях та приватним нотаріусам здійснюється за єдиною ціною.

2.3. У процесі роботи із забезпечення нотаріусів бланками управління юстиції несуть витрати (транспортування, зберігання, первинний облік, видача та ін.), розмір яких встановлюється управліннями.

2.4. Для організації звітності про витрачання бланків нотаріуси забезпечуються надрукованими бланками звітів про витрачання бланків нотаріальних документів (надалі - звіти), в яких зазначені серія та, послідовно, номери бланків (додаток 1). Кожен Звіт містить 50 номерів.

3.1. Державні нотаріальні контори одержують бланки в управлінні юстиції. Приватні нотаріуси одержують бланки в управлінні юстиції або безпосередньо від Замовника.

3.2. Видача бланків державним нотаріальним конторам та приватним нотаріусам супроводжується внесенням відповідного запису до реєстру приймання-передання Бланків та складанням відповідного акта.

3.3. У межах нотаріального округу дозволяється передання бланків між державними нотаріальними конторами та приватними нотаріусами. Такі операції повинні супроводжуватися складанням акта про приймання-передання з одночасним повідомленням про це Замовника для внесення відповідних змін до Єдиного реєстру бланків.

3.4. Бланки видаються, приймаються та передаються тільки разом зі Звітом.

3.5. Вартість бланків та накладні витрати, пов'язані з використанням бланків, відшкодовують особи, щодо яких або в інтересах яких вчинені нотаріальні дії.

3.6. Бланки використовуються тільки в тому нотаріальному окрузі, в якому вони одержані.

3.7. Під час реєстрації приватної нотаріальної діяльності в управлінні юстиції приватний нотаріус, якщо він раніше займався приватною нотаріальною діяльністю, повідомляє про наявність у нього бланків із зазначенням серії та номерів.

3.8. У разі анулювання свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю, особа повинна передати управлінню юстиції бланки, що залишилися невикористаними.

4.1. Зберігання бланків в управліннях юстиції, в державних нотаріальних конторах та у приватних нотаріусів повинно бути організовано таким чином, щоб повністю забезпечити збереження їх від крадіжок, пожеж та пошкоджень.

4.2. В управліннях юстиції відповідальність за зберігання, видання та облік бланків несе уповноважена особа, яка призначається наказом начальника відповідного управління юстиції.

4.3. Завідуючі державними нотаріальними конторами, державні та приватні нотаріуси несуть персональну відповідальність за організацію зберігання, витрачання та обліку бланків.

4.4. У разі виявлення факту втрати або крадіжки бланків в управлінні юстиції або в державній нотаріальній конторі особа, що відповідає за зберігання бланків, зобов'язана негайно повідомити органи внутрішніх справ для вжиття заходів з їх розшуку. Відповідним управлінням юстиції за фактом крадіжки або втрати бланків призначається службове розслідування. Управління юстиції зобов'язане негайно повідомити про це Замовника для внесення серії та номерів вкрадених чи втрачених бланків до Єдиного реєстру.

4.5. Приватний нотаріус, який виявив факт втрати або крадіжки бланків, зобов'язаний негайно повідомити про це Замовника (зазначивши серії та номери вкрадених чи втрачених бланків), а також - органи внутрішніх справ для вжиття заходів з їх розшуку.

4.6. Дані про факт втрати або крадіжки бланків та реквізити вкрадених примірників мають бути негайно доведені Замовником до відома всіх нотаріусів України.

4.7. За недбале ставлення до зберігання та витрачання бланків посадова особа управління юстиції, яка відповідає за зберігання, видачу та облік бланків, завідуючі державними нотаріальними конторами, державні та приватні нотаріуси несуть відповідальність згідно з чинним законодавством.

4.8. При перевірках роботи управлінь юстиції, державних нотаріальних контор та приватних нотаріусів, в обов'язковому порядку перевіряється стан зберігання, витрачання та обліку бланків.

5.1. Недійсними бланками вважаються: зіпсовані (при виготовленні документа), анульовані (дія не відбулася), дефектні (відсутність або пошкодження захисної сітки, друкованого тексту, водяних знаків, серій або номерів на бланках, наявність дубльованих номерів тощо), відсутні (що виявлено при відкритті пачки) та викрадені.

5.2. Державні нотаріальні контори та приватні нотаріуси здають зіпсовані, анульовані або дефектні бланки в управління юстиції, про що складається акт у двох примірниках. Управління юстиції знищує зіпсовані, анульовані або дефектні бланки, про що складається акт про знищення.

5.3. Серія та номери зіпсованих, анульованих, дефектних, відсутніх або викрадених бланків за відповідним кодом обов'язково вказуються у Звіті.

6.1. Державні та приватні нотаріуси при витрачанні бланків повинні заповнювати звіти. Державні та приватні нотаріуси відповідають за своєчасність та вірогідність відомостей, які вони надають у Звіті.

6.2. У Звіті вказуються: прізвище нотаріуса, номер свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю, телефон, а для державних нотаріусів - ще й назва нотаріальної контори. В кожній клітинці біля номера бланка позначаються код витрачання бланків та дата його витрачання.

6.3. Коди витрачання бланків:

- 1 - договір відчуження нерухомого майна;

- 2 - договір відчуження транспортних засобів;

- 3 - інші договори;

- 4 - заповіт;

- 5 - свідоцтво про право на спадщину;

- 6 - свідоцтво про право власності;

- 7 - доручення;

- 8 - заява;

- 9 - копія;

- 10 - переклад;

- 11 - дублікат;

- 12 - шлюбний контракт;

- 13 - інші дії;

- 21 - зіпсований бланк;

- 22 - анульований бланк;

- 23 - дефектний бланк;

- 24 - відсутній бланк;

- 25 - викрадений бланк.

7.1. Первинний облік бланків здійснюється у Замовника, в управлінні юстиції, в державній нотаріальній конторі та у приватного нотаріуса.

7.2. Облік надходження бланків (серії, номери та кількість) до управління юстиції та до приватного нотаріуса здійснюється на підставі супровідних документів Замовника.

7.3. Облік витрачання бланків в управлінні юстиції провадиться на підставі реєстрів приймання-передання.

7.4. Державні нотаріальні контори та приватні нотаріуси забезпечують зберігання актів про приймання-передання зіпсованих, анульованих або дефектних бланків та актів про знищення бланків.

7.5. Зберігання звітів про витрачання бланків здійснює Замовник.

7.6. Строк зберігання актів приймання-передання зіпсованих, анульованих або дефектних бланків, актів про знищення зіпсованих і анульованих та дефектних бланків та звітів про витрачання бланків становить 3 роки.

8.1. Єдиний реєстр призначений для обліку надходження і витрачання Бланків. Єдиний реєстр включає реєстр нотаріусів (державних та приватних) та реєстр спеціальних бланків нотаріальних документів. Єдиний реєстр організований таким чином, щоб була можливість отримати інформацію про використання кожного бланку або про отримання бланків управлінням юстиції, державною нотаріальною конторою чи приватним нотаріусом. Єдиний реєстр також містить відомості про недійсні бланки.

8.2. Внесення даних до Єдиного реєстру здійснюється на підставі первинних документів обліку. Первинними документами обліку є:

- в Міністерстві юстиції України - журнал реєстрації виданих свідоцтв про право на заняття нотаріальною діяльністю;

- в управлінні юстиції - журнал реєстрації приватної нотаріальної діяльності;

- повідомлення відділу кадрів управління юстиції про призначення, переведення та звільнення державних нотаріусів;

- відомості про відправку бланків Замовника;

- відомості про видавання бланків управлінням юстиції;

- звіт про витрачання бланків;

- копії доповідних записок про викрадені бланки.

8.3. Управління юстиції, державні нотаріальні контори, приватні нотаріуси надають Замовнику необхідні документи обліку для внесення даних до Єдиного реєстру.

8.4. Державні нотаріальні контори до 5-го числа кожного місяця надають звіти управлінню юстиції, яке надсилає ці звіти Замовнику.

8.5. Управління юстиції до 10-го числа кожного місяця надсилають Замовнику:

- відомості про видачу бланків за формою, наведеною у додатку 2;

- звіти про витрачання бланків державними нотаріусами;

- повідомлення про зміни у складі приватних нотаріусів;

- повідомлення про зміни у складі державних нотаріальних контор.

8.6. Приватні нотаріуси до 5-го числа кожного місяця надсилають безпосередньо Замовнику звіти про витрачання бланків.

8.7. Копії доповідних записок про викрадені бланки управління юстиції та приватні нотаріуси надсилають Замовнику негайно при наявності факту крадіжки.

8.8. Єдиний реєстр використовується для перевірки справжності Бланків та статистичного аналізу.

8.9. Перевірка нотаріусами справжності бланків здійснюється шляхом комп'ютерного доступу до Єдиного реєстру. Перевірка справжності бланків може здійснюватись за допомогою телефонного зв'язку з черговим адміністратором Єдиного реєстру.