|надход- | та |надійшов |докуме-|сторінок |та номери|або кому | про | підпис |(номер)| про | |
|ження та|індекс|або куди |нта та |------------|примірни-|надісла- |взяття |------------|справи,|знищення| |
| індекс |доку- |надіс- |корот- |доку-|додат-| ків |ний на | на |отри-|повер-|до якої| | |
|докумен-|мента |ланий | кий |мента|ка | |виконання|контроль|мання|нення |підшито| | |
| та | | |зміст | | | | | та | | |доку- | | |
| | | | | | | | |термін | | |мент | | |
| | | | | | | | |виконан-| | | | | |
| | | | | | | | | ня | | | | | |
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Примітка. Дозволяється окреме ведення журналів вхідних та вихідних документів і видання з грифом "Для службового користування".
Додаток 3
до Інструкції про порядок
обліку, зберігання і
використання документів,
справ, видань та інших
матеріальних носіїв
інформації, які містять
конфіденційну інформацію, що
є власністю держави, в
Пенсійному фонді України та
його органах
Форма 3
КАРТКА
обліку документів та видань з грифом "Для службового користування"
--------------------------------------------------------------------------------
| (Лицьовий бік) |
|------------------------------------------------------------------------------|
|1. Контроль |2. 1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 2931 |3. Гриф |
|------------------------------------------------------------------------------|
|4. Кореспондент |5. Адресат |
|---------------------------------------+--------------------------------------|
|6. Дата надходження та індекс |7. Дата та індекс документа |
|---------------------------------------+--------------------------------------|
|8. Вид документа та його короткий зміст|9. Кількість примірників та їх номери |
| |--------------------------------------|
| |10. Кількість сторінок |
|------------------------------------------------------------------------------|
|11. Резолюція або кому надісланий на виконання |
|------------------------------------------------------------------------------|
|12. Відмітка про виконання документа |13. Номер справи за номенклатурою |
|------------------------------------------------------------------------------|
| (Зворотний бік) |
|------------------------------------------------------------------------------|
|14. Відмітка про отриманняа |15. Відмітка про поверненняа |
|------------------------------------------------------------------------------|
|16. Перевірка виконання |
|------------------------------------------------------------------------------|
|17. Інші відмітки |
|------------------------------------------------------------------------------|
|18. Фонд N |19. Опис N |20. Справа N |
--------------------------------------------------------------------------------
Формат A5 (148 х 210) або A6 (105 х 148)
Додаток 4
до Інструкції про порядок
обліку, зберігання і
використання документів,
справ, видань та інших
матеріальних носіїв
інформації, які містять
конфіденційну інформацію, що
є власністю держави, в
Пенсійному фонді України та
його органах
Форма 4
ЖУРНАЛ
обліку магнітних носіїв інформації з грифом "Для службового користування"
-------------------------------------------------------------------------------------------------------
| Дата | Дата | Звідки |Короткий |Кількість | Кому |Відмітка | Дата і | Відмітка |Примітка|
|надход- |документа |надійшов | зміст |та номери |надісла-| про | підпис | про | |
| ження | |або куди | |примірників| ний на |взяття на| | знищення | |
| | |надісланий| |магнітного |виконан-|контроль | | | |
| | | | | носія | ня |та термін| | | |
| | | | | | |виконання| | | |
-------------------------------------------------------------------------------------------------------
Додаток 5
до Інструкції про порядок
обліку, зберігання і
використання документів,
справ, видань та інших
матеріальних носіїв
інформації, які містять
конфіденційну інформацію, що
є власністю держави, в
Пенсійному фонді України та
його органах
Форма 5
КАРТКА
обліку магнітних носіїв інформації з грифом "Для службового користування"
---------------------------------------------------------------------
| (Лицьовий бік) |
|-------------------------------------------------------------------|
|1. Контроль |2. 1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31|3. Гриф|
|-------------------------------------------------------------------|
|4. Кореспондент |5. Адресат |
|---------------------------------+---------------------------------|
|6. Дата надходження |7. Дата документа |
|---------------------------------+---------------------------------|
|8. Короткий зміст |9. Кількість примірників та їх |
| |номери |
|-------------------------------------------------------------------|
|10. Кому надісланий на виконання |
|-------------------------------------------------------------------|
|11. Відмітка про виконання |
|-------------------------------------------------------------------|
| (Зворотний бік) |
|-------------------------------------------------------------------|
|12. Відмітка про отримання |13. Відмітка про повернення |
|-------------------------------------------------------------------|
|14. Перевірка виконання |
|-------------------------------------------------------------------|
|15. Відмітка про знищення |
|-------------------------------------------------------------------|
|16. Інші відмітки |
---------------------------------------------------------------------
Формат A5 (148 х 210) або A6 (105 х 148)
Додаток 6
до Інструкції про порядок
обліку, зберігання і
використання документів,
справ, видань та інших
матеріальних носіїв
інформації, які містять
конфіденційну інформацію, що
є власністю держави, в
Пенсійному фонді України та
його органах
Форма 6
ЖУРНАЛ
обліку та розподілу видань з грифом "Для службового користування"
--------------------------------------------------------------------------------------------------
|N | Назва | Видано або надійшло | Розподіл |Повернення |Знищення|
|з/п|видання| | | | |
| | |------------------------------+--------------------------------+-----------+--------|
| | |звідки | вхідний |кількість |куди і до | номер |кількість |дата, |дата, |
| | |надійшло| номер |примірників| кого |вхідного |примірників|номери |номер |
| | |або де |супровід-| та їх |направлено|документа| та їх |примірників|акта |
| | |надруко-| ного | номери | (або | (або | номери | | |
| | |вано | листа і | | видано) |відмітка | | | |
| | | | дата | | | про | | | |
| | | | | | |отримання| | | |
| | | | | | | і дата) | | | |
--------------------------------------------------------------------------------------------------
Додаток 7
до Інструкції про порядок
обліку, зберігання і
використання документів,
справ, видань та інших
матеріальних носіїв
інформації, які містять
конфіденційну інформацію, що
є власністю держави, в
Пенсійному фонді України та
його органах
Форма 7
КАРТКА ОБЛІКУ
справ та видань, що видаються з грифом "Для службового користування"
Назва справи або видання
-----------------------------------------------------------------
| N | Номер |Підрозділ і | Розписка і дата | Примітка |
|з/п | справи, | прізвище |--------------------| |
| | номери |співробітника|отримання|повернення| |
| |примірників| | | | |
| |видань та | | | | |
| | кількість | | | | |
| | сторінок | | | | |
| | | | | | |
-----------------------------------------------------------------
Додаток 8
до Інструкції про порядок
обліку, зберігання і
використання документів,
справ, видань та інших
матеріальних носіїв
інформації, які містять
конфіденційну інформацію, що
є власністю держави, в
Пенсійному фонді України та
його органах
Форма 8
ЗАТВЕРДЖУЮ ___________________
(підпис)
______________________________
Керівник органу Пенсійного
фонду України
______________________________
(прізвище та ініціали)
______________________________
(дата)
Найменування органу Пенсійного фонду України
____________________________________________
Фонд N ___________________________________________________________
Опис справ постійного зберігання N _________ за ______________ рік
___________________________________________________________
(найменування органу Пенсійного фонду України або
структурного підрозділу)
------------------------------------------------------------------
| N | Індекс |Заголовок | Дата | Кількість | Примітка |
|з/п | справи | справи | справи | сторінок у | |
| | (тому, | (тому, | (тому, |справі (томі, | |
| |частини) |частини) |частини) | частині) | |
------------------------------------------------------------------
У цей розділ опису внесено ______________________________________
справ з N _____ до N ______, у тому числі:
літерні номери:
пропущені номери:
Посада особи, яка
склала опис
Дата ____________ ______________ _____________________
(підпис) (прізвище та ініціали)
Керівник управління
справами (загального
відділу)
Дата ____________ _____________ _____________________
(підпис) (прізвище та ініціали)
Керівник архівного
підрозділу
Дата ____________ _____________ _____________________
(підпис) (прізвище та ініціали)
ЗАТВЕРДЖЕНО СХВАЛЕНО
Протокол ЕПК державної Протокол ЕК органу Пенсійного
архівної установи фонду України
від ______ N _____ від _________ N ___
Усього в цьому описі пронумеровано, прошнуровано та опечатано
___________________________________________________________ справ,
(цифрами і літерами)
у тому числі:
літерні номери: __________________________________________________
пропущені номери: ________________________________________________
_________________________________________________________________
(посада працівника архівного підрозділу, відповідального за
ведення обліку)
___________ __________________________
(підпис) (прізвище та ініціали)
Дата ________________
Формат A4 (210 х 297)
Додаток 9
до Інструкції про порядок
обліку, зберігання і
використання документів,
справ, видань та інших
матеріальних носіїв
інформації, які містять
конфіденційну інформацію, що
є власністю держави, в
Пенсійному фонді України та
його органах
Форма 9
ЗАТВЕРДЖУЮ ________________________
(підпис)
___________________________________
(керівник органу Пенсійного фонду
України)
___________________________________
(прізвище та ініціали)
___________________________________
(дата)
Найменування органу Пенсійного фонду України
____________________________________________
АКТ
про знищення документів і справ, що не підлягають зберіганню
від _____________ N ____________
_______________________________
(місце складання)
На підставі ______________________________________________________
(назва і вихідні дані переліку документів
__________________________________________________________________
із зазначенням строків їх зберігання)
відібрані для знищення як такі, що не мають наукової,
історико-культурної цінності та втратили практичне значення,
справи і документи фонду N _______________________________________
__________________________________________________________________
(найменування фонду)
---------------------------------------------------------------------------------
| N | Заголовок |Дата справи | Номери | Індекс |Кількість| Термін |Примітка |
|з/п | справи |(документа) | описів | справи | справ |зберігання| |
| |(документа) |або крайні |(номен- | (тому, | (томів, | справи | |
| |або спільний|дати справ |клатур) |частини)|частин) | (тому, | |
| | заголовок |(документів)| за рік | за | |частини) і| |
| | справ | |(роки) | номен- | | номери | |
| |(документів)| | |клатурою| |статей за | |
| | | | | або | |переліком | |
| | | | | номер | | | |
| | | | | справи | | | |
| | | | | за | | | |
| | | | |описом | | | |
---------------------------------------------------------------------------------
Разом справ за _______________ роки
__________________________
(цифрами і літерами)
Описи справ постійного зберігання за ___________ роки затверджені,
а з особового складу - погоджені з ЕПК ___________________________
__________________________________________________________________
(найменування державної архівної установи)
Протокол від ______________ N ______________
Експертизу проводив
_________________ _______________ ________________________
(посада особи) (підпис) (прізвище та ініціали)
Дата _______________
СХВАЛЕНО
Протокол ЕК
від ______________ N _______
Документи в кількості ______________________________________ справ
(цифрами і літерами)
вагою ___________________________ кілограмів здано _______________
__________________________________________________________________
(найменування організації)
на переробку за приймально-здавальною накладною від ______ N _____
____________________ _________________ ______________________
(посада особи, яка (підпис) (прізвище та ініціали)
здала документи)
___________________
(дата)
Формат A4 (210 х 297)
Додаток 10
до Інструкції про порядок
обліку, зберігання і
використання документів,
справ, видань та інших
матеріальних носіїв
інформації, які містять
конфіденційну інформацію, що
є власністю держави, в
Пенсійному фонді України та
його органах
Форма 10
ЗАТВЕРДЖУЮ _______________________
(підпис)
___________________________________
Керівник органу Пенсійного фонду
України
___________________________________
(прізвище та ініціали)
___________________________________
(дата)
Найменування органу Пенсійного фонду України
АКТ
перевірки наявності та стану документів і справ
від _____________ N ____________
_______________________________
(місце складання)
Складений на підставі наказу від __________________ N ______
комісією:
голова комісії
__________________________________________________________________
(посада, прізвище, ініціали)
члени комісії
__________________________________________________________________
(посада, прізвище, ініціали)
Перевіркою встановлено:
1. Усього за описами (номенклатурами справ, журналами обліку)
налічується ________________________________________________
документів, справ
З них наявні _______________________________________________
Не виявлено _________________________________________________
(індекси (номери) документів, справ, видань)
2. Знайдено не внесених до описів (номенклатур справ,
журналів обліку)
_____________________________________________________________
3. Характеристика стану документів, справ та видань:
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
Рішення керівника управління справами (загального відділу,
архівного підрозділу, бібліотеки) за результатами перевірки
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
Формат A4 (210 х 297)
Додаток 11
до Інструкції про порядок
обліку, зберігання і
використання документів,
справ, видань та інших
матеріальних носіїв
інформації, які містять
конфіденційну інформацію, що
є власністю держави, в
Пенсійному фонді України та
його органах
Форма 11
ЖУРНАЛ
обліку та видачі печаток і штампів
-------------------------------------------------------------------
| N |Відбитки| Кому видано | Дата | При-|
|з/п |печаток |----------------------------------|повернення|мітка|
| | і |Найменування| Прізвище | Дата і |і розписка| |
| |штампів |підрозділу, | та | розписка | про | |
| | | у якому | ініціали | про |приймання | |
| | |зберігаються|відповіда-|отримання | | |
| | | печатки і | льної | | | |
| | | штампи | особи | | | |
| | | | | | | |
-------------------------------------------------------------------
Додаток 12
до Інструкції про порядок
обліку, зберігання і
використання документів,
справ, видань та інших
матеріальних носіїв
інформації, які містять
конфіденційну інформацію, що
є власністю держави, в
Пенсійному фонді України та
його органах
Форма 12
ЖУРНАЛ
обліку бланків
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
| Надходження | Видача |
|---------------------------------------------+----------------------------------------------------------------|
| дата | номер | звідки |кількість|серія і|дата|дата і |кому видано |кількі|серія і|розписка |примі-|
|надходже-|супрові-|надійшли|примірни-|номери | | номер |-------------------|-сть |номери | про | тка |
| ння | дного | | ків |бланків| |докуме-|наймену- |прізвище |примі-|бланків|отримання|(від- |
| | листа | | | | | нта |вання |та |рників| | |мітка |
| | | | | | | |підроз- |ініціали | | | | про |
| | | | | | | |ділу |отримува-| | | |знище-|
| | | | | | | | |ча | | | |ння) |
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Додаток 13
до пункту 79 Інструкції
про порядок обліку,
зберігання і використання
документів, справ, видань
та інших матеріальних носіїв
інформації, які містять
конфіденційну інформацію,
що є власністю держави,
в Пенсійному фонді України
та його органах
Форма 13
ЗАТВЕРДЖУЮ
Голова правління Пенсійного
фонду України
________ __________________
(підпис) (ініціали
та прізвище)
"_____" _________ 20__ р.
ПРОГРАМА
роботи з іноземцями в Пенсійному фонді України та його органах з
___________________________________________________
(іноземною делегацією, групою, окремими іноземцями)
фахівцями в галузі __________________________________________
Відомості про іноземців __________________________________________
(прізвище, ім'я, по батькові (за наявності), посада,
__________________________________________________________________
рік народження, громадянство, стать)
Підстави прийому _________________________________________________
Мета прийому _____________________________________________________
Строк перебування _____ днів з __________ до ______________
Відповідальні за прийом __________________________________________
(прізвище, ім'я та по батькові, посада, номер телефону)
Перелік питань, що плануються для обговорення ___________________
__________________________________________________________________
Перелік структурних підрозділів та службових приміщень Пенсійного
фонду України та його органів, які іноземцям дозволено відвідати
__________________________________________________________________
Перелік місць, де іноземцями застосовуватимуться кіно-, фото-,
аудіо- і відеоапаратура, інші технічні засоби, і порядок їх
застосування _____________________________________________________
__________________________________________________________________
Маршрути та порядок переміщення іноземців на території Пенсійного
фонду України та його органів
__________________________________________________________________
Перелік конфіденційної інформації, яка планується для передачі
іноземцям ________________________________________________________
Робота з іноземцями:
------------------------------------------------------------------
|1-й день |__ год. Прибуття |Зустрічають |
|число, |_________________________|________________________|
|місяць, день | (місце |________________________|
|тижня |_________________________|________________________|
| | прибуття) |________________________|
|-------------+-------------------------+------------------------|
|2-й день |__ год. Бесіда |Проводить ______________|
|число, |Обговорювання питання ___|Присутні _______________|
|місяць, день |_________________________|________________________|
|тижня |__ год. Відвідування |Організовує ____________|
| |_________________________|Присутні _______________|
| |_________________________|________________________|
| | Вечір - вільний | |
|-------------+-------------------------+------------------------|
|__ й день |_ год. Виліт до |Супроводжує ___________ |
| |____________ | |
|----------------------------------------------------------------|
| |
|----------------------------------------------------------------|
|число, |__ год. Прибуття до ____ |Проводить ______________|
|місяць, день |_________________________|Присутні _______________|
|тижня |_ __ год. Обговорювання |Проводить ______________|
| |питання__________________|Присутні _______________|
| |_ __ год. Завершальна |Супроводжує ___________ |
| |бесіда __ год. |________________________|
| |Відвідування |Організовує |
| |_________________________|_____________ |
| |_________________________|________________________|
| |_ __ год. Від'їзд | |
------------------------------------------------------------------
Начальник управління
міжнародного співробітництва __________ ________________________
(підпис) (ініціали та прізвище)
"___" ____________ 20__ р.
| Начальник юридичного управління | Т.Рябцева |
( Інструкцію доповнено Додатком 13 згідно з Постановою Пенсійного фонду N 5-1 від 01.03.2007 )
Додаток 14
до пункту 81 Інструкції
про порядок обліку,
зберігання і використання
документів, справ, видань
та інших матеріальних носіїв
інформації, які містять
конфіденційну інформацію,
що є власністю держави,
в Пенсійному фонді України
та його органах
Форма 14
____________________________
(гриф обмеження доступу)
ЗАТВЕРДЖУЮ
Голова правління Пенсійного
фонду України
________ __________________
(підпис) (ініціали
та прізвище)
"_____" ________ 20__ р.
АКТ
експертизи матеріальних носіїв інформації, які планується передати іноземцям
Експертна комісія Пенсійного фонду України у складі ______________
__________________________________________________________________
(посада, прізвище та ініціали)
_________________________________________________________________,
розглянувши ______________________________________________________
(найменування матеріальних носіїв інформації, дата і номер
__________________________________________________________________
реєстрації, стислий зміст)
__________________________________________________, уважає, що:
1) у матеріальних носіях ____________________________________
найменування матеріальних носіїв
__________________________________________________________________
інформації, дата і номер реєстрації)
__________________________________________________________________
міститься інформація стосовно ____________________________________
(стислий зміст)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
_________________________________________________________________,
яка відповідно до пункту _____ Переліку належить до конфіденційної
інформації, що є власністю держави, в Пенсійному фонді України та
його органах;
2) передача іноземцям матеріальних носіїв конфіденційної
інформації, що є власністю держави, в Пенсійному фонді України та
його органах, зазначених у пункті 1 цього акта, повинна
здійснюватися відповідно до законодавства з дозволу Голови
правління Пенсійного фонду України.
Голова комісії _____________ ____________________________
(підпис) (ініціали та прізвище)
Члени комісії _____________ ____________________________
_____________ ____________________________
"____" _____________ 20__ р.
| Начальник юридичного управління | Т.Рябцева |
( Інструкцію доповнено Додатком 14 згідно з Постановою Пенсійного фонду N 5-1 від 01.03.2007 )
Додаток 15
до пункту 81 Інструкції
про порядок обліку,
зберігання і використання
документів, справ, видань
та інших матеріальних носіїв
інформації, які містять
конфіденційну інформацію,
що є власністю держави,
в Пенсійному фонді України
та його органах
Форма 15
____________________________
(гриф обмеження доступу)
ЗАТВЕРДЖУЮ
Голова правління Пенсійного
фонду України
________ __________________
(підпис) (ініціали
та прізвище)
"_____" ________ 20__ р.
АКТ
експертизи матеріальних носіїв інформації, які планується передати іноземцям
Експертна комісія Пенсійного фонду України у складі ______________
__________________________________________________________________
(посада, прізвище та ініціали)
__________________________________________________________________
_________________________________________________________________,
розглянувши ______________________________________________________
(найменування матеріальних носіїв інформації, дата і номер
__________________________________________________________________
реєстрації, стислий зміст)
__________________________________________________________________
_________________________________________________________________,
уважає, що:
1) у матеріальних носіях ____________________________________
(найменування матеріальних носіїв
__________________________________________________________________
інформації, дата і номер реєстрації)
__________________________________________________________________
не міститься конфіденційна інформація, що є власністю держави, в
Пенсійному фонді України та його органах;
2) перелічені в пункті 1 цього акта матеріальні носії можуть
бути передані іноземцям.
Голова комісії _____________ ____________________________
(підпис) (ініціали та прізвище)
Члени комісії _____________ ____________________________
_____________ ____________________________
"____" _____________ 20__ р.
( Інструкцію доповнено Додатком 15 згідно з Постановою Пенсійного фонду N 5-1 від 01.03.2007 )
Додаток 16
до пункту 87 Інструкції
про порядок обліку,
зберігання і використання
документів, справ, видань
та інших матеріальних носіїв
інформації, які містять
конфіденційну інформацію,
що є власністю держави,
в Пенсійному фонді України
та його органах
Форма 16
ЖУРНАЛ
обліку ділових зустрічей з іноземними делегаціями, групами та окремими іноземцями Пенсійного фонду України
---------------------------------------------------------------------------------------------
| N | Час | Прізвище, |Мета прийому, | Підрозділи |Ініціали та| Підсумки | N справи, |
|з/п|перебу-| ім'я та по | ініціали та | Пенсійного | прізвище | прийому | тому, |
| | вання |батькові (за| прізвище | фонду |працівників|(зазначаються | аркушів, |
| | | наявності) | посадових | України та |Пенсійного |відомості про | що |
| | | іноземця, | осіб, | його | фонду | виконання | передані |
| | | держава, |відповідальних| органів, з |України та | програми |іноземцям".|
| | |підприємство| за прийом |роботою яких| його | проведення | |
| | | (установа, | |ознайомилися| органів, | роботи з | |
| | |організація)| | іноземці | які брали | іноземцями у | |
| | | | | | участь у |разі передачі | |
| | | | | | прийомі |конфіденційної| |
| | | | | | | інформації - | |
| | | | | | |відомості про | |
| | | | | | | неї, ким | |
| | | | | | |видано дозвіл | |
| | | | | | | на передачу | |
| | | | | | | такої | |
| | | | | | | інформації) | |
---------------------------------------------------------------------------------------------
| Начальник юридичного управління | Т.Рябцева |
( Інструкцію доповнено Додатком 16 згідно з Постановою Пенсійного фонду N 5-1 від 01.03.2007 )
