О Регламенте работы Совета министров Автономной Республики Крым

7.1.11. Номенклатуры дел структурных подразделений после их рассмотрения и анализа сводятся (формируются) в единую (сводную) номенклатуру дел Управления делами.

7.1.12. Как в номенклатуру дел структурного подразделения, так и в сводную Номенклатуру дел Управления делами включаются наименования дел, отражающие все документированные участки Управления делами.

В Номенклатуру дел включаются незаконченные делопроизводством дела, которые поступили от других учреждений для их продолжения, в том числе справочные и контрольные картотеки, номенклатуры дел, документы, созданные с помощью персонального компьютера.

Дела, вопросы которых требуют решения сроком более одного года (переходящие дела), включаются в Номенклатуру дел каждого года в течение всего времени их решения.

7.1.13. В Номенклатуру дел не включаются печатные издания, брошюры, справочники, бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информация.

7.1.14. Сводная Номенклатура дел Управления делами после окончательной доработки согласовывается с ЭК Управления делами и экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Госархива в Автономной Республике Крым, после чего утверждается (приложение 17).

7.1.15. Как в номенклатуре дел структурного подразделения, так и в сводной в течение делопроизводственного года в графе "Примечание" делаются отметки о заведении и включении новых дел, о переходящих делах, об ответственных за делопроизводство, формировании дел, передаче дел в архив Управления делами для их продолжения.

7.1.16. В конце делопроизводственного года Номенклатура дел Управления делами обязательно закрывается итоговой записью. Итоговую запись скрепляет своей подписью руководитель делопроизводственной службы. О количестве заведенных за год дел уведомляется архив Управления делами.

7.1.17. Сводная Номенклатура дел составляется в четырех экземплярах, на каждом из них должен быть заполненный гриф согласования с Госархивом в Автономной Республике Крым (далее Госархив).

Экземпляры сводной Номенклатуры дел распределяются в следующем порядке:

первый - хранится в деле отдела;

второй - передается в архив Управления делами для постоянного контроля за формированием дел в управлениях;

третий - направляется в Госархив, с которым согласовывались экземпляры Номенклатуры дел;

четвертый - распределяется по разделам между соответствующими структурными подразделениями для практической работы.

7.1.18. Сводная Номенклатура дел Управления делами, как и номенклатура дел структурного подразделения ежегодно (не позднее ноября-декабря) пересматривается, анализируется и уточняется. После внесения изменений Номенклатура дел перепечатывается и утверждается Министром Совета министров.

Сводная Номенклатура дел подлежит повторному пересмотру и пересогласованию с Госархивом один раз в пять лет или в связи с изменением структуры, функций и характера работы Управления делами.

7.2. Формирование дел

7.2.1. Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с Номенклатурой дел.

7.2.2. При формировании дел следует придерживаться следующих правил:

- группировать в дела только оригиналы (при их отсутствии - заверенные в установленном порядке копии) правильно оформленных и исполненных документов, при этом запрещается группировать в дела черновики и дубликаты материалов, а также документы, подлежащие возврату, и размноженные копии;

- группировать в дела документы одного календарного года (за исключением личных и переходящих дел). Личные дела формируются на протяжении всего времени работы сотрудника;

- документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в отдельные дела.

Как исключение, если этого требует специфика работы, документы постоянного и временного сроков хранения, связанные с решением одного вопроса, могут группироваться на протяжении делопроизводственного года в одно дело. После окончания делопроизводственного года или перед передачей дел в архив Управления делами документы должны размещаться по отдельным делам в соответствии с Номенклатурой дел:

- в одном деле документы постоянного, в другом - документы временного срока хранения;

- включать в дела документы, касающиеся только одного вопроса, или группы сходных вопросов, которые образуют единый тематический комплекс, в начале - инициативный документ, а затем - все остальные в логической последовательности;

- если документы по своему содержанию и сроку хранения не могут быть сформированы в дела, предусмотренные Номенклатурой, заводится новое дело с обязательным внесением его наименования и срока хранения в действующую номенклатуру дел;

- дело не должно превышать 250 листов (30-40 мм толщиной).

7.2.3. Документы в деле формируются в хронологической либо логической последовательности или их сочетании.

7.2.4. Распорядительные документы вместе с приложениями группируются в дела по характеру и хронологии.

Уставы, положения, инструкции и другие документы, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и размещаются вместе с названными документами. Если они утверждены как самостоятельные документы, то их группируют в отдельные дела.

Приказы по основной деятельности: о принятии, переводе, увольнении, поощрении сотрудников; о предоставлении отпусков; о наложении взыскания; о командировках сотрудников; приказы по административно-хозяйственным вопросам и пр. группируются в разные дела.

7.2.5. Документы заседаний Совета министров группируются в одно дело: протоколы, постановления и материалы к ним (доклады, справки и т.д.);

Протоколы формируются в хронологическом порядке и по номерам. Документы к заседаниям систематизируются по датам и номерам протоколов внутри группы документов, включенных в один протокол повестки дня.

7.2.6. Поручения высших органов власти и документы, связанные с их исполнением, группируются в дела по направлениям деятельности Совета министров. При небольшом количестве таких документов они группируются в одно дело. Внутри дела документы систематизируются по дате поручений.

7.2.7. Утвержденные планы, отчеты, сметы группируются в делах отдельно.

7.2.8. Переписка формируется по содержанию и корреспондентам и систематизируется в хронологической последовательности: документ - ответ располагается за документом - запросом.

7.2.9. Документы по личному составу формируются в хронологическом порядке по мере их поступления в такой последовательности: внутренняя опись документов, включенных в дело, заявление о принятии на работу; направление или представление; личный листок по учету кадров; автобиография; документ об образовании; выписки из приказов о назначении, переводе, увольнении; дополнения к личному листку по учету кадров; дополнения к личному листку о поощрении; справки и другие документы.

Справки с места жительства, медицинские справки о состоянии здоровья и другие аналогичные документы группируются в отдельные дела временного срока хранения и в личные дела не включаются.

Копии приказов о взыскании, поощрении, изменении фамилии и т.п. в личные дела не включаются в связи с внесением сведений в дополнение к личному листку кадров.

7.2.10. Личные счета работников и другие подобные документы систематизируются в пределах года по фамилии в алфавитном порядке.

7.2.11. Методическое руководство и контроль за формированием дел Управления делами и его структурных подразделений осуществляется управлением по делопроизводству.

7.3. Оперативная сохранность документов

7.3.1. Документы с момента их создания и до передачи в архив Управления делами хранятся в делах.

С целью оперативного поиска документов дела размещаются согласно Номенклатуре дел. На обложках дел обозначаются индексы по Номенклатуре.

7.3.2. Сохранность документов в структурных подразделениях обеспечивается руководителями структурных подразделений и должностными лицами, ответственными за делопроизводство.

7.3.3. С целью обеспечения сохранности документов дела должны храниться в рабочих комнатах либо специально отведенных для этих целей помещениях, запирающихся шкафах и столах.

7.3.4. Выдача дел во временное пользование заинтересованным лицам осуществляется с разрешения руководителей структурных подразделений. На выданное дело заводится карта-заместитель дела в которой указывается структура подразделения, номер дела, дата выдачи, кому выдано дело, дата возвращения. Предусматриваются графы для подписей в получении и приеме дела.

7.3.5. Изъятие документа из дела постоянного срока хранения запрещается. В исключительных случаях изъятие документа допускается с разрешения Министра Совета министров с обязательным наличием в деле заверенной копии документа.

8.1. Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения должны передаваться в архив Управления делами для последующего хранения и использования. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) могут передаваться в архив Управления делами по согласованию с Министром Совета министров.

8.2. Подготовка документов к передаче в архив включает:

- экспертизу ценности документов;

- оформление дел;

- составление описей дел;

- передачу дел в архив Управления делами и обеспечение сохранности документов.

8.3. Экспертиза ценности документов заключается в определении их ценности с целью установления сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение.

8.4. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Управлении делами создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

8.5. Экспертиза ценности документов проводится на основании Номенклатуры дел и перечня (типовых, ведомственных) документов с указанием сроков хранения. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи документов постоянного и временного сроков хранения и акт о выделении к уничтожению документов, которые не подлежат хранению.

8.6. Выделение документов к уничтожению и составление об этом акта проводится после подготовки описи дел постоянного и временного сроков хранения за этот же период;

акты о выделении документов для уничтожения, которые не подлежат хранению, рассматриваются на заседаниях ЭК одновременно с описями дел.

Акты утверждаются после утверждения описей дел постоянного срока хранения экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Госархива (приложение 18).

8.7. После утверждения акта о выделении документов для уничтожения эти документы сдаются подразделениям по заготовке вторичного сырья.

8.8. Документы Управления делами группируются в дела после окончания делопроизводственного года. Дела постоянного и временного сроков хранения подлежат следующему оформлению: подшивка в папку из твердого картона; нумерация листов в деле; составление заверительной надписи; составление (в случае необходимости) внутренней описи документов; оформление обложки дел.

8.9. Документы временного срока хранения, оформленные в дела, не подшиваются, листы не нумеруются, уточнение элементов оформления обложки не производится.

8.10. Некоторые группы дел постоянного срока хранения, наименования которых не полностью раскрывают содержание (дела с постановлениями, распоряжениями, решениями и т.п.), должны иметь внутреннюю опись документов в деле. Опись размещается в начале дела и содержит обозначение индексов документов в деле, их краткое содержание, дату и номера листов в деле.

8.11. Обложка дел постоянного и временного сроков хранения оформляется в соответствии с установленной формой (приложение 19).

8.12. После окончания делопроизводственного года в надписи на обложках дел постоянного и временного сроков хранения вносятся необходимые уточнения, проверяется соответствие заголовков дел на обложке составу подшитых документов и в случае необходимости в заголовок вносятся необходимые дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).

8.13. Дата на обложке дела должна соответствовать году начала и окончания дела; в деле, которое имеет документы за более ранние годы, чем год образования дела, под датой делается надпись: "имеются документы за ______________ годы".

8.14. На обложках дел, которые составлены из нескольких томов (частей), проставляются даты первого и последнего документа каждого тома (части). В случае обозначения точной календарной даты, указывается число, месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом (13 июля 2005 год).

8.15. На обложке дела проставляется номер дела по описи и, по согласованию с архивом Управления делами, номер описи и фонда.

8.16. В случае изменения названия Управления делами (его структурных подразделений) на протяжении периода, который охватывает документы дела, или во время передачи дел другому структурному подразделению, на обложке проставляется новое название структурного подразделения.

8.17. Надписи на обложках дел постоянного и длительного сроков хранения выполняются четко, черными светостойкими чернилами или тушью.

8.18. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и длительного сроков хранения и по личному составу.

8.19. Описи дел, указанных в п. 8.18., составляются по установленной форме (приложение 20).

8.20. Описи дел структурного подразделения составляются должностным лицом, отвечающим за состояние делопроизводства в структурном подразделении, при методической помощи архива Управления делами.

8.21. Опись дел структурного подразделения составляется при условии соблюдения следующих правил:

- номер описи структурного подразделения должен состоять из цифрового обозначения структурного подразделения по Номенклатуре дел с добавлением начальной буквы наименования категории документов, которые входят в опись, и последних двух цифр года, в котором заведены включенные в опись дела.

Например, описи дел постоянного, длительного сроков хранения и по личному составу структурного подразделения N 5 по Номенклатуре дел и заведены в 2004 году, будут иметь номера: 5-П-04, 5-3-04, 5 л/с-04;

- графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. Опись на дела длительного срока хранения должна иметь дополнительную графу "Срок хранения, статья по перечню";

- графа описи "Примечание" используется для сведений об особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим структурным подразделениям, о наличии копий и т.п.;

- систематизация дел структурного подразделения, включенных в опись, должна соответствовать систематизации в номенклатуре дел как структурного подразделения, так и Управления делами в целом;

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей) то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

- в случае внесения в опись подряд нескольких дел с одинаковым заголовком, пишется полностью лишь заголовок первого дела, а все остальные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- дела по личному составу вносятся в опись по алфавиту, по тематике, по хронологии.

8.22. Описи дел ведутся на протяжении нескольких лет с единой сплошной нумерацией дел. Дела каждого года образуют годовой раздел описи.

В конце описи делается итоговая запись с обозначением (цифрами и прописью) количества дел, которые значатся в описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера дел).

В годовой раздел описи вносятся также дела, которые не завершены делопроизводственным годом. В таких случаях в конце годовых разделов описи каждого следующего года, на протяжении которого дела продолжались делопроизводством, отмечается: "Документ по этому вопросу см. также в разделе за ____ год, N _____".

8.23. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем отдела и утверждается руководителем структурного подразделения.

8.24. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Управления делами, а другой остается как контрольный экземпляр в структурном подразделении.

8.25. Описи дел структурных подразделений являются основанием для составления годового раздела сводной описи дел учреждения, по которой описи передаются на хранение в Государственный архив.

8.26. Сводная опись дел постоянного срока хранения составляется в четырех экземплярах и подлежит обязательному утверждению ЭПК Госархива через два года после завершения дела в делопроизводстве. Для утверждения в Госархив отсылаются все четыре экземпляра описей, три из которых после утверждения остаются в Госархиве, а оставшийся экземпляр возвращается в Управление делами. В соответствии с утвержденными описями дел Управление делами обязано передавать дела в Госархив в установленные сроки.

8.27. Сводные описи длительного срока хранения составляются в двух экземплярах и оформляются так, как описи постоянного срока хранения.

Описи дел временного срока хранения Государственным архивом не утверждаются.

8.28. Законченные делопроизводством дела постоянного и временного сроков хранения передаются в архив Управления делами через два года после завершения их в делопроизводстве (например, дела за 2001 год передаются в архив в 2004 году). Дела временного срока хранения передаются в архив Управления делами по согласованию с руководителями структурных подразделений и архива Управления делами.

Передача дел в архив Управления делами осуществляется в соответствии с графиком, составленным архивом, согласованным с руководителями структурных подразделений и утвержденным Министром Совета министров.

Если отдельные дела необходимо оставить в делопроизводстве для текущей работы, архив Управления делами оформляет выдачу дел во временное пользование.

8.29. Прием (передача) каждого дела осуществляется работником архива только после проведения экспертизы его научно-исторической ценности, полного упорядочения и оформления. Дела постоянного и длительного срока хранения передаются в архив по описям. При этом во всех экземплярах описей напротив каждого дела делается отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи руководитель архива Управления делами расписывается о приеме дел с обязательным проставлением цифрами и прописью количества переданных в архив Управления делами дел, проставляет дату. Один экземпляр описи возвращается в структурное подразделение, а другие остаются в архиве.

Дела временного срока хранения могут передаваться в архив Управления делами по Номенклатуре дел.

8.30. Дела передаются в архив связанными соответствующим образом.

8.31. Сохранность документов обеспечивается архивом Управления делами в соответствии с Законом Украины "О национальном архивном фонде и архивных учреждениях".

Работа и функции делопроизводственной службы регламентируются Положением об управлении по делопроизводству, которое разрабатывается на основании Положения об Управлении делами и данной Инструкции и утверждается Министром Совета министров.

1. Письма, поступившие в копии для сведения.

2. Телеграммы и письма о разрешении на командировки и отпуска.

3. Документы, поступившие от райгосадминистраций и исполкомов городских советов, связанные с подготовкой и проведением выборов.

4. Материалы постоянных комиссий Совета министров Автономной Республики Крым.

5. Протоколы заседаний райгосадминистраций и протоколы заседаний исполкомов городских советов.

6. Письма и представления райгосадминистраций и исполнительных комитетов городских советов о перемещениях кадров.

7. Месячные, квартальные, полугодовые и годовые статистические отчеты.

8. Планы работы райгосадминистраций и исполнительных комитетов городских советов.

9. Справки, брошюры, книги, обзоры, бюллетени, листки, плакаты, листовки, газеты, журналы, высылаемые в порядке взаимной информации и обмена опытом работы.

10. Поздравительные письма, открытки и приглашения.

11. Формы статистической отчетности.

12. Рекламные издания предприятий о своей продукции или услугах.

Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования выполненных работ, списания, экспертизы и т.п.).

Листы согласования нормативно-правовых актов, заключения, отзывы учреждений на диссертации и авторефераты, которые направляются в Высшую аттестационную комиссию Украины.

Справки (лимитные, о выплате страховых сумм, использования бюджетных ассигнований на зарплату; о насчитанной и причитающейся зарплате и т.п.).

Доверенность на получение товарно-материальных ценностей, бюджетные, банковские, пенсионные, платежные поручения.

Договоры (о материальной ответственности, научно-техническом сотрудничестве, подряды, аренде помещений, выполнение работ и т.п.).

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, технические и т.п.).

Заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.п.).

Заявки (на приобретение, изобретения).

Образцы отпечатков печатей и подписей работников, которые имеют право осуществлять финансово-хозяйственные операции.

Удостоверение о командировке.

Смета расходов (на содержание аппарата управления, на подготовку и освоение производства новых товаров, на калькуляцию в соответствии с договором, на капитальное строительство и т.п.).

Гарантийные письма (на выполнение работ, услуг и т.п.).

Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями/премиями).

Протоколы (согласования планов поставок).

Реестры (чеков, бюджетных поручений).

Спецификации (товаров, продукции и т.п.).

Положения о государственных предприятиях (объединений).

Титульные списки.

Штатные расписания.

Депутатский запрос - не позднее 7 дней с момента получения или в срок, установленный Верховной Радой Украины и Верховной Радой Автономной Республики Крым.

Обращение народного депутата Украины и депутата местного совета - не более 10 дней с момента получения.

Письма-поручения и письма-запросы учреждений высшего уровня - согласно установленному в них сроку или на протяжении 30 дней.

Бухгалтерский отчет и годовой баланс: рассмотрение, утверждение решений по ним в 15-дневный срок с момента получения.

Телеграммы, в которых затрагиваются вопросы, требующие срочного решения, - до 2 дней, остальные - на протяжении 10 дней.