Про затвердження Інструкції про порядок реєстрації виданих, повернутих і використаних довіреностей на одержання цінностей

Відповідно до Положення про Міністерство фінансів України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 27 лютого 1993 року N 147,

Затвердити Інструкцію про порядок реєстрації виданих, повернутих і використаних довіреностей на одержання цінностей (додається).

1. Сировина, матеріали, паливо, запчастини, інвентар, худоба, насіння, добрива, інструмент, товари, основні засоби та інші товарно-матеріальні цінності, а також нематеріальні активи, грошові документи і цінні папери (надалі - цінності) відпускаються покупцям або передаються безплатно тільки за довіреністю одержувачів.

2. Бланки довіреностей (додаток N 1) є документами суворої звітності, що вимагає:

їх виготовлення з друкарською нумерацією відповідно до Правил виготовлення бланків цінних паперів і документів суворого обліку, затверджених наказом Міністерства фінансів України від 25 листопада 1993 року N 98, Служби безпеки України від 15 листопада 1993 року N 118, Міністерства внутрішніх справ України від 24 листопада 1993 року N 740;

обліку їх одержання, зберігання та використання як бланків суворої звітності;

пронумерування, прошнурування та скріплення печаткою і підписами керівника і головного бухгалтера підприємства журналу реєстрації довіреностей (додаток N 2);

видачі бланків і журналів особі, на яку покладені обов'язки з реєстрації виданих, повернутих і використаних довіреностей, за видатковою накладною;

контролю за своєчасним поданням документів (актів, накладних, ордерів тощо), що свідчать про використання довіреностей, або невикористаних довіреностей;

списання використаних бланків довіреностей за актом.

3. Довіреність на одержання цінностей видається тільки посадовим особам, що працюють на даному підприємстві, в організації, установі (надалі - підприємство). Довіреність особам, що не працюють на даному підприємстві, може бути видана з дозволу керівника підприємства, якщо підприємство, де працює дана особа, видало їй довіреність на одержання тих самих цінностей і такої ж кількості з цього підприємства.

4. Довіреність підписується керівником та головним бухгалтером підприємства або їх заступниками та особами, які на те уповноважені керівником підприємства. У тих випадках, коли бухгалтерський облік ведеться централізованою бухгалтерією, довіреність на одержання цінностей підписується керівником підприємства та головним бухгалтером централізованої бухгалтерії або їх заступниками та особами, ними на те уповноваженими.

Керівником підприємства затверджується перелік посад, зайняття яких надає відповідним працівникам право підписувати довіреність на одержання цінностей, та призначається особа, що здійснює виписування та реєстрацію виданих, повернутих та використаних довіреностей.

5. Довіреність на одержання цінностей від постачальника за нарядом, рахунком, договором, замовленням, угодою або іншим документом, що їх замінює, видається довіреній особі під розписку і реєструється в журналі реєстрації довіреностей.

У разі, коли довірена особа повинна одержувати потрібні цінності в одному місці (з одного складу), але за декількома нарядами, рахунками та іншими документами, що їх замінюють, їй може бути видана одна довіреність із зазначенням у ній номерів і дат видачі усіх нарядів, рахунків та інших аналогічних документів або декілька довіреностей, якщо цінності мають бути одержані на різних складах.

При виписуванні довіреності перелік цінностей, які належить отримати по ній (графа "Найменування цінностей" у бланку довіреності), наводиться обов'язково із зазначенням назви і кількості цінностей для одержання, незалежно від того, чи є такі відомості у документах на відпуск (наряді, рахунку, договорі, замовленні, угоді тощо) цінностей.

До видачі довіреності особи інструктуються про порядок і терміни використання та звітування про використання довіреності або повернення невикористаної довіреності.

6. Забороняється видавати довіреності, які повністю або частково не заповнені, не мають зразків підпису осіб, на ім'я яких вони виписані.

7. Строк дії довіреності встановлюється в залежності від можливості одержання та вивозу відповідних цінностей за нарядом, рахунком, накладною або іншим документом, що їх замінює, на підставі якого видана довіреність, однак, не більше як на 10 днів.

Довіреність на одержання цінностей, розрахунки за які здійснюються у порядку планових платежів або доставка яких здійснюється централізовано-кільцевими перевезеннями, допускається видавати на календарний місяць.

8. При позбавленні довіреної особи права на одержання цінностей за виданою йому довіреністю, строк дії якої ще не минув, довіреність у такої особи вилучається. У разі анулювання довіреності, за якою отримуються цінності частинами або розрахунки за які здійснюються у порядку планових платежів чи доставка яких здійснюється централізовано-кільцевими перевезеннями, підприємство, що видало довіреність, негайно повідомляє постачальника про анулювання відповідної довіреності. З моменту отримання такого повідомлення відпуск цінностей за анульованою довіреністю припиняється. За відпуск цінностей за анульованими довіреностями відповідальність несе постачальник, а втрати від цього відшкодовуються у встановленому порядку.

9. Особа, якій видана довіреність, зобов'язана не пізніше наступного дня після кожного випадку доставки на підприємство одержаних за довіреністю цінностей, незалежно від того, одержані цінності за довіреністю повністю або частково, подати працівнику підприємства, який здійснює виписування та реєстрацію довіреностей, документ про одержання нею цінностей та їх здачу на склад (комору) або матеріально відповідальній особі.

Невикористані довіреності повинні бути повернуті працівнику підприємства, який здійснює виписування і реєстрацію довіреностей, не пізніше наступного дня після закінчення строку дії довіреності.

Про використання довіреності або повернення невикористаної довіреності у журналі реєстрації довіреностей робиться відмітка про номери документів (накладних, актів тощо) на одержані цінності або про дату повернення довіреності. Повернуті невикористані довіреності гасяться надписом "невикористана" і зберігаються протягом строку, встановленого для зберігання первинних документів.

10. Особам, які не відзвітували про використання довіреності або не повернули невикористану довіреність, строк дії якої закінчився, нова довіреність не видається.

11. Забороняється відпускати цінності у випадках:

а) подання довіреності, виданої з порушенням встановленого порядку заповнення або з незаповненими реквізитами;

б) подання довіреності, яка має виправлення і помарки, що не підтверджені підписами тих же осіб, які підписали довіреність;

в) відсутності у довіреної особи вказаного у довіреності паспорта або іншого документа, що засвідчує довірену особу;

г) закінчення строку дії довіреності;

д) одержання повідомлення підприємства-одержувача цінностей про анулювання довіреності.

12. Довіреність, незалежно від строку її дії, залишається у постачальника при першому відпуску цінностей. У разі відпуску цінностей частинами на кожний частковий відпуск складається накладна (акт приймання-здачі або інший аналогічний документ) з поміткою на ній номера довіреності та дати її видачі. У цих випадках один примірник накладної (або документа, що її заміняє) передається одержувачу цінностей, а другий - додається до залишеної у постачальника довіреності і використовується для спостереження і контролю за відпуском цінностей згідно з довіреністю, а також для проведення розрахунків з одержувачем.

Після закінчення відпуску цінностей служби, що здійснювали їх відпуск, здають довіреність разом з документами на відпуск останньої партії цінностей працівникам, на яких покладено обов'язки з ведення бухгалтерського обліку.

При централізовано-кільцевих перевезеннях цінностей підприємствам їх відпуск постачальниками може здійснюватися без довіреності, якщо одержувач цінностей за підписом керівника і головного бухгалтера підприємства або інших осіб, які уповноважені підписувати довіреності, повідомив постачальника про зразок печатки (штампу), якою матеріально відповідальна особа, що буде приймати цінності, завіряє на супровідних документах (накладній, акті, ордері тощо) свій підпис про одержання цінностей.

13. Бланки довіреностей, що зберігаються на підприємстві, відображаються на підставі платіжно-прибуткових документів за вартістю, що складається з витрат на їх виготовлення (придбання) та доставку, по дебету рахунка 05 "Матеріали" субрахунок 3 "Інші матеріали". Одночасно на позабалансовий рахунок 004 зараховується вартість вказаних бланків виходячи з ціни за 1 бланк не менше 0,1 мінімального розміру заробітної плати. В аналітичному обліку наводяться дані про місце зберігання, нумерацію, кількість і вартість таких бланків.

Передача бланків довіреностей із місця зберігання особі, яка призначена для виписування і реєстрації виданих, повернутих і використаних довіреностей, проводиться за документами на відпуск цінностей (вимога, накладна тощо) із місць зберігання і відображається в аналітичному обліку оборотами на рахунках 05 субрахунок 3 та 004.

На підставі затвердженого керівником акта про списання бланків довіреностей (додаток N 3) із зазначенням їх нумерації і кількості, що складається не рідше одного разу на квартал, вартість використаних бланків списується з рахунка 05 субрахунок 3 у кореспонденції з рахунками обліку витрат, пов'язаних з управлінням виробництвом, та одночасно з рахунка 004.

14. Відповідальність за дотримання постачальником встановленого порядку відпуску за довіреністю цінностей покладається на посадових осіб підприємства-постачальника, які мають право підписувати первинні документи на відпуск цінностей.

Відповідальність за своєчасне та повне оприбуткування одержаних за виданими довіреностями цінностей покладається на посадових осіб, яким надано право підписувати довіреності, а також на особу, яку призначено для виписування і реєстрації виданих, повернутих і використаних довіреностей.

15. Інструкція набирає чинності з 1 жовтня 1996 року.

Перелік цінностей, які належить отримати:

За даним зразком друкувати всі сторінки журналу

Наявність повернутих довіреностей і документів про використання довіреностей перевірено.

Бланки довіреностей у кількості __________ штук підлягають списанню з підзвіту за вартістю:

а) придбання (виготовлення) -

б) номінальною -

Підписи членів комісії: