Про затвердження Положення про постачання, зберігання, облік та звітність витрачання бланків нотаріальних документів

На виконання постанови Колегії Міністерства юстиції України від 27 травня 1997 р. N 8 та з метою забезпечення оперативного накопичення та використання даних про надходження та витрачання бланків нотаріальних документів нотаріусами України

1. Затвердити Положення про постачання, зберігання, облік та звітність витрачання бланків нотаріальних документів.

2. Начальникам Головного управління юстиції в Автономній Республіці Крим, управлінням юстиції в областях, м.Києві та м.Севастополі забезпечити виконання вимог Положення про постачання, зберігання, облік та звітність витрачання бланків нотаріальних документів.

3. Підприємству "РЕСІНФОРМ'ЮСТ" розпочати створення Єдиного реєстру бланків нотаріальних документів.

4. Управлінню справами (М.Денісов) довести цей наказ до відома управлінь юстицій в областях, м.Києва та м.Севастополя.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра юстиції М.Полудьонного.

1.1. Положення встановлює порядок замовлення, постачання, зберігання, обліку та звітності витрачання бланків нотаріальних документів (надалі - Бланків) в Україні.

1.2. Бланки є необхідною складовою частиною нотаріального процесу. Вони можуть бути використані тільки нотаріусами і тільки для виготовлення нотаріальних документів.

1.3. Бланки виготовляються за зразком і описом, затвердженими Міністерством юстиції України.

1.4. Постачання Бланків за дорученням Міністерства юстиції України здійснює Акціонерне товариство "Видавництво "Право" (надалі - Постачальник).

1.5. Для ведення обліку надходження та витрачання Бланків створюється Єдиний реєстр бланків нотаріальних документів (надалі - Єдиний реєстр). Створення та ведення Єдиного реєстру покладено Міністерством юстиції України на державне підприємство "РЕСІНФОРМ'ЮСТ". Витрати на створення та ведення Єдиного реєстру враховані у вартості одного Бланку. Фінансування створення та ведення Єдиного реєстру здійснюється шляхом відрахувань Постачальником частки коштів, отриманих від замовників Бланків, підприємству "РЕСІНФОРМ'ЮСТ". Порядок перерахувань коштів та організація відносин між Постачальником та підприємством "РЕСІНФОРМ'ЮСТ" регламентуються угодою.

2.1. Замовниками Бланків є Головне управління юстиції в Криму, управління юстиції в областях, містах Києві та Севастополі (надалі - управління юстиції), які замовляють Бланки для забезпечення нотаріусів відповідних нотаріальних округів.

2.2. Для організації замовлення та постачання Бланків управління юстиції укладають відповідні угоди з Постачальником.

2.3. Постачальник забезпечує Бланками всі управління юстиції за єдиною ціною.

2.4. У процесі роботи по забезпеченню нотаріусів Бланками управління юстиції несуть витрати (транспортування, зберігання, облік, видача та ін.), розмір цих витрат встановлюється управліннями юстиції за погодженням з Міністерством юстиції України.

2.5. Для організації звітності нотаріусів, до Бланків додаються надруковані звіти про витрачання бланків нотаріальних документів (надалі - Звіти), в яких зазначені серія та послідовні номери Бланків (додаток N 1). Кожен Звіт містить 50 номерів.

3.1. Державні нотаріальні контори та приватні нотаріуси одержують Бланки в управлінні юстиції. Управління юстиції видає Бланки нотаріусам, зареєстрованим в даному нотаріальному окрузі.

3.2. Видача Бланків управліннями юстиції державним нотаріальним конторам та приватним нотаріусам супроводжується складанням акта прийому-передачі в двох примірниках, в якому зазначені серії, номери та кількість одержаних бланків (додаток N 2).

3.3. У межах нотаріального округу дозволяється передача Бланків між державними нотаріальними конторами та приватними нотаріусами. Такі операції повинні супроводжуватися складанням акта прийому-передачі в трьох примірниках. Третій примірник акта повинен бути переданий в управління юстиції.

3.4. Бланки видаються, приймаються та передаються тільки разом зі Звітом.

3.5. Вартість Бланків та накладні витрати, пов'язані з використанням Бланків, відшкодовують клієнти, щодо яких вчинені нотаріальні дії.

3.6. Бланки використовуються тільки в тому нотаріальному окрузі, в якому вони одержані. У випадку переходу приватного нотаріуса з одного нотаріального округу в інший, він повинен в письмовому вигляді з додаванням Звіту повідомити управління юстиції, в якому він одержав Бланки, про залишок Бланків або повернути їх.

3.7. При реєстрації приватної нотаріальної діяльності в управлінні юстиції приватний нотаріус, якщо він раніше займався приватною нотаріальною діяльністю, повідомляє про наявність у нього Бланків із зазначенням серії та номерів.

3.8. У разі анулювання свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю, особа повинна передати Бланки, що залишилися невикористаними, а також зіпсовані і анульовані Бланки разом зі Звітом до управління юстиції.

3.9. Управління юстиції відшкодовує вартість повернених Бланків (крім зіпсованих та анульованих).

3.10. У разі, якщо за станом здоров'я або з інших причин, а також у зв'язку зі смертю нотаріуса повернення Бланків неможливе, вилучення Бланків провадиться комісією, яка утворюється наказом начальника управління юстиції у складі не менше трьох осіб.

4.1. Зберігання Бланків в управліннях юстиції, в державних нотаріальних конторах та у приватних нотаріусів повинно бути організовано таким чином, щоб забезпечити повне збереження їх від крадіжок, пожеж та пошкоджень.

4.2. В управліннях юстиції відповідальність за зберігання, видачу та облік Бланків несе уповноважена особа, яка призначається наказом начальника відповідного управління юстиції.

4.3. На час відсутності посадової особи, яка відповідає за зберігання, видачу та облік Бланків, вони передаються за актом іншій посадовій особі, яка тимчасово виконує обов'язки відсутнього.

4.4. При зміні посадової особи, яка відповідає за зберігання, видачу та облік Бланків, передача Бланків здійснюється в присутності комісії, призначеної наказом начальника управління юстиції.

4.5. У державних нотаріальних конторах завідуючі можуть призначати своїм наказом осіб - відповідальних за зберігання, видачу та облік Бланків.

4.6. Завідуючі державних нотаріальних контор, державні та приватні нотаріуси несуть персональну відповідальність за організацію зберігання, витрачання та обліку Бланків.

4.7. У разі виявлення факту втрати або крадіжки Бланків в управлінні юстиції або в державній нотаріальній конторі, особа, що відповідає за зберігання Бланків, зобов'язана негайно повідомити органи внутрішніх справ для вжиття заходів по їх розшуку. По факту крадіжки або втрати Бланків відповідним управлінням юстиції призначається службове розслідування.

4.8. Приватний нотаріус, який виявив факт втрати або крадіжки Бланків, зобов'язаний негайно повідомити про це управління юстиції, зазначивши серії та номери вкрадених чи втрачених Бланків, а також органи внутрішніх справ для вжиття заходів по їх розшуку.

4.9. В усіх випадках втрати або крадіжки Бланків управління юстиції зобов'язане негайно повідомити про це підприємство "РЕСІНФОРМ'ЮСТ" для внесення серії та номерів вкрадених чи втрачених Бланків в Єдиний реєстр. Дані про факт втрати або крадіжки Бланків мають бути негайно доведені підприємством "РЕСІНФОРМ'ЮСТ" до відома всіх нотаріусів України.

4.10. За недбале ставлення до зберігання та витрачання Бланків посадова особа управління юстиції, яка відповідає за зберігання, видачу та облік Бланків, завідуючі державними нотаріальними конторами, державні та приватні нотаріуси несуть відповідальність, згідно чинного законодавства.

4.11. При перевірках роботи управлінь юстиції, державних нотаріальних контор та приватних нотаріусів, в обов'язковому порядку перевіряється стан зберігання, витрачання та обліку Бланків.

5.1. Недійсними Бланками вважаються: зіпсовані (при виготовленні документа), анульовані (дія не відбулася), дефектні (відсутність або пошкодження захисної сітки, друкованого тексту, водяних знаків, серій або номерів на Бланках, наявність дубльованих номерів тощо), відсутні (що виявлено при відкритті пачки) та викрадені.

5.2. Зіпсовані або анульовані Бланки здаються державними нотаріальними конторами та приватними нотаріусами в управління юстиції, про що складається акт у двох примірниках (додаток N 3).

5.3. Дефектні Бланки повертаються державними нотаріальними конторами та приватними нотаріусами в управління юстиції, про що складається окремий акт у трьох примірниках.

5.4. У разі виявлення, що в пачці відсутні Бланки, складається акт у трьох примірниках.

5.5. Серія та номери зіпсованих, анульованих, дефектних, відсутніх або викрадених Бланків за відповідним кодом обов'язково вказуються у Звіті.

5.6. Зіпсовані та анульовані Бланки повинні бути знищені управлінням юстиції, про що складається відповідний акт.

6.1. Державні та приватні нотаріуси при витрачанні Бланків повинні заповнювати Звіти, які додаються до Бланків при їх отриманні. Державні та приватні нотаріуси відповідають за своєчасність та вірогідність відомостей, які вони надають у Звіті.

6.2. У Звіті вказуються: прізвище нотаріуса, номер свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю, телефон, а для державних нотаріусів - ще й назва нотаріальної контори. В кожній клітині біля номера бланка позначаються код витрачання бланків та дата його витрачання.

6.3. Коди витрачання бланків:

- 1 - договір відчуження нерухомого майна;

- 2 - договір відчуження транспортних засобів;

- 3 - інші договори;

- 4 - заповіт;

- 5 - свідоцтво про право на спадщину;

- 6 - свідоцтво про право власності;

- 7 - доручення;

- 8 - заява;

- 9 - копія;

- 10 - переклад;

- 11 - дублікат;

- 12 - шлюбний контракт;

- 13 - інші дії;

- 21 - зіпсований бланк;

- 22 - анульований бланк;

- 23 - дефектний бланк;

- 24 - відсутній бланк;

- 25 - викрадений бланк.

6.4. Звіти, в яких заповнені всі 50 клітинок, надаються управлінню юстиції державними нотаріальними конторами та приватними нотаріусами до 5-го числа кожного місяця.

6.5. Для зміни коду витрачання Бланка після здачі Звіту державний або приватний нотаріус до 5-го числа кожного місяця подає в управління юстиції повідомлення, в якому вказується прізвище нотаріуса, номер свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю, телефон, а для державних нотаріусів - ще й назва нотаріальної контори, серія та номер Бланку, новий код витрачання та дата його витрачання (додаток N 4).

7.1. Первинний облік надходження та витрачання Бланків здійснюється в управлінні юстиції, в державній нотаріальній конторі та у приватного нотаріуса.

7.2. Облік надходження Бланків (серії, номери та кількість) в управлінні юстиції здійснюється на основі супровідних документів Постачальника, а також актів прийому-передачі при поверненні Бланків державними нотаріальними конторами або приватними нотаріусами.

7.3. Облік витрачання Бланків в управлінні юстиції здійснюється на основі актів прийому-передачі Бланків державним нотаріальним конторам та приватним нотаріусам.

7.4. Облік зіпсованих, анульованих, дефектних або відсутніх Бланків в управлінні юстиції здійснюється на основі відповідних актів.

7.5. В управлінні юстиції повинно бути організовано:

приймання та реєстрація в окремій книзі (додаток N 5) звітів про витрачання Бланків, повідомлень про зміну кодів витрачання Бланків та доповідних записок про викрадені Бланки;

приймання зіпсованих, анульованих та дефектних Бланків;

зберігання актів прийому-передачі Бланків, актів прийому-передачі зіпсованих, анульованих або дефектних Бланків, актів про відсутні Бланки, актів про знищення зіпсованих і анульованих Бланків та доповідних записок про викрадені Бланки.

7.6. Державні нотаріальні контори і приватні нотаріуси забезпечують зберігання актів прийому-передачі Бланків, актів прийому-передачі зіпсованих, анульованих або дефектних Бланків, актів про відсутні Бланки та доповідних записок про викрадені Бланки, копій звітів про витрачання Бланків та повідомлень про зміни кодів витрачання Бланків.

7.7. Зберігання звітів про витрачання Бланків та повідомлень про зміни кодів витрачання Бланків здійснює підприємство "РЕСІНФОРМ'ЮСТ".

7.8. Строк зберігання актів прийому-передачі Бланків, актів прийому-передачі зіпсованих, анульованих або дефектних Бланків, актів про знищення зіпсованих і анульованих Бланків становить 3 роки. Строк зберігання актів про відсутні Бланки та доповідних записок про викрадені Бланки становить 5 років.

Книги реєстрації звітів про витрачання Бланків, повідомлень про зміну кодів витрачання Бланків та доповідних записок про викрадені Бланки підлягають зберіганню протягом 5 років.

Строк зберігання звітів про витрачання Бланків та повідомлень про зміни кодів витрачання Бланків становить 3 роки.

8.1. Єдиний реєстр призначений для обліку надходження і витрачання Бланків. Єдиний реєстр включає:

- реєстр нотаріусів (державних та приватних);

- реєстр надходження Бланків;

- реєстр виданих Бланків;

- реєстр використаних Бланків;

- реєстр недійсних Бланків.

8.2. Внесення даних до Єдиного реєстру здійснюється на підставі первинних документів обліку. Первинними документами обліку є:

- Журнал реєстрації виданих свідоцтв про право на заняття нотаріальною діяльністю в Міністерстві юстиції України;

- Журнал реєстрації приватної нотаріальної діяльності в управлінні юстиції;

- повідомлення відділу кадрів управління юстиції про призначення, переведення та звільнення державних нотаріусів;

- супровідні документи при надходженні Бланків в управління юстиції від Постачальника;

- акт прийому-передачі Бланків;

- акт прийому-передачі зіпсованих та анульованих Бланків;

- акт прийому-передачі дефектних Бланків;

- акт про відсутні Бланки;

- доповідна записка про викрадені Бланки;

- звіт про витрачання Бланків;

- повідомлення про зміни кодів витрачання Бланків.

8.3. Міністерство юстиції України, управління юстиції та Постачальник надають підприємству "РЕСІНФОРМ'ЮСТ" необхідні первинні документи обліку для внесення даних до Єдиного реєстру.

8.4. Підключення управлінь юстиції до Єдиного реєстру здійснюється згідно графіку, затвердженому Міністерством юстиції України.

8.5. Управління юстиції, які підключені до Єдиного реєстру, надають представнику підприємства "РЕСІНФОРМ'ЮСТ" необхідні первинні документи обліку, які, після введення даних до Єдиного реєстру, повертаються управлінню юстиції.

8.6. Управління юстиції, які не підключені до Єдиного реєстру, до 10-го числа кожного місяця надсилають підприємству "РЕСІНФОРМ'ЮСТ":

- відомості про надходження та витрачання Бланків за формами, наведеними у додатку N 6;

- звіти про витрачання Бланків державними і приватними нотаріусами;

- повідомлення про зміну кодів витрачання Бланків;

- копії доповідних записок про викрадені Бланки;

- повідомлення про зміни у складі приватних нотаріусів;

- повідомлення про зміни у складі державних нотаріальних контор.

8.7. Управління юстиції відповідають за своєчасність та вірогідність відомостей, які вони надають для внесення до Єдиного реєстру.

8.8. Підприємство "РЕСІНФОРМ'ЮСТ" надає управлінням юстиції узагальнену інформацію щодо надходження та витрачання Бланків.

8.9. Єдиний реєстр використовується для перевірки справжності Бланків та статистичного аналізу.

8.10. Перевірка нотаріусами справжності Бланків здійснюється шляхом комп'ютерного доступу до Єдиного реєстру. Перевірка справжності Бланків у нотаріальних округах, які ще не підключені до Єдиного реєстру, може здійснюватись за допомогою телефонного зв'язку з черговим адміністратором Єдиного реєстру.

Якщо стороною виступає державна нотаріальна контора, необхідно вказати назву нотаріальної контори, посаду та прізвище особи, яка передає або одержує Бланки.

Якщо стороною виступає приватний нотаріус, необхідно вказати прізвище, ім'я, по батькові та номер свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю.