Про документальне забезпечення записів в бухгалтерському обліку

Міністерство фінансів України у зв'язку із зверненням народного депутата України <...> від 15 листопада 2006 року N 06-18/369-24 щодо роз'яснення питань, викладених у Вашому зверненні, повідомляє.

Відповідно до частини другої статті 19 Конституції України органи державної влади та органи місцевого самоврядування, їх посадові особи зобов'язані діяти лише на підставі, в межах повноважень та у спосіб, що передбачені Конституцією та законами України. Роз'яснення нормативних актів можуть надаватися органами, що їх видали або за погодженням з ними іншим органом, якщо інше не встановлено безпосередньо органом, що видав нормативно-правовий акт.

Типові форми первинних документів з обліку сировини та матеріалів, у тому числі і накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів (типова форма N М-11) та порядок їх заповнення, затверджені наказом Міністерства статистики України від 21 червня 1996 року N 193.

Відповідно до статті 9 Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" та пункту 2.1 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 року N 88, первинними документами є письмові свідоцтва, що фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.

Рахунок (рахунок - фактура) за своїм призначенням не відповідає ознакам первинного документа, оскільки ним не фіксується будь-яка господарська операція, розпорядження або дозвіл на проведення господарської операції, а носить лише інформаційний характер. Форма рахунку (рахунку-фактури) не відноситься до типових форм, які затверджуються Держкомстатом, застосування її нормативно-правовими актами не передбачено, тому при складанні такого документу слід керуватися нормами зазначеного Закону України.

Крім того, при здійсненні операцій з одержання матеріальних цінностей має складатися довіреність (типова форма N М-2), скріплення печаткою якої є обов'язковим. Форма довіреності на одержання цінностей, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 16 травня 1996 року N 99 "Про затвердження Інструкції про порядок реєстрації виданих, повернутих і використаних довіреностей на одержання цінностей".

Порядок договірних зобов'язань врегульовано Господарським та Цивільним кодексами України. Відповідно до Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого Указом Президента України від 30 грудня 1997 року N 1396/97, роз'яснення чинного законодавства надає Міністерство юстиції України.

Відповідно до пункту 3 статті 8 зазначеного Закону України відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах несе власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства та установчих документів.

Відповідальність за несвоєчасне складання документів, за недостовірність даних, наведених у первинних документах, несуть особи, які склали і підписали ці документи. Крім того, відповідно до пункту 2.15 зазначеного Положення первинні документи підлягають обов'язковій перевірці працівниками, які ведуть бухгалтерський облік, за формою і змістом, тобто перевіряється наявність у документі обов'язкових реквізитів та відповідність господарської операції діючому законодавству, логічна ув'язка окремих показників.

Відповідно до статті 2 Закону України "Про державну податкову службу в Україні" та пункту 3 Положення про Державну податкову адміністрацію України, затвердженого Указом Президента України від 13 липня 2000 року N 886/2000, роз'яснення законодавства з питань оподаткування серед платників податків, інших платежів належить до повноважень органів державної податкової служби України.