Про затвердження Інструкції про порядок виготовлення, зберігання, застосування єдиної первинної транспортної документації для перевезення вантажів автомобільним транспортом та обліку транспортної роботи

З метою встановлення єдиного порядку обліку обсягів вантажних перевезень на автомобільному транспорті,

1. Затвердити Інструкцію про порядок виготовлення, зберігання, застосування єдиної первинної транспортної документації для перевезення вантажів автомобільним транспортом та обліку транспортної роботи, що додається.

2. Вважати обов'язковим виконання положень Інструкції всіма суб'єктами підприємницької діяльності установами і організаціями незалежно від відомчого підпорядкування, форми власності, які здійснюють перевезення вантажів автомобільним транспортом або для яких виконуються такі перевезення.

3. Управлінню статистики транспорту та зв'язку Мінстату України (Голуб О.В.) у місячний термін надіслати Держкомстату Автономної Республіки Крим, обласним, Київському і Севастопольському міським управлінням статистики, підприємствам "Бланковидав", міністерствам, відомствам зазначену Інструкцію.

4. Міністерствам, відомствам довести затверджену Інструкцію про порядок виготовлення, зберігання, застосування єдиної первинної транспортної документації для перевезення вантажів автомобільним транспортом та обліку транспортної роботи до підвідомчих підприємств і організацій і забезпечити її впровадження у облікову практику.

5. Управлінню статистики транспорту та зв'язку Мінстату України (Голуб О.В.), Державному департаменту автомобільного транспорту (Докіль Л.П.) забезпечити методологічне керівництво з питань застосування єдиної первинної транспортної документації для перевезення вантажів автомобільним транспортом та обліку транспортної роботи відповідно до вимог Інструкції.

1.1. Інструкція розроблена відповідно до чинного законодавства України і встановлює єдиний порядок виготовлення, зберігання, застосування єдиної первинної транспортної документації для перевезення вантажів автомобільним транспортом та обліку транспортної роботи.

Виконання положень Інструкції обов'язкове для всіх суб'єктів підприємницької діяльності, установ і організацій - юридичних та фізичних осіб - незалежно від відомчого підпорядкування та форми власності:

- які здійснюють перевезення вантажів автомобільним транспортом на комерційній основі або для власних потреб;

- для яких виконуються перевезення вантажів автомобільним транспортом на комерційній основі.

1.2. В Інструкції використовуються такі терміни і поняття:

- перевізник - юридична або фізична особа, яка виконує перевезення вантажів автомобільним транспортом на комерційній основі (тобто за плату і цей вид діяльності для нього може бути єдиним чи одним з інших) або для власних потреб;

- замовник автотранспорту - юридична або фізична особа, для якої за її замовленням виконуються перевезення вантажів автомобільним транспортом (транспортні послуги);

- вантажовідправник - юридична або фізична особа, яка пред'являє перевізнику вантаж для перевезення автомобільним транспортом;

- вантажоодержувач - юридична або фізична особа, яка здійснює прийняття вантажу доставленого автомобільним транспортом.

- відповідальна особа - працівник, що відповідно до своїх службових обов'язків виконує оформлення первинної транспортної документації згідно з вимогами даної Інструкції (диспетчер, механік, бухгалтер, комірник та ін.), або інший працівник, якому доручена ця робота наказом по підприємству, або письмовим розпорядженням керівника.

1.3. Для первинного обліку обсягів перевезених вантажів і транспортної роботи автомобільного транспорту підставою для списування товарно-матеріальних цінностей у вантажовідправника і оприбуткування їх у вантажоодержувача, а також для виконання розрахунків між перевізниками і замовниками автомобільного транспорту Інструкцією застосовуються такі типові форми єдиної первинної транспортної документації:

- подорожній лист вантажного автомобіля у міжнародному сполученні - типова форма N 1 (міжнародна);

- подорожній лист вантажного автомобіля - типова форма N 2 (що діє у межах України);

- товарно-транспортна накладна - типова форма N 1-ТН;

- талон замовника - типова форма N 1-ТЗ (при роботі автомобіля за погодинною формою оплати транспортних послуг).

Типові форми єдиної первинної транспортної документації, затверджені спільним наказом Міністерства транспорту України і Міністерства статистики України N 488/346 від 29 грудня 1995 р. і введені в дію з 1 січня 1996 року. Вони є документами суворої звітності, що вимагає:

їх виготовлення з друкарською нумерацією відповідно до Правил виготовлення бланків цінних паперів і документів суворого обліку, затверджених наказом Міністерства фінансів України від 25 листопада 1993 р. N 98, Служби безпеки України від 15 листопада 1993 р. N 118, Міністерства внутрішніх справ України від 24 листопада 1993 р. N 740 та зареєстрованих Міністерством юстиції України 14 січня 1994 р. N 8/217; бланки єдиної первинної транспортної документації виготовлені відповідно до вимог, викладених вище, обов'язкові до застосування, починаючи з 1 жовтня 1997 р.;

обліку їх одержання, зберігання та використання як бланків суворої звітності;

пронумерування, прошнурування, скріплення печаткою та підписами керівника і головного бухгалтера підприємства, організації журналу реєстрації виданих бланків подорожніх листів, товарно-транспортних накладних;

видачі бланків і журналів особі, на яку покладені обов'язки з реєстрації виданих і повернутих подорожніх листів, товарно-транспортних накладних за видатковою накладною;

списання використаних бланків подорожніх листів, товарно-транспортних накладних за актом.

Бланки подорожніх листів, товарно-транспортних накладних, що зберігаються на підприємстві, організації, відображаються на підставі платіжно-прибуткових документів за вартістю, що складається з витрат на їх виготовлення (придбання) та доставку, по дебету рахунку 05 "Матеріали" субрахунок 3 "Інші матеріали". Одночасно на позабалансовий рахунок 004 "Бланки суворої звітності" зараховується вартість вказаних бланків, виходячи з ціни за 1 бланк подорожнього листа, за 1 комплект товарно-транспортних накладних не менше 0,1 мінімального розміру заробітної плати. В аналітичному обліку наводяться дані про місце зберігання, нумерацію, кількість і вартість таких бланків.

Передача бланків подорожніх листів, товарно-транспортних накладних із місця зберігання особі, яка призначена для виписування і реєстрації виданих і повернутих бланків, проводиться за документами на відпуск цінностей (вимога, накладна тощо) із місць зберігання і відображається в аналітичному обліку оборотами на рахунках 05 "Матеріали" субрахунок 3 "Інші матеріали" та 004 "Бланки суворої звітності".

На підставі затвердженого керівником акта про списання використаних бланків подорожніх листів, товарно-транспортних накладних із зазначенням їх нумерації і кількості, що складається не рідше одного разу на квартал, вартість використаних бланків списується з рахунку 05 "Матеріали" субрахунок 3 "Інші матеріали" у кореспонденції з рахунками обліку витрат виробництва та обігу і одночасно з рахунку 004 "Бланки суворої звітності".

Використання в обліковій практиці первинної транспортної документації невстановлених форм не допускається.

2.1. Перевізники, які експлуатують вантажні автомобілі - власні або орендовані (без водія) - зобов'язані при випуску автомобіля на лінію видавати водію оформлений подорожній лист відповідної типової форми.

Подорожні листи типових форм, оформлені належним чином, видаються водію під розпис:

- N 1 (міжнародна) - на строк відрядження автомобіля і водія для виконання перевезення вантажу у міжнародному сполученні, визначений відповідно до наказу чи розпорядження перевізника;

- N 2 - тільки на один робочий день (зміну), за умови здачі водієм подорожнього листа за минулий день роботи. На більший строк подорожні листи типової форми N 2 видаються у випадках, коли водій виконує перевезення вантажів у міжміському сполученні понад одну добу відповідно до наказу чи розпорядження перевізника.

Експлуатація вантажного автомобіля без подорожнього листа затвердженої типової форми забороняється.

2.2. Перевезення вантажів автомобільним транспортом як на комерційній основі, так і для власних потреб, здійснюються тільки при наявності, належним чином оформлених товарно-транспортних накладних типових форм, що додаються до подорожнього листа. Ця вимога розповсюджується на всі види перевезень вантажів автомобільним транспортом, незалежно від умов оплати за його роботу (відрядна, погодинна, покілометрова, інша) та видів перевезення (внутрішньоміське, приміське, міжміське, міжнародне).

2.3. Товарно-транспортна накладна типової форми N 1-ТН - це єдиний первинний документ, який є підставою для списування товарно-матеріальних цінностей у вантажовідправника і оприбуткування їх у вантажоодержувача при перевезенні вантажів у межах України, а також для їх складського, оперативного і бухгалтерського обліку; вона оформлюється вантажовідправником на кожну їздку автомобіля і для кожного вантажоодержувача окремо.

2.4. Товарно-транспортну накладну типової форми N 1-ТН виписують у чотирьох примірниках:

- перший примірник залишається у вантажовідправника і є підставою для списування товарно-матеріальних цінностей. Другий, третій і четвертий примірники, завірені підписами і печатками (штампами) вантажовідправника, передають водію;

- другий примірник водій здає вантажоодержувачу, він є підставою для оприбуткування товарно-матеріальних цінностей;

третій і четвертий примірники, завірені підписами і печатками (штампами) вантажоодержувача, водій передає перевізнику. Третій примірник, що є підставою для розрахунків за виконання транспортних послуг, перевізник надсилає замовнику автотранспорту для оплати за перевезення; четвертий примірник додається до подорожнього листа і є підставою для обліку транспортної роботи та нарахування заробітної плати водію.

Вантажовідправник при необхідності може виписувати додаткові примірники товарно-транспортної накладної, число яких встановлюється за домовленістю з перевізником.

Для вантажів нетоварного характеру, по яких не ведеться складський облік, але проводиться облік шляхом заміру, зважування, геодезичного заміру і т.і., товарно-транспортну накладну виписують у трьох примірниках:

- перший примірник залишається у вантажовідправника і призначається для обліку виконаних обсягів перевезень;

- другий і третій примірники водій передає перевізнику. Другий примірник, що є підставою для розрахунків за виконання транспортних послуг, перевізник надсилає замовнику автотранспорту для оплати за перевезення; третій примірник додається до подорожнього листа і є підставою для обліку транспортної роботи та нарахування заробітної плати водієві.

2.5. У тих випадках, коли у розділі "Відомості про вантаж" товарно-транспортної накладної неможливо перелічити всі назви і характеристики пред'явлених до перевезення товарно-матеріальних цінностей, до товарного розділу товарно-транспортної накладної додається - як невід'ємна її частина - належним чином оформлена спеціалізована форма товарної накладної (сертифікат або інша форма первинного обліку), що застосовується підприємством для оформлення операцій з передачі товарно-матеріальних цінностей.

При цьому у товарному розділі товарно-транспортної накладної робиться відповідна відмітка; товарно-транспортна накладна без доданої товарної накладної спеціалізованої форми вважається недійсною і не може використовуватися для розрахунків з вантажовідправниками і вантажоодержувачами, а також для обліку виконаних обсягів перевезень і нарахування заробітної плати водію.

2.6. При перевезенні однорідних вантажів від вантажовідправника на адресу вантажоодержувача на одну і ту ж відстань при умові забезпечення цілісності вантажу, допускається оформлення однією товарно-транспортною накладною всього обсягу вантажу, перевезеного автомобілем за зміну. При цьому оформлення проміжних їздок проводиться з видачею вантажовідправником водію автомобіля талона на кожну окрему їздку. Порядок оформлення талона встановлюється за домовленістю між вантажовідправником і вантажоодержувачем. Реквізити талона повинні включати відомості, що визначають кількість перевезеного вантажу, час роботи автомобіля та його простою за кожну їздку, а також інші показники, необхідні для наступного їх занесення до товарно-транспортної накладної.

2.7. Перевезення вантажними автомобілями власних речей громадян за їх замовленням здійснюється за подорожнім листом з додатком до нього квитанції (прибуткового касового ордера) на оплату транспортних послуг.

2.8. Міжнародні перевезення вантажів автомобільним транспортом оформлюються подорожнім листом типової форми N 1 (міжнародна) і товарно-транспортної накладної форми N CMR.

3.1. Заповнення подорожнього листа типової форми N 1 (міжнародна) проводиться відповідальними особами перевізника у такій послідовності.

3.1.1. Перед видачею водію подорожнього листа:

- на лицевій стороні у лівому верхньому куті ставить штамп перевізника, під назвою документа записує дату його видачі (число, місяць, рік), що повинна відповідати даті реєстрації подорожнього листа у реєстраційному журналі; цей же номер і дату записує на "Контрольному листі до подорожнього листа";

- під штампом перевізника записує строк відрядження, номер і дату наказу чи розпорядження;

- у відповідні рядки (графи) адресної частини вносить відомості про обох водіїв, які призначені для виконання завдання, номери посвідчення кожного водія, марку автомобіля (тягача), номер колони, до якої належать автомобіль і водій (якщо такий структурний підрозділ є), гаражний номер автомобіля, його державний номер та зазначені реквізити напівпричепа (причепа).

На підставі заявки замовника автотранспорту відповідальна особа записує:

- у рядку "Маршрут руху" - головні пункти (міста), через які пролягає маршрут від пункту відправлення до пункту призначення автомобіля;

- у рядку "Пункти відпочинку" - пункти зупинки для відпочинку водіїв у прямому і зворотньому напрямках при виконанні завдання;

- у розділі "Завдання водію" у відповідних графах записує найменування замовника, на адресу якого повинен прибути автомобіль для виконання завдання, пункти навантаження і розвантаження автомобіля, відстань між пунктами навантаження і розвантаження, що визначається на підставі таблиць відстаней, затверджених в установленому порядку, найменування вантажу та його масу (брутто) в тоннах або кількість у штуках, що підлягає перевезенню.

Право зміни завдання, вказаного в розділі "Завдання водію", має тільки перевізник. У виняткових випадках замовник автотранспорту може за погодженням з перевізником змінити завдання з відповідним записом у рядку "Запізнення, простої на лінії, заїзди в гараж та інші відмітки".

3.1.2. Заповнення подорожнього листа після видачі його водію проводиться у такій послідовності:

- у розділі "Паливо" (зворотня сторона) відповідальна особа визначає необхідну кількість палива та мастила для виконання перевезення і ці дані заносить у відповідні графи (дизельне, бензин, мастила) рядка "залишок при виїзді" та стверджує їх власним підписом;

- у рядку "Запізнення, простої на лінії, заїзди в гараж та інші відмітки" лікар або інший медичний працівник, який здійснює передрейсовий медичний огляд своїм підписом засвідчує стан здоров'я водія і можливість допуску його до управління автомобілем;

- у рядку "Показання спідометра при виїзді із гаража" (лицева сторона) відповідальна особа записує фактичне показання спідометра автомобіля (км) на момент його виїзду, в рядку "виїзд із гаража" у графах "дата" і "час" проставляє фактичні число, місяць, години, хвилини виїзду автомобіля із гаража, у рядку "Автомобіль технічно справний, виїзд дозволяю" власним підписом засвідчує передачу автомобіля водію в технічно справному стані і дозвіл на виїзд із гаража;

- у рядку "Автомобіль в технічно справному стані прийняв" водій автомобіля ставить власний підпис, яким стверджує достовірність цих записів;

3.1.3. Заповнення подорожнього листа на маршруті руху у міжнародному сполученні здійснюють:

- водій - на підставі товарно-транспортних накладних у відповідних рядках (графах) розділу "Виконання завдання" записує найменування вантажовідправника, адресу (місто) відправлення вантажу, адресу (місто) призначення вантажу, номери і дати оформлення товарно-транспортних накладних, найменування перевезеного вантажу, відповідно його кількість всього і в т.ч. по іноземній території. Після виконання перевезень стверджує ці записи власним підписом;

- митні органи, контрольно-диспетчерські пункти, в компетенцію яких входять функції контролю автотранспортних засобів на маршруті відповідно до чинного законодавства відмічають проходження автомобілем контрольно-диспетчерських пунктів і факт проведення контролю в цих пунктах, що стверджується штампом встановленої форми та записом на лицевій та зворотній сторонах контрольного листа дати (число, місяць, рік) і часу (години, хвилини), коли це здійснювалося.

3.1.4. При поверненні автомобіля в гараж після виконання завдання і передачі відповідальній особі перевізника подорожнього листа і товарно-транспортних накладних подальше заповнення подорожнього листа проводиться в такому порядку. У розділі "Виконання завдання водієм" подорожнього листа відповідальна особа на підставі зданих товарно-транспортних накладних:

- перевіряє правильність заповнення з 1 по 5 графи;

- у графах 6 і 7 "Вантаж, клас і шифр" вказує відповідно клас і шифр вантажу;

- у графах 8 і 9 "Перевезено тонн всього, в т.ч. по іноземній території" - записує відповідно кількість перевезеного вантажу (тонн брутто) і в т.ч. по іноземній території;

- у графах 10 і 11 "Пробіг (км) з вантажем всього, в т.ч. по іноземній території" - на підставі таблиці відстаней та даних контрольного листа визначає відповідно пробіг з вантажем всього і в т.ч. по іноземній території;

- у графах 12 і 13 "Пробіг (км) без вантажу всього, в т.ч. по іноземній території" - визначає відповідно порожній пробіг всього, в т.ч. по іноземній території;

- у графах 14 і 15 "Виконано ткм, всього, в т.ч. по іноземній території" - проводить розрахунки виконаного вантажообороту шляхом множення даних граф 8 і 10 та 9 і 11 по кожному рядку.

Достовірність даних, що зазначені в графах 1-15 розділу "Виконання завдання водієм", стверджує власним підписом у кінці розділу:

- у розділі "Час простою автотранспорту" на підставі товарно-транспортних накладних заповнює відповідно найменування вантажно-розвантажувальних операцій, час їх виконання на території України (на іноземній території) в прямому і зворотньому напрямках; достовірність даних цього розділу стверджує власним підписом;

- на підставі даних розділів "Виконання завдання водієм" і "Час простою автотранспорту" виконує розрахунки обсягів транспортної роботи і вносить їх у результативну таблицю відповідно до діючої методики розрахунків;

- у розділі "Паливо" відповідальна особа на підставі зданих водієм відповідних первинних документів (квитанцій, чеків і т.і.), заповнює відомості про одержання та витрати палива та мастила, а саме - "одержано" (в інших державах), "залишок при поверненні", "витрати по факту", що дорівнюють різниці між даними про отримане паливо і його залишком, - "витрати по нормі", що дорівнюють нормі витрат палива, помноженої на загальний пробіг автомобіля, "економія (+) чи перевитрати (-)", що дорівнюють різниці між фактичними витратами палива та розрахунками за нормою.

- розділ "Розрахунок заробітної плати" заповнює відповідальна особа на підставі даних про виконану транспортну роботу та стверджує їх власним підписом у кінці розділу.

Достовірність розрахунків по обробці подорожнього листа після його перевірки стверджує власним підписом бухгалтер.

3.2. Заповнення подорожнього листа типової форми N 2 проводиться відповідальними особами перевізника у такій послідовності.

3.2.1. Перед видачею водію подорожнього листа:

- на лицевій стороні у лівому верхньому куті ставить штамп перевізника, під назвою документа записує дату його видачі (число, місяць, рік), що повинна відповідати даті реєстрації подорожнього листа у реєстраційному журналі;

- у відповідних рядках адресної частини визначає код або найменування режиму роботи водія (робота в буденні дні, відрядження, загальний облік робочого часу, щоденний облік робочого часу, робота у вихідні дні, по графіку і т.і.), згідно з яким проводиться нарахування заробітної плати; номер колони, бригади, до складу яких належать автомобіль і водій, марку, державний номер, тип автомобіля і його гаражний номер; прізвище, ініціали, номер службового посвідчення, клас і табельний номер водія, якому буде видано цей подорожній лист; марку, державний і гаражний номери причепів і напівпричепів, якщо для перевезення виділено автопоїзд, а також прізвища, ініціали осіб, які супроводжують автомобіль при виконанні завдання (вантажники, експедитори, стажери і т.п.);

- на підставі заявки замовника автотранспорту або умов договору у розділі "Робота водія та автомобіля" в графах 2 і 3 визначає час за графіком (години, хвилини) виїзду з гаража і повернення автомобіля у гараж;

- у розділі "Завдання водієві" записує найменування замовника автотранспорту, на адресу якого повинен прибути автомобіль для виконання завдання, час (години, хвилини) прибуття автомобіля до замовника автотранспорту і вибуття від нього згідно з заявкою або графіком роботи, а також загальний час, на який буде надано автомобіль замовнику автотранспорту (різниця даних граф 16 і 15), назву пунктів навантаження та розвантаження автомобіля, найменування вантажу, що підлягає перевезенню, розрахункову кількість їздок з вантажем, що потрібна для повного виконання завдання, відстань між пунктами навантаження і розвантаження вантажу по кожній їздці, яка визначається за даними дорожніх органів або на підставі таблиць відстаней, затверджених в установленому порядку, кількість вантажу в тоннах, що потрібно перевезти, загальну кількість їздок з вантажем, загальний пробіг з вантажем та обсяг вантажу, що передбачається виконати (перевезти) згідно з завданням.

Право зміни завдання, вказаного в розділі "Завдання водієві", має тільки перевізник. У виняткових випадках замовник автотранспорту може по узгодженню з перевізником змінити завдання з відповідним записом у рядку "Особливі відмітки".

- у розділі "Рух пального" в графі 10 "Залишок при виїзді" робить запис про залишок пального при виїзді автомобіля за даними попереднього подорожнього листа, визначає загальну кількість пального, що видано водію при виїзді (знаходиться в баках автомобіля), і стверджує зроблені записи власним підписом у відповідному рядку;

- у рядку "Посвідчення водія перевірив, завдання видав, видати пального" записує прописом розрахункову кількість пального, що належить до видачі водію для виконання завдання з урахуванням залишку пального з попереднього дня роботи;

- у рядку "Підпис диспетчера" диспетчер або інша відповідальна особа власним підписом стверджує достовірність заповнених ним реквізитів подорожнього листа і наявність у водія посвідчення водія.

3.2.2. Заповнення подорожнього листа після видачі його водію проводиться у такій послідовності:

- лікар або інший медичний працівник, який здійснює передрейсовий медичний огляд, власним підписом засвідчує стан здоров'я водія і можливість допуску його до управління автомобілем;

- у розділі "Робота водія та автомобіля" в графі 5 "Показання спідометра" відповідальна особа записує показання спідометра при виїзді автомобіля на лінію, в графі 6 "Час фактичний" проставляє фактичні число, місяць, час (години, хвилини) виїзду автомобіля;

- у рядку "Виїзд дозволений, підпис механіка" механік або інша відповідальна особа засвідчує власним підписом передачу автомобіля в технічно справному стані і дозвіл на виїзд з гаражу;

- у рядку "Автомобіль прийняв, підпис водія" водій власним підписом засвідчує прийняття автомобіля технічно справним і одержання завдання на роботу;

- у розділі "Рух пального, літрів" відповідальна особа у відповідних рядках граф 7-9 записує марку, код і кількість виданого пального і стверджує зроблені записи власним підписом у відповідному рядку.

3.2.3. Заповнення подорожнього листа на маршруті руху виконують:

- вантажовідправник - у випадку необхідності зміни проти зазначеного у "Завданні водієві" маршруту руху, при цьому у графах 30 і 31 "Маршрут руху (розділ "Послідовність виконання завдання") вказує нові назви пунктів, звідки і куда здійснено перевезення вантажу згідно з рядками "пункт навантаження", "пункт розвантаження" товарно-транспортної накладної;

- органи ДАІ МВС та інші уповноважені органи - у випадку порушення водієм Правил дорожнього руху або зміни маршруту руху з інших непередбачених причин для виконання спеціального завдання; в такому разі робиться відповідний запис у розділі "Особливі відмітки" на лицевій стороні подорожнього листа.

3.2.4. При поверненні автомобіля в гараж заповнення подорожнього листа проводиться у такій послідовності:

- у розділі "Рух пального, літрів" відповідальна особа заповнює графу 11 "Залишок при поверненні" і стверджує ці дані власним підписом;

- у рядку "Здав водій" водій власним підписом стверджує здачу автомобіля відповідальній особі в технічно справному (несправному) стані;

- у розділі "Робота водія та автомобіля" в графі 6 відповідальна особа записує фактичний час повернення автомобіля в гараж (число, місяць, години, хвилини), заповнює графу 5 "Показання спідометра", у рядку "Прийняв механік" власним підписом стверджує достовірність заповнення граф 5 і 6 розділу "Робота водія та автомобіля" і прийняття автомобіля від водія в технічно справному (несправному) стані.

3.2.5. Після здачі водієм подорожнього листа відповідальна особа заповнює його таким чином:

- у розділі "Робота водія та автомобіля" в графі 4 "Нульовий пробіг" по таблиці відстаней визначає відстань від гаража до першого пункту навантаження і від останнього пункту розвантаження до гаража;

- у розділі "Рух пального, літрів" у графах 12 і 13 записує час роботи спецустаткування і двигуна на підставі даних граф 15-22 розділу "Вантажно-розвантажувальні операції" прикладених до подорожнього листа товарно-транспортних накладних. Ці реквізити потрібні для визначення норми витрати пального. Достовірність заповнення цих даних стверджує власним підписом під зазначеними графами;

- у розділі "Послідовність виконання завдання" (зворотня сторона) на підставі товарно-транспортних накладних в графі 24 проставляє порядкові номери їздок, і далі по кожній їздці - у графі 25 номери товарно-транспортних накладних (талонів замовника), у графі 26 - відпрацьований час роботи (години, хвилини), по графах 27, 28 відповідно кількість перевезеного вантажу (тонн брутто) і у графі 29 - виконаного вантажообороту (ткм); після чого у відповідних графах визначає загальну кількість їздок, загальну кількість товарно-транспортних накладних, що додаються до подорожнього листа. Ці записи стверджують власними підписами водій та відповідальна особа;

- оформлений таким чином подорожній лист передається на обробку для подальших розрахунків, обліку транспортної роботи та визначення її вартості.

3.2.6. Показники розділу "Результати роботи автомобіля і причепів":

- дані графи 32 "витрати пального за нормою" визначають по загальному пробігу і виконаних тонно-кілометрах для певної марки автомобіля з урахуванням коефіцієнта зміни норми пального залежно від умов експлуатації автомобіля, дані графи 33 "витрати пального фактично" дорівнюють сумі показників залишку пального при виїзді (графа 10) та виданого пального (графа 9) за мінусом залишка пального при поверненні у гараж автомобіля (графа 11) розділу "Рух пального, літрів");

- дані графи 34 "час в наряді автомобіля і причепа" дорівнюють різниці між показниками фактичного часу повернення в гараж автомобіля і виїзду його з гаража (відповідні рядки графи 6 розділу "Робота водія та автомобіля") за вилученням однієї години на обідню перерву водія згідно з установленим режимом роботи. Цілодобові простої через бездоріжжя, технічні несправності і т.і. із часу у наряді виключаються. Дані графи 36 "час у русі автомобіля" дорівнюють різниці між даними часу в наряді і часу в простоях (графа 34 мінус графи 37, 38);

- дані графи 35 "час в наряді причепа" визначають згідно з часом його роботи з автомобілем;

- дані графи 37 "час у простої на лінії" визначаються шляхом розрахунку часу простоїв під навантаженням і розвантаженням за даними графи 21 товарно-транспортних накладних;

- дані графи 38 "час у простої по тех. несправності" заповнюють на підставі записів у рядку "Особливі відмітки" (лицева сторона подорожнього листа), вони включають час простою через технічні несправності автомобіля у дорозі, заміну автопокришок та ін.;

- дані графи 39 "кількість їздок з вантажем" дорівнюють сумі всіх їздок з вантажем між пунктами навантаження і розвантаження згідно з розділом "Послідовність виконання завдання", тобто кількості доданих товарно-транспортних накладних;

- дані графи 40 "загальний пробіг автомобіля" дорівнюють різниці між показаннями спідометра при поверненні в гараж автомобіля та виїзду його з гаража (графа 5 розділу "Робота водія та автомобіля");

- дані графи 42 "пробіг з вантажем автомобіля" дорівнюють сумі відстаней по всіх їздках автомобіля з вантажем, зазначених у графі 24 товарно-транспортних накладних;

- дані графи 41 "загальний пробіг причепа" та графи 43 "пробіг з вантажем причепа" визначають згідно з відповідними даними роботи автомобіля;

- дані графи 44 "перевезено тонн, всього" дорівнюють загальному обсягу перевезеного вантажу (брутто), вказаному у графі 27 розділу "Послідовність виконання завдання" і відповідає загальному обсягу перевезення, зазначеному у графі 37 товарно-транспортних накладних прикладених до подорожнього листа;

- дані графи 45 "в т.ч. перевезено тонн на причепах" визначають на підставі даних графи 27 розділу "Послідовність виконання завдання";

- дані графи 46 "виконано ткм, всього" визначають шляхом множення обсягу перевезеного вантажу (брутто) за кожну їздку на відстань їздки між пунктами навантаження і розвантаження та одержанням загальної суми;

- дані графи 47 "в т.ч. виконано ткм на причепах" дорівнюють транспортній роботі автопричепів;

- дані графи 49 "зарплата" визначають на підставі даних обробки всіх товарно-транспортних накладних, прикладених до подорожнього листа (графи 37-47). Розрахунки заробітної плати і їх достовірність відповідальна особа стверджує власним підписом у кінці розділу.

Достовірність розрахунків по обробці подорожнього листа після його перевірки стверджує підписом бухгалтер.

3.3. Особливості заповнення подорожніх листів для автомобілів, що використовуються за погодинною оплатою транспортної роботи:

- на лицевій стороні подорожнього листа у верхньому правому куті проставляється штамп "Погодинна";

- до "Погодинного" подорожнього листа додає по два примірника талона замовника для кожного замовника. Вони є підставою для розрахунків перевізника та замовника автотранспорту при погодинній формі оплати транспортних послуг.

3.4. Особливості заповнення подорожніх листів для автомобілів, що використовуються на міжміських вантажних перевезеннях.

При виконанні міжміських вантажних перевезень до подорожнього листа типової форми N 2 відповідальна особа додає "Маршрутний лист", в якому вказує контрольні пункти, дату і час проходження, пункти відпочинку водіїв, графік руху і т.і., що передбачає договір між перевізником і замовником автотранспорту.

3.5. Заповнення товарно-транспортної накладної типової форми N 1-ТН.

3.5.1. До прибуття автомобіля вантажовідправник під копіювальний папір оформлює товарно-транспортну накладну типової форми N 1-ТН (надалі ТТН) на кожну партію вантажу у такій послідовності:

- під заголовком "Товарно-транспортна накладна" вказує дату виписки ТТН;

- у рядку "Замовник (платник)" вказує найменування підприємства (організації), що проводить оплату транспортної роботи і послуг;

- у рядках "Вантажовідправник" і "Вантажоодержувач" записує найменування підприємств (організацій), що проводять відповідно відвантаження (списування) і одержання (оприбуткування) перелічених в ТТН товарно-матеріальних цінностей;

- у рядках "Пункт навантаження" і "Пункт розвантаження" вказує адреси відповідно пунктів навантаження і розвантаження;

- у розділі "Відомості про вантаж" у графах з 1 по 7 записує назву, кількість і вартість окремо кожного виду товарноматеріальних цінностей, що будуть відвантажені вантажоодержувачу. При перевезенні вантажів у контейнерах у графі 3 "Контейнери" вказує їх кількість і номери.

У випадках, коли вантажовідправник до товарного розділу додає спеціалізовані форми товарних накладних (у відповідності до пункту 2.5. Інструкції), графи 1, 2, 4, 5-7 розділу "Відомості про вантаж", а також рядок "Всього відпущено на суму" не заповнює, і у вільних рядках вказаних граф ТТН записує назви спеціалізованих форм товарних накладних, їх номери і дати виписки;

- у рядку "Всього відпущено на суму" вантажовідправник записує прописом загальну вартість відвантажених товарів;

- у рядку "Відпуск дозволив" - вказує посадову особу, відповідальну за відвантаження товарно-матеріальних цінностей, яка своїм підписом засвідчує достовірність зроблених записів і дозволяє відправку вантажу.

3.5.2. Після прибуття автомобіля і навантаження товарно-матеріальних цінностей вантажовідправник:

- у відповідних рядках заголовку ТТН на підставі наданого водієм подорожнього листа записує номер подорожнього листа, до якого додається ТТН, найменування перевізника, що виконує перевезення вантажу, прізвище і ініціали водія, марки і державні номери відповідно автомобіля і причепів, що прибули під навантаження;

У розділі "Відомості про вантаж" записує:

- у графі 8 "З вантажем слідують документи" - найменування і номери документів, прикладених до ТТН (товарних, залізничних накладних, сертифікатів, посвідчень, свідоцтв і т.п.). Вказані документи водій-експедитор приймає і передає разом з вантажем вантажоодержувачу;

- у графі 9 "Вид пакування" - записує вид пакування, в якому перевозиться вантаж (скорочено: "ящ.", "корз.", "боч.", "пак." і т.д.). При пред'явленні до перевезення неупакованого вантажу вказується скорочено "н/у";

- у графі 10 "Кількість місць" - вказує кількість місць по кожному з приведених у графі 1 найменуванню вантажу і кожному виду упакування. При перевезенні вантажу пакетами на піддонах указує кількість пакетів, при перевезенні вантажу навалом, насипом або наливом вносить відповідний запис і кількість місць не указує.

При перевезенні вантажу нетоварного характеру в ТТН графи 1, 2, 4-10 не заповнює:

- у графі 11 "Спосіб визначення маси" вантажовідправник вказує, яким способом визначена маса вантажу, та при зважуванні - тип вагів, ("тов.ваги", "авт.ваги" і т.п.). Якщо маса вантажу визначена за стандартом, заміром або розрахунково - робить відповідний запис;

- у рядках, де фіксують факт прийняття-передачі вантажу, матеріально відповідальна особа вантажовідправника, яка відпускає вантаж, наносить відбиток пломби, за якою проводилося пломбування (при перевезеннях вантажів під пломбою - у контейнерах, цистернах і т.п.), а також прописом - загальну кількість місць вантажу (контейнерів), загальну масу зданого для перевезення вантажу в тоннах з точністю до 0.01;

- у рядку "Прийняв водій-експедитор" водій вказує прізвище, ініціали і власним підписом на всіх примірниках ТТН стверджує зразок відбитку пломби, кількість місць, маси вантажу і номерів контейнерів, прийнятих до перевезення.

За умов прийняття до перевезення товарно-матеріальних цінностей довіреною особою вантажоодержувача у рядку "Вантаж одержав" ця особа записує власні прізвище, ініціали, посаду і стверджує факт одержання вантажу власним підписом, у рядку "Підпис вантажоодержувача", зверху вантажовідправник проставляє номер доручення, дату його видачі та ким видане;

У розділі "Вантажно-розвантажувальні операції" вантажовідправник у рядку "Навантаження" записує:

- у графі 15 "Виконавці" - найменування організації, яка виконує навантажувальні операції (перевізник, вантажовідправник, спеціалізована організація і т.і.);

- у графі 16 "Спосіб" - спосіб навантаження (ручний, механізований, наливом, із бункера і т.і.), найменування механізму, яким виконують навантажувальні роботи, та його характеристику (вантажопідйомність, місткість ковша та інше);

- у графах 18 і 19 "Прибуття", "Вибуття" - час (години, хвилини) прибуття автомобіля під навантаження і вибуття його після закінчення операції, у графі 20 "Час простою" - час (години, хвилини) простою під навантаженням. Часом прибуття автомобіля під навантаження є час пред'явлення водієм подорожнього листа у в'їзних воріт (на контрольно-пропускному пункті) або особі, відповідальній за відвантажування товару. Навантаження вважається закінченим після вручення водію належним чином оформленої ТТН.

У випадках, коли за одну їздку вантаж завантажено по декількох ТТН, час прибуття під навантаження записують в першій з них, час вибуття з-під навантаження - в останній ТТН, а в решті ТТН відповідні графи прокреслюються.

При перевезенні вантажу по талонах і оформленні декількох їздок з вантажем однією ТТН (згідно з пунктом 2.6. Інструкції) у графі 18 записують час прибуття під навантаження першим рейсом (їздкою), у графі 19 - час вибуття від вантажовідправника після оформлення ним ТТН, у графі 20 указують загальний час (години, хвилини) простою автомобіля під навантаженням і розвантаженням по всіх оформлених талонах:

- у графах 21, 22 "Додаткові операції" вантажовідправник вказує виконані при навантаженні додаткові операції (зважування, аналіз, перелічення і т.і.) із записом їх кількості та витраченого часу (хвилини);

- у рядку "Транспортні послуги" - перелічує транспортні послуги, виконані водієм при навантаженні (пакування, зв'язування вантажу, укривання брезентом і т.і.), вказує їх кількість;

- у графі 23 "Підпис відповідальної особи" представник вантажовідправника, відповідальний за проведення навантажувальних робіт, стверджує власним підписом достовірність вказаних реквізитів.

3.5.3. Заповнення товарно-транспортної накладної на шляху доставлення вантажу.

Якщо проводиться зміна адреси призначення, то в рядку "Переадресування" вносять зміни у всіх трьох примірниках ТТН, які знаходяться у водія. Реквізити в рядках "Вантажоодержувач" і "Пункт розвантаження" закреслюють (так, щоб їх можна було прочитати) і у рядку "Переадресування" проставляють реквізити нового вантажоодержувача. Ці записи стверджують підписом відповідального представника перевізника.

У разі необхідності перевантажування вантажу на другий автомобіль на шляху його доставлення, у рядках "Автопідприємство", "Водій" і "Автомобіль" раніше вказані реквізити закреслюють (так, щоб їх можна було прочитати) і записують нові дані. Ці записи стверджує підписом відповідальна особа перевізника, яка керує перевантаженням. Крім того, факт передачі вантажу від одного водія-експедитора другому засвідчується актом установленої форми, про що робиться відповідна відмітка на вільному місці зворотньої сторони ТТН, де записується номер акту, дата складання та його короткий зміст ("Про нестачу місць", "Про порушення пломби" і т.і.).

3.5.4. Заповнення товарно-транспорної накладної у вантажоодержувача. Після доставки вантажу водій-експедитор здає три примірника ТТН представникові вантажоодержувача, відповідального за прийняття вантажу, який під копіювальний папір у розділі "Вантажно-розвантажувальні операції" в рядку "Розвантаження" вказує:

- у графі 15 "Виконавці" - найменування організації, що виконує розвантажувальні роботи (перевізник, вантажоодержувач, спеціалізована організація і т.і.);

- у графі 16 "Спосіб" - спосіб розвантаження (ручний, механізований, самоскидом, зливанням і т.і.), найменування механізму, яким виконують розвантажувальні роботи та його характеристику (вантажопідйомність, місткість ковша та інше);

- у графах 18, 19 "Прибуття", "Вибуття" - час (години, хвилини) прибуття автомобіля під розвантаження і вибуття його після закінчення операції, у графі 20 "Час простою" - час (години, хвилини) простою під розвантаженням. Часом прибуття автомобіля під розвантаження є час пред'явлення водієм подорожнього листа у в'їзних воріт (на контрольно-пропускному пункті) або особі, відповідальній за оприбуткування товару. Розвантаження вважається закінченим після вручення водію належним чином оформленої ТТН;

- у графах 21, 22 "Додаткові операції" - виконані при розвантаженні і прийманні вантажу додаткові операції (зважування, перелічення, аналіз і т.і.) із записом їх кількості та витраченого часу (хвилини);

- у рядку "Транспортні послуги" перелічує транспортні послуги, виконані водієм при розвантаженні, указує їх кількість;

- у графі 23 "Підпис відповідальної особи" - стверджує своїм підписом достовірність вказаних реквізитів;

- у рядках, де фіксують факт прийняття-передачі вантажу, матеріально відповідальна особа вантажоодержувача наносить відбиток пломби, якою проведено пломбування доставленого вантажу (при перевезенні вантажу під пломбою - у контейнерах, цистернах і т.і.), а також прописом - загальну кількість місць вантажу (контейнерів), загальну масу вантажу в тоннах з точністю до 0.01. У рядку "Прийняв" - записує власну посаду, прізвище, ініціали і підписом та штампом вантажоодержувача стверджує прийняття вантажу;

- у рядку "Здав водій-експедитор" водій власним підписом засвідчує здачу вантажу вантажоодержувачу.

Третій і четвертий примірники ТТН, завірені підписами та печатками (штампами) вантажовідправника і вантажоодержувача, разом з подорожнім листом водій здає диспетчеру перевізника.

3.5.5. Заповнення товарно-транспортної накладної перевізником. У верхньому правому куті ТТН диспетчер заповнює рядки "Код замовника", "Маршрут N", "Гаражні номери причепів":

- у рядку "Вид перевезень" - записує найменування виду перевезень (за відрядним тарифом, за погодинним тарифом, за покілометровим тарифом, централізовані перевезення і т.і.);

- у розділі "Відомості про вантаж" у графах 12, 13 і 14 - вказує код, клас, масу (брутто) вантажу в тоннах з точністю до 0,01 за кожним найменуванням та загальну масу вантажу;

- при перевезенні вантажу по талонах і оформленні декількох їздок з вантажем однієї ТТН у рядку "Кількість їздок, заїздів" вказує загальну кількість їздок.

У розділі "Інші відомості" (зворотня сторона ТТН) вказує:

- у графах 24, 25, 26, 27 і 28 - відстань перевезення вантажу з розподілом за групами доріг на підставі таблиці відстаней;

- у графі 29 - код експедитування вантажу;

- у графах 30 і 31 - вартість транспортних послуг, що повинна бути сплачена замовником автотранспорту, та нарахування заробітної плати водію за їх виконання; розрахунки виконують на підставі тарифних розцінок;

- у графах 32 і 33 - поправочні коефіцієнти до заробітної плати водія і основного тарифу згідно з домовленістю перевізника - замовника автотранспорту.

У розділах "Розрахунки вартості" і "Таксування" відповідальна особа виконує розрахунки вартості транспортних робіт і послуг, заробітної плати водію і стверджує розрахунки власним підписом.

3.6. Заповнення талона замовника типової форми N 1-ТЗ.

3.6.1. Перед видачею талона замовника типової форми N 1-ТЗ (надалі ТЗ) відповідальна особа перевізника під копіювальний папір оформлює два його примірники:

- на лицевій стороні під назвою документа у рядку "До подорожнього листа N" записує номер подорожнього листа, до якого повинен бути прикладений ТЗ та дату його видачі;

- у рядку "Автопідприємство" записує найменування перевізника; у рядку "Автомобіль" - марку і державний номер автомобіля, у рядку "Причіп" - марку і державний номер причепа;

- у рядку "Замовник" записує найменування замовника автотранспорту, прізвище, ініціали та посаду відповідальної особи замовника, в розпорядження якої надається автомобіль.

3.6.2. Заповнення ТЗ у замовника автотранспорту виконує відповідальна особа у двох примірниках під копіювальний папір у такій послідовності:

- у рядку "Час при прибутті" записує час (години, хвилини) прибуття автомобіля в його розпорядження;

- у рядку "Показання спідометра при прибутті" - показання спідометра на указаний момент.

3.6.3. По завершенні виконання транспортних послуг відповідальна особа замовника автотранспорту фіксує час (години, хвилини) вибуття автомобіля, показання спідометра при вибутті, кількість виконаних їздок та прикладених товарно-транспортних накладних та їх номери. Стверджує зазначені реквізити власним підписом і штампом замовника автотранспорту та повертає другий примірник ТЗ водію для передачі перевізнику.

Перший примірник ТЗ залишається у замовника автотранспорту для обліку виконаних транспортних послуг і розрахунків за них.

Другий примірник оформленого ТЗ водій разом з подорожнім листом та товарно-транспортними накладними здає при поверненні в гараж відповідальній особі перевізника, яка перевіряє повноту і правильність заповнення реквізитів.

На підставі даних про виконану транспортну роботу та послуги відповідальна особа проводить розрахунки розміру оплати:

- у графі 22 "Час оплати" - записує кількість відпрацьованих годин і хвилин з урахуванням часу на нульовий пробіг, що підлягає оплаті, тариф (договірну ціну) за одиницю роботи (послуги) і суму до оплати;

- у графі 23 "Пробіг всього" - записує загальний пробіг автомобіля з урахуванням нульового пробігу, тариф (договірну ціну) за одиницю роботи (послуги) і суму до оплати;

- у графі 24 "Їздки, відправки" - записує кількість виконаних їздок або відправок, тариф (договірну ціну) за одиницю роботи (послуги) і суму до оплати;

- у графі 25 "Всього до оплати" - записує загальну вартість виконаних транспортних робіт і послуг.

4.1. Облік обсягів вантажних перевезень у тоннах і тонно-кілометрах ведеться в подорожніх листах на підставі товарно-транспортних накладних типових форм незалежно від форми оплати транспортних послуг (відрядної, погодинної, покілометрової, іншої) та видів перевезення (внутрішньоміське, приміське, міжміське, міжнародне).

Не дозволяється включати в подорожні листи обсяги вантажних перевезень (в тоннах і тонно-кілометрах), що не підтверджені товарно-транспортними накладними.

4.2. При умові використання автомобіля за погодинною формою оплати транспортних послуг до подорожнього листа вантажного автомобіля типової форми N 2 додається товарно-транспортна накладна типової форми N 1-ТН і талон замовника типової форми N 1-ТЗ. При цьому товарно-транспортна накладна є підставою для визначення обсягів вантажних перевезень (у тоннах і тонно-кілометрах) і включення їх у подорожній лист, талон замовника - для розрахунків перевізника із замовником автомобільного транспорту за виконані транспортні послуги.

За всі наслідки недостовірності, неточності відомостей, вказаних відповідальними особами у первинній транспортній документації, призначеній для оформлення перевезення вантажів автомобільним транспортом і проведення розрахунків за транспортну роботу несуть перевізник, вантажовідправник і вантажоодержувач.

Особи, відповідальні за оформлення первинної транспортної документації, несуть персональну відповідальність за достовірність вказаних у цих документах даних, а нанесені збитки відшкодовуються ними у порядку, встановленому чинним законодавством.