- приложения, которые являются самостоятельными документами иотправляются с сопроводительным письмом.
Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметьвсе необходимые для конкретного вида документа реквизиты.
В распорядительном документе сведения о наличии приложенийуказываются в тексте, например:
"Разработать и представить на утверждение график комплексногоплана научной организации труда (НОТ) в министерстве по форме,указанной в приложении 1".
Приложения к распорядительному документу должны иметь отметкусо ссылкой на этот распорядительный документ, его дату и номер.Отметка делается на верхнем правом поле первого листа приложения,например:
Приложение
к постановлению
Совета министров
Автономной Республики Крым
от 20.04.05 г. N 150
В случае наличия нескольких приложений, на них указываютсяпорядковые номера, например: Приложение 1, Приложение 2 и т.д.Знак N перед цифровым обозначением не ставится.
Приложения к распорядительным документам должны подписыватьсяруководителями структурных подразделений Совета министров налицевой стороне последнего листа приложения.
Сведения о наличии приложений к планам, отчетам, протоколам,уведомлениям, письмам и т. д. оформляются в таком порядке:
- если документ имеет приложение, полное название которогоприводится в тексте, то отметка о наличии приложения оформляетсятаким образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.;
- если документ имеет приложение, полное название которого неприводится в тексте, то его необходимо указать после текста собозначением количества листов и количества экземпляров, например:
Приложение: 1. Справка о выполнении плана работы на
II квартал 2005 г. на 5 л. в 1 экз.
2. График заседаний Координационного
комитета на III квартал 2005 г. на 2 л. в 1 экз.
- если к документу прилагается другой документ, который имеетприложение, то отметка о наличии приложения оформляется такимобразом:
Приложение: Заключение санитарно-эпидемиологической комиссии
25.01.05 г. N 6 и приложение к нему, всего на
21 листе в 2 экз.;
- если приложения сброшюрованы (книги, журналы), количестволистов не указывается;
- при большом количестве приложений на них составляетсяопись, а в самом документе после текста указывается:
Приложение: согласно описи на _____ л.;
- если приложение отсылается не по всем указанным в документеадресам, отметку о наличии документа оформляют по форме:
Приложение: на 5 л., в 2 экз. в первый адрес.
4.12. Требования к документам, которые выполняются сприменением компьютерной техники
4.12.1. В издательском отделе управления по делопроизводствуи в структурных подразделениях Управления делами печатаются толькослужебные документы. Рукописи, которые сдаются в издательскийотдел управления по делопроизводству, должны быть разборчивонаписаны, тщательно сверены и завизированы исполнителем.
Рукописи, написанные нечетко, цветными чернилами иликарандашом, к печатанию не принимаются.
4.12.2. На рукописи исполнитель указывает:
- количество экземпляров;
- язык, на котором необходимо печатать;
- бланк, на котором выпускается документ.
4.12.3. Текст документов, напечатанных на бумаге формата А4,должен иметь следующие реквизиты:
Левое поле - 30 мм;
Правое поле - 20 мм;
Верхнее и нижнее поля - 15 мм.
4.12.4. Постановления, распоряжения Совета министров, выпискииз протокола заседания Совета министров оформляются только сиспользованием шрифта Times New Roman размером 12-14.
4.12.5. Реквизиты (кроме текста), которые состоят изнескольких строчек, печатаются через один межстрочный интервал.Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Отметкао наличии приложения", "Гриф согласования" отделяются один отдругого 1,5-2 межстрочными интервалами, например:
УТВЕРЖДЕНО
1,5
Заместитель Министра
Совета министров
Автономной Республики Крым
1,5-2
(Подпись) (Инициалы, фамилия)
Дата
Реквизиты документа отделяются один от другого 2-3межстрочными интервалами.
4.12.6. Название вида документа печатают по центру строкибольшими буквами или выделяя жирным шрифтом.
4.12.7. Расшифровку подписи в реквизите "Подпись" печатают науровне последней строчки наименования должности без пропуска междуинициалами и фамилией.
4.12.8. Во время оформления документов на несколькихстраницах вторая и следующие страницы должны быть пронумерованы.
Номера страниц должны быть проставлены в правом верхнем углулиста арабскими цифрами без слова "страница" и разделительныхзнаков.
4.12.9. Напечатанный текст проверяет исполнитель. Если будутвыявлены печатные ошибки, пропуски и др., исполнитель возвращает виздательский отдел управления по делопроизводству напечатанныелисты с рукописью для исправления.
4.13. Размножение документов
4.13.1. Порядок размножения документов способами множительнойтехники устанавливается Министром Совета министров, анеобходимость размножения отдельных документов - руководителямиструктурных подразделений Управления делами.
4.13.2. Размножение документов небольшого объема производитсянепосредственно в управлениях Управления делами с помощьюоргтехники, имеющейся на рабочих местах.
4.13.3. Размножение документов большого объема производитсяспециальным подразделением (копировально-множительное бюро)согласно правилам:
- для исполнения множительных работ исполнитель заполняетзаказ, который подписывает руководитель структурного подразделения(приложение 14);
- документы на размножение передаются в
копировально-множительное бюро вместе с заказом. Этому заказу
дается номер, указывается дата его передачи, устанавливается срок
исполнения заказа;
- заказ регистрируется в специальном журнале учета работыкопировально-множительного бюро. Во время получения размноженногодокумента лицо, которое его получает, расписывается на заказе суказанием даты получения;
- оригиналы документов после изготовления с них ксерокопийвозвращаются по принадлежности.
4.14. Подготовка и оформление документов к заседаниям Советаминистров
4.14.1. Заседания Совета министров проводятся согласно и всоответствии с планом работы Совета министров и по меренеобходимости.
Планирование, порядок подготовки и проведения заседанийСовета министров утверждены Регламентом работы Совета министровАвтономной Республики Крым.
4.15. Оформление документов на командировки
4.15.1. Служебные командировки работников Управления деламиосуществляются в соответствии с планом работы с учетомассигнований по смете расходов на командировки.
Если возникает необходимость в командировке работника внеплана, руководитель структурного подразделения в служебной запискена имя Министра Совета министров или его Первого заместителяуказывает: куда, на какой срок, с какой целью необходимокомандировать работника.
Служебная записка вместе с проектом приказа и командировочнымудостоверением передается Министру Совета министров, как правило,не позднее, чем за трое суток до начала командировки.
Для регистрации командировочных удостоверений ведетсяспециальный журнал в отделе сопровождения входящей документацииуправления по делопроизводству.
4.15.2. После возвращения из командировки работник втрехдневный срок докладывает руководителю структурногоподразделения об исполнении задания и подает авансовый отчет поустановленной форме.
Руководитель структурного подразделения подтверждаетисполнение задания и визирует авансовый отчет, который подается вуправление финансов и бухгалтерского учета Управления делами.
5. ПОРЯДОК ОБРАБОТКИ И ОТПРАВКИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
5.1. Исходящие документы обрабатываются и отправляютсяцентрализованно в день их получения от структурных подразделенийили не позднее следующего рабочего дня. Не допускается отправкаили передача документов без регистрации документов в отделесопровождения входящей документации управления поделопроизводству.
5.2. Во время приемки от исполнителей исходящих документовобязательно проверяются:
- правильность оформления документов и размещения на нем всехреквизитов;
- правильность обозначения адреса;
- наличие всех необходимых подписей на документе, наприложениях к нему;
- наличие виз на копии документа, которая остается в деле;
- наличие в документе отметки о приложениях;
- соответствие количества экземпляров количеству адресатов.
5.3. На оригиналах документов, которые подлежат возврату, наверхнем правом поле первой страницы ставится штамп "Подлежитвозврату".
5.4. Документы, которые одновременно отправляются одному итому же адресату, вкладываются в один конверт. На конвертеставятся регистрационные номера всех документов, находящихся вконверте.
5.5. Документы, которые адресуются постоянным
корреспондентам, рекомендуется отправлять в конвертах с адресом
получателя и отправителя, которые изготавливаются заблаговременно
печатным способом.
5.6. В случае отправки корреспонденции в другие города, кроменаименования учреждения, должности и фамилии адресата, следуетобозначить точный адрес (почтовый индекс, область, район, город,улицу, номер дома).
5.7. В регистрационной карте или в журнале обозначается номерисходящего документа, дата регистрации, заголовок (краткоесодержание) документа и номер дела, в котором будет храниться егокопия.
5.8. Документы, которые доставляются курьером, передаютсяместным адресатам под расписку.
5.9. Оригиналы приказов, планов, отчетов, протоколов и т.д.остаются в Управлении делами. В другие организации отправляются ихзаверенные копии.
5.10. Исходящие документы и другие почтовые отправленияструктурные подразделения и отдельные исполнители обязаны сдаватьв отдел сопровождения входящей документации управления поделопроизводству до 15.00, а отправляемые фельдсвязью - до 10.30.
6. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ
6.1. Задачи и порядок контроля за исполнением документов
Основными задачами контроля за исполнением документовявляются:
- обеспечение своевременного и качественного их исполнения;
- обеспечение Председателя Совета министров и Министра Советаминистров информацией о ходе и результатах выполнения контрольныхдокументов;
- повышение уровня исполнительской дисциплины;
- систематический анализ исполнительской дисциплины ваппарате Управления делами, в министерствах, республиканскихкомитетах, комитетах.
6.2. Система контроля включает:
- контроль за сроками исполнения;
- непосредственную проверку хода исполнения;
- обобщение информации и анализ исполненных документов;
- подготовку материалов для снятия документов с контроля;
- снятие с контроля.
6.3. На контроль берутся служебные документы, если:
- в них указаны сроки исполнения;
- имеются резолюции руководства Совета министров о внесениипредложения или поручения проинформировать о результатахрассмотрения вопросов.
6.3.1. Обязательному рассмотрению и постановке их на контрольподлежат: указы и распоряжения Президента Украины, постановленияВерховной Рады Украины, решения Кабинета Министров Украины,поручения Премьер-министра Украины, постановления и решенияВерховной Рады Автономной Республики Крым, постановления ираспоряжения Совета министров, поручения руководства ВерховнойРады и Совета министров Автономной Республики Крым, а такжеПостоянного Представителя Президента Украины в АвтономнойРеспублики Крым, запросы и обращения народных депутатов Украины идепутатов всех уровней.
6.4. Ведение контроля за исполнением документовосуществляется:
- за техническим соблюдением сроков исполнения контрольныхдокументов - управлением по делопроизводству, помощникамизаместителей Председателя Совета министров;
- за фактическим исполнением документов, направленных вминистерства, республиканские комитеты, комитеты, исполкомыгорсоветов и райгосадминистрации - управлением контроля.
6.5. Документы, поступившие в адрес Совета министров изСекретариата Президента Украины, Верховной Рады Украины и КабинетаМинистров Украины, других органов, регистрируются управлением поделопроизводству и передаются управлению Службы ПредседателяСовета министров для доклада Председателю Совета министров.
6.5.1. После рассмотрения Председателем Совета министровдокументы возвращаются в управление по делопроизводству. Резолюциипереносятся на регистрационные карточки в компьютер и документыпередаются для исполнения согласно резолюциям.
6.6. Сроки исполнения документов
6.6.1. Документы могут быть с указанием и без указания срокаисполнения. Сроки исполнения могут быть указаны в самом документеили установлены законодательными актами (приложение 15).
6.6.2. Документы без указания срока исполнения должны бытьисполнены не позднее, чем за 30 календарных дней, а документы сотметкой "срочно" - в течение 7 рабочих дней со дня подписаниядокумента.
6.6.3. Срок исполнения документа может быть изменен лишь поуказанию должностного лица, которое его установило, а в егоотсутствие - должностным лицом, которое его замещает. В случаенеобходимости срок может быть продлен по обоснованной просьбеисполнителя, которая подается не позднее, чем за три рабочих днядо окончания установленного срока, а в отношении документа безуказания срока - до окончания 30-дневного срока со дня егополучения.
6.6.4. Доработка проектов документов, возвращенных КабинетомМинистров Украины разработчику, проводится не позднее, чем в5-дневный срок после подписания соответствующего поручения, если впоручении не указан другой срок.
6.7. Осуществление контроля за исполнением документов
6.7.1. Контроль за исполнением документов включает такие видыработ:
- постановку документов (поручений) на контроль;
- формирование базы контрольных документов в компьютере;
- своевременное доведение документов до исполнителей;
- предварительные напоминания и регулирование хода исполнениядокументов;
- учет и обобщение результатов контроля за исполнениемдокументов (поручений);
- информирование руководства о ходе и итогах исполнениядокументов (поручений);
- снятие документов с контроля;
- формирование архивной базы исполненных документов.
6.7.2. Данные о ходе исполнения документов вносятся вконтрольную карточку в компьютере в графу "Отметка об исполнении".
6.7.3. При автоматизированной системе контроля поискнеобходимой информации осуществляется по видам документов, дате,исполнителю, корреспонденту, сроку исполнения и содержанию.
6.7.4. Документ считается исполненным только тогда, когдапоставленные в нем вопросы разрешены и корреспонденту дан ответ посуществу.
6.7.5. Ежеквартально не позднее 20 числа месяца, следующегоза отчетным периодом, управление по делопроизводству представляетМинистру Совета министров обобщенную информационную записку осостоянии исполнительской дисциплины по всем видам документов ваппарате Управления делами, министерствах, республиканскихкомитетах, комитетах.
После рассмотрения руководством Совета министровинформационная записка направляется в министерства,республиканские комитеты, комитеты, управления Управления деламидля реагирования и принятия мер.
6.7.6. При необходимости вопрос о состоянии исполнительскойдисциплины выносится на заседание Совета министров.
7. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУР И ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
7.1. Составление номенклатур дел
7.1.1. Номенклатура дел - это систематизированный переченьнаименований дел, создающихся в делопроизводстве Управления деламиоформленный в соответствующем порядке с указание сроков хранениядел.
7.1.2. Номенклатура дел является обязательным документом,который составляется для создания в Управлении делами единойсистемы формирования дел, обеспечения их учета, быстрого поискадокументов по вопросам деятельности и видам отбора документов нагосхранение в процессе делопроизводства.
7.1.3. Имеются три вида номенклатур дел: типовая, примерная,индивидуальная.
Типовая номенклатура устанавливает типовой состав дел дляУправления делами, однородных по характеру деятельности, с единойсистемой индексации и является нормативным актом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав делдля Управления делами, однородных по характеру деятельности, норазных по структуре и имеет рекомендательный характер.
7.1.4. Независимо от наличия типовой или номерной номенклатурдел Управление делами должно иметь индивидуальную номенклатуру делсостоящую из номенклатур дел его структурных подразделений.
7.1.5. Номенклатура дел структурного подразделенияразрабатывается должностным лицом, ответственным заделопроизводство в структурном подразделении, с привлечениемспециалистов, подписывается руководителем структурногоподразделения и согласовывается с заведующим отделом входящейдокументации управления по делопроизводству и руководителем архиваУправления делами (приложение 16).
7.1.6. Номенклатура дел Управления делами составляется наоснове изучения документов, охватывающих все вопросы егодеятельности.
7.1.7. После исполнения документов они группируются в дела,которым даются наименования (заголовки), раскрывающие в сжатой,обобщенной форме состав и содержание документов. Основной частьюзаголовка является изложение вопроса (предмета), по которому онозаводится.
7.1.8. Размещение дел в номенклатуре дел структурныхподразделений должно отвечать степени важности вопросов, которыерешаются (исполняются), с расчетом взаимосвязи документов,включенных в конкретные дела.
Как правило, первой размещается группа дел, которая включаетдокументы вышестоящих органов, далее группаорганизационно-распорядительной документации Управления делами,планово-отчетная документация и переписка.
7.1.9. Каждое дело, включенное в номенклатуру дел, должноиметь условное обозначение (арабскими цифрами) - индекс. Индексдела структурного подразделения состоит из индекса структурногоподразделения (по штатному расписанию или классификаторуструктурных подразделений Управления делами) и порядкового номерав пределах подразделения. При наличии в деле томов (частей) индексставится на каждом томе с обозначением: т. 1, т. 2 и т.д.
7.1.10. В конце делопроизводственного года номенклатура делструктурного подразделения обязательно закрывается итоговойзаписью (итоговой таблицей), в которой указывается количество икатегории фактически завершенных дел. Итоговую запись подтверждаетсвоей подписью лицо, ответственное за делопроизводство вструктурном подразделении.
7.1.11. Номенклатуры дел структурных подразделений после ихрассмотрения и анализа сводятся (формируются) в единую (сводную)номенклатуру дел Управления делами.
7.1.12. Как в номенклатуру дел структурного подразделения,так и в сводную Номенклатуру дел Управления делами включаютсянаименования дел, отражающие все документированные участкиУправления делами.
В Номенклатуру дел включаются незаконченные делопроизводствомдела, которые поступили от других учреждений для их продолжения, втом числе справочные и контрольные картотеки, номенклатуры дел,документы, созданные с помощью персонального компьютера.
Дела, вопросы которых требуют решения сроком более одногогода (переходящие дела), включаются в Номенклатуру дел каждогогода в течение всего времени их решения.
7.1.13. В Номенклатуру дел не включаются печатные издания,брошюры, справочники, бюллетени, реферативные журналы,экспресс-информация.
7.1.14. Сводная Номенклатура дел Управления делами послеокончательной доработки согласовывается с ЭК Управления делами иэкспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Госархива в АвтономнойРеспублике Крым, после чего утверждается (приложение 17).
7.1.15. Как в номенклатуре дел структурного подразделения,так и в сводной в течение делопроизводственного года в графе"Примечание" делаются отметки о заведении и включении новых дел, опереходящих делах, об ответственных за делопроизводство,формировании дел, передаче дел в архив Управления делами для ихпродолжения.
7.1.16. В конце делопроизводственного года Номенклатура делУправления делами обязательно закрывается итоговой записью.Итоговую запись скрепляет своей подписью руководительделопроизводственной службы. О количестве заведенных за год делуведомляется архив Управления делами.
7.1.17. Сводная Номенклатура дел составляется в четырехэкземплярах, на каждом из них должен быть заполненный грифсогласования с Госархивом в Автономной Республике Крым (далееГосархив).
Экземпляры сводной Номенклатуры дел распределяются вследующем порядке:
первый - хранится в деле отдела;
второй - передается в архив Управления делами для постоянногоконтроля за формированием дел в управлениях;
третий - направляется в Госархив, с которым согласовывалисьэкземпляры Номенклатуры дел;
четвертый - распределяется по разделам между соответствующимиструктурными подразделениями для практической работы.
7.1.18. Сводная Номенклатура дел Управления делами, как иноменклатура дел структурного подразделения ежегодно (не позднееноября-декабря) пересматривается, анализируется и уточняется.После внесения изменений Номенклатура дел перепечатывается иутверждается Министром Совета министров.
Сводная Номенклатура дел подлежит повторному пересмотру ипересогласованию с Госархивом один раз в пять лет или в связи сизменением структуры, функций и характера работы Управленияделами.
7.2. Формирование дел
7.2.1. Формирование дел - это группировка исполненныхдокументов в дела в соответствии с Номенклатурой дел.
7.2.2. При формировании дел следует придерживаться следующихправил:
- группировать в дела только оригиналы (при их отсутствии -заверенные в установленном порядке копии) правильно оформленных иисполненных документов, при этом запрещается группировать в делачерновики и дубликаты материалов, а также документы, подлежащиевозврату, и размноженные копии;
- группировать в дела документы одного календарного года (заисключением личных и переходящих дел). Личные дела формируются напротяжении всего времени работы сотрудника;
- документы постоянного и временного сроков хранениянеобходимо группировать в отдельные дела.
Как исключение, если этого требует специфика работы,документы постоянного и временного сроков хранения, связанные срешением одного вопроса, могут группироваться на протяженииделопроизводственного года в одно дело. После окончанияделопроизводственного года или перед передачей дел в архивУправления делами документы должны размещаться по отдельным деламв соответствии с Номенклатурой дел:
- в одном деле документы постоянного, в другом - документывременного срока хранения;
- включать в дела документы, касающиеся только одноговопроса, или группы сходных вопросов, которые образуют единыйтематический комплекс, в начале - инициативный документ, а затем -все остальные в логической последовательности;
- если документы по своему содержанию и сроку хранения немогут быть сформированы в дела, предусмотренные Номенклатурой,заводится новое дело с обязательным внесением его наименования исрока хранения в действующую номенклатуру дел;
- дело не должно превышать 250 листов (30-40 мм толщиной).
7.2.3. Документы в деле формируются в хронологической либологической последовательности или их сочетании.
7.2.4. Распорядительные документы вместе с приложениямигруппируются в дела по характеру и хронологии.
Уставы, положения, инструкции и другие документы,утвержденные распорядительными документами, являются приложениямик ним и размещаются вместе с названными документами. Если ониутверждены как самостоятельные документы, то их группируют вотдельные дела.
Приказы по основной деятельности: о принятии, переводе,увольнении, поощрении сотрудников; о предоставлении отпусков; оналожении взыскания; о командировках сотрудников; приказы поадминистративно-хозяйственным вопросам и пр. группируются в разныедела.
7.2.5. Документы заседаний Совета министров группируются водно дело: протоколы, постановления и материалы к ним (доклады,справки и т.д.);
Протоколы формируются в хронологическом порядке и по номерам.Документы к заседаниям систематизируются по датам и номерампротоколов внутри группы документов, включенных в один протоколповестки дня.
7.2.6. Поручения высших органов власти и документы, связанныес их исполнением, группируются в дела по направлениям деятельностиСовета министров. При небольшом количестве таких документов онигруппируются в одно дело. Внутри дела документы систематизируютсяпо дате поручений.
7.2.7. Утвержденные планы, отчеты, сметы группируются в делахотдельно.
7.2.8. Переписка формируется по содержанию и корреспондентами систематизируется в хронологической последовательности: документ- ответ располагается за документом - запросом.
7.2.9. Документы по личному составу формируются вхронологическом порядке по мере их поступления в такойпоследовательности: внутренняя опись документов, включенных вдело, заявление о принятии на работу; направление илипредставление; личный листок по учету кадров; автобиография;документ об образовании; выписки из приказов о назначении,переводе, увольнении; дополнения к личному листку по учету кадров;дополнения к личному листку о поощрении; справки и другиедокументы.
Справки с места жительства, медицинские справки о состоянииздоровья и другие аналогичные документы группируются в отдельныедела временного срока хранения и в личные дела не включаются.
Копии приказов о взыскании, поощрении, изменении фамилии ит.п. в личные дела не включаются в связи с внесением сведений вдополнение к личному листку кадров.
7.2.10. Личные счета работников и другие подобные документысистематизируются в пределах года по фамилии в алфавитном порядке.
7.2.11. Методическое руководство и контроль за формированиемдел Управления делами и его структурных подразделенийосуществляется управлением по делопроизводству.
7.3. Оперативная сохранность документов
7.3.1. Документы с момента их создания и до передачи в архивУправления делами хранятся в делах.
С целью оперативного поиска документов дела размещаютсясогласно Номенклатуре дел. На обложках дел обозначаются индексы поНоменклатуре.
7.3.2. Сохранность документов в структурных подразделенияхобеспечивается руководителями структурных подразделений идолжностными лицами, ответственными за делопроизводство.
7.3.3. С целью обеспечения сохранности документов дела должныхраниться в рабочих комнатах либо специально отведенных для этихцелей помещениях, запирающихся шкафах и столах.
7.3.4. Выдача дел во временное пользование заинтересованнымлицам осуществляется с разрешения руководителей структурныхподразделений. На выданное дело заводится карта-заместитель дела вкоторой указывается структура подразделения, номер дела, датавыдачи, кому выдано дело, дата возвращения. Предусматриваютсяграфы для подписей в получении и приеме дела.
7.3.5. Изъятие документа из дела постоянного срока хранениязапрещается. В исключительных случаях изъятие документадопускается с разрешения Министра Совета министров с обязательнымналичием в деле заверенной копии документа.
8. ПОДГОТОВКА ДЕЛ К ХРАНЕНИЮ И ИСПОЛЬЗОВАНИЮ
8.1. Законченные делопроизводством дела постоянного ивременного (свыше 10 лет) сроков хранения должны передаваться вархив Управления делами для последующего хранения и использования.Дела временного хранения (до 10 лет включительно) могутпередаваться в архив Управления делами по согласованию с МинистромСовета министров.
8.2. Подготовка документов к передаче в архив включает:
- экспертизу ценности документов;
- оформление дел;
- составление описей дел;
- передачу дел в архив Управления делами и обеспечениесохранности документов.
8.3. Экспертиза ценности документов заключается в определенииих ценности с целью установления сроков хранения документов иотбора их на государственное хранение.
8.4. Для организации и проведения экспертизы ценностидокументов в Управлении делами создается постоянно действующаяэкспертная комиссия (ЭК).
8.5. Экспертиза ценности документов проводится на основанииНоменклатуры дел и перечня (типовых, ведомственных) документов суказанием сроков хранения. По результатам экспертизы ценностидокументов составляются описи документов постоянного и временногосроков хранения и акт о выделении к уничтожению документов,которые не подлежат хранению.
8.6. Выделение документов к уничтожению и составление об этомакта проводится после подготовки описи дел постоянного ивременного сроков хранения за этот же период;
акты о выделении документов для уничтожения, которые неподлежат хранению, рассматриваются на заседаниях ЭК одновременно сописями дел.
Акты утверждаются после утверждения описей дел постоянногосрока хранения экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Госархива(приложение 18).
8.7. После утверждения акта о выделении документов дляуничтожения эти документы сдаются подразделениям по заготовкевторичного сырья.
8.8. Документы Управления делами группируются в дела послеокончания делопроизводственного года. Дела постоянного ивременного сроков хранения подлежат следующему оформлению:подшивка в папку из твердого картона; нумерация листов в деле;составление заверительной надписи; составление (в случаенеобходимости) внутренней описи документов; оформление обложкидел.
8.9. Документы временного срока хранения, оформленные в дела,не подшиваются, листы не нумеруются, уточнение элементовоформления обложки не производится.
8.10. Некоторые группы дел постоянного срока хранения,наименования которых не полностью раскрывают содержание (дела спостановлениями, распоряжениями, решениями и т.п.), должны иметьвнутреннюю опись документов в деле. Опись размещается в началедела и содержит обозначение индексов документов в деле, их краткоесодержание, дату и номера листов в деле.
8.11. Обложка дел постоянного и временного сроков храненияоформляется в соответствии с установленной формой (приложение 19).
8.12. После окончания делопроизводственного года в надписи наобложках дел постоянного и временного сроков хранения вносятсянеобходимые уточнения, проверяется соответствие заголовков дел наобложке составу подшитых документов и в случае необходимости взаголовок вносятся необходимые дополнительные сведения(проставляются номера приказов, протоколов, виды и формыотчетности и т.п.).
8.13. Дата на обложке дела должна соответствовать году началаи окончания дела; в деле, которое имеет документы за более ранниегоды, чем год образования дела, под датой делается надпись:"имеются документы за ______________ годы".
8.14. На обложках дел, которые составлены из нескольких томов(частей), проставляются даты первого и последнего документакаждого тома (части). В случае обозначения точной календарнойдаты, указывается число, месяц и год. Число и год обозначаютсяарабскими цифрами, название месяца пишется словом(13 июля 2005 год).
8.15. На обложке дела проставляется номер дела по описи и, посогласованию с архивом Управления делами, номер описи и фонда.
8.16. В случае изменения названия Управления делами (егоструктурных подразделений) на протяжении периода, которыйохватывает документы дела, или во время передачи дел другомуструктурному подразделению, на обложке проставляется новоеназвание структурного подразделения.
8.17. Надписи на обложках дел постоянного и длительногосроков хранения выполняются четко, черными светостойкими черниламиили тушью.
8.18. По результатам экспертизы ценности документовсоставляются описи дел постоянного и длительного сроков хранения ипо личному составу.
8.19. Описи дел, указанных в п. 8.18., составляются поустановленной форме (приложение 20).
8.20. Описи дел структурного подразделения составляютсядолжностным лицом, отвечающим за состояние делопроизводства вструктурном подразделении, при методической помощи архиваУправления делами.
8.21. Опись дел структурного подразделения составляется приусловии соблюдения следующих правил:
- номер описи структурного подразделения должен состоять изцифрового обозначения структурного подразделения по Номенклатуредел с добавлением начальной буквы наименования категориидокументов, которые входят в опись, и последних двух цифр года, вкотором заведены включенные в опись дела.
Например, описи дел постоянного, длительного сроков храненияи по личному составу структурного подразделения N 5 поНоменклатуре дел и заведены в 2004 году, будут иметь номера:5-П-04, 5-3-04, 5 л/с-04;
- графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями,которые вынесены на обложку дела. Опись на дела длительного срокахранения должна иметь дополнительную графу "Срок хранения, статьяпо перечню";
- графа описи "Примечание" используется для сведений обособенностях физического состояния дел, о передаче дел другимструктурным подразделениям, о наличии копий и т.п.;
- систематизация дел структурного подразделения, включенных вопись, должна соответствовать систематизации в номенклатуре делкак структурного подразделения, так и Управления делами в целом;
- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковымномером. Если дело состоит из нескольких томов (частей) то каждыйтом (часть) вносится в опись под самостоятельным порядковымномером;
- в случае внесения в опись подряд нескольких дел содинаковым заголовком, пишется полностью лишь заголовок первогодела, а все остальные дела обозначаются словами "то же", при этомдругие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждомновом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
- дела по личному составу вносятся в опись по алфавиту, потематике, по хронологии.
8.22. Описи дел ведутся на протяжении нескольких лет с единойсплошной нумерацией дел. Дела каждого года образуют годовой разделописи.
В конце описи делается итоговая запись с обозначением(цифрами и прописью) количества дел, которые значатся в описи,первый и последний номера дел по описи, а также оговариваютсяособенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номерадел).
В годовой раздел описи вносятся также дела, которые незавершены делопроизводственным годом. В таких случаях в концегодовых разделов описи каждого следующего года, на протяжениикоторого дела продолжались делопроизводством, отмечается:"Документ по этому вопросу см. также в разделе за ____ год,N _____".
8.23. Опись дел структурного подразделения подписываетсясоставителем с указанием его должности, согласовывается сруководителем отдела и утверждается руководителем структурногоподразделения.
8.24. Опись дел структурного подразделения составляется вдвух экземплярах, один из которых передается вместе с делами вархив Управления делами, а другой остается как контрольныйэкземпляр в структурном подразделении.
8.25. Описи дел структурных подразделений являются основаниемдля составления годового раздела сводной описи дел учреждения, покоторой описи передаются на хранение в Государственный архив.
8.26. Сводная опись дел постоянного срока хранениясоставляется в четырех экземплярах и подлежит обязательномуутверждению ЭПК Госархива через два года после завершения дела вделопроизводстве. Для утверждения в Госархив отсылаются все четыреэкземпляра описей, три из которых после утверждения остаются вГосархиве, а оставшийся экземпляр возвращается в Управлениеделами. В соответствии с утвержденными описями дел Управлениеделами обязано передавать дела в Госархив в установленные сроки.
8.27. Сводные описи длительного срока хранения составляются вдвух экземплярах и оформляются так, как описи постоянного срокахранения.
Описи дел временного срока хранения Государственным архивомне утверждаются.
8.28. Законченные делопроизводством дела постоянного ивременного сроков хранения передаются в архив Управления деламичерез два года после завершения их в делопроизводстве (например,дела за 2001 год передаются в архив в 2004 году). Дела временногосрока хранения передаются в архив Управления делами посогласованию с руководителями структурных подразделений и архиваУправления делами.
Передача дел в архив Управления делами осуществляется всоответствии с графиком, составленным архивом, согласованным сруководителями структурных подразделений и утвержденным МинистромСовета министров.
Если отдельные дела необходимо оставить в делопроизводстведля текущей работы, архив Управления делами оформляет выдачу делво временное пользование.
8.29. Прием (передача) каждого дела осуществляется работникомархива только после проведения экспертизы его научно-историческойценности, полного упорядочения и оформления. Дела постоянного идлительного срока хранения передаются в архив по описям. При этомво всех экземплярах описей напротив каждого дела делается отметкао его наличии. В конце каждого экземпляра описи руководительархива Управления делами расписывается о приеме дел с обязательнымпроставлением цифрами и прописью количества переданных в архивУправления делами дел, проставляет дату. Один экземпляр описивозвращается в структурное подразделение, а другие остаются вархиве.
Дела временного срока хранения могут передаваться в архивУправления делами по Номенклатуре дел.
8.30. Дела передаются в архив связанными соответствующимобразом.
8.31. Сохранность документов обеспечивается архивомУправления делами в соответствии с Законом Украины "О национальномархивном фонде и архивных учреждениях" ( 3814-12 ).
9. Функции делопроизводственной службы
Работа и функции делопроизводственной службы регламентируютсяПоложением об управлении по делопроизводству, котороеразрабатывается на основании Положения об Управлении делами иданной Инструкции и утверждается Министром Совета министров.
Министр Совета министров
Автономной Республики Крым В.ГАНЫШ
( Приложение 2 изменяется Постановлением Совета Министров АРКN 241 ( rb0241001-04 ) от 25.05.2004, в редакции ПостановленияВерховной Рады АРК N 545 ( rb0545001-05 ) от 23.11.2005 )
Приложение 1
к пункту 3.3.2
ПЕРЕЧЕНЬ
документов, не подлежащих регистрации
службой делопроизводства
1. Письма, поступившие в копии для сведения.
2. Телеграммы и письма о разрешении на командировки иотпуска.
3. Документы, поступившие от райгосадминистраций и исполкомовгородских советов, связанные с подготовкой и проведением выборов.
4. Материалы постоянных комиссий Совета министров АвтономнойРеспублики Крым.
5. Протоколы заседаний райгосадминистраций и протоколызаседаний исполкомов городских советов.
6. Письма и представления райгосадминистраций иисполнительных комитетов городских советов о перемещениях кадров.
7. Месячные, квартальные, полугодовые и годовыестатистические отчеты.
8. Планы работы райгосадминистраций и исполнительныхкомитетов городских советов.
9. Справки, брошюры, книги, обзоры, бюллетени, листки,плакаты, листовки, газеты, журналы, высылаемые в порядке взаимнойинформации и обмена опытом работы.
10. Поздравительные письма, открытки и приглашения.
11. Формы статистической отчетности.
12. Рекламные издания предприятий о своей продукции илиуслугах.
