Про затвердження Методики і критеріїв виявлення і включення унікальних документальних памяток Національного архівного фонду України до Державного реєстру національного культурного надбання

Відповідно до статті 20 Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" та Положення про порядок віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних документальних пам'яток, включення їх до Державного реєстру національного культурного надбання, а також їх зберігання, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20 жовтня 1995 року N 853,

1. Затвердити Методику і критерії виявлення і включення унікальних документальних пам'яток Національного архівного фонду України до Державного реєстру національного культурного надбання, що додаються.

2. Направити зазначений документ центральним державним архівам, Державному архіву при Раді міністрів Автономної Республіки Крим, державним архівам областей, міст Києва і Севастополя, галузевим державним архівам, архівним підрозділам самоврядних наукових установ, державних музеїв та бібліотек.

3. Скасувати наказ Головархіву від 25.05.98 N 28 "Про затвердження Методичних рекомендацій щодо виявлення і включення до Державного реєстру національного культурного надбання, організації обліку та зберігання унікальних документальних пам'яток Національного архівного фонду України".

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на помічника начальника Головархіву України з правових питань Г.І.Бєлоусову та головного ученого секретаря НАН України академіка НАН України А.П.Шпака.

1.1. Закон України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" визначає Національний архівний фонд як складову частину вітчизняної та світової історико-культурної спадщини й інформаційних ресурсів суспільства. Важливе місце в Національному архівному фонді посідають унікальні документальні пам'ятки. Закон зобов'язує власників унікальних документальних пам'яток проводити роботу щодо виявлення і включення їх до Державного реєстру національного культурного надбання, обліку та зберігання.

1.2. Зарахування документів Національного архівного фонду усіх форм власності до унікальних документальних пам'яток - це комплекс організаційних, науково-методичних і практичних заходів щодо встановлення критеріїв визначення унікальних документальних пам'яток, вироблення методики їх виявлення, порядку включення до Державного реєстру національного культурного надбання, організації обліку та забезпечення схоронності.

1.3. Загальні принципи визначено Положенням про порядок віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних документальних пам'яток, включення їх до Державного реєстру національного культурного надбання, а також їх зберігання, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 20 жовтня 1995 р. N 853.

2.1. Закон України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" визначає унікальні документальні пам'ятки як документи Національного архівного фонду, що мають особливу історико-культурну цінність.

2.2. Розглядаючи унікальний документ як єдиний у своєму роді серед особливо цінних документів, можна дійти висновку, що він містить виняткову інформацію про особливо важливі події, явища та факти з усіх сфер життя держави, суспільства чи окремих видатних осіб.

Унікальна документальна пам'ятка - це особливо цінний документ Національного архівного фонду, який має важливе значення для формування національної самосвідомості українського народу, визначає його вклад у всесвітню культурну спадщину, не має собі подібних і щодо юридичної сили, автографічності та зовнішніх ознак не може бути відновлений у разі непоправного пошкодження або втрати.

Критерії історико-культурної цінності документів Національного архівного фонду:

значення фондоутворювача;

авторство документів;

час створення документів;

цінність інформації, яку відображено;

оригінальність, юридична сила документів;

наявність художніх особливостей документів.

Ці критерії органічно поєднуються з виробленими архівною теорією та практикою критеріями експертизи цінності документів, включення їх до складу Національного архівного фонду.

2.3. На підставі вищевикладеного можна сформувати в логічній послідовності такі критерії зарахування документів Національного архівного фонду до унікальних документальних пам'яток:

час створення, давність документів;

авторство документів і значення фондоутворювачів;

оригінальність, юридична сила документів;

цінність інформації, що міститься в документах;

наявність художніх, палеографічних особливостей документів, їх оздоблення;

місце та історичні умови виникнення документів.

2.4. Критерій "час створення, давність документів" зумовлює об'єктивно існуючий фактор порівняно неоднакової наукової та історико-культурної цінності документів, які стосуються різних періодів історії. У зв'язку з цим слід звернути першочергову увагу на документи тих історичних епох, від яких збереглася лише незначна кількість писемних джерел. Так, в Україні це - XIII-XVII ст. У такому разі давність створення документів є важливим показником зарахування його до унікальних документальних пам'яток.

Згадану обставину потрібно врахувати, оцінюючи документи, пов'язані з такими подіями, як український національно-визвольний рух (XVII-XIX ст.), Перша (1914-1918 рр.) і Друга (1939-1945 рр.) світові війни, Визвольні змагання XX ст., коли мали місце факти масової загибелі тогочасних писемних джерел, їх вивезення за межі України.

"Час створення, давність документів" має застосовуватися в сукупності з іншими критеріями зарахування документів Національного архівного фонду до унікальних документальних пам'яток.

2.5. Критерій "авторство документів і значення фондоутворювачів" застосовується як для документів установ, організацій і підприємств, так і для документів фізичних осіб.

Стосовно фондоутворювачів, які є юридичними особами, від його ролі, місця, масштабів і значення діяльності в системі державного управління, військової справи, в економічному, суспільно-політичному, науковому й культурному житті значною мірою залежить історико-культурна та суспільна значущість документів, можливість їх зарахування до унікальних документальних пам'яток.

Цей критерій орієнтує на зарахування до унікальних документальних пам'яток документів, пов'язаних з іменами та діяльністю видатних осіб, враховуючи їхню роль у державному, суспільно-політичному й економічному житті, в розвитку культури та науки, визнання їхніх заслуг перед державою та суспільством, світовою цивілізацією.

До унікальних документальних пам'яток належать документи видатних осіб, складені ними особисто (рукописи, листи тощо) і які безпосередньо свідчать про свою автографічність, і документи, підписані видатними особами відповідно до їх державних, громадських і наукових посад, включаючи й документи колективної творчості або характеру (заяви, звернення, рецензії тощо), які містять підписи й інших осіб.

Критерій "авторство документів і значення фондоутворювачів" застосовується також під час зарахування до унікальних документальних пам'яток документів офіційного та приватного походження, які не належать видатним особам, не складені й не підписані ними, але містять їхні резолюції, помітки, інші позначки. При цьому слід ураховувати й особливу історико-культурну цінність такого документа.

2.6. Критерій "оригінальність, юридична сила документів" чітко орієнтує на зарахування до унікальних документальних пам'яток тих документів Національного архівного фонду, які є оригіналами і юридична цінність яких безсумнівна.

Якщо не збереглися оригінали документів, які мають виняткову науково-інформаційну, джерелознавчу та культурологічну цінність, особливе історико-культурне значення, то до унікальних документальних пам'яток можуть бути зараховані їхні засвідчені (в окремих випадках і не засвідчені) копії.

2.7. Найважливішим для з'ясування сутності унікальних документальних пам'яток є критерій "цінність інформації, що міститься в документах". Він має універсальний характер і першорядне значення. Цей критерій передбачає врахування таких обставин:

1) значення відбитих у документах подій, явищ і фактів;

2) значення самої інформації про згадані події, явища й факти, яка зафіксована в писемних джерелах.

До унікальних документальних пам'яток належать ті документи, що суттєво вплинули на долю суспільства та держави.

2.8. До поширених слід віднести критерій "наявність художніх, палеографічних особливостей документів, їх оздоблення". За цими ознаками документи Національного архівного фонду, які з погляду художнього оформлення, оздоблення дорогоцінними металами та особливостей письма мають велику цінність, можуть бути зараховані до унікальних документальних пам'яток.

Унікальними документальними пам'ятками слід вважати й документи Національного архівного фонду на специфічних матеріальних носіях, відомих з давніх часів (глиняні таблички, папірус, береста тощо), які саме з цієї причини становлять особливу історико-культурну цінність.

2.9. Критерій "місце та історичні умови виникнення документів" вимагає врахування особливостей формування Національного архівного фонду та його збереженості.

Національний архівний фонд можна поділити на три епохи:

2.9.1. Документальні комплекси, що утворилися в різні історичні періоди в межах сучасної України в діяльності органів виконавчої влади і місцевого самоврядування, громадських і релігійних організацій, установ і підприємств усіх форм власності, окремих осіб. У свою чергу, вони поділяються на:

а) документи суто українського походження часів Київської русі (X-XII ст.), Галицько-Волинського та інших князівств, які виникли на теренах колишньої Київської русі (XII-XIV ст.), Гетьманщини (XVII-XVIII ст.), Запорізької Січі (XVI-XVIII ст.), Центральної Ради і директорії Української Народної республіки (1917-1920 рр.), Української держави (1918 р.), Західноукраїнської Народної Республіки (1918-1919 рр.), Карпатської України (1938-1939 рр.), Української Радянської Соціалістичної республіки (1917-1991 рр.), незалежної України (з 24 серпня 1991 р.), документів провідних діячів цих періодів;

б) документи діяльності представників влади інших держав, до складу яких з кінця XIV - до середини 40-х років XX ст. входили українські землі (фонди й окремі документи адміністративно-військових, судово-поліцейських органів і установ, інших організацій Польсько-Литовської держави, Кримського ханства й Турецької імперії, Московського царства, Російської імперії, тимчасового уряду Росії, білогвардійських адміністрацій генералів А.Денікіна і П.Врангеля, Австро-Угорщини, Польщі, Румунії, Угорщини, Чехословаччини, а також фондів особового походження);

в) документи окупаційних установ Німеччини (1941-1941 рр.) і створених ними органів місцевого самоврядування.

2.9.2. Документи українського походження, що утворилися за межами України в діяльності української політичної та трудової еміграції, зокрема еміграційних урядів УНР, ЗУНР, українських політичних партій і об'єднань, культурно-освітніх і наукових установ, громадських організацій та окремих осіб, і повернулися на Батьківщину в порядку реституції, на підставі дарування.

2.9.3. Документи іноземного (неукраїнського) походження, що утворилися на теренах інших держав і з різних причин (війни, революції) опинилися на території України, стали складовою і невід'ємною частиною історико-культурної спадщини її народу.

До Національного архівного фонду належать також архівні документи, які зберігаються за межами України та відповідно до міжнародних угод підлягають поверненню в Україну.

2.10. Критерії зарахування документів Національного архівного фонду до унікальних документальних пам'яток повинні застосовуватися комплексно. На цій підставі унікальними документальними пам'ятками визначаються окремі архівні фонди чи колекції документів, їх частини, окремі справи або документи Національного архівного фонду. При цьому, якщо в справі виявиться лише один унікальний документ, то всю її слід зарахувати до унікальних документальних пам'яток.

2.11. Враховуючи, що в сховищах державних архівів, музеїв і бібліотек, у приватних зібраннях і колекціях документи Національного архівного фонду за X-XVII ст. збереглися в невеликій кількості, доцільно їх зарахувати до унікальних документальних пам'яток.

3.1. Роботу щодо виявлення та зарахування документів Національного архівного фонду до унікальних документальних пам'яток проводять усі їх власники: центральні державні архіви, галузеві державні архіви, державні архівні установи Республіки Крим, місцеві державні архівні установи, архівні підрозділи самоврядних наукових установ, державних музеїв та бібліотек, архівні підрозділи державних органів, підприємств, установ і організацій, архіви (архівні підрозділи) об'єднань громадян, підприємств, установ і організацій, заснованих на колективній та приватній формах власності, науково-дослідні установи в галузі архівної справи, архіви громадян.

В архівних установах зарахування документів Національного архівного фонду до унікальних документальних пам'яток здійснюється насамперед у тих фондах, де виявлено та взято на облік особливо цінні документи.

Зазначену роботу можна проводити як за окремим планом, так і в процесі тематичної розробки фондів, виявлення документів задля публікації, а також у процесі виконання запитів тематичного, генеалогічного та соціально-правового характеру. До цієї роботи залучають найбільш кваліфікованих працівників, архівних установ.

Виявлення унікальних документальних пам'яток доцільно починати з вивчення списків фондів, у яких містяться особливо цінні документи, а потім і описів особливо цінних справ. Виявлені справи підлягають поаркушному перегляду. Поряд із цим важливу інформацію про наявність унікальних документальних пам'яток можуть дати систематичний та іменний каталоги, предметно-тематичні картотеки.

Після виявлення фондів (колекцій), окремих справ і документів Національного архівного фонду, які повністю або частково можуть бути зараховані до унікальних документальних пам'яток, на них (у довільній формі) складають відповідні картки, які становитимуть основу анотованих переліків унікальних документальних пам'яток (додаток 1).

Якщо фонд або колекція має бути повністю зарахований до унікальних документальних пам'яток, то в анотованому переліку заповнюють графи 1, 2, 3, 4 (зазначають номери всіх описів), 5 (вказують загальну кількість справ), 6 (дають стислу характеристику складу та змісту унікальних документальних пам'яток), 7, 10 (перелічують усі мови, якими складено документи), 11.

Якщо фонд чи колекція лише частково може бути зарахований до унікальних документальних пам'яток, то до анотованого переліку вносять тільки ті справи, які визнають унікальними. При цьому слід ураховувати:

1) коли в справі всі документи унікальні, а заголовок за описом не відображає критеріїв її зарахування до унікальних документальних пам'яток, то в графі 6 переліку "Заголовок справи (одиниці зберігання), документа" після заголовка подають узагальнену анотацію унікальних документів із застосуванням відповідних критеріїв;

2) коли в справі виявлено лише окремі документи, що є унікальними документальними пам'ятками, то, як і в попередньому випадку, в графі 6 подають заголовок усієї справи з потрібними уточненнями, а в графі 8 переліку "Кількість аркушів, їхні номери" зазначають як загальну кількість аркушів усієї справи, так і номери аркушів кожної унікальної документальної пам'ятки.

Під час складання заголовків унікальних документальних пам'яток (графа 6) слід вказувати: вид документа (грамота, указ, універсал, постанова, довідка, лист тощо), його авторство (повна або загально прийнята скорочена назва установи, офіційна посада і прізвище особи), кому адресований, короткий зміст. Коли йдеться про акти державної влади, що мають офіційну назву, то її слід без змін відобразити в заголовку.

3.2. У фондах державних архівів, де в минулі часи з ідеологічних причин не проводилося виявлення та взяття на облік особливо цінних документів, роботу щодо зарахування документів Національного архівного фонду до унікальних документальних пам'яток слід починати з вивчення структури фондів, складу й характеру їхніх структурних частин, принципів формування справ, особливостей описання і систематизації документів. Для цього залучають справи фондів, описи справ, інший довідковий апарат. На виявлені унікальні документальні пам'ятки, як і в попередньому випадку, складають картки, що є основою анотованого переліку.

3.3. Певні особливості має організація виявлення унікальних документальних пам'яток у галузевих державних архівах, архівних підрозділах самоврядних наукових установ, державних музеїв і бібліотек, архівах об'єднань громадян, підприємств, установ і організацій, заснованих на колективній і приватній формах власності, приватних архівах, які зберігають постійно документи Національного архівного фонду.

Зазначеній роботі повинні передувати заходи, пов'язані із зарахуванням документів названих вище власників до складу Національного архівного фонду та їх державною реєстрацією в уповноважених державних архівних установах згідно з Законом України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" та Положенням про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду N 853, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 20 жовтня 1995 р.

Архіви громадян (фізичні особи), у яких зберігаються унікальні документальні пам'ятки Національного архівного фонду, складаючи анотований перелік, заповнюють лише графи 1, 2, 6-11.

3.4. Анотовані переліки унікальних документальних пам'яток, складені всіма їх власниками, передають на розгляд і затвердження:

експертно-перевірних комісій державних архівів, галузевих державних архівів;

відповідних комісій архівних підрозділів самоврядних наукових установ, державних музеїв і бібліотек;

експертних комісій архівів об'єднань громадян, підприємств, установ і організацій, заснованих на колективній та приватній формах власності.

Архіви громадян (фізичні особи), які зберігають документи Національного архівного фонду, подають анотовані переліки унікальних документальних пам'яток на розгляд і затвердження експертно-перевірних комісій тих державних архівів, де їхні архіви пройшли експертизу цінності й державну реєстрацію.

До розгляду експертно-перевірними комісіями питань зарахування документів Національного архівного фонду до унікальних документальних пам'яток доцільно залучати експертів відомих вчених-фахівців з відповідної проблематики.

3.5. Анотовані переліки унікальних документальних пам'яток заповнюють машинописним або рукописним способом (розбірливим почерком).

3.6. Робота щодо зарахування до унікальних документальних пам'яток може проводитися також за тими документами Національного архівного фонду, які містять державну таємницю або доступ на які обмежено. Однак зазначені пам'ятки лише тоді слід включати до Державного реєстру національного культурного надбання, коли їх буде розсекречено або з них буде знято обмеження щодо використання.

4.1. Робота щодо включення унікальних документальних пам'яток Національного архівного фонду до Державного реєстру починається після затвердження анотованих переліків. На їх підставі власники унікальних документальних пам'яток складають у двох примірниках відповідні частини розділу Державного реєстру національного культурного надбання (додаток 2), які мають бути затверджені керівником і засвідчені печаткою архівної установи, де зазначені пам'ятки пройшли державну реєстрацію.

Перший примірник розділу Державного реєстру постійно зберігають там, де його склали, в архівній установі чи в іншого власника, другий - державна архівна установа, в якій відповідні документи пройшли державну реєстрацію, надсилає Головному архівному управлінню при Кабінеті Міністрів України (далі - Головархів України) не пізніш як через місяць після його затвердження.

4.2. Форми розділу Державного реєстру унікальних документальних пам'яток Державного реєстру національного культурного надбання та додатки до них кожний власник документів Національного архівного фонду виготовляє власним коштом. Фізичні особи, які є власниками унікальних документальних пам'яток, що пройшли державну реєстрацію у відповідних державних архівних установах, одержують від останніх зазначені форми Державного реєстру безкоштовно.

4.3. Порядок заповнення граф 1-11 частин розділу Державного реєстру національного культурного надбання регламентовано методикою, викладеною в пункті 3.1. У графі 14 додатка 2 "Відомості про страхування документів" указують назву страхової компанії, її адресу. Форми розділу Державного реєстру мають заповнюватися друкованим способом державною мовою, відповідно до чинного законодавства.

4.4. Частини розділу Державного реєстру національного культурного надбання, складені власниками унікальних документальних пам'яток, формуються в архівних установах у спеціальну справу "Державний реєстр національного культурного надбання. Унікальні документальні пам'ятки Національного архівного фонду" (додаток 3), всі аркуші (форми) якої підлягають валовій нумерації. У завірчому аркуші (додаток 4) цієї справи вказують кількість підшитих і пронумерованих аркушів, кількість унесених одиниць зберігання й окремих документів, зарахованих до унікальних документальних пам'яток. Кожне нове включення пам'яток до частини розділу Державного реєстру або вилучення з неї оформлюють відповідним засвідчувальним записом у завірчому аркуші.

4.5. Якщо архівну справу зараховано до унікальних документальних пам'яток і в ній міститься один і більше унікальних документів, то у внутрішньому опису (додаток 5) перелічують усі такі документи.

Коли всі документи архівної справи повністю зараховано до унікальних документальних пам'яток, у графі 4 внутрішнього опису записують: "усі документи справи N _____ зараховано до унікальних документальних пам'яток". У графі 6 "Примітки" зазначають порядковий номер справи (унікальної документальної пам'ятки), під яким її включено до частини розділу Державного реєстру національного культурного надбання. Інші графи 1, 2, 3, 5 внутрішнього опису справи не заповнюють.

4.6. Власники документів Національного архівного фонду, які включені до відповідної частини розділу Державного реєстру національного культурного надбання, зобов'язані систематично інформувати Головархів України про зміни в складі унікальних документальних пам'яток; відомості про включення таких змін подаються не пізніш як через один місяць.

4.7. Вилучення унікальних документальних пам'яток з Державного реєстру національного культурного надбання здійснюється Головархівом України на підставі мотивованого подання архівної установи, яка зберігає перший примірник відповідної частини зведеного розділу зазначеного Державного реєстру.

5.1. Частини зведеного розділу Державного реєстру національного культурного надбання є основними формами обліку унікальних документальних пам'яток Національного архівного фонду. Ці облікові документи зберігаються у відповідних підрозділах централізованого обліку державних архівів, галузевих державних архівів та в аналогічних структурах інших власників Національного архівного фонду.

5.2. Облік унікальних документальних пам'яток проводять також за списками фондів і описами справ. У графі 6 зазначених списків і описів справ проти фондів і справ, зарахованих до унікальних документальних пам'яток, проставляють від руки помітку: "УДП" (унікальна документальна пам'ятка).

5.3. Централізований облік унікальних документальних пам'яток Національного архівного фонду України, включених до зведеного розділу Державного реєстру національного культурного надбання, здійснює Головархів України, який постійно зберігає один примірник усіх частин зведеного розділу зазначеного Державного реєстру.

5.4. Облік страхового фонду мікрокопій унікальних документальних пам'яток Національного архівного фонду з паперовою основою ведуть у рулонах мікрофільмів, за одиницю виміру беруть кадр мікрофільму. Виготовлені страхові копії та копії фонду користування підлягають обліку за книгою обліку надходжень до страхового фонду та фонду користування унікальними документальними пам'ятками Національного архівного фонду (додаток 6).

Якщо унікальні документальні пам'ятки Національного архівного фонду не описані в складі фондів (колекцій), а обліковуються за інвентарними книгами, книгами обліку надходжень документів, іншими формами обліку, то в графі 5 книги обліку надходжень страхового фонду та фонду користування проставляється порядковий номер, за яким унікальну документальну пам'ятку взято на облік, і зазначається назва облікового документа. При цьому графу 6 не заповнюють.

5.5. З метою централізованого обліку унікальних документальних пам'яток Національного архівного фонду в Головархіві України на частини зведеного розділу Державного реєстру національного культурного надбання складають картки встановленого зразка (додаток 7). Вони ведуться окремо в кожному центральному й галузевому державних архівах, Державному архіві при Раді міністрів Автономної Республіки Крим, державних архівах областей, міст Києва і Севастополя (у розрізі державних архівів, архівних підрозділів самоврядних наукових установ, державних музеїв і бібліотек, архівів об'єднань громадян, підприємств, установ і організацій, заснованих на колективній та приватній формах власності, архівів громадян (фізичних осіб).

6.1. Власники унікальних документальних пам'яток Національного архівного фонду повинні створювати належні умови для їх довготривалої схоронності. Враховуючи конкретні обставини, слід прагнути до зберігання пам'яток (цілі фонди або колекції, окремі справи) у відокремлених місцях.

6.2. Приміщення, яке виділяється для унікальних документальних пам'яток, повинне відповідати таким вимогам:

бути ізольованим від службових і допоміжних приміщень;

бути на безпечній відстані від лабораторних, виробничих, складських і побутових комплексів, пов'язаних із зберіганням чи застосуванням харчових і хімічних речовин;

мати зручні виходи до ліфтів і сходинок на випадок евакуації документів;

бути обладнаним охоронно-пожежною сигналізацією, засобами пожежогасіння, приладами для вимірювання температури і вологості повітря.

6.3. Сховища для зберігання унікальних документальних пам'яток мають обладнуватися металевими стаціонарними або пересувними стелажами. Унікальні документальні пам'ятки доцільно також зберігати в стаціонарних відсіках - сейфових сховищах, у спеціальних металевих шафах-сейфах, обладнаних полицями.

6.4. Категорично забороняється розміщувати унікальні документальні пам'ятки в підвальних і напівпідвальних приміщеннях, де прокладено теплові й водяні комунікації, що негативно впливають на стан (вологість і температура) повітря. Для пам'яток з паперовою основою оптимальний термогігрометричний режим становить: температура +17-19 град., вологість 40-50%.

Під час створення оптимального термогігрометричного режиму зберігання унікальних документальних пам'яток слід запобігати частим і різким відхиленням температури й вологості повітря від вищезазначених показників.

6.5. Унікальні документальні пам'ятки мають бути захищеними від руйнівної дії природного й штучного освітлення, особливо від прямих сонячних променів. З цією метою їх потрібно зберігати в коробках або папках, виготовлених із безкислотного картону, або на стелажах закритого типу.

6.6. У державних архівах і галузевих державних архівах відомості про розміщення унікальних документальних пам'яток мають відображатися в фондових і стелажних топографічних покажчиках відповідних сховищ. На коробках чи папках, у яких містяться унікальні документальні пам'ятки, поряд з позначкою "ОЦ" (особливо цінні документи) потрібно мати відмітку "УДП".

6.7. На унікальні документальні пам'ятки в обов'язковому порядку створюється страховий фонд та фонд користування.

6.7.1. Черговість страхового копіювання унікальних документальних пам'яток визначають їх інформаційною значимістю, фізичним станом та інтенсивністю використання. Першочерговому копіюванню підлягають пам'ятки, які перебувають у незадовільному фізичному стані й користуються великим попитом дослідників. У державних і галузевих державних архівах зазначена робота повинна мати плановий характер і виконуватися силами лабораторій мікрофотокопіювання та реставрації документів (відділів фізичної збереженості документів).

6.7.2. Страхове копіювання унікальних документальних пам'яток, що перебувають у приватних власників (фізичних осіб), здійснюють відповідні державні архівні установи, де зазначені власники провели державну реєстрацію своїх архівів. Виготовлені страхові копії постійно зберігаються в цих державних архівних установах, і їх використання допускається лише з дозволу власника документальних пам'яток або його законного представника.

6.7.3. Страховою копією для унікальних документальних пам'яток з паперовою основою є негативний мікрофільм 1-го покоління, виготовлений на чорно-білій рулонній плівці. Під час створення страхового фонду водночас виготовляють обов'язковий комплект фонду користування. До нього входять позитивний мікрофільм 2-го покоління (виготовлений із негативного мікрофільму 1-го покоління) та мікрофільм 3-го покоління, виготовлений із позитивного мікрофільму.

6.7.4. Страхові копії унікальних документальних пам'яток Національного архівного фонду повинні зберігатися ізольовано (в окремих сховищах, кімнатах) від оригіналів пам'яток. У зазначених приміщеннях температура повітря не повинна перевищувати +12 град., а відносна вологість має бути 50 +- 5%. Не рідше одного разу на 2-3 роки слід проводити вибіркове технічне обстеження до 20% страхових копій кожного року виготовлення.

6.8. Оригінали унікальних документальних пам'яток, на які створено страховий фонд і фонд користування, не повинні видаватися дослідникам. Керівники архівних установ в окремих випадках, коли це пов'язано з потребою вивчення особливостей тексту, наявних печаток тощо, можуть дозволити видачу оригіналів пам'яток. Виготовлення з них ксерокопій забороняється.

6.9. У разі потреби унікальні документальні пам'ятки підлягають невідкладній реставрації, ремонту або консервації. Усі власники пам'яток мають вести облік їх фізичного стану (картотека або журнал), фіксувати наявність фізичних дефектів основи носія або тексту пам'ятки. На підставі виявлених пошкоджень установлюють черговість реставрації, ремонту та консервації пам'яток з урахуванням їх інформаційної значимості та інтенсивності використання. У державних і галузевих державних архівах зазначена робота має плановий характер і виконується силами лабораторій мікрофотокопіювання та реставрації документів (відділів фізичної збереженості документів). Інші власники унікальних документальних пам'яток здійснюють їх реставрацію, ремонт і консервацію, виходячи з огляду на наявні можливості.

Архіви об'єднань громадян, підприємств, установ і організацій, заснованих на колективній та приватній формах власності, що постійно зберігають у себе документи Національного архівного фонду, в тому числі унікальні документальні пам'ятки, але не мають змоги здійснювати їх реставрацію, консервацію та ремонт, можуть провести ці роботи на договірних умовах у відповідних підрозділах державних архівних установ.

6.10. З метою забезпечення збереженості унікальних документальних пам'яток, включених до відповідного розділу Державного реєстру національного культурного надбання, всі власники цих пам'яток повинні не рідше ніж один раз у п'ять років перевіряти їх наявність та стан. При встановленні відсутності унікальної документальної пам'ятки і в разі негативних наслідків її розшуку керівники державних архівних установ, приватні або колективні власники унікальних документальних пам'яток зобов'язані терміново інформувати Головархів України та відповідні слідчі органи.

6.11. Видавання унікальних документальних пам'яток Національного архівного фонду в тимчасове користування іншим установам може здійснюватися за умови обов'язкового страхування таких пам'яток.