Про затвердження Інструкції з обліку, зберігання та витрачання бланків свідоцтв, що видаються державними органами реєстрації актів цивільного стану на підтвердження юридичних фактів в Україні

Відповідно до статті 21 Закону України "Про органи реєстрації актів громадянського стану" та у зв'язку із прийняттям Сімейного кодексу України від 10 січня 2002 року N 2947-III

1. Затвердити та ввести в дію з 1 січня 2003 року Інструкцію з обліку, зберігання та витрачання бланків свідоцтв, що видаються державними органами реєстрації актів цивільного стану на підтвердження юридичних фактів в Україні, що додається.

2. Вважати такою, що втратила чинність, Інструкцію з обліку, зберігання та витрачання бланків свідоцтв про реєстрацію актів громадянського стану в Україні, затверджену наказом Міністерства юстиції України від 3 березня 2000 року N 9/5 та зареєстровану в Міністерстві юстиції України 3 березня 2000 року за N 125/4346.

3. Директору Департаменту у справах цивільного стану громадян Кунді В.В. надіслати зазначену Інструкцію Головному управлінню юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласним, Київському та Севастопольському міським управлінням юстиції для застосування в роботі підвідомчих державних органів реєстрації актів цивільного стану відповідних регіонів.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Державного секретаря Міністерства юстиції України Єфіменка Л.В. та директора Департаменту у справах цивільного стану громадян Кунду В.В.

1.1. При реєстрації актів цивільного стану державні органи реєстрації актів цивільного стану на підтвердження юридичних фактів видають свідоцтва про народження, смерть, шлюб, розірвання шлюбу, переміну прізвища, імені, по батькові і усиновлення на бланках, виготовлених друкарським способом за єдиним для всієї держави зразком, затвердженим згідно з вимогами чинного законодавства. Повторні свідоцтва видаються (надсилаються) на таких самих бланках.

Використання бланків свідоцтв інших зразків забороняється.

1.2. В актовому записі цивільного стану, на підставі якого видається відповідне свідоцтво (як первинне, так і повторне), зазначаються його серія та номер. При видаванні повторного свідоцтва вказується і дата його видачі.

1.3. Свідоцтва заповнюються тільки друкарським способом.

1.4. Бланки свідоцтв є документами суворої звітності й зберігаються в державних органах реєстрації актів цивільного стану в сейфах, вогнетривких шафах або металевих ящиках, стаціонарно закріплених до стіни або підлоги, або у спеціально обладнаних приміщеннях. У неробочий час сейфи, вогнетривкі шафи й металеві ящики з бланками свідоцтв належним чином опечатуються.

1.5. Вікна приміщень, де зберігаються бланки свідоцтв, внутрішньо обладнуються металевими ґратами. Водночас самі приміщення державних органів реєстрації актів цивільного стану забезпечуються охороною (охоронно-пожежною сигналізацією з підключенням до пульта централізованої охорони, автономною сигналізацією тощо).

2.1. Міністерство юстиції України узагальнює заявки відділів реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції (далі - відділи реєстрації актів цивільного стану обласних управлінь юстиції) та щорічно складає і надсилає до друкарні заявку на виготовлення необхідної кількості відповідних видів бланків свідоцтв.

2.2. Виготовлені бланки свідоцтв за рознарядкою Міністерства юстиції України надсилаються друкарнею безпосередньо відділам реєстрації актів цивільного стану обласних управлінь юстиції.

2.3. Сектори з архівної роботи, якщо вони розташовані окремо від відділів реєстрації актів цивільного стану обласних управлінь юстиції, одержують бланки свідоцтв у відповідних відділах реєстрації актів цивільного стану обласних управлінь юстиції.

2.4. Відділи реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції одержують бланки свідоцтв у відділах реєстрації актів цивільного стану обласних управлінь юстиції.

2.5. Виконавчі органи сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад одержують бланки свідоцтв у відділах реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції.

2.6. Бланки свідоцтв видаються за довіреністю і видатковим документом або надсилаються спецзв'язком чи цінним листом з відповідним супровідним документом, про що робиться запис у книзі обліку оприбуткування й витрачання бланків свідоцтв (додаток 1).

2.7. Відділи реєстрації актів цивільного стану обласних управлінь юстиції забезпечуються трирічним запасом бланків свідоцтв.

2.8. Відділам реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції бланки свідоцтв видаються (надсилаються) з розрахунку не більше тримісячної потреби в них.

2.9. Секторам з архівної роботи, якщо вони розташовані окремо від відділів реєстрації актів цивільного стану обласних управлінь юстиції, та виконавчим органам сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад бланки свідоцтв видаються (надсилаються) з розрахунку не більше місячної потреби.

2.10. Працівникам відділів, які проводять реєстрацію актів цивільного стану та видають повторні свідоцтва про проведену реєстрацію, видається під розписку одноденна потреба бланків свідоцтв, про що робиться відмітка в книзі обліку бланків свідоцтв, які видаються керівництвом відділу реєстрації актів цивільного стану працівникам відділу (додаток 2). У зазначеній книзі також ведеться облік повернутих працівниками відділу бланків свідоцтв керівництву відділу.

2.11. У відділах реєстрації актів цивільного стану обласних управлінь юстиції для приймання бланків свідоцтв наказом відповідного управління юстиції створюються комісії, які перевіряють відповідність одержаних від друкарні бланків супровідним документам. До складу комісії має входити не менше трьох осіб: 2 працівники відділу реєстрації актів цивільного стану та працівник з іншого підрозділу управління юстиції.

2.11.1. Якщо сектор з архівної роботи розташований окремо від відділу реєстрації актів цивільного стану обласного управління юстиції, то в ньому для приймання бланків свідоцтв створюється комісія, до складу якої має входити не менше трьох осіб: працівник сектору з архівної роботи, працівник відділу реєстрації актів цивільного стану обласного управління юстиції та працівник іншого підрозділу управління юстиції.

Склад комісії затверджується наказом відповідного управління юстиції.

2.11.2. Головою комісії для приймання бланків свідоцтв у відділах реєстрації актів цивільного стану обласних управлінь юстиції та в секторах з архівної роботи, якщо вони розташовані окремо від цих відділів, призначається особа, відповідальна за їх зберігання.

2.12. Про наслідки прийняття відділами реєстрації актів цивільного стану обласних управлінь юстиції з друкарні бланків свідоцтв на аркуші паперу формату А4 складається акт про прийняття бланків свідоцтв у двох примірниках (додаток 3). Один з них зберігається у даному відділі реєстрації актів цивільного стану, а другий не пізніше п'яти діб з дня одержання бланків свідоцтв надсилається Міністерству юстиції України.

Розташовані окремо від відділів реєстрації актів цивільного стану обласних управлінь юстиції сектори з архівної роботи за результатами прийняття бланків свідоцтв також складають акт, один примірник якого надсилається вищезазначеному відділу впродовж 2 днів з дня їх отримання.

2.12.1. В акті про прийняття бланків свідоцтв відображаються такі відомості: номер акта, заголовок, дата й місце складання, склад комісії із зазначенням посад, дата прийняття бланків свідоцтв та їх оприбуткування, від кого та на підставі яких супровідних документів отримано, вид отриманих бланків свідоцтв, їхні серії та номери, загальна кількість отриманих бланків (цифрами й літерами), відповідність отриманих бланків супровідним документам, кількість отриманих посилок і їхній стан, підписи складу комісії, гербова печатка.

2.13. У відділах реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції для приймання бланків свідоцтв утворюються комісії, які перевіряють відповідність одержаних бланків супровідним документам та в обов'язковому порядку переглядають кожний бланк окремо.

До складу комісії, що затверджується наказом начальника відповідного управління юстиції, має входити не менше трьох осіб: 2 працівники відділу реєстрації актів цивільного стану та працівник іншого підрозділу управління юстиції. Головою комісії призначається особа, відповідальна за зберігання бланків свідоцтв.

2.14. Про наслідки прийняття бланків свідоцтв з відділу реєстрації актів цивільного стану обласного управління юстиції на аркуші паперу формату А4 складається акт про прийняття бланків свідоцтв у двох примірниках (додаток 4), один з яких зберігається в даному відділі реєстрації актів цивільного стану, а другий у п'ятиденний термін з дня прийняття бланків свідоцтв надсилається відділу реєстрації актів цивільного стану обласного управління юстиції.

2.15. У разі нестачі або виявлення дефектних бланків (відсутність або пошкодження захисної сітки, друкованого тексту, серій або номерів, наявність дубльованих номерів тощо), нестачі чи невідповідності серій і номерів бланків наклейці друкарні складається про це акт у трьох примірниках, який завіряється гербовою печаткою. Перший примірник з наклейкою друкарні й дефектними бланками надсилається до відділу реєстрації актів цивільного стану обласного управління юстиції, другий - до Міністерства юстиції України, а третій залишається у відділі реєстрації актів цивільного стану, який склав акт.

2.16. За фактами виявлення нестачі або дефектів бланків свідоцтв відділ реєстрації актів цивільного стану обласного управління юстиції складає претензії у трьох примірниках. Перший примірник претензії разом з документами, що підтверджують нестачу чи дефекти (контрольна картка з пачки, дефектний бланк свідоцтва), надсилається до друкарні, другий примірник з актом про нестачу або виявлення дефектних бланків, нестачі чи невідповідності серій і номерів бланків - до Міністерства юстиції України до відома, а третій примірник залишається у відділі реєстрації актів цивільного стану обласного управління юстиції. Про результати розгляду претензії повідомляється також Міністерство юстиції України.

2.17. Виконавчі органи сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад про одержання бланків свідоцтв не пізніше трьох діб з дня їх отримання надсилають підтвердження відділу реєстрації актів цивільного стану районного, районного у місті, міського (міст обласного значення) управління юстиції, від якого безпосередньо прийняли бланки свідоцтв.

2.18. Передавання бланків свідоцтв з однієї області в другу провадиться відділами реєстрації актів цивільного стану обласних управлінь юстиції тільки з письмового дозволу Міністерства юстиції України. Після передавання складається завірений гербовими печатками про це акт у трьох примірниках, в якому вказуються дата, місце його складання, кількість переданих бланків, їхні серії та номери. Перший примірник акта надсилається до Міністерства юстиції України, другий та третій - залишаються у відділах реєстрації актів цивільного стану обласних управлінь юстиції, які здійснили передавання.

3.1. Одержані бланки свідоцтв у той самий день на підставі супровідних документів оприбутковуються посадовою особою, відповідальною за їх зберігання.

3.2. Для обліку надходження й витрачання бланків свідоцтв ведуться:

3.2.1. У відділах реєстрації актів цивільного стану обласних управлінь юстиції, секторах з архівної роботи, якщо вони розташовані окремо від відділу реєстрації актів цивільного стану обласного управління юстиції, у відділах реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції :

- книги обліку оприбуткування й витрачання бланків свідоцтв згідно з додатком 1;

- книги обліку бланків свідоцтв, які видаються керівництвом відділу реєстрації актів цивільного стану працівникам відділу, згідно з додатком 2;

- книги обліку оприбуткування й витрачання бланків свідоцтв про народження, смерть, шлюб, розірвання шлюбу, переміну прізвища, імені, по батькові й усиновлення (далі - книги обліку оприбуткування й витрачання бланків свідоцтв за видами) згідно з додатками 5, 6, 7;

- книги особових рахунків з обліку бланків свідоцтв згідно з додатком 8;

- книги обліку свідоцтв, які надійшли з інших відділів реєстрації актів цивільного стану для вручення громадянам, згідно з додатком 9.

Книги обліку оприбуткування й витрачання бланків свідоцтв за видами у відділах реєстрації актів цивільного стану заповнюються лише в частині витрачання.

3.2.2. У виконавчих органах сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад - книги обліку оприбуткування й витрачання бланків свідоцтв за видами, які заповнюються як у частині оприбуткування, так і витрачання, згідно з додатками 5, 6.

3.3. Усі книги обліку бланків свідоцтв мають заголовні та титульні аркуші, прошнуровуються, а їхні аркуші - пронумеровуються. Про загальну кількість аркушів у книзі на внутрішньому боці обкладинки робиться відмітка, яка підписується керівником державного органу, й проставляється печатка.

3.4. Книги заповнюються чорнилом або кульковою ручкою, чітким розбірливим почерком. Підчистки в них не допускаються.

Неправильно зроблений запис закреслюється, а потрібне записується поруч чітким почерком.

Кожне виправлення має бути відповідним чином застережено й завірено печаткою.

3.5. Книги обліку бланків свідоцтв підлягають постійному зберіганню.

3.6. Книгами обліку оприбуткування й витрачання бланків свідоцтв, книгами обліку оприбуткування й витрачання бланків свідоцтв за видами, книгами обліку бланків свідоцтв, які видаються керівництвом відділу працівникам відділу, книгами особових рахунків з обліку бланків свідоцтв, а також книгами обліку свідоцтв, які надійшли з інших відділів реєстрації актів цивільного стану для вручення громадянам (відповідно додатки 1, 2, 5, 6, 7, 8, 9), забезпечуються:

3.6.1. Відділи реєстрації актів цивільного стану обласних управлінь юстиції - обласними управліннями юстиції.

3.6.2. Сектори з архівної роботи, якщо вони розташовані окремо від відділів реєстрації актів цивільного стану обласних управлінь юстиції, - відділами реєстрації актів цивільного стану обласних управлінь юстиції.

3.6.3. Відділи реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції - відділами реєстрації актів цивільного стану обласних управлінь юстиції.

3.6.4. Виконавчі органи сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад - відділами реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції.

4.1. Відділи реєстрації актів цивільного стану обласних управлінь юстиції звітують про витрачання одержаних бланків свідоцтв перед Міністерством юстиції України один раз на рік не пізніше 25 січня наступного за звітним року за формою згідно з додатком 10.

4.2. Сектори з архівної роботи, якщо вони розташовані окремо від відділів реєстрації актів цивільного стану обласних управлінь юстиції, звітують про витрачання одержаних бланків свідоцтв перед відповідними відділами реєстрації актів цивільного стану обласних управлінь юстиції щомісяця не пізніше 5-го числа наступного місяця за формою згідно з додатком 10.

4.3. Відділи реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції звітують про витрачання одержаних бланків свідоцтв перед відділами реєстрації актів цивільного стану обласних управлінь юстиції щокварталу не пізніше 15-го числа наступного за звітним кварталом місяця за формою згідно з додатком 10.

4.4. Виконавчі органи сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад звітують про витрачання одержаних бланків свідоцтв перед відділами реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції щомісяця не пізніше 5-го числа наступного місяця за формою згідно з додатком 10. До звіту додається реєстр бланків свідоцтв, виданих виконавчим органом сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад упродовж місяця, згідно з додатком 11.

4.5. Звіти про витрачання бланків свідоцтв та реєстри виданих бланків свідоцтв завіряються гербовими печатками відповідних державних органів реєстрації актів цивільного стану.

4.6. У кінці звітного періоду в книзі обліку оприбуткування й витрачання бланків свідоцтв, книгах обліку оприбуткування й витрачання бланків свідоцтв за видами, книзі особових рахунків з обліку бланків свідоцтв, визначених додатками 1, 5, 6, 7, 8, 9, щокварталу підраховуються та зазначаються залишки бланків свідоцтв.

У книгах обліку оприбуткування й витрачання бланків свідоцтв за видами, книзі особових рахунків з обліку бланків свідоцтв щокварталу зазначаються також відомості щодо кількості використаних бланків свідоцтв (загальна кількість, у тому числі виданих уперше, повторно, зіпсованих при заповненні, викрадених або загублених).

5.1. Зіпсовані при заповненні або анульовані бланки свідоцтв, а також свідоцтва, здані для обміну у зв'язку із внесенням змін, виправлень та доповнень до актових записів у відділах реєстрації актів цивільного стану обласних управлінь юстиції та в секторах з архівної роботи, якщо вони розташовані окремо від відділів реєстрації актів цивільного стану обласних управлінь юстиції, знищуються один раз на півріччя, про що складається акт про знищення бланків свідоцтв, що видаються державними органами реєстрації актів цивільного стану на підтвердження юридичних фактів в Україні (далі - акт про знищення бланків свідоцтв), згідно з додатком 12.

5.2. Зіпсовані при заповненні та інші свідоцтва, які підлягають знищенню, в тому числі надіслані для знищення з виконавчих органів сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад, у відділах реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції знищуються один раз на півріччя, про що на аркуші паперу формату А4 складається акт про знищення бланків свідоцтв (за формою, визначеною додатком 12, у двох примірниках), який завіряється гербовою печаткою.

5.3. На першому примірнику акта про знищення бланків свідоцтв проти кожного вказаного в ньому свідоцтва наклеюються вирізані у відповідному свідоцтві серія й номер. Перший примірник акта не пізніше ніж у триденний термін надсилається до відділу реєстрації актів цивільного стану обласного управління юстиції, а другий (без вирізаних номерів) залишається у відповідному відділі реєстрації актів цивільного стану.

5.4. По закінченні року підлягають знищенню також повторні свідоцтва, надіслані іншими відділами реєстрації актів цивільного стану й не одержані громадянами впродовж року.

У книзі обліку свідоцтв, які надійшли з інших відділів реєстрації актів цивільного стану для вручення громадянам (додаток 9), робиться відмітка про знищення певного свідоцтва, яка містить в собі номер та дату складання акта про знищення бланків свідоцтв.

5.5. Зіпсовані при заповненні та інші свідоцтва, які підлягають знищенню виконавчими органами сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад, щомісяця зі звітом про витрачання бланків свідоцтв надсилаються до відділу реєстрації актів цивільного стану відповідного управління юстиції.

5.6. Знищення та складання акта про це провадиться комісією, створеною для приймання бланків.

5.7. Знищення свідоцтв здійснюється шляхом їх спалення, про що зазначається в акті.

6.1. Доступ до бланків свідоцтв мають лише особи, відповідальні за їх зберігання, а також у їхній присутності - посадові особи, які мають право перевіряти їхню діяльність (працівники Міністерства юстиції України, Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського, Севастопольського міських, районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції).

Не дозволяється передавання незаповнених бланків свідоцтв за межі приміщення державного органу реєстрації актів цивільного стану для подальшого їх видавання при проведенні окремих видів реєстрації актів цивільного стану.

6.2. Відповідальними за зберігання бланків свідоцтв є:

6.2.1. У відділах реєстрації актів цивільного стану обласних управлінь юстиції згідно з наказом відповідного управління юстиції - керівники цих відділів.

6.2.2. У секторах з архівної роботи, які розташовані окремо від відділів реєстрації актів цивільного стану обласних управлінь юстиції, - посадові особи, на яких покладено цей обов'язок наказом відповідного управління юстиції.

6.2.3. У відділах реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції згідно з наказом відповідно Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції - керівники цих відділів.

6.2.4. У виконавчих органах сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад - посадові особи, на яких покладено цей обов'язок розпорядженням виконавчого органу відповідної ради за погодженням з відділом реєстрації актів цивільного стану управління юстиції вищого рівня, який забезпечує бланками свідоцтв.

6.3. На час відсутності особи, відповідальної за зберігання бланків свідоцтв (відпустка, відрядження, хвороба тощо), бланки свідоцтв передаються за актом передавання іншій посадовій особі, яка тимчасово виконує її обов'язки.

6.4. При зміні посадової особи, відповідальної за зберігання бланків свідоцтв, приймання-передавання бланків свідоцтв і відповідної облікової документації згідно з актом передавання в обов'язковому порядку провадиться:

6.4.1. У відділах реєстрації актів цивільного стану обласних управлінь юстиції - у присутності працівника відділу та представника іншого підрозділу обласного управління юстиції.

6.4.2. У відділах реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції - у присутності працівника відповідного управління юстиції чи представника відділу реєстрації актів цивільного стану обласного управління юстиції.

6.4.3. У виконавчих органах сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад - у присутності керівника відділу реєстрації актів цивільного стану відповідного управління юстиції.

6.5. По закінченні приймання-передавання бланків присутній представник зобов'язаний проінструктувати новопризначену особу про порядок обліку, зберігання, правильного витрачання бланків свідоцтв і звітності про них та відповідальність за їх належне зберігання.

7.1. Державний орган реєстрації актів цивільного стану, який виявив факт утрати або крадіжки бланків свідоцтв, зобов'язаний у той самий день повідомити про це відділ реєстрації актів цивільного стану вищого рівня, конкретно зазначивши обставини викрадення, вид, кількість, серію та номери викрадених бланків свідоцтв, а також чи були порушені вимоги цієї Інструкції. Про факт викрадення або загублення одночасно надсилається повідомлення органам внутрішніх справ за місцем їх викрадення для вжиття заходів щодо їх розшуку.

7.2. Відділ реєстрації актів цивільного стану обласного управління юстиції в той день, коли йому стало відомо про втрату, зобов'язаний повідомити Міністерство юстиції України про факт викрадення або загублення бланків свідоцтв, зазначивши дату та обставини викрадення або втрати, вид, кількість, серію та номери викрадених бланків свідоцтв, а також чи були порушені вимоги даної Інструкції щодо їх зберігання, та одночасно проінформувати про вжиті заходи: щодо розшуку викрадених бланків свідоцтв та до осіб, винних у їх утраті.

Виконавчі органи сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад при виявленні факту втрати або крадіжки бланків свідоцтв в той самий день повідомляють відділ реєстрації актів цивільного стану районного, районного в місті, міського (міст обласного значення) управління юстиції, який повідомляє про це відділ реєстрації актів цивільного стану обласного управління юстиції, а також органи Міністерства внутрішніх справ України. Відділ обласного управління юстиції письмово повідомляє в триденний строк про цей факт Міністерство юстиції України, а також про вжиті заходи щодо розшуку викрадених бланків свідоцтв та про вжиті заходи до осіб, винних у їх утраті.

7.3. За кожним випадком загублення або крадіжки бланків свідоцтв проводиться службове розслідування з метою встановлення осіб, винних у втраті бланків, а також вживаються всі потрібні заходи до забезпечення їх належного зберігання.

7.4. За недбале ставлення до зберігання бланків свідоцтв, порушення правил їх приймання, обліку, використання та знищення відповідальна за це особа несе відповідальність у встановленому законодавством порядку.

7.5. Щодо осіб, винних у втраті бланків свідоцтв, матеріали передаються до слідчих органів.

7.6. При проведенні перевірок роботи державних органів реєстрації актів цивільного стану в обов'язковому порядку перевіряється стан обліку, зберігання й витрачання бланків свідоцтв.