Про затвердження Порядку проведення щорічної оцінки виконання працівниками дипломатичної служби покладених на них обовязків та завдань

На виконання пункту 1.4 Загального порядку проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов'язків і завдань, затвердженого наказом Головного управління державної служби України від 31.10.2003 N 122,

1. Затвердити Порядок проведення щорічної оцінки виконання працівниками дипломатичної служби покладених на них обов'язків та завдань (додається).

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ МЗС від 01.08.2002 N 164 (із змінами, внесеними наказом МЗС від 24.06.2003 N 131).

3. Загальному секретаріату довести цей наказ до відома керівників структурних підрозділів центрального апарату МЗС України, представництв МЗС України на території України та закордонних дипломатичних установ України.

1.1. Щорічна оцінка виконання працівниками дипломатичної служби покладених на них обов'язків та завдань (далі - щорічна оцінка) є одним з важливих компонентів управління персоналом та має сприяти покращенню добору і розставленню кадрів, розвитку ініціативи і творчої активності працівників дипломатичної служби, визначенню їх потенціалу, потреб у підвищенні кваліфікації та особистому розвитку; плануванню кар'єри, вдосконаленню процесу планування та організації діяльності як працівника дипломатичної служби, так і системи органів дипломатичної служби в цілому, виявленню організаційних проблем та оперативному реагуванню на них, аналізу посадових інструкцій.

1.2. Щорічна оцінка запроваджується з метою здійснення систематичного контролю за проходженням дипломатичної служби та професійними досягненнями працівників.

1.3. Оцінювання виконання працівниками дипломатичної служби покладених на них завдань і обов'язків є процедурою перевірки діяльності працівників дипломатичної служби відповідно до посадових інструкцій та порівняння якості їх роботи із визначеними критеріями і показниками, що здійснюється безпосереднім керівником шляхом спостереження та контролю.

1.4. Щорічна оцінка проводиться в період між атестаціями працівників та має охоплювати результати їх роботи протягом відповідного календарного року.

1.5. Щорічній оцінці підлягають працівники дипломатичної служби.

1.6. Не підлягають щорічній оцінці відповідно до цього Порядку:

- працівники дипломатичної служби, які переведені, тимчасово відряджені до інших органів державної влади України для виконання службових обов'язків на строк такого переведення, відрядження;

- вагітні жінки та працівники дипломатичної служби, які перебувають у відпустці для догляду за дитиною;

- працівники патронатної служби;

- працівники дипломатичної служби, призначені на посади у звітному періоді.

2.1. Організаційне забезпечення проведення щорічної оцінки покладається на Управління кадрового забезпечення (далі - УКЗ). УКЗ до початку проведення оцінювання ознайомлює усіх працівників дипломатичної служби із Порядком проведення щорічної оцінки виконання працівниками дипломатичної служби покладених на них обов'язків та завдань та критеріями і показниками якості роботи, а також разом з Управлінням розвитку та забезпечення дипломатичної служби забезпечує формою бланка щорічної оцінки виконання працівником дипломатичної служби посадових обов'язків та завдань (далі - форма бланка) (додаток 1).

2.2. Щорічна оцінка працівників дипломатичної служби проводиться безпосереднім керівником на підставі поданого працівником звіту за рік (додаток 2).

У разі відсутності безпосереднього керівника (хвороба, довготривале відрядження тощо) щорічна оцінка працівників дипломатичної служби проводиться особою, яка його заміщує.

2.3. Процедура щорічної оцінки складається з таких етапів:

- підготовчий період;

- оцінювання;

- співбесіда та підписання результатів обговорення;

- затвердження результатів щорічної оцінки керівником вищого рівня;

- заключний етап.

2.4. У період підготовки до щорічної оцінки аналізується виконання завдань та обов'язків, визначених у посадових інструкціях, у положеннях про структурні підрозділи, а також наданих окремими дорученнями у звітний період; встановлюється дата проведення співбесіди.

2.5. Оцінювання здійснюється працівником дипломатичної служби (через самооцінювання) і безпосереднім керівником, результати якого заносяться до форми бланка та листа оцінки працівника (додаток 3). При цьому розділи I, II та III форми бланка заповнюються працівником дипломатичної служби, який має її передати безпосередньому керівнику за десять днів до проведення співбесіди.

Самооцінка забезпечує активну, конструктивну участь працівника дипломатичної служби в процедурі щорічної оцінки. Працівники дипломатичної служби мають можливість під час самооцінки висловити свою точку зору і самим визначити проблемні питання, а також встановити для себе конкретні цілі для удосконалення професіоналізму.

Безпосередній керівник оцінює виконання працівником дипломатичної служби посадової інструкції, обов'язків та завдань, покладених на працівника протягом звітного періоду, заповнюючи розділ IV форми бланка, додатки 1, 2 до неї. Оцінка має бути обгрунтованою, базуватися на конкретних прикладах. Безпосередній керівник має відзначити хороші показники роботи працівника дипломатичної служби, рівень його знань, вмінь, професійні та ділові якості, які він використав при виконанні службових обов'язків, тобто його сильні сторони. Одночасно у своїх коментарях безпосередній керівник вказує на недоліки в роботі працівника дипломатичної служби та шляхи їх подолання.

Заповнену форму бланка безпосередній керівник передає за п'ять днів до проведення співбесіди працівнику дипломатичної служби для ознайомлення з оцінкою.

2.6. Співбесіда та підписання результатів обговорення проводиться безпосереднім керівником з працівником дипломатичної служби з метою обговорення результатів, оцінки його роботи за минулий рік та досягнення домовленостей на наступний рік щодо виконання завдань, визначення необхідності підвищення кваліфікації.

При проведенні співбесіди коментарі безпосереднього керівника щодо результатів роботи повинні враховувати самооцінку працівника дипломатичної служби.

За результатами проведеної співбесіди безпосередній керівник та працівник дипломатичної служби підписують форму бланка (розділ V).

2.7. Затвердження керівником вищого рівня результатів щорічної оцінки здійснюється після ознайомлення із результатами оцінювання. Керівник вищого рівня може висловити свої зауваження та пропозиції (розділ VI форми бланка), а також провести у разі потреби відповідні співбесіди.

2.8. Заключний етап містить в собі перевірку Управлінням кадрового забезпечення повноти заповнення форми бланка і долучення її до особової справи працівника дипломатичної служби. УКЗ аналізує та узагальнює результати щорічної оцінки і готує проекти відповідних рішень з питань кадрового менеджменту. Вказані висновки враховуються при складанні річних планів роботи з кадрами, визначенні щорічної та перспективної потреби в кадрах, формуванні державного замовлення на підготовку, перепідготовку і підвищення кваліфікації державних службовців, плануванні їх кар'єри.

3.1. Результати щорічної оцінки враховуються при атестації працівників дипломатичної служби, а також при розгляді питань просування по службі, присвоєння чергового рангу, встановлення передбачених законодавством надбавок, премій або зміни їх розміру, при вирішенні питань щодо продовження терміну перебування на дипломатичній службі, формування кадрового резерву та інших питань проходження дипломатичної служби.

3.2. Працівник дипломатичної служби має бути ознайомлений безпосереднім керівником зі всіма матеріалами, що стосуються його щорічної оцінки.

3.3. У разі незгоди з результатами щорічної оцінки, отриманої від безпосереднього керівника, працівник дипломатичної служби протягом десяти днів після ознайомлення з результатами щорічної оцінки оформлює свої зауваження і обгрунтування та звертається до керівника вищого рівня з відповідною заявою. Рішення керівника вищого рівня є ухвальним.

Заповнюється працівником дипломатичної служби - стисло зазначається зміст посадових обов'язків, визначених у посадових інструкціях (положеннях про структурні підрозділи), а також їх зміни, якщо такі сталися протягом року.

Заповнюється працівником дипломатичної служби:

1) Наскільки успішно, на Ваш погляд, Ви виконуєте свої посадові обов'язки?

Навести окремі приклади, які підтверджують Вашу професійну компетентність.

2) Вказати кількість планових завдань, які Вами виконано і які не виконано (поясніть чому).

Зазначити кількість позапланових завдань (перевірок, відряджень, організація семінарів, інше), які Ви виконували.

3) Які окремі доручення (завдання), які мали ключове значення для роботи органу (крім оперативних) доручалися Вам? Чи були Ви залучені до роботи в групах щодо розробки відповідних програм, актів законодавства?

4) Навести приклади щодо публікації у фахових виданнях, якщо такі були протягом року. Надати інформацію про навчання (підвищення кваліфікації та отримання освітньо-кваліфікаційного рівня).

1) Дається оцінка виконання працівником дипломатичної служби посадових обов'язків, визначених у посадових інструкціях, та завдань, покладених на працівника протягом звітного періоду, а також ступінь участі та якості виконання окремих доручень.

2) Керівник коментує рівень знань, вмінь, професійні якості, здібності (звертаючи увагу на сильні і слабкі сторони) працівника дипломатичної служби в контексті покладених на нього завдань і обов'язків.

3) Інші коментарі.

Працівник дипломатичної служби і безпосередній керівник мають поставити свої підписи на підтвердження того, що результати оцінювання обговорено.

Безпосередній керівник підбиває підсумки за результатами співбесіди, надавши пропозиції та рекомендації працівнику дипломатичної служби, якого оцінює.

Чи погоджується керівник вищого рівня з оцінкою, даною безпосереднім керівником у розділі V?

Навести будь-які інші приклади щодо потенційних можливостей працівника дипломатичної служби.