Про проведення громадського огляду стану схоронності документів Національного архівного фонду у державних архівах України

Враховуючи, що забезпечення схоронності документів Національного архівного фонду є одним з головних завдань державних архівів, а також виходячи з необхідності зосередження на цій відповідальній ділянці роботи зусиль працівників архівних установ, місцевих органів державної виконавчої влади і місцевого самоврядування, громадськості та керуючись Положенням про Головне архівне управління при Кабінеті Міністрів України, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 21.07.92 N 415,

1. Провести з 1 вересня 1995 року по 1 вересня 1997 року громадський огляд стану схоронності документів Національного архівного фонду (надалі - НАФ) у державних архівах України;

2. Вважати основними завданнями громадського огляду стану схоронності документів НАФ (надалі - громадський огляд):

- глибоке вивчення фактичного стану схоронності документів НАФ у державних архівах України;

- розробку конкретних пропозицій щодо поліпшення умов зберігання документів НАФ;

- здійснення практичних заходів щодо усунення недоліків, що були виявлені у ході громадського огляду.

3. Затвердити Типове положення про обласну комісію з організації та проведення громадського огляду стану схоронності документів Національного архівного фонду у державних архівах України, Умови проведення громадського огляду стану схоронності документів Національного архівного фонду в державних архівах України, форму інформації про хід громадського огляду стану схоронності документів Національного архівного фонду в держархівах області, Рекомендації щодо проведення громадського огляду стану схоронності документів Національного архівного фонду в центральних державних архівах України (додаються).

4. Для підготовки і проведення громадського огляду створити центральну комісію у складі:

5. Центральній комісії систематично здійснювати організаційно-методичне керівництво проведенням громадського огляду, регулярно обговорювати його хід, заслуховувати звіти про хід огляду директорів держархівів та голів обласних комісій з організації та проведення громадського огляду, готувати для колегії Головархіву України матеріали про хід і підсумки громадського огляду та пропозиції щодо поліпшення умов зберігання документів Національного архівного фонду, здійснювати організаційні заходи щодо вирішення питань ремонту приміщень держархівів, оснащення їх сигналізацією, устаткуванням та інші.

6. Директорам Державного архіву Автономної Республіки Крим, держархівів областей, міст Києва і Севастополя:

- внести до місцевих органів державної виконавчої влади і місцевого самоврядування пропозиції щодо проведення громадського огляду, складу комісії з організації та проведення громадського огляду, порядку підведення підсумків громадського огляду, заохочування його переможців; розробки заходів, спрямованих на подальше поліпшення умов зберігання архівних документів;

- організувати постійне висвітлювання ходу громадського огляду у місцевій пресі, по радіо і телебаченню;

- підготувати і надіслати Головархіву України до 1 жовтня 1996 року і 1 жовтня 1997 року за встановленою формою, інформацію про хід громадського огляду стану схоронності документів Національного архівного фонду в держархівах області (додаток N 2) та підсумки цього огляду.

7. Директорам ЦДКФФА України (Слончак Н.М.), ЦДНТА України (Мащенко О.М.) надати методичну допомогу держархівам у виконанні умов огляду, що стосуються схоронності спеціальних видів документації.

8. Співробітникам Головархіву України під час відрядження перевіряти хід проведення громадського огляду в держархівах і надавати інформацію з цього питання у центральну комісію.

9. Редакції науково-інформаційного бюлетеня "Архіви України" (Васько Л.М.) висвітлювати хід і підсумки громадського огляду.

1. Загальні положення.

1.1. Обласна комісія з організації та проведення громадського огляду схоронності документів Національного архівного фонду (далі - НАФ) у державних архівах (далі - комісія) створюється з метою організації та проведення громадського огляду стану схоронності документів НАФ, вивчення і узагальнення його підсумків, розробки рекомендацій щодо усунення недоліків, здійснення контролю за їх реалізацією.

1.2. У своїй роботі комісія керується Законом України "Про Національний архівний фонд і архівні установи", рішеннями колегії та наказами Головархіву України з питань забезпечення схоронності документів, цим положенням.

1.3. До складу комісії включаються: директор держархіву області, начальники відділів забезпечення схоронності та обліку держархіву області, члени правління обласної організації Товариства охорони пам'яток історії та культури, обласної організації Спілки архівістів (за згодою), а також представники музеїв і бібліотек, громадських організацій, участь яких буде корисною для проведення огляду. Склад комісії затверджується виконкомом обласної Ради народних депутатів.

2. Головні завдання комісії:

2.1. Всебічне вивчення стану схоронності документів НАФ, організація і координація роботи щодо перевірки та участь у перевірках схоронності документів НАФ у державних архівах.

2.2. Розробка пропозицій і рекомендацій щодо поліпшення умов зберігання документів НАФ у держархівах України та контроль за їх реалізацією.

2.3. Вивчення, узагальнення та поширення передового досвіду зберігання документів Національного архівного фонду.

2.4. Надання методичної і практичної допомоги державним архівам у здійсненні заходів:

- забезпеченні повного виконання рішень місцевих органів державної виконавчої влади і місцевого самоврядування про поліпшення стану архівної справи у області, місті, районі;

- створенні у державних архівах максимально сприятливих умов зберігання документів НАФ за рахунок заміни або виділення додаткового приміщення, його ремонту, встановлення пожежної і охоронної сигналізації;

- заміні застарілого стелажного обладнання стандартними металевими стелажами, організації транспортування документів;

- оснащенні архівів необхідними меблями, друкарськими машинками, засобами оргтехніки, телефонним зв'язком;

- забезпеченні лабораторій реставрації і мікрофільмування держархівів устаткуванням і матеріалами;

- веденні чіткого обліку архівних фондів, насамперед особливо цінних документів, страхового фонду особливо цінних документів, їх копій, архівних справ, що мають у зовнішньому оформленні або у додатку до них матеріальні цінності;

- виконанні держархівами планових завдань з реставрації, ремонту, оправи, дезинфекції, реставраційно-профілактичної обробки документів НАФ, створення страхового фонду особливо цінних документів, їх копій, відновлення згасаючих текстів, перевірки наявності і розшуку документів НАФ.

3. Права комісії:

3.1. Комісія має право:

- додатково залучати спеціалістів держархівів для перевірки схоронності документів НАФ;

- отримувати від керівників структурних підрозділів держархівів необхідні довідки та пояснення з питань схоронності документів НАФ;

- скликати наради з питань схоронності документів НАФ;

- перевіряти роботу райміськархівів щодо проведення громадського огляду;

- заслуховувати на своїх засіданнях доповіді і повідомлення членів комісії, працівників держархівів, відповідальних за схоронність документів НАФ;

- вносити пропозиції про заохочення переможців громадського огляду.

4. Організація роботи комісії.

4.1. Комісія організує роботу відповідно до плану, який складається на весь період громадського огляду і включає конкретні заходи щодо його проведення і підведення підсумків.

4.2. Засідання комісії проводяться за необхідністю, але не рідше одного разу в квартал і вважаються чинними при наявності двох третин її членів.

4.3. В процесі роботи комісії складаються такі документи:

- протоколи засідань комісії;

- доповідні записки, інформації про хід і підсумки громадського огляду в держархівах області, його філіалі, райміськдержархівах;

- довідки про стан схоронності документів НАФ у міських і районних держархівах;

- рекомендації про заохочення переможців громадського огляду;

- пропозиції щодо подальшого поліпшення умов зберігання документів НАФ у держархівах України.

4.4. Кожен член комісії закріплюється за певною групою райміськдержархівів для надання методичної і практичної допомоги, а також з метою здійснення контролю.

4.5. Громадський огляд схоронності документів НАФ у державних архівах проводиться в три етапи.

4.6. На I (підготовчому) етапі комісія проводить разом з працівниками державних архівів наради щодо роз'яснення мети, завдань і умов громадського огляду, ознайомлення його учасників з основними вимогами щодо умов зберігання документів НАФ.

4.7. На II етапі передбачається безпосереднє проведення огляду. Комісія знайомиться із станом схоронності документів НАФ у державному архіві, перевіряє відповідність існуючих умов зберігання і стану схоронності документів НАФ нормативно-методичним вимогам, виявляє можливості для поліпшення справ на цій ділянці роботи, узагальнює позитивний досвід.

Комісія заслуховує на своїх засіданнях доповіді і повідомлення членів комісії, працівників держархіву, що відповідають за схоронність документів НАФ.

4.8. Наприкінці II етапу комісія готує й надсилає місцевим органам державної виконавчої влади і місцевого самоврядування, керівникам архівних установ інформацію про хід громадського огляду стану схоронності документів НАФ у державних архівах області.

4.9. Комісія готує і надсилає аналогічну інформацію про хід громадського огляду стану схоронності документів НАФ у держархівах області Головархіву України.

4.10. На III етапі комісія підводить підсумки громадського огляду, враховуючи виконання умов зберігання документів НАФ у державних архівах, пропозицій та зауважень, що були зроблені у ході цієї роботи. Комісія визначає заходи щодо впровадження позитивного досвіду, розробляє план усунення виявлених недоліків, готує пропозиції про заохочення учасників огляду, що досягли найкращих результатів.

4.11. Комісія готує і надсилає доповідну записку про підсумки громадського огляду до місцевих органів державної виконавчої влади і місцевого самоврядування та аналогічну інформацію Головархіву України.

Основним завданням громадського огляду є всебічне вивчення фактичного стану схоронності документів Національного архівного фонду (далі - НАФ), розробка конкретних пропозицій, спрямованих на поліпшення цієї роботи у державних архівах, здійснення практичних заходів щодо усунення наявних недоліків і упущень, привернення уваги до цих питань місцевих органів державної виконавчої влади і місцевого самоврядування, громадськості.

Для організації і проведення громадського огляду створюються обласні комісії. Вони проводять перевірку стану схоронності документів у держархівах, керуючись такими вимогами:

1. Приміщення держархівів.

Державні архіви повинні розташовуватись у спеціально збудованих або пристосованих будівлях чи окремих приміщеннях.

Приміщення архівів мають бути віддаленими від промислових і житлових об'єктів, від об'єктів, що небезпечні у пожежному відношенні і забруднюють повітря, гарантованими від затоплення та ізольованими від джерел накопичення комах і гризунів.

У випадку розташування архівосховищ на першому поверсі або у приміщенні, де вікна межують з іншими приміщеннями, на вікнах встановлюються металеві грати. Некапітальні стіни і двері приміщень повинні додатково укріплюватись.

У сховищах архіву має бути запасний пожежний вихід, двері повинні бути капітальними, обшитими азбестовою прокладкою або металом, обладнані надійними замками.

Не дозволяється зберігання документів НАФ у вологих, непристосованих приміщеннях, а також у таких, що не опалюються або мають пічне опалення.

2. Обладнання держархівів.

У сховищах архіву відповідно до існуючих нормативів встановлюються нерухомі або пересувні стелажі, як правило, металевої конструкції. У випадку наявності дерев'яних стелажів вони обов'язково обробляються вогнезахисним розчином. Дозволяється використовувати для зберігання документів НАФ металеві шафи, сейфи як допоміжне або спеціальне обладнання. У сховищах стелажі і шафи встановлюються з врахуванням особливостей приміщення, конструкції обладнання і норм його розміщення.

Приміщення архіву обладнуються охоронно-пожежною сигналізацією, повинні мати зручні для евакуації документів НАФ та людей виходи до ліфтів та сходин. Кожний новий співробітник архіву повинен пройти інструктаж з питань пожежної безпеки, ознайомитись з правилами користування протипожежним інвентарем. Інструктаж реєструється у спеціальному журналі.

Електропроводка у сховищах має бути скритою, освітлювальна арматура - напівгерметичною; штепсельні розетки для пилососів і переносних ламп повинні бути герметичними або встановлюватись у металевих розподільних шафах. Шнури пилососів мають перебувати у гумових шлангах. Сховища обладнуються загальними рубильниками та рубильниками на кожному поверсі, що встановлюються поза приміщенням.

У сховищах категорично забороняється палити і застосовувати електричні прилади. Двері сховищ у позаробочий час замикаються на замок і опечатуються. Не допускається знаходження у сховищах співробітників архіву (крім тих, що мають право постійного доступу), сторонніх осіб без супроводу хранителів фондів. Архіви повинні мати окремі приміщення для прийому, тимчасового зберігання і акліматизації документів НАФ, технічні засоби для їх переміщення і транспортування, прибирання приміщень і знепилювання стелажів і коробок.

3. Умови зберігання документів.

У сховищах архівів повинні неухильно дотримуватись передбачені правилами температурно-вологісні, світлові, санітарно-гігієнічні умови забезпечення довгострокової схоронності документів НАФ.

У новозбудованих приміщеннях архівів температурно-вологісний режим забезпечується роботою систем кондиціювання і вентиляції повітря. У пристосованих архівних спорудах з нерегульованим мікрокліматом необхідні параметри температури і вологості повітря підтримуються традиційними засобами (провітрювання, зволожування тощо).

Оптимальними для забезпечення надійної схоронності документів НАФ є такі показники температурно-вологісного режиму;

- для документів на паперовій основі: +17гр. - +19гр. Сгр., відносна вологість повітря 50-55%;

- для чорно-білих кінофотодокументів і мікрофільмів страхового фонду: -5гр., відносна вологість - 40-50%;

- для кольорових кінофотодокументів - -5гр., відносна вологість 40-50%;

Температурно-вологісний режим зберігання документів НАФ контролюється шляхом регулярного вимірювання кліматичних параметрів повітря (температура і відносна вологість кімнатного та зовнішнього повітря) в один і той же час. Параметри кімнатного і зовнішнього повітря записуються до спеціального журналу. Температура повітря вимірюється ртутним або спиртовим термометрами. Відносна вологість психрометром аспіраційним МЗ-4М або гігрометром М-68. Застосування гігрометрів дозволяється тільки після їх перевірки та настройки по аспіраційному психрометру.

Контрольно-вимірювальні прилади монтуються на одному щитку і встановлюються у кожному сховищі у головних проходах на стелажах, віддалених від опалювальної і вентиляційної систем (контрольна точка) з розрахунку при кімнатній системі - одна контрольна точка на кімнату, при багатоярусній - одна на ярус.

Освітлення в архівосховищах може бути природним і штучним. Дозволяється застосування тільки ламп, оправлених в спеціальну арматуру. Документи НАФ повинні бути захищені від природного світла, особливо від прямих сонячних променів. Для цього встановлюють світлозахисні штори, розсувні ставні або жалюзі.

У сховищах вживають заходи, що виключають можливість появи комах, гризунів, плісняви та накопичення пилу. Для цього проводять санітарні дні і періодичне знепилювання (пилососом) стелажів, коробок, а також сухе і вологе прибирання приміщення.

Документи НАФ зберігаються у сховищах на стелажах, у шафах, сейфах, які у відповідний спосіб нумеруються.

Не дозволяється зберігання документів НАФ у нерозібраному вигляді, розміщення біля стін сховищ і систем опалювання. Неприпустиме зберігання документів НАФ, уражених біологічними шкідниками. З метою попередження цього систематично проводяться: планова перевірка наявності і стану справ; технічного стану кінофотофонодокументів; взяття на облік справ, що вимагають оправи, реставрації, дезинфекції, дезинсекції, знепилювання, відновлення згасаючих текстів, а також кінофотофонодокументів, які потребують реставраційно-профілактичної обробки.

Окремо повинні зберігатись кінофотофонодокументи на нітрооснові, кінофонодокументи, страховий фонд особливо цінних документів їх копій.

Документи НАФ розміщуються у сховищах згідно зі схемою, що прийнята в архіві. Місцезнаходження фондів у сховищі закріплюється топографічними покажчиками. Коробки, папки, у яких зберігаються документи НАФ, повинні мати ярлики.

У архівах має проводитись планова робота щодо виявлення і обліку особливо цінних документів: складання списків фондів та описів на особливо цінні справи. На обкладинках цих справ, на ярликах коробок, папок ставиться індекс "ОЦ". Особливо цінні фонди, їх частини доцільно зберігати у окремому сховищі або у ізольованій частині сховища.

На особливо цінні справи на паперовій основі та кінофотофонодокументи НАФ створюється страховий фонд особливо цінних документів копій. Всі страхові копії повинні мати акти технічного стану. Страховий фонд на рулонній плівці зберігається у металевих коробках. Фонд користування має бути розрізаним на частини по справах і вкладеним у бюкси і мікротеки.

4. Облік документів НАФ у державних архівах.

Облік документів НАФ державних архівів є важливим засобом забезпечення їх схоронності і контролю за наявністю у сховищах. Всі документи НАФ, що зберігаються у архіві, мають бути обліковані й описані. Основними обліковими документами є: книги обліку надходжень, списки фондів, листи фондів, архівні описи, справи фондів тощо. Кожний опис повинен бути не менш, ніж у двох примірниках.

Всі архівні справи нумеруються, зобов'язані мати правильно оформлені засвідчувальні записи, титульні аркуші, бути оправленими в обкладинки або підшитими.

У кожному архіві ведеться окремий облік особливо цінних справ, страхового фонду їх копій, документів НАФ, що мають у оформленні художні і матеріальні цінності.

5. Віповідальність за схоронність документів НАФ у держархівах.

Відповідальність за схоронність документів НАФ несе співробітник (завідуючий архівосховищем, хранитель фондів), на котрого наказом директора архіву покладаються відповідні обов'язки. Він повинен добре знати свої завдання та нормативні вимоги щодо умов зберігання документів НАФ.

Особи, винні за пошкодження чи загибель документів НАФ, притягаються до відповідальності згідно з чинним законодавством.

6. Підведення підсумків огляду.

Державні архіви повинні інформувати Головархів України про хід громадського огляду у інформаціях. Інформація щодо підсумків громадського огляду та заходи, спрямовані на подальше поліпшення умов зберігання документів НАФ, повинні направлятися до Головархіву України.

1. Робота комісії по проведенню огляду:

1.1. Кількість засідань, наявність протоколів.

1.2. Перевірки, що здійснила комісія, наявність довідок про перевірки.

1.3. Результати перевірок.

1.4. Заходи щодо усунення недоліків, виявлених внаслідок перевірок.

1.5. Взаємодія комісії з органами місцевої влади.

1.6. Заслуховування на засіданнях комісії осіб, відповідальних за схоронність документів.

2. Робота держархівів щодо забезпечення схоронності документів.

3. Позитивний досвід, ініціативи комісії і держархівів щодо проведення огляду, цікаві форми роботи.

4. Виявлені недоліки у організації і проведенні огляду.

5. Висвітлення ходу огляду у процесі.

1. З метою організації і проведення громадського огляду стану схоронності документів у центральному державному архіві України (далі - ЦДА) наказом директора створюється комісія.

Комісія у своїй діяльності керується Умовами проведення громадського огляду схоронності документів Національного архівного фонду в державних архівах України, Типовим положенням про обласну комісію з організації та проведення громадського огляду стану схоронності документів Національного архівного фонду в державних архівах України, цими рекомендаціями, планом розвитку архівної справи у ЦДА на рік, наказами та рішеннями колегії Головархіву України з питань забезпечення схоронності документів НАФ.

2. Комісія організує свою роботу згідно з планом, що повинен включати конкретні заходи щодо проведення громадського огляду і підведенню його підсумків.

3. Комісія розробляє критерії оцінки роботи щодо забезпечення схоронності документів НАФ.

4. У ході громадського огляду комісія здійснює перевірки таких напрямків роботи щодо забезпечення схоронності документів НАФ:

- стан і умови зберігання документів НАФ у всіх сховищах;

- топографування сховищ, картонування справ і оформлення ярликів, ведення картотеки фізичного стану документів НАФ;

- робота з особливо цінними документами (виявлення, зберігання, оформлення, облік);

- створення страхового фонду копій особливо цінних документів;

- перевірка наявності і розшук справ, оформлення результатів цієї роботи;

- організація обліку страхового фонду особливо цінних документів, архівних справ, у оформленні яких є матеріальні цінності;

- стану протипожежної безпеки;

- забезпечення схоронності документів НАФ, що видаються до читального залу, в інші відділи ЦДА, у тимчасове користування стороннім організаціям;

- виконання планів ремонту, оправи, дезинфекції, обезпилювання, реставраційно-профілактичної обробки документів НАФ, якість цієї роботи;

- дотримання режиму допуску в приміщення держархівів.

У ході перевірки слід звертати увагу на стан виконання наказів і рішень колегії, інших нормативно-методичних документів Головархіву України, наказів директора ЦДА з питань забезпечення схоронності документів НАФ.

5. Результати перевірок оформлюються довідками.

6. У ході огляду рекомендується проводити заняття щодо підвищення кваліфікації працівників держархіву, відповідальних за схоронність документів НАФ, інструктаж з питань пожежної безпеки.

7. Підсумки перевірок та заходи щодо усунення виявлених недоліків розглядаються на засіданнях комісії і доводяться до відома директора ЦДА. Засідання комісії оформлюється протоколом.

8. Наприкінці огляду доцільно зробити порівняльний аналіз діяльності архівосховищ і відповідних відділів ЦДА з основних видів роботи щодо забезпечення схоронності документів НАФ та представити до заохочення підрозділи та окремих співробітників ЦДА, котрі домоглись найкращих показників за час проведення громадського огляду.

9. Інформації про хід та підсумки огляду направляються до Головархіву України згідно з встановленою формою (додаток N 2).