Про затвердження Положення про департамент документообігу та контролю

Відповідно до абзацу першого пункту 9 та підпункту 19 пункту 11 Положення про Міністерство розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20.08.2014 № 459 (зі змінами),

1. Затвердити Положення про департамент документообігу та контролю, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 21.01.2020 № 25 "Про затвердження Положення про департамент документального забезпечення та електронних сервісів".

3. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1.1. Департамент документообігу та контролю (далі - департамент) є самостійним структурним підрозділом апарату Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України (далі - Мінекономіки).

1.2. Департамент у своїй діяльності керується Конституцією і законами України, актами Президента України, постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами, наказами Мінекономіки, цим Положенням та дорученнями керівництва Мінекономіки.

1.3. Структура та чисельність департаменту визначаються відповідно до структури та штатного розпису Мінекономіки.

1.4. До складу департаменту входять такі структурні підрозділи:

управління документообігу;

управління доступу до публічної інформації, звернень громадян та контролю.

1.5. Основні завдання, функції та права структурних підрозділів, що входять до складу департаменту, визначаються в положеннях про них.

Основними завданнями департаменту є:

забезпечення реалізації державної політики у сферах діловодства та архівної справи, електронного документообігу, доступу до публічної інформації та звернень громадян;

розроблення та участь у підготовці проектів нормативно-правових актів та наказів Мінекономіки з питань діловодства та архівної справи, електронного документообігу, доступу до публічної інформації, звернень громадян тощо;

опрацювання нормативно-правових актів та підготовка висновків до них;

підготовка пропозицій стосовно заходів та обсягів фінансування робіт для забезпечення належного функціонування та подальшого розвитку системи електронної взаємодії Мінекономіки;

надання консультаційної та методичної допомоги структурним підрозділам Мінекономіки з питань діловодства та архівної справи, доступу до публічної інформації, звернень громадян тощо;

організація електронного та паперового документообігу, здійснення реєстрації та ведення обліку документів, формування справ, у тому числі електронних справ;

формування, зберігання та забезпечення користування архівним фондом Мінекономіки, здійснення перевірки передання структурними підрозділами електронних та паперових справ до архіву Мінекономіки;

організація експертизи цінності документів та відомостей, що в них містяться;

підготовка та передання документів Національного архівного фонду на державне зберігання до Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України;

забезпечення належного функціонування та подальший розвиток системи електронної взаємодії структурних підрозділів Мінекономіки;

здійснення методичного керівництва і контролю за додержанням установленого порядку роботи з документами незалежно від форми їх створення, у тому числі з документами з грифом "ДСК", у структурних підрозділах та на підприємствах, в установах та організаціях, що належать до сфери управління Мінекономіки, у діяльності яких не створюються документи Національного архівного фонду;

організація та здійснення постійного контролю за виконанням структурними підрозділами Мінекономіки завдань, визначених законами України, актами та дорученнями Президента України, постановами Верховної Ради України, актами та рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями керівництва Кабінету Міністрів України, наказами та дорученнями керівництва Мінекономіки;

організація документообігу при функціонуванні запасних пунктів управління Мінекономіки, які входять до державної системи запасних пунктів управління в умовах надзвичайного стану та в особливий період;

забезпечення реалізації громадянами їх конституційного права на звернення до Мінекономіки як органу державної влади;

забезпечення в установленому законодавством порядку доступу до публічної інформації, розпорядником якої є Мінекономіки;

організація та контроль за здійсненням розгляду звернень громадян з питань, пов'язаних з діяльністю Мінекономіки, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери його управління;

організація роботи громадської приймальні Мінекономіки.

Департамент для виконання покладених на нього завдань має право:

отримувати інформацію, документи і матеріали від структурних підрозділів Мінекономіки щодо:

- удосконалення системи електронної взаємодії Мінекономіки;

- стану виконання завдань, що перебувають на контролі в Мінекономіки, у тому числі щодо причин несвоєчасного виконання доручень та вжитих заходів з метою їх усунення;

залучати спеціалістів центральних та місцевих органів виконавчої влади, підприємств, установ та організацій (за згодою їх керівників);

скликати наради, утворювати робочі групи;

отримувати інформацію, документи та матеріали від центральних органів виконавчої влади, місцевих державних адміністрацій, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій;

брати участь у нарадах, конференціях та семінарах з питань, що належать до компетенції департаменту.

4.1. Департамент очолює директор, якого в установленому порядку призначає на посаду та звільняє з посади державний секретар Мінекономіки.

4.2. Директор департаменту повинен мати ступінь вищої освіти не нижче магістра, досвід роботи на посадах державної служби категорій "Б" чи "В" або досвід служби в органах місцевого самоврядування, або досвід роботи на керівних посадах підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності не менше двох років та вільно володіти державною мовою.

4.3. Директор департаменту:

здійснює керівництво роботою департаменту і несе персональну відповідальність за виконання завдань, визначених цим Положенням;

бере участь у розробленні та опрацюванні нормативно-правових актів у сфері діяльності департаменту;

організовує, забезпечує та контролює виконання в установлені строки доручень керівництва Мінекономіки, несе персональну відповідальність за стан виконавської дисципліни в департаменті;

організовує та координує підготовку проектів рішень і документів з питань діловодства та архівної справи, електронного документообігу, доступу до публічної інформації та звернень громадян;

візує проекти рішень і документи з питань, що належать до сфери діяльності департаменту, які подаються на підпис керівництву Мінекономіки;

у межах повноважень, наданих керівництвом Мінекономіки, підписує листи, запити та документи з питань діловодства та архівної справи, електронного документообігу, доступу до публічної інформації та звернень громадян, які надсилаються до інших органів виконавчої влади;

з питань, що належать до сфери діяльності департаменту, підписує доповідні та службові записки, інформаційно-аналітичні матеріали та інші документи, які використовуються в управлінській діяльності, для подання керівництву Мінекономіки або надання іншим самостійним структурним підрозділам Мінекономіки;

організовує міжвідомчу взаємодію та забезпечує взаємодію департаменту з іншими самостійними структурними підрозділами Мінекономіки та структурними підрозділами Секретаріату Кабінету Міністрів України з питань, які потребують спільного вирішення;

за дорученням керівництва Мінекономіки забезпечує супровід у комітетах Верховної Ради України законопроектів з питань, що належать до сфери діяльності департаменту;

представляє Мінекономіки в інших органах виконавчої влади, на підприємствах, в установах та організаціях з питань діловодства та архівної справи, електронного документообігу, доступу до публічної інформації та звернень громадян;

забезпечує в межах компетенції виконання вимог щодо збереження державної таємниці відповідно до Закону України "Про державну таємницю", уживає заходів щодо збереження службової інформації в департаменті;

відповідно до завдань, покладених на департамент, забезпечує функціонування системи електронного та паперового документообігу Мінекономіки в особливий період та в умовах надзвичайного стану;

відповідно до завдань, покладених на департамент, використовує в роботі відомості за окремими показниками щодо дислокації, функціонування, характеристики запасних пунктів управління, які входять до державної системи запасних пунктів управління.

відповідає за стан пожежної безпеки в приміщеннях департаменту та здійснює контроль за виконанням правил пожежної безпеки;

контролює додержання співробітниками департаменту правил внутрішнього службового розпорядку;

у своєму безпосередньому підпорядкуванні має заступника директора департаменту, заступника директора департаменту - начальника управління доступу до публічної інформації, звернень громадян та контролю, начальника управління документообігу;

погоджує положення про структурні підрозділи, утворені у складі департаменту;

забезпечує разом з керівниками структурних підрозділів, утворених у складі департаменту, і департаментом управління персоналом роботу в департаменті з добору, розстановки кадрів та професійного розвитку;

погоджує заяви про переведення, стажування, звільнення державних службовців і працівників департаменту, а також заяви про надання їм відпусток та пропозиції щодо їх відряджень;

погоджує подання, підготовлене департаментом управління персоналом, про присвоєння чергового рангу державним службовцям, які перебувають у його безпосередньому підпорядкуванні;

здійснює в установленому порядку оцінювання результатів службової діяльності державних службовців департаменту.

4.4. Виконання обов'язків тимчасово відсутнього директора департаменту забезпечується:

заступником директора департаменту;

заступником директора департаменту - начальником управління доступу до публічної інформації, звернень громадян та контролю у разі відсутності заступника директора департаменту.