____________
* У разі потреби журнал може доповнюватись додатковими графами.
Додаток 12
до Інструкції
(пункт 176)
РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА ( raa320017-12 )
Додаток 13
до Інструкції
(пункт 176)
ПОРЯДОК
заповнення реквізитів реєстраційно-контрольної картки
Додаток 14
до Інструкції
(пункт 196)
СТРОКИ
виконання основних документів
1. Укази, розпорядження і доручення Президента України - у разі, коли в акті чи дорученні Президента України строк виконання завдання не визначено, його виконання здійснюється протягом 30 календарних днів з дати набрання чинності цим актом.
2. Запит народного депутата України - не пізніше ніж у п'ятнадцятиденний строк з дня його надходження або в інший установлений Верховною Радою України строк. Запит депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим - у п'ятнадцятиденний строк, депутата місцевої ради - в установлений зазначеною Радою строк.
Якщо запит народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) з об'єктивних причин не може бути розглянуто в установлений строк, надсилається відповідно до закону письмове повідомлення суб'єктам внесення запиту.
3. Звернення народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) - протягом не більш як 10 днів з дня надходження.
У разі неможливості розгляду звернення народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) в установлений строк йому повідомляють про це офіційним листом із зазначенням причин продовження строку розгляду. Строк розгляду депутатського звернення з урахуванням строку продовження не може перевищувати 30 днів з моменту його надходження.
4. Рішення Кабінету Міністрів України щодо доопрацювання проектів нормативно-правових актів - до 10 днів після розгляду проекту акта на засіданні Кабінету Міністрів України (якщо не встановлено інший строк).
5. Постанови та висновки Колегії Рахункової палати - 15 днів з дня реєстрації документа в установі (якщо інший строк не встановлено у документі).
6. Погодження проектів актів Кабінету Міністрів України установами, яким ці проекти надіслано для розгляду, - у строк, установлений їх головними розробниками.
7. Протест прокурора на акт, що суперечить закону, - у десятиденний строк після його надходження. Про наслідки розгляду протесту в той самий строк повідомляється прокурору.
Письмовий припис прокурора про усунення порушень закону - негайно, про що повідомляється прокурору.
Подання прокурора з вимогами усунення порушень закону, причин цих порушень і умов, що їм сприяють, підлягає невідкладному розгляду. Не пізніше ніж у місячний строк слід вжити відповідних заходів до усунення порушень закону, причин та умов, що їх спричиняють, і про наслідки повідомити прокурору.
Постанова прокурора про порушення дисциплінарного провадження або провадження про адміністративне правопорушення - у десятиденний строк після її надходження, якщо інше не встановлено законом.
8. Запит на публічну інформацію від фізичної, юридичної особи, об'єднання громадян без статусу юридичної особи, крім суб'єктів владних повноважень (далі - запитувачі), та надання відповіді на запит на інформацію - не більше п'яти робочих днів від дня надходження запиту.
У разі коли запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, про стан довкілля, якість харчових продуктів і предметів побуту, аварії, катастрофи, небезпечні природні явища та інші надзвичайні події, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь повинна бути надана не пізніше ніж протягом 48 годин з дня надходження запиту.
У разі коли запит стосується великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, розпорядник інформації може продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку розпорядник інформації повідомляє запитувачу в письмовій формі не пізніше ніж протягом п'яти робочих днів з дня надходження запиту.
Відстрочення в задоволенні запиту на інформацію допускається в разі, коли запитувана інформація не може бути надана для ознайомлення в передбачені строки у разі настання обставин непереборної сили. Рішення про відстрочення доводиться до відома запитувача у письмовій формі з роз'ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.
9. Звернення громадян - не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх надходження.
Якщо у місячний строк вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керівник установи або його заступник встановлюють необхідний строк для Його розгляду, про що повідомляють особі, яка подала звернення. При цьому загальний строк вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.
10. Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня - до зазначеного в них строку.
11. Телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, - до двох днів, решта - протягом 10 днів.
Додаток 15
до Інструкції
(пункт 214)
ЗВЕДЕННЯ*
про виконання документів, що підлягають індивідуальному контролю, станом на ____________ 20__
| № | Найменування та індекс структурних підрозділів | Документи на контролі | |||||
| усього | надійшло за попередній місяць | з них | |||||
| виконано | виконуються у строк | продовжено строк виконання | прострочено | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| Найменування посади керівника служби контролю | _________________ (підпис) | _____________________________ (ініціал імені, прізвище) |
| ___ ____________ 20__ |
____________
* У разі потреби зведення може доповнюватися додатковими графами.
Додаток 16
до Інструкції
(пункт 215)
ПЕРЕЛІК*
документів, не виконаних ________________________
_______________________________________________
(найменування та індекс структурного підрозділу)
в установлений строк, станом на ___ ____________ 20__**
____________
* У разі потреби перелік може доповнюватися додатковими графами.
** Графи шоста, сьома і восьма заповнюються у структурному підрозділі.
Додаток 17
до Інструкції
(пункт 236)
НОМЕНКЛАТУРА
справ структурних підрозділів ( raa320017-12 )
Додаток 18
до Інструкції
(пункт 236)
НОМЕНКЛАТУРА
справ установи ( raa320017-12 )
Додаток 19
до Інструкції
(пункт 267)
АКТ
про вилучення ( raa320017-12 )
Додаток 20
до Інструкції
(пункт 272)
ОПИС СПРАВ ( raa320017-12 )
Додаток 21
до Інструкції
(пункт 8)
ФУНКЦІЇ ДІЛОВОДА
Працівник, відповідальний за ведення діловодства у структурному підрозділі:
- одержує кореспонденцію, яка надходить у підрозділ, фіксує її одержання в автоматизованій системі або журналі обліку вхідної кореспонденції;
- здійснює контроль за своєчасним опрацюванням документів у підрозділі, надає керівникові підрозділу інформацію про хід опрацювання документів;
- доповідає про вхідну кореспонденцію керівникові та за його дорученням передає її виконавцям;
- веде журнал реєстрації вихідної кореспонденції за підписом керівника, комплектує пакет документів до підпису вищого керівництва;
- надає довідки про проходження документів у підрозділі;
- за дорученням керівника виготовляє копії документів;
- ознайомлює за дорученням керівника працівників підрозділу із службовими документами;
- складає номенклатуру справ підрозділу, формує справи відповідно до номенклатури;
- готує справи для передачі до архіву та описи справ для знищення;
- одержує, зберігає і веде облік пронумерованих бланків та бланків для розпорядчих документів;
- забезпечує працівників підрозділу канцелярським приладдям, веде його облік;
- виконує інші доручення керівника.
Додаток 22
до Інструкції
(пункт 131)
Голові Київської міської
державної адміністрації
____________________________
(ініціали та прізвище)
ДОПОВІДНА ЗАПИСКА*
Від:
вказується посада, назва структурного підрозділу, ініціали та прізвище дописувача
Стосовно:
стисло (одним реченням) викладається мета доповідної записки
1. Суть питання
Стисло (не більше 2-х аркушів) викладається ситуація (проблема), що склалася, фактори, що стосуються питання, виклад аргументів, стислий опис послідовності дій, вигоди та ризики.
2. Висновки
Розділ передбачається у разі, коли є потреба в описі варіантів рішень, їх доцільності чи правомірності тощо.
3. Пропозиції
Чітко формулюються пропозиції (нумеруються, якщо їх декілька).
4. Погодження
У разі підготовки пропозицій, які стосуються компетенції кількох підрозділів, повідомляється про позицію таких підрозділів, а також ставлення до рекомендованого рішення окремих посадових осіб.
5. Додатки**
Зазначається назва додатка, кількість аркушів та кількість примірників.
| підпис | ініціал(и), прізвище | |
| ___ ____________ 2012 |
____________
* За такою ж формою складається і пояснювальна записка.
** У разі наявності.
*** Рекомендовані назви частин доповідної записки можуть об'єднуватись або виключатись залежно від змісту записки.