Про затвердження Положення про провадження діяльності з адміністрування недержавного пенсійного фонду

умови набуття статусу учасника фонду;

порядок використання пенсійних активів фонду;

порядок інформування учасників фонду про рішення, прийняті зборами засновників;

порядок отримання учасниками фонду виписок про стан їх індивідуальних пенсійних рахунків;

порядок ліквідації та реорганізації фонду;

порядок оприлюднення інформації про діяльність фонду.

Адміністратор може викласти в пам'ятці та (або) витязі зі статуту додаткову до визначеної цим Положенням інформацію.

4.4. Операції в системі персоніфікованого обліку

4.4.1. Облік пенсійних внесків

Відображення (унесення) інформації про суму пенсійного внеску, сплаченого на користь учасника фонду, на індивідуальному пенсійному рахунку учасника фонду здійснюється адміністратором на підставі даних виписок (виписки) про рух коштів по поточному рахунку фонду, на підставі номера індивідуального пенсійного рахунку та номера (коду) пенсійного контракту. Номер (код) пенсійного контракту та номер індивідуального пенсійного рахунку зазначаються у призначенні платежу.

Якщо пенсійні внески сплачуються одним платежем на користь кількох учасників фонду, у призначенні платежу замість переліку номерів індивідуальних пенсійних рахунків можуть зазначатися реквізити відомості персоніфікації. Виписка (виписки) про рух коштів надається зберігачем адміністратору фонду щоденно та відображає всі операції за рахунком (рахунками) фонду за попередній операційний день на паперовому або електронному носії в системі "клієнт-банк".

Адміністратор зобов'язаний зберігати виписки з поточних рахунків пенсійного фонду не менше 5 років.

У разі сплати пенсійних внесків на користь кількох учасників фонду єдиним платежем інформація про розмір пенсійного внеску, здійсненого на користь кожного учасника фонду, відображається адміністратором на індивідуальному пенсійному рахунку такого учасника відповідно до відомості персоніфікації.

Відомість персоніфікації формується вкладником фонду (платіжним представником) та надається (надсилається) адміністратору фонду в строки, установлені пенсійним контрактом, укладеним таким вкладником. Відомість персоніфікації надається у паперовій та в електронній формах, інформація у яких повинна бути ідентичною. Така відомість у паперовій формі повинна бути завірена підписом вкладника фонду (платіжного представника), якщо він є фізичною особою, або представника, що має відповідні повноваження, вкладника фонду (платіжного представника) та скріплена печаткою вкладника фонду (платіжного представника), якщо він є юридичною особою. Відомість в електронній формі повинна бути створена із застосуванням засобів криптування та (або) електронного цифрового підпису інформації таким чином, щоб унеможливити доступ сторонніх осіб до інформації, яка міститься в цьому документі, та її несанкціонованої зміни.

Відомість персоніфікації може створюватися та передаватися адміністратору як електронний документ. У такому разі відомість персоніфікації може надаватися тільки в електронному вигляді.

У разі виявлення будь-яких розбіжностей між інформацією, що міститься у відомості персоніфікації, та інформацією, що міститься у системі персоніфікованого обліку та виписці (виписках) з поточного рахунку фонду, розподіл пенсійних внесків за індивідуальними пенсійними рахунками учасників фонду за такою відомістю персоніфікації не проводиться до усунення розбіжностей. При цьому адміністратор протягом трьох робочих днів з моменту виявлення розбіжностей зобов'язаний письмово повідомити вкладника фонду (платіжного представника) про необхідність їх усунення, а такий вкладник фонду (платіжний представник) протягом трьох робочих днів з дати надання адміністратором такого письмового повідомлення зобов'язаний усунути розбіжності та надати адміністратору необхідну інформацію. Якщо вкладник фонду (платіжний представник) не подав необхідної інформації, він несе за це відповідальність, передбачену законодавством та пенсійним контрактом, укладеним з таким вкладником фонду.

Відомість персоніфікації повинна містити:

1) загальну інформацію про платіжного представника:

найменування платіжного представника - юридичної особи або прізвище, ім'я та по батькові платіжного представника - фізичної особи;

код за ЄДРПОУ платіжного представника - юридичної особи або ідентифікаційний номер Державного реєстру фізичних осіб - платників податків та інших обов'язкових платежів (за наявності) платіжного представника - фізичної особи, у разі відсутності такого номера - серія та номер свідоцтва про загальнообов'язкове державне соціальне страхування або серія та номер паспорта такої особи;

номер (код) пенсійного контракту;

загальна сума пенсійних внесків за відомістю персоніфікації, сплачена таким вкладником фонду;

початкова дата періоду, за який здійснюються пенсійні внески;

кінцева дата періоду, за який здійснюються пенсійні внески;

дата складання відомості персоніфікації;

прізвище, ім'я, по батькові та службовий телефон особи, що завірила відомість персоніфікації;

2) інформацію щодо кожного учасника фонду, на користь якого здійснюється пенсійний внесок вкладником фонду, який є платіжним представником:

порядковий номер учасника фонду за відомістю персоніфікації;

прізвище, ім'я, по батькові;

номер індивідуального пенсійного рахунку;

розмір пенсійного внеску, який сплачено на користь такого учасника фонду;

3) загальну інформацію про кожного вкладника фонду, який є іншою особою, ніж платіжний представник:

найменування вкладника фонду - для юридичної особи або прізвище, ім'я та по батькові - для фізичної особи;

код за ЄДРПОУ вкладника фонду - юридичної особи або ідентифікаційний номер Державного реєстру фізичних осіб - платників податків та інших обов'язкових платежів (за наявності) вкладника фонду - фізичної особи; у разі відсутності такого номера - серія та номер свідоцтва про загальнообов'язкове державне соціальне страхування або серія та номер паспорта такої особи;

номер (код) пенсійного контракту;

загальна сума пенсійних внесків за відомістю персоніфікації, сплачена таким вкладником фонду;

4) інформацію щодо кожного учасника фонду, на користь якого здійснюється пенсійний внесок кожним вкладником фонду, який є іншою особою, ніж платіжний представник:

порядковий номер учасника фонду за відомістю персоніфікації;

прізвище, ім'я, по батькові;

номер індивідуального пенсійного рахунку;

розмір пенсійного внеску, який сплачено на користь такого учасника фонду;

5) відомості про сплату (перерахування) пенсійних внесків:

реквізити платіжного документа (номер, дата, банківські реквізити платіжного представника вкладника);

сума платежу, указана в платіжному документі.

Відомість персоніфікації може містити додаткову до передбаченої цим Положенням інформацію, склад якої визначається у відповідному пенсійному контракті.

4.4.2. Облік розподілу прибутку (збитку) від інвестування активів фонду між учасниками фонду

Адміністратор визначає прибуток (збиток) від інвестування активів фонду (інвестиційний прибуток (збиток) фонду) та здійснює його розподіл не рідше одного разу на місяць. Розподіл інвестиційного прибутку (збитку) фонду здійснюється за станом на дату проведення його підрахунку.

Облік інвестиційного прибутку (збитку) фонду, отриманого на пенсійні активи, що призначені для виплати фондом пенсії на визначений строк, здійснюється окремо від обліку інвестиційного прибутку (збитку), що отримується на інші пенсійні активи фонду.

Розподіл інвестиційного прибутку (збитку) фонду між його учасниками здійснюється пропорційно сумам, відображеним на їх індивідуальних пенсійних рахунках (субрахунку з кодом операції 02), на дату здійснення розподілу. При цьому такий розподіл провадиться в розрізі окремих відкритих на кожного вкладника фонду субрахунків індивідуального пенсійного рахунку учасника фонду, на користь якого сплачуються пенсійні внески такими вкладниками, а в разі здійснення пенсійних виплат на визначений строк - на субрахунку з кодом виду документа 2.

Порядок обчислення та обліку прибутку (збитку) фонду визначається відповідними нормативно-правовими актами.

4.4.3. Облік здійснення пенсійних виплат

4.4.3.1. Підстави для здійснення пенсійних виплат та пенсійний вік, після досягнення якого учасник фонду має право на отримання пенсійної виплати, установлюються згідно з вимогами статті 61 Закону.

Учасник фонду на власний розсуд та з дотриманням вимог статті 61 Закону визначає для себе пенсійний вік шляхом подання адміністратору заяви згідно з додатком 1 до цього Положення, крім випадків, коли пенсійний вік визначається пенсійним контрактом відповідно до закону, що встановлює обов'язковість відрахувань на недержавне пенсійне забезпечення для окремих категорій громадян.

У заяві учасника фонду, де визначається дата настання його пенсійного віку, учасник фонду зобов'язаний зазначити обраний ним вид пенсійної виплати.

У разі якщо така заява, що надійшла до адміністратора, складена з порушенням вимог, установлених цим Положенням, адміністратор може відмовити у розгляді такої заяви. У разі відмови адміністратор протягом 3 робочих днів з дня реєстрації такої заяви письмово повідомляє учасника фонду про відмову із зазначенням її причин, про що робиться запис у журналі обліку вихідних документів.

Після отримання від учасника заяви, у якій зазначено пенсійний вік та вид пенсійної виплати, адміністратор повинен здійснити на дату настання пенсійного віку такого учасника підрахунок суми пенсійних коштів, які накопичені у фонді на користь такого учасника, на підставі інформації з його індивідуального пенсійного рахунку. Якщо така сума належних учаснику фонду пенсійних коштів на дату настання пенсійного віку учасника фонду не досягає мінімального розміру суми пенсійних накопичень, установленого абзацом другим пункту 4.4.3.2 цього Положення, адміністратор повинен повідомити учасника фонду про наявність у нього підстави вимагати здійснення одноразової пенсійної виплати.

4.4.3.2. Пенсійна виплата може здійснюватися адміністратором одноразово на вимогу учасника фонду в разі:

критичного стану здоров'я (онкозахворювання, інсульт тощо) або настання інвалідності цього учасника, підтвердженого відповідним документом органу медико-соціальної експертизи згідно із законодавством;

якщо сума належних учаснику фонду пенсійних коштів на дату настання пенсійного віку учасника не досягає суми, достатньої для забезпечення протягом 10 років щомісячної виплати у розмірі 50% офіційно затвердженого прожиткового мінімуму, визначеного законом для непрацездатних громадян;

виїзду учасника фонду на постійне проживання за межі України, підтвердженого документом відповідно до чинного законодавства.

Пенсійна виплата незалежно від суми облікованих на пенсійному рахунку учасника коштів здійснюється одноразово спадкоємцям учасника фонду адміністратором у випадках, передбачених законодавством.

Для отримання пенсійної виплати, що здійснюється одноразово, учасник фонду, а в разі смерті учасника - його спадкоємець (спадкоємці) особисто або через уповноважену особу подає адміністратору заяву згідно з додатком 1 цього Положення та документи, які підтверджують його право на отримання цієї виплати.

4.4.3.3. Для здійснення пенсійної виплати на визначений строк учасник фонду повинен укласти договір про виплату пенсії на визначений строк. Договір про виплату пенсії на визначений строк є договором між фондом та його учасником, який укладається від імені фонду його адміністратором.

Договір про виплату пенсії на визначений строк повинен бути укладений до настання пенсійного віку учасника, визначеного ним у заяві відповідно до пункту 4.4.3.1 цього Положення.

Договір про виплату пенсії на визначений строк повинен відповідати вимогам статті 64 Закону.

У договорі про виплату пенсії на визначений строк має бути зазначено, що він набирає чинності з дати настання пенсійного віку учасником, з яким укладено такий договір.

У разі обрання учасником фонду пенсійної виплати на визначений строк адміністратор може зробити прогнозний розрахунок розміру пенсійної виплати, що сплачуватиметься періодично протягом визначеного строку.

При укладанні договору обов'язковою умовою є ознайомлення особи, яка укладає договір, з пам'яткою, що містить роз'яснення основних положень договору про виплату пенсії на визначений строк, а саме:

права та обов'язки учасника фонду - отримувача пенсії;

умови зміни та розірвання договору про виплату пенсії на визначений строк;

порядок розрахунків між фондом та його учасником у разі дострокового розірвання договору про виплату пенсії на визначений строк;

приклад розрахунку суми періодичної пенсійної виплати на визначений строк, здійснений за методикою, викладеною в пункті 4.4.3.4 цього Положення, виходячи з даних, що зазначаються у договорі про виплату пенсії на визначений строк;

порядок розрахунку залишку належних учаснику фонду пенсійних коштів у разі зміни або розірвання договору.

Така пам'ятка може містити додаткову до зазначеної в цьому пункті Положення інформацію.

Адміністратор пенсійного фонду, що здійснює виплату пенсії на визначений строк, зобов'язаний відшкодувати особі, з якою укладено відповідний договір, збитки, завдані внаслідок недотримання умов договору про виплату пенсії на визначений строк, згідно із законодавством.

4.4.3.4. Розмір пенсії на визначений строк розраховується адміністратором, виходячи із суми пенсійних коштів, облікованих на індивідуальному пенсійному рахунку учасника фонду на день настання пенсійного віку, визначеного таким учасником, величини інвестиційного прибутку (збитку), що отримується протягом строку виплати пенсії на визначений строк; тривалості і періодичності пенсійних виплат, визначених учасником, за формулою

де:

B - розмір чергової пенсійної виплати, що нарахована учаснику фонду;

n - кількість пенсійних виплат, що залишилися до закінчення загального строку виплати пенсії;

Sr - вартість пенсійних коштів, що обліковуються на індивідуальному рахунку учасника на дату розрахунку пенсійної виплати.

Розрахунок розміру пенсії на визначений строк у будь-який інший спосіб, ніж визначено цим Положенням, забороняється.

Виплата пенсії на визначений строк провадиться відповідно до статті 63 Закону.

Адміністратор зобов'язаний на вимогу учасника, який отримує пенсію на визначений строк, надавати інформацію, визначену частиною другою статті 64 Закону. Максимальний розмір плати за надання такої інформації встановлюється Держфінпослуг у складі граничних тарифів на оплату послуг з адміністрування пенсійного фонду.

Адміністратор за власний рахунок відшкодовує відповідно до законодавства збитки, завдані учаснику фонду внаслідок надання йому недостовірної інформації.

4.4.4. Переведення пенсійних коштів учасника фонду

Переведення пенсійних коштів (їх частини) учасника фонду до іншого фонду, на пенсійний депозитний рахунок в банку або до страхової організації здійснюється у випадках, передбачених Законом.

У разі виникнення підстав для переведення пенсійних коштів (частини пенсійних коштів) учасника фонду такий учасник або його представник подає (надсилає) адміністратору письмову заяву та копію відповідного договору, укладеного на його користь: пенсійного контракту, укладеного з новим пенсійним фондом, або договору страхування з обраною страховою організацією, або договору про відкриття пенсійного депозитного рахунку в банку, або договору про виплату пенсії на визначений строк, укладеного з іншим фондом. Заява повинна бути підписана учасником фонду.

Копія відповідного договору повинна бути скріплена печаткою адміністратора іншого фонду, страхової організації або банку, завірена підписом його (її) представника, що має відповідні повноваження.

У заяві, зокрема, зазначаються прізвище, ім'я, по батькові учасника фонду, номер його індивідуального пенсійного рахунку, реквізити суб'єкта недержавного пенсійного забезпечення, до якого переводяться пенсійні кошти (частина пенсійних коштів) учасника, а саме: найменування, код ЄДРПОУ, банківські реквізити, у разі переведення до іншого фонду також - найменування, код за ЄДРПОУ, банківські реквізити адміністратора та зберігача такого фонду; сума пенсійних коштів, яку учасник фонду має намір перевести.

У разі переведення пенсійних коштів (частини пенсійних коштів) учасника фонду до іншого фонду, страхової організації або банку адміністратор повинен надати зберігачу розпорядження про переведення таких коштів, зберігач повинен здійснити таке переведення протягом 5 робочих днів з дати отримання відповідної заяви від учасника фонду та передати звіт про операції, відображені на його індивідуальному пенсійному рахунку, протягом трьох робочих днів після отримання від зберігача підтвердження (виписки) про те, що пенсійні кошти перераховано.

Якщо зазначена в заяві сума пенсійних коштів, яку учасник фонду має намір перевести, перевищує залишок пенсійних коштів на його індивідуальному пенсійному рахунку на день переведення, адміністратор повинен повідомити про це заявника та не виконувати таку операцію.

У разі ненадходження від учасника фонду заяви у випадку та строки, установлені частиною дев'ятою статті 8 Закону, адміністратор забезпечує передачу пенсійних коштів такого учасника фонду до іншого фонду за власним вибором на підставі договору про переведення коштів учасника фонду, що укладається між фондами в особі їх адміністраторів. Рішення про вибір іншого фонду приймається у порядку, визначеному внутрішнім положенням про здійснення адміністрування фонду, такого адміністратора. При цьому він надає (надсилає) письмове повідомлення про це учаснику фонду та Держфінпослуг. У повідомленні учаснику фонду, зокрема, повинні бути зазначені реквізити нового фонду, куди переводяться пенсійні кошти учасника фонду, реквізити адміністратора фонду (якщо новий фонд обслуговує інший адміністратор), сума пенсійних коштів, належних учаснику фонду, що підлягають переведенню, необхідність укласти пенсійний контракт з новим фондом, обраним адміністратором. У повідомленні Держфінпослуг повинні бути зазначені реквізити нового фонду, куди переводяться пенсійні кошти учасника фонду, реквізити адміністратора фонду (якщо адміністратор інший) та прізвище, ім'я, по батькові учасника фонду.

Після укладення всіх необхідних документів щодо передачі інформації про учасника адміністратор має надати розпорядження зберігачу про переведення таких коштів та передати інформацію про учасника фонду та його пенсійні кошти (у тому числі звіт про операції, відображені на його індивідуальному пенсійному рахунку) протягом п'яти робочих днів з моменту укладення таких документів. Передача інформації про учасника фонду передбачає передачу в електронній формі даних, що містяться в його обліковій картці та на його індивідуальному пенсійному рахунку. Такі дані із системи персоніфікованого обліку передаються у форматі передачі даних, що встановлюється Держфінпослуг. Крім того, підлягають передачі документи в паперовій формі, які були підставою для проведення операцій за індивідуальним пенсійним рахунком учасника фонду. У разі неможливості передачі оригіналів зазначених документів адміністратор передає їх копії, які засвідчуються печаткою адміністратора та підписом його працівника, який має відповідні повноваження.

У разі неможливості укладення договору про переведення коштів учасника фонду протягом одного місяця адміністратор повинен повідомити про це Держфінпослуг.

Після переведення всіх пенсійних коштів учасника фонду індивідуальний пенсійний рахунок, що відкритий на його ім'я, закривається.

4.4.5. Закриття індивідуального пенсійного рахунку учасника

Закриття адміністратором індивідуального пенсійного рахунку учасника фонду здійснюється у випадках:

1) розірвання всіх пенсійних контрактів, укладених на користь учасника фонду, у тому числі внесення змін до пенсійних контрактів, укладених на користь кількох учасників, щодо припинення дії таких контрактів стосовно такого учасника та переведення всіх належних йому пенсійних коштів до іншого суб'єкта недержавного пенсійного забезпечення відповідно до Закону;

2) розірвання всіх пенсійних контрактів, укладених на користь учасника фонду, у тому числі внесення змін до пенсійних контрактів, укладених на користь кількох учасників, щодо припинення дії таких контрактів стосовно такого учасника, якщо на індивідуальному пенсійному рахунку відсутні пенсійні кошти (тобто пенсійні внески на користь такого учасника не здійснювалися);

3) припинення зобов'язань сторін за договором про виплату пенсії на визначений строк;

4) здійснення одноразової пенсійної виплати учаснику фонду або його спадкоємцю (спадкоємцям) у повному обсязі належних такому учаснику пенсійних коштів відповідно до Закону.

Індивідуальний пенсійний рахунок закривається адміністратором протягом трьох робочих днів з дня списання з індивідуального пенсійного рахунку учасника фонду всіх належних йому пенсійних коштів або з дня настання події, зазначеної в підпункті другому абзацу першого цього пункту.

При цьому до реквізитів індивідуального пенсійного рахунку вносяться дата та підстави закриття такого рахунку. У журналі обліку операцій робиться запис про закриття індивідуального пенсійного рахунку із зазначенням його реквізитів, дати та підстави закриття.

Інформація з індивідуального пенсійного рахунку учасника фонду повинна зберігатись адміністратором протягом часу, передбаченого Законом. Після закриття індивідуального пенсійного рахунку інформація з нього має бути виведена до архіву адміністратора із забезпеченням можливості її отримання у строк, що не перевищує п'яти робочих днів.

4.5. Надання інформації із системи персоніфікованого обліку

4.5.1. Інформація із системи персоніфікованого обліку може надаватися адміністратором тільки зареєстрованим особам та державним органам в межах їх компетенції.

Кожна зареєстрована особа може отримати тільки ту інформацію, яка стосується її безпосередньо, та інформацію, володіння якою передбачено для такої особи законодавством.

4.5.2. Для отримання інформації зареєстрована особа повинна звернутися до адміністратора з письмовим запитом. У разі якщо зареєстрована особа є юридичною особою, письмовий запит має бути завірений підписом представника юридичної особи, яка має відповідні повноваження, та печаткою зареєстрованої особи. Якщо зареєстрована особа є фізичною особою, письмовий запит має бути завірений підписом такої особи.

У запиті мають бути зазначені відомості, які дають змогу однозначно ідентифікувати зареєстровану особу та (або) об'єкт обліку, щодо яких надається запит.

Адміністратор має право відмовити в наданні інформації у випадках, якщо:

інформація, щодо якої надійшов запит, є для зареєстрованої особи, яка звернулася із запитом, конфіденційною;

запит оформлений з порушенням вимог, визначених цим пунктом Положення.

4.5.3. Інформація з індивідуального пенсійного рахунку надається учаснику фонду у вигляді виписки за формою, що наведена в додатку 2 до цього Положення.

Виписка з індивідуального пенсійного рахунку повинна складатись українською мовою. Поряд з українською мовою може застосовуватись інша мова у порядку, визначеному законодавством.

Виписка має бути скріплена печаткою адміністратора та підписана представником адміністратора, що має відповідні повноваження.

Адміністратор зобов'язаний надавати виписку з індивідуального пенсійного рахунку (далі - виписка) безоплатно:

один раз на рік кожному учаснику фонду на початку кожного фінансового року;

за заявою учасника фонду для укладення договору страхування довічної пенсії або договору про виплату пенсії на визначений строк.

В інших випадках виписки з індивідуального пенсійного рахунку надаються на письмовий запит учасника фонду за плату. Максимальний розмір за надання виписки з індивідуального пенсійного рахунку встановлюється Держфінпослуг у складі граничних тарифів на оплату послуг з адміністрування фонду.

4.5.4. Учаснику фонду, який отримує пенсійні виплати з фонду, щорічно безоплатно надається визначена частиною другою статті 64 Закону інформація у складі виписки з індивідуального пенсійного рахунку такого учасника.

4.5.5. Виписки можуть надаватися адміністратором особисто учаснику фонду, надсилатися на адресу учасника фонду, надаватися представнику учасника фонду за умови наявності в нього відповідних повноважень, підтверджених документально, або іншим способом та в порядку, передбаченими статутом фонду, пенсійним контрактом та внутрішнім положенням адміністратора.

У разі звернення учасника фонду із запитом про видачу виписки адміністратор зобов'язаний надати (надіслати) виписку протягом п'яти робочих днів від дати прийняття запиту.

Адміністратор, який видав виписку, несе відповідальність згідно з законодавством за повноту та достовірність вказаної в ній інформації.

4.5.6. Інформація, що міститься в системі персоніфікованого обліку учасників фонду, надається державним органам в межах їх компетенції відповідно до чинного законодавства на підставі письмового запиту, завіреного підписом особи, яка має відповідні повноваження, та печаткою цього державного органу. Інформація із системи персоніфікованого обліку на запити державних органів надається в письмовій формі. Така інформація повинна бути засвідчена підписом особи представника адміністратора, який має відповідні повноваження, та печаткою адміністратора фонду зі здійсненням на першому аркуші напису "конфіденційно".

4.5.7. Надання інформації із системи персоніфікованого обліку, на підставі якої формується звітність, що подається адміністраторам раді фонду (радам фондів) та Держфінпослуг, здійснюється відповідно до законодавства.

4.5.8. Адміністратор зобов'язаний надавати на вимогу Держфінпослуг реєстр осіб, які надають агентські послуги, або виписки з такого реєстру, до яких уноситься така інформація:

- прізвище, ім'я та по батькові фізичної особи;

- дата народження та постійне місце проживання фізичної особи;

- паспортні дані фізичної особи та її ідентифікаційний номер Державного реєстру фізичних осіб - платників податків та інших обов'язкових платежів (за наявності); у разі відсутності такого номера - серія та номер свідоцтва про загальнообов'язкове державне соціальне страхування або серія та номер паспорта такої особи;

- номер договору доручення про надання агентських послуг, укладеного з агентом, дати укладання та закінчення (розірвання) цього договору.

4.5.9. Отримання інформації із системи персоніфікованого обліку, документів та даних, визначених у пункті 4.1 цього Положення, може бути здійснене тільки за постановами органів дізнання, слідства, прокуратури, постановами, ухвалами та рішеннями судів, актами інших державних органів у випадках, прямо передбачених законом.

Вилучення документів системи персоніфікованого обліку здійснюється тільки у випадках, прямо передбачених законом, та оформлюється протоколом (актом), один примірник якого залишається в адміністратора.

При здійсненні вилучення документів посадові особи адміністратора в присутності представників таких державних органів мають право зробити копії таких документів та скласти перелік документів, що вилучаються, із зазначенням підстав та дати їх вилучення.

4.5.10. Працівники адміністратора мають право доступу до інформації та документів, що містяться в системі персоніфікованого обліку, лише в межах, визначених у їх посадових інструкціях та (або) внутрішньому положенні адміністратора.

Усім іншим особам доступ до інформації та документів, що містяться в системі персоніфікованого обліку, забороняється.

5.1. Передача системи персоніфікованого обліку та відповідної документації може здійснюватися адміністратором виключно іншому адміністратору, що має ліцензію на провадження діяльності з адміністрування фондів та який уклав договір про адміністрування фонду з радою фонду, система персоніфікованого обліку учасників якого передається.

Передача системи персоніфікованого обліку здійснюється у випадках, передбачених Законом.

5.2. При передачі системи персоніфікованого обліку адміністратор, що її передає, повинен передати:

в електронній формі інформацію, що міститься в (на):

- облікових картках (за винятком облікових карток осіб, які надають агентські послуги);

- індивідуальних пенсійних рахунках учасників фонду (включаючи рух коштів за ними з моменту їх відкриття);

- журналі обліку операцій;

у паперовій формі такі документи:

- оригінали або копії пенсійних контрактів;

- копії документів, що надавалися адміністратору для укладання пенсійних контрактів (за наявності);

- свідоцтво про державну реєстрацію фонду як юридичної особи (якщо воно зберігається в адміністратора);

- свідоцтво про реєстрацію фонду як фінансової установи (якщо воно зберігається в адміністратора);

- рішення органу державної податкової служби про внесення фонду до Реєстру неприбуткових організацій (установ);

- оригінали установчих документів фонду (якщо вони зберігаються в адміністратора);

- протоколи засідань ради фонду та протоколи зборів засновників фонду;

- аудиторські висновки щодо перевірок діяльності фонду;

- інші визначені радою фонду документи, що безпосередньо стосуються створення та діяльності фонду.

Інформація системи персоніфікованого обліку, що повинна передаватися в електронній формі, передається у форматі передачі даних, що встановлюється Держфінпослуг.

5.3. Рада фонду, система персоніфікованого обліку учасників якого передається, адміністратор, що передає таку систему, та адміністратор, якому передається така система, повинні забезпечити передачу такої системи.

5.4. Порядок та умови передачі системи персоніфікованого обліку, відшкодування витрат, які пов'язані з передачею системи персоніфікованого обліку адміністратору, відповідальність адміністратора щодо такої передачі визначаються умовами договору про адміністрування фонду.

Оплата послуг адміністратора, який передає систему персоніфікованого обліку, щодо передачі цієї системи здійснюється за рахунок засновників фонду, якщо це передбачено умовами договору. При цьому розмір такої оплати не повинен перевищувати розміру плати за надання послуг з адміністрування фонду, установленого договором про здійснення адміністрування, укладеним радою фонду з цим адміністратором.

У разі коли передача системи персоніфікованого обліку відбувається з причин неможливості виконання адміністратором своїх функцій, а саме: ліквідації, реорганізації адміністратора, анулювання (скасування) ліцензії на провадження діяльності з адміністрування пенсійних фондів, виданої адміністратору, розірвання договору про адміністрування фонду з ініціативи адміністратора, передача такої системи здійснюється у порядку, визначеному відповідно до договору про адміністрування фонду.

Передача системи персоніфікованого обліку починається з дати отримання від ради фонду або Держфінпослуг повідомлення про обраного чи тимчасово призначеного нового адміністратора.

До передачі системи персоніфікованого обліку та відповідної документації адміністратор, який передає систему персоніфікованого обліку, зобов'язаний продовжувати виконання своїх функцій.

5.5. Адміністратор, який передає систему персоніфікованого обліку, та адміністратор, якому передають таку систему, зобов'язані за погодженням з радою фонду, система персоніфікованого обліку якого передається, призначити дату, на яку зафіксовано стан системи персоніфікованого обліку для її передачі (далі - дата фіксації).

Про передачу системи персоніфікованого обліку рада фонду має повідомити Держфінпослуг, усіх засновників, вкладників фонду та учасників фонду, осіб, що здійснюють управління активами, та зберігача фонду протягом 3 робочих днів після прийняття радою фонду рішення про укладення відповідного договору з новим адміністратором шляхом відсилки (надання) письмового повідомлення разом з копією відповідного протоколу засідання ради фонду.

Повідомлення обов'язково повинно містити таку інформацію:

відомості про адміністратора, який передає систему персоніфікованого обліку;

відомості про адміністратора, який приймає систему персоніфікованого обліку;

дату початку (дату фіксації) та закінчення передачі системи персоніфікованого обліку;

вказівку про те, що протягом терміну передачі системи персоніфікованого обліку операції в такій системі не проводяться.

До призначення дати фіксації функції щодо ведення системи персоніфікованого обліку здійснює адміністратор, який передає таку систему.

Передача системи персоніфікованого обліку здійснюється протягом п'яти робочих днів з дати фіксації. Протягом цього терміну проведення будь-яких операцій в системі персоніфікованого обліку учасників забороняється.

5.6. Передача системи персоніфікованого обліку оформлюється актом приймання-передавання, який підписується представником, що має відповідні повноваження адміністратора, що приймає систему персоніфікованого обліку, та представником, що має відповідні повноваження адміністратора, який передає систему персоніфікованого обліку, та скріплюється печатками обох адміністраторів.

У разі виявлення розбіжностей адміністратор, що приймає систему персоніфікованого обліку, та адміністратор, який передає систему персоніфікованого обліку, повинні протягом п'яти робочих днів здійснити перевірку інформації, що міститься в системі персоніфікованого обліку, з метою усунення розбіжностей та їх усунення.

Адміністратор, який приймає систему персоніфікованого обліку, відповідає за її ведення з дати підписання сторонами акта приймання-передавання, зазначеного в пункті 5.6 цього Положення.

Адміністратор, якому передавалася система персоніфікованого обліку, повинен протягом 5 робочих днів письмово повідомити Держфінпослуг про закінчення передачі та надати копію відповідного акта приймання-передавання.

5.7. Адміністратор, який передав систему персоніфікованого обліку, несе відповідальність за всі операції, які були здійснені ним у системі персоніфікованого обліку протягом періоду ведення ним цієї системи.

6.1. Захист інформації в системі персоніфікованого обліку

Захисту підлягає будь-яка інформація системи персоніфікованого обліку.

Заходи щодо захисту інформації повинні бути спрямовані на запобігання втратам, крадіжкам, викривленню, підробленню, витоку, несанкціонованим знищенню, копіюванню та поширенню, блокуванню інформації, несанкціонованому доступу до інформації.

Працівники адміністратора повинні додержуватися вимог конфіденційності інформації, установлених законодавством та внутрішнім положенням адміністратора.

Доступ до системи персоніфікованого обліку повинні мати тільки ті працівники адміністратора, на яких покладено здійснення відповідних функцій, про що повинно бути вказано в посадових інструкціях. Адміністратором повинні бути встановлені правила розмежування доступу до інформації.

Інформація на паперових носіях, зміст якої має конфіденційний характер, підлягає зберіганню в сейфах, доступ до яких мають тільки працівники адміністратора, що мають відповідні повноваження.

Проведення операцій в системі персоніфікованого обліку здійснюється адміністратором протягом операційного дня. Після завершення операційного дня внесення будь-яких змін до інформації системи персоніфікованого обліку цього дня заборонено.

Інформація системи персоніфікованого обліку, яка зазнала змін протягом операційного дня, повинна копіюватися зразу після здійснення таких змін. Після закінчення операційного дня вся інформація операційного дня повинна копіюватися до архіву.

6.2. Зберігання інформації

Інформація системи персоніфікованого обліку, відповідні документи, на підставі яких формувалися дані такої системи, інші документи, які були створені протягом обслуговування фонду адміністратором та є такими, що відображають проведення операцій (дій) з обслуговування фонду та (або) є результатом проведення таких операцій (дій), зберігається адміністратором протягом строку дії договору про адміністрування фонду, укладеного з ним. При цьому вся інформація, що втратила свою актуальність, підлягає архівації та виведенню до електронного архіву адміністратора. Після розірвання такого договору такі інформація та документи підлягають передачі до архіву адміністратора.

Інформація, яка міститься на індивідуальному пенсійному рахунку учасника фонду, зберігається адміністратором протягом строку дії відповідного пенсійного контракту, а після припинення правовідносин між учасником фонду та фондом - протягом десяти років, якщо інше не передбачено законодавством.

6.3. Усі документи, на підставі яких здійснюється формування та ведення системи персоніфікованого обліку, повинні зберігатись адміністратором у спеціально обладнаних приміщеннях із забезпеченням режиму обмеженого доступу.

6.4. Такі документи можуть також зберігатися архівними установами, з якими адміністратором укладений відповідний договір. Строки зберігання цих документів в архівних установах визначаються умовами зазначеного договору, з урахуванням мінімальних строків зберігання документів, визначених відповідно до законодавства. Договором визначається також місце подальшого зберігання документів у разі ліквідації зазначених архівних установ.

6.5. У системі персоніфікованого обліку здійснюється облік руху архівних документів, що включає:

облік, накопичення та зберігання документації з поточної діяльності адміністратора фонду;

формування номенклатури документів, що передаються до архіву адміністратора;

здійснення контролю за терміном передачі документів до архіву;

облік роботи з архівом;

регламентацію доступу працівників адміністратора та інших осіб до архіву.

6.6. Знищення архівних документів здійснюється відповідно до чинного законодавства.

7.1. Державний контроль за дотриманням вимог цього Положення здійснюється Держфінпослуг згідно з чинним законодавством.

7.2. У разі виявлення порушень при здійсненні контролю за додержанням цього Положення застосовуються заходи впливу, передбачені законодавством України.