О Регламенте работы Совета министров Автономной Республики Крым

222. Председатель Совета представляет Совет министров в судебез доверенности.

223. Представитель Совета министров, представляющий егоинтересы в суде, обязан в пределах сроков, установленныхзаконодательством Украины на обжалования судебных решений,доложить руководству о результатах рассмотрения дел в суде.

224. Об удовлетворении судом исковых или иных требований,предъявленных к Совету министров, представитель Совета министров вустановленном порядке незамедлительно докладывает руководствуСовета министров, вносит предложения об обжаловании решения суда,а по вступлении судебного решения в силу - о мерах по еговыполнению.

Министр Совета министров

Автономной Республики Крым В.ГАНЫШ

Приложение 2

Утверждено

постановлением Совета министров

Автономной Республики Крым

от 23 сентября 1998 года N 295

(в редакции постановления

Совета министров

Автономной Республики Крым

от 23 ноября 2005 года N 545

( rb0545001-05 )

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в Управлении делами

Совета министров Автономной Республики Крым

(далее Управление делами)

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Инструкция определяет порядок ведения общегоделопроизводства в аппарате Совета министров Автономной РеспубликиКрым - Управлении делами. Ее положения распространяются на всюслужебную документацию, в том числе созданную с помощьюперсональных компьютеров (ПК). Компьютерные (автоматизированные)технологии обработки документальной информации должнысоответствовать требованиям государственных стандартов.

1.2. Инструкция предусматривает единую системуделопроизводства и должна обеспечить быстрое и тщательноерассмотрение документов, их квалифицированную подготовку,оперативное выполнение поручений и указаний вышестоящих органов иПредседателя Совета министров Автономной Республики Крым, учет ихранение документов, поиск информации.

Порядок ведения делопроизводства, который содержит информациюс ограниченным доступом, и делопроизводства по обращениям гражданопределяется специальными нормативно-правовыми актами.

Изложенные в Инструкции правила и рекомендации о порядкеосуществления делопроизводственных процессов в Совете министровАвтономной Республики Крым (далее - Совете министров) разработаныв соответствии с Примерной инструкцией по делопроизводству вминистерствах, других центральных органах исполнительной власти,Совете министров, местных органах исполнительной власти,утвержденной постановлением Кабинета Министров Украины от17.10.97 г. N 1153 ( 1153-97-п ), и дополнены в соответствии спостановлением Кабинета Министров Украины от 28 июля 2003 г.N 1173 ( 1173-2003-п ).

1.3. Ответственность за организацию делопроизводства вУправлении делами несет Министр Совета министров. Ведениеделопроизводства в соответствии с требованиями государственныхстандартов и данной Инструкцией по делопроизводству возлагается науправление по делопроизводству. В управлениях, где по штатномурасписанию не предусмотрены должности работников поделопроизводству, эта работа возлагается на специально выделенныхдля этого лиц.

1.4. Министр Совета министров осуществляет общее руководствои контроль за обязательным соблюдением в Управлении делами, вминистерствах, республиканских комитетах, комитетах, иных органахисполнительной власти требований по составлению, оформлениюдокументов и организации делопроизводственных процессов,предусмотренных государственными стандартами наорганизационно-распорядительную документацию, и даннойИнструкцией.

1.5. В случае увольнения работника Управления делами, а такжев случае его отпуска, командировки или продолжительного отсутствияпо другим причинам, все неоформленные служебные документы поуказанию руководителя передаются лицу, которое его замещает.

2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

2.1. Документирование управленческой деятельности заключаетсяв фиксации в соответствии с установленными правилами на бумажныхили магнитных носителях управленческих действий, то есть всоздании документов.

Основанием для создания документа является необходимостьудостоверения действительности и содержания управленческихдействий, передача, сохранение и использование информации напротяжении определенного времени или постоянно.

2.2. В Управлении делами используется конкретный комплексдокументов, предусмотренный Номенклатурой дел.

2.3. Управленческая деятельность Управления деламиосуществляется путем издания распорядительных документов.

Издание приказов Управления делами определяется действующиминормативно-правовыми актами, Положением о нем.

2.4. Основанием для принятия приказов в Управлении деламиявляются: Конституция ( 254к/96-ВР ) и законы Украины,постановления Верховной Рады Украины, указы и распоряженияПрезидента Украины, постановления и распоряжения КабинетаМинистров Украины, нормативно-правовые акты Верховной РадыАвтономной Республики Крым, постановления и распоряжения Советаминистров.

2.5. Распорядительные документы, поступающие в Управлениеделами от вышестоящих органов, доводятся до подведомственныхорганизаций.

2.6. Документы, которые издаются в соответствии и воисполнение распорядительных документов органов высшего уровня,должны иметь ссылку на них с указанием наименования этихдокументов, дат, номеров и заголовков.

2.7. Управление делами во время осуществления оперативныхсвязей с учреждениями, организациями и отдельными гражданами можетнаправлять информационные и инструктивные письма.

Как правило, письма готовятся, если невозможно осуществитьбездокументальный обмен информацией, дать устные разъяснения,указания (личные или по телефону), провести инструктажи и т.д.

2.8. Если служебный документ требует немедленного исполнения,передача текста может осуществляться по телефону, факсу, сиспользованием электронной почты.

3. ПРИЕМ, РАССМОТРЕНИЕ И РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Прием документов

3.1.1. Документы, поступающие в Управление делами, в томчисле и полученные по электронной почте, принимаютсяцентрализованно в отделе сопровождения входящей документацииуправления по делопроизводству (далее отдел).

В случае поступления документов в нерабочее время, онипринимаются специалистами управления Службы Председателя Советаминистров.

3.1.2. В отделе вскрываются все конверты, за исключением тех,которые имеют надпись "лично".

В случае повреждения конверта, делается отметка в почтовомреестре.

Конверты сохраняются и прилагаются к документам в случае,когда только по конверту можно установить адрес отправителя, времяотправления и получения документа, или когда в конвертеотсутствуют отдельные документы или установлено несоответствиеномеров документов номерам на конверте.

3.1.3. Неправильно оформленные (неподписанные,

неутвержденные) поврежденные или присланные не по адресу документы

возвращаются отправителю либо пересылаются адресату.

3.2. Предварительное рассмотрение документов

3.2.1. Документы, поступившие в Управление делами, подлежатобязательному предварительному рассмотрению.

Предварительное рассмотрение документов осуществляетсязаведующим отделом, а в его отсутствие - заместителем заведующегоотделом.

3.2.2. Целью предварительного рассмотрения документовявляется распределение их на те, которые требуют обязательногорассмотрения Председателем Совета министров или его заместителямив соответствии с функциональными обязанностями, определениенеобходимости регистрации документов, а также установление сроковисполнения документов, которые передаются структурнымподразделениям Управления делами или непосредственнымисполнителям.

3.2.3. Предварительное рассмотрение документов должноосуществляться в день поступления или в первый рабочий день, вслучае поступления их в нерабочее время. Поручения вышестоящихорганов, телеграммы, телефонограммы рассматриваются немедленно.

Документы, поступающие в отдел сопровождения входящейдокументации после 17.00, регистрируются следующим днем.

3.2.4. Во время предварительного рассмотрения документовнеобходимо руководствоваться Положением об Управлении деламиСовета министров и его структурных подразделений, должностнымиинструкциями, Номенклатурой дел.

3.2.5. После фиксирования факта и времени поступления вседокументы передаются заведующему отделом сопровождения входящейдокументации управления по делопроизводству.

3.2.6. Председателю Совета министров сразу после регистрациипередаются акты и поручения Президента Украины, порученияПремьер-министра Украины, запросы и обращения народных депутатовУкраины в папке с грифом "Срочно".

Законы Украины, постановления Верховной Рады Украины,Кабинета Министров Украины, Верховной Рады Автономной РеспубликиКрым, нормативно-правовые акты органов исполнительной власти,решения органов местного самоуправления, а также важнейшиедокументы, которые содержат информацию по принципиальным вопросамдеятельности учреждения и нуждаются в решении руководства,рассматриваются в первую очередь.

Другие документы передаются заместителям Председателя Советаминистров, Министру Совета министров, в управления Управленияделами.

Вся корреспонденция Председателю Совета министров и егозаместителям передается через помощников.

3.2.7. Для обеспечения ритмичности работы отдела посогласованию с руководителями Совета министров и структурныхподразделений разрабатываются графики доставки корреспонденциируководству и структурным подразделениям.

В Управлении делами Совета министров утвержден следующийграфик доставки корреспонденции:

с 11.00 до 11.30; с 17.00 до 17.30.

3.3. Регистрация документов

3.3.1. Регистрация документов - это фиксирование фактасоздания или поступления документа путем проставления на нем датыи условного обозначения - регистрационного индекса с дальнейшейзаписью в регистрационных формах необходимых сведений о документе.

Регистрация документов проводится с целью обеспечения ихучета, контроля за исполнением и оперативным использованиемимеющейся в документе информации.

Примерный перечень документов, которые не подлежатрегистрации приведен в приложении 1.

3.3.2. Регистрации подлежат документы, которые требуют учета,исполнения и использования со справочной целью (распорядительные,плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерскиефинансовые и т.д.), создаются и используются в Управлении делами,поступают из других организаций и от граждан.

Регистрации подлежат как любые традиционные машинописные,рукописные документы, так и созданные с помощью ПК.

3.3.3. Основным принципом регистрации документов являетсяоднократность. Каждый документ регистрируется только один раз:входящие - в день поступления или не позднее следующего дня, еслидокумент поступил в нерабочее время, созданные - в день подписанияили утверждения. В случае передачи зарегистрированного документаиз одного структурного подразделения в другое, он повторно нерегистрируется.

3.3.4. Документы регистрируются в рамках групп в зависимостиот названия вида, автора и содержания. Например, отдельнорегистрируются законы Украины, акты и корреспонденция ВерховнойРады Украины, приказы Управления делами по основной деятельности:о принятии, переводе, увольнении, поощрении, совместительствеработников; о предоставлении отпусков; о наложении взысканий наработника; командировках работников; поадминистративно-хозяйственным вопросам; решения Совета министров,акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерскиедокументы, заявки на материально-техническое снабжение и т.д.

3.3.5. Во время регистрации документа проставляется дата иприсваивается условное обозначение - регистрационный индекс,который складывается из порядкового номера в рамках группыдокументов, которые регистрируются и дополняются индексами поНоменклатуре дел, вопросами деятельности, корреспондентами и т.д.

3.3.6. Для регистрации всех документов используется единаярегистрационно-контрольная карточка (приложение 2).

3.3.7. Законы Украины, постановления Верховной Рады Украины,акты и поручения Президента Украины, решения Кабинета МинистровУкраины, поручения Премьер-министра Украины, а также другиедокументы регистрируются в автоматизированном режиме путем вводаобязательных реквизитов в регистрационную карточку: наименованиевида документа, автор (корреспондент); дата поступления иприсвоенный индекс поступившего документа, дата и индекскорреспондента; заголовок документа или его краткое содержание;резолюция (исполнитель, содержание поручения), автор резолюции,дата; ответственный исполнитель; срок исполнения; отметка обисполнении (краткое содержание решения вопроса), дата фактическогоисполнения и индекс документа-ответа.

Автоматизированные регистрационные банки данных обеспечиваютработников информацией обо всех документах и месте их нахожденияпри помощи выведения информации на дисплей и изготовлениямашинограмм.

Как правило, поиск информации проводится централизованно вотделе. Пользователь должен иметь возможность получать информациюпо всем или нескольким реквизитам регистрации и точный адрес местанахождения документа на данный момент.

4. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Составление документов

4.1.1. Для составления документов в Управлении делами должнаиспользоваться бумага форматов А3 (297 х 420 мм),А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Составление документов на бумаге произвольного форматазапрещается.

4.1.2. Как правило, все служебные документы должныоформляться на бланках Совета министров, Управления делами Советаминистров. Бланки изготавливаются в соответствии сгосударственными стандартами и Инструкцией по делопроизводству собязательным соблюдением таких правил:

- устанавливаются два вида бланков: бланк для письма и общийбланк для других видов организационно-распорядительных документов(приложения 3-12). Изготовление бланков конкретных видовдокументов допускается, если их количество за год превышает200 единиц;

- бланки каждого вида должны изготавливаться на основеуглового или продольного размещения реквизитов. Реквизитызаголовка размещаются центрованным (начало и конец каждого рядареквизита одинаково удалены от границ площади) или флатовым(каждый ряд реквизита начинается от левой границы площади)способом;

- бланки должны изготавливаться типографским способом набелой бумаге или бумаге светлых тонов красками яркого цвета;

- бланки документов должны иметь такие поля:

левое - 20 миллиметров;

верхнее - не менее 10 миллиметров;

правое и нижнее - не менее 8 миллиметров.

Отдельные внутренние документы (заявления сотрудников, такженекоторые служебные справки, планы, отчеты) и документы, созданныеот имени нескольких или более организаций, оформляются не набланках.

4.1.3. Порядок выдачи и хранения бланков.

Бланки выдаются министерствам, республиканским комитетам,комитетам, другим органам исполнительной власти. Ответственностьза обеспечение учета, хранения и правильного использования бланковнесут руководители министерств, республиканских комитетов,комитетов, организаций.

В министерствах, республиканских комитетах, комитетахорганизациях ведется журнал учета получения и расходованиябланков, полученных в Управлении делами.

Бланки получают ответственные лица, назначенныераспорядительным актом министерства, республиканского комитета,комитета, организации. Список этих лиц представляется заведующемуотделом.

При получении бланков указанные лица должны предъявлятьжурнал учета и расходования бланков Совета министров, а такжеписьменную просьбу за подписью руководителя с указанием количествабланков.

В министерствах, республиканских комитетах, комитетах,организациях бланки хранятся в сейфах или несгораемых шкафах ивыдаются исполнителям под расписку в журнале.

Испорченные бланки предъявляются исполнителем ответственномулицу и уничтожаются, о чем в журнале делается соответствующаяотметка.

4.1.4. Документы составляются, как правило, по одномувопросу. Текст документа должен иметь достаточно аргументированнуюинформацию, изложенную кратко, грамотно и объективно, безповторений и употребления слов и оборотов, которые не несутсмысловой нагрузки.

Содержание документа должно быть связано с содержанием ранееизданных по данному вопросу документов.

4.1.5. Текст документа оформляется в виде сплошного сложноготекста, анкеты, таблицы или объединением этих форм.

Сплошной сложный текст документа содержит грамматически илогически согласованную информацию об управленческих действиях ииспользуется во время составления правил, положений, писем,распорядительных документов.

Как правило, тексты распорядительных документов и писемсостоят из двух частей. В первой обозначается причина илиобоснование для составления документа, в другой - выводы,предложения, решения, распоряжения или просьбы.

Форма анкеты используется при составлении цифровой илисловесной информации об одном объекте с точностью до знака.Анкетные тексты используются в организационно-распорядительныхдокументах, документах по материально-техническому снабжению исбыту, в финансовых документах. Форма таблиц используется присоставлении (передаче) цифровой или словесно-цифровой информации онескольких объектах по ряду признаков. Табличные текстыиспользуются в плановых, отчетно-статистических, финансовых,бухгалтерских, организационно-распорядительных и другихдокументах.

Таблицы и анкеты, предназначенные для обработки ПК, объекты,признаки и их показатели в случае необходимости кодируются.

4.1.6. Информация, направляемая в вышестоящие органы заподписью Председателя Совета министров, первых заместителей,заместителей Председателя Совета министров, Министра Советаминистров, готовится на украинском языке и должна пройти проверкуу консультанта-корректора-переводчика в издательском отделеуправления по делопроизводству. Редактирование документовпроводится в течение 2-х рабочих дней.

Первоочередность редактирования вышеуказанных документовопределяют Министр Совета министров, Первый заместитель МинистраСовета министров, начальник управления по делопроизводству.

4.1.7. Ответственность за содержание, качество подготовки идолжное оформление документов возлагается:

- документов, которые разрабатываются во исполнение заданий,определенных законами Украины, постановлениями Верховной РадыУкраины, актами и поручениями Президента Украины, решениямиКабинета Министров Украины и поручениями Премьер-министра Украины,по решению Председателя Совета министров - на заместителяПредседателя Совета министров в соответствии с распределениемобязанностей;

- других служебных документов - на руководителей структурныхподразделений Управления делами.

Ответственность за содержание, качество подготовки и должноеоформление документа, который визируется несколькими лицами, несутв одинаковой степени все эти должностные лица.

В министерствах, республиканских комитетах, комитетах, иныхорганах исполнительной власти, с которыми согласовываются проектыдокументов, ответственность за содержание, уровень подготовки идолжное их оформление возлагается на руководителей этих органов.

4.2. Оформление документов

4.2.1. Служебный документ должен иметь обязательные реквизитыи установленный порядок их размещения, наименованиеорганизации-автора документа, код организации, код формы документаназвание вида документа (не обозначается на письмах), дата,индекс, заголовок к тексту, текст, подпись, визы (в т.ч.корректора), отметка об исполнении документа и направлении его вдело.

При подготовке и оформлении документа состав обязательныхреквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если этоготребует назначение документа или его обработка.

4.2.2. Заголовок к тексту должен отражать краткое изложениесодержания документа. Он должен быть максимально кратким и емким,точно передавать содержание текста.

Заголовок должен грамматически согласовываться с видомдокумента и отвечать на вопросы "о чем?", "чего?".

Например: приказ, постановление (о чем?) о созданииучреждения; протокол (чего?) заседания экспертной комиссии.

Если документ содержит несколько вопросов, заголовок можетбыть обобщенным. В конце заголовка точка не ставится, заголовок неподчеркивается и в кавычки не берется.

Заголовки к текстам машинограмм формулируются по этим жеправилам.

В случае составления документа на основе унифицированнойформы, постоянная часть заголовка, входящая в название формы,дополняется переменной информацией, которая конкретизирует егосодержание.

Текст документа, отпечатанного на бумаге формата А5,разрешается подавать без заголовка.

Заголовки не составляются к текстам телефонограмм, телеграмми уведомлений.

4.3. Датирование документов

4.3.1. Все служебные документы должны датироваться. Датойдокумента является дата его подписания, для документа, которыйпринимается коллегиальным органом - дата его принятия, длядокумента, который утверждается - дата его утверждения.

4.3.2. Даты подписания и утверждения документа, а такжесодержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом.Элементы даты проставляются тремя парами арабских цифр в один рядв последовательности: число, месяц, год. Например,13 января 2005 года следует писать: 13.01.05.

Если порядковый номер месяца или числа состоит из однойцифры, то перед нею ставится 0. Например: 3 апреля 2005 годаследует писать: 03.04.05. В текстах нормативно-правовых актов идокументов которые содержат сведения финансового характера,применяется словесно-цифровой способ оформления дат:30 мая 2005 года.

4.3.3. Дата на документе ставится лицом, который егоподписывает или утверждает, в момент подписания или утверждения.

4.3.4. Обязательному датированию и подписанию подлежат всеслужебные отметки на документах, связанные с их прохождением иисполнением (резолюции, согласования, визы, отметки об исполнениидокумента и направлении его в дело).

4.3.5. Дата подписания проставляется на левой верхней частидокумента вместе с индексом на специально отведенном для этогоместе на бланке. Если документы оформлены не на бланке, их датаставится ниже подписи слева. Дата утверждения документапроставляется в соответствующей графе.

4.4. Индексация документов

4.4.1. Индексация документов состоит в присвоении им условныхобозначений - индексов, которые присваиваются документам во времярегистрации и указывают на место создания, исполнения и хранениядокументов.

4.4.2. Индексы входящих документов и созданных документовсостоят из порядковых номеров в пределах группы документов,которые регистрируются, и в соответствии с задачами поиска могутдополняться индексами из Номенклатуры дел, вопросами деятельности,корреспондентов, а также исполнителей.

4.4.3. Составные части индекса размещаются в следующемпорядке: порядковый регистрационный номер в пределах группыдокументов, которые регистрируются, индекса по Номенклатуре дел,вопросов деятельности, корреспондентов, также исполнителей.

Индекс совместного нормативно-правового акта должен состоятьиз индексов учреждений, которые его издали, проставляющихся черездробь.

Составные части индекса отделяются друг от друга косойчертой, например: 415/01-15/27 или 41/68/59.

4.5. Согласование документов

4.5.1. В целях оценки целесообразности документа, егообоснования и установления соответствия законодательствуосуществляется согласование проекта документа.

Согласование документа бывает внутренним и внешним.Внутреннее согласование осуществляется в Управлении деламидолжностными лицами, занимающимися в соответствии со своимифункциональными обязанностями вопросами, которые поднимаются впроекте документа; внешнее - за его пределами.

Внутреннее согласование проектов документов, которыеразрабатываются во исполнение законов Украины, постановленийВерховной Рады Украины, актов и поручений Президента Украины,решений Кабинета Министров Украины, поручений Премьер-министраУкраины, проводится не позднее, чем в 2-дневный срок послеокончания их разработки непосредственным исполнителем. Проектытаких документов рассматриваются и визируются безотлагательно.

Внешнее согласование проектов отмеченных документовпроводится не позднее, чем в 3-дневный срок после их регистрации всоответствующем органе исполнительной власти, к которому проектвысылается для рассмотрения.

4.5.2. Внутреннее согласование оформляется визированиемпроекта документа должностным лицом. Виза включает: наименованиедолжности, личную подпись, инициалы и фамилию лица, котороевизирует документ и дату визирования. Наример:

Начальник юридического управления

(подпись) (инициалы, фамилия)

Дата

Виза проставляется на лицевой или на оборотной сторонепоследнего листа проекта документа, если места для этого налицевой стороне последнего листа недостаточно.

Визы ставятся на вторых экземплярах документов, которыеостаются в Управлении делами.

Внешнее согласование проектов документов оформляетсясоответствующим грифом. Гриф согласования ставится ниже подписи налицевой стороне последнего листа проекта документа с левой стороныи включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лицас которым согласовывается проект документа (включая наименованиеСовета министров), личную подпись, инициалы, фамилию и датусогласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Министр Совета министров

Автономной Республики Крым

(Подпись) (Инициалы, фамилия)

Дата

4.5.3. Замечания и предложения к проекту документа излагаютсяна отдельном листе.

Замечания обязательно сообщаются (докладываются) лицу,которое подписывает документ.

4.5.4. Проекты нормативно-правовых актов Совета министровпроверяются работниками Главного юридического управленияУправления делами на соответствие их законодательству и визируютсяими на первом экземпляре последнего листа проекта акта.

4.5.5. В случае, если содержание документа касается болеетрех учреждений, составляется "Лист согласования".

Лист согласования оформляется по следующей форме:

Лист согласования

Название документа

Наименование должности Наименование должности

(Подпись) (Инициалы, фамилия) (Подпись) (Инициалы, фамилия)

Дата Дата

4.6. Заверение документов

4.6.1. Заверение документов осуществляется путем их подписания

утверждения и проставления печати.

4.6.2. Документы подписываются должностными лицами Советаминистров в соответствии с их полномочиями.

4.6.3. Подпись состоит из наименования должности лица,которое подписывает документ (полное, если документ напечатан нена бланке сокращенное - на документе, напечатанном на бланке),личной подписи, инициалов, фамилии. Например:

Председатель Совета министров

Автономной Республики Крым (Подпись) (Инициалы, фамилия)

4.6.4. В случае отправления документов одновременнонескольким вышестоящим органам, руководитель подписывает всеэкземпляры.

4.6.5. В случае отправки документа одновременно несколькимадресатам, подписывается только оригинал, который остается вУправлении делами, а на места рассылаются ксерокопии.

4.6.6. Документы подписываются, как правило, одним лицом, а вслучае, когда за содержание документа несут ответственностьнесколько лиц (акты, финансовые документы и др.) - двумя или болеелицами. При этом их подписи размещаются одна под другой впоследовательности в соответствии с их должностями. Например:

Заместитель министра (Подпись) (Инициалы, фамилия)

Главный бухгалтер (Подпись) (Инициалы, фамилия)

4.6.7. В случае подписания документа несколькими лицамиодинаковых должностей, их подписи размещаются на одном уровне,например:

Заместитель Председателя Заместитель Председателя

Совета министров Совета министров

Автономной Республики Крым Автономной Республики Крым

(Подпись) (Инициалы, фамилия) (Подпись) (Инициалы, фамилия)

4.6.8. Документы заседаний Совета министров подписываютсяпредседательствующим на заседаниях и Министром Совета министров,например:

Председатель Совета министров

Автономной Республики Крым (Подпись) (Инициалы, фамилия)

Министр Совета министров

Автономной Республики Крым (Подпись) (Инициалы, фамилия)

4.6.9. Если должностное лицо, подпись которого обозначена впроекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо,которое исполняет его обязанности, или его заместитель. При этомобязательно обозначается должность лица, которое подписалодокумент, и его фамилия (исправления вносятся чернилами илимашинописным способом, например: "и.о.", "зам."),

Не допускается подписание документа с предлогом "за" илипроставление косой черты перед наименованием должности.

4.6.10. Особым способом заверения документа после егоподписания является утверждение. Документ утверждаетсясоответствующими органами или должностными лицами, к компетенциикоторых относится решение вопросов, изложенных в этих документах.

4.6.11. Утверждение документа выполняется с помощью грифаСовета министров или изданием распорядительного документа.Нормативно-правовые акты (положения, инструкции, правила и т.п.)должны утверждаться соответствующим распорядительным документомСовета министров.

4.6.12. Если документ утверждается конкретным должностнымлицом, то гриф складывается из таких элементов: слово "Утверждаю",наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, котороеутвердило документ, дата утверждения, например:

Утверждаю

Председатель Совета министров

Автономной Республики Крым

(Подпись) (Инициалы, фамилия)

Дата

4.6.13. При утверждении документа распорядительным актом надокументе выполняется гриф по такой форме:

Утверждено

постановлением

Совета министров

Автономной Республики Крым

от 20.04.2005 г. N 15

4.6.14. Гриф утверждения размещается в правом верхнем углупервого листа документа.

4.6.15. На документах, которые удостоверяют права граждан июридических лиц, фиксируют факт расходования денежных средств иматериальных ценностей, подпись ответственного лица должназаверяться гербовой печатью.

Гербовая печать ставится также на положениях (уставах)учреждений, договорах, удостоверениях, доверенностях.

Перечень других документов, которые необходимо скреплятьгербовой печатью, указан в приложении 13.

Печать, которая воспроизводит наименование Совета министровили его структурного подразделения (не гербовая), ставится накопиях документов, которые рассылаются в другие учреждения, и наразмноженных копиях распорядительных документов в случае рассылки.

Печать необходимо проставлять таким образом, чтобы оназахватывала несколько букв наименования должности лица, котороеподписало документ.

4.7. Адресование документов

4.7.1. Документы адресуются учреждению, его структурнымподразделениям или конкретному должностному лицу. В случаеадресования документа учреждению или его структурномуподразделению без определения должностного лица, их наименованияподаются в именительном падеже, например:

Министерство охраны здоровья

Украины

Главное лечебное управление

Если документ направляется должностному лицу, наименованиеучреждения пишется в именительном падеже, а должность и фамилияадресата - в дательном. Например:

Министерство промышленной

политики Украины

Управление делами

Главному специалисту

(Фамилия, инициалы)

В случае адресования документа руководителю учреждения илиего заместителю, наименование учреждения входит в составнаименования должности адресата, например:

Начальнику Главного архивного

управления при Кабинете

Министров Украины

(Фамилия, инициалы)

В случае необходимости в реквизите "Адресат" можно указыватьпочетное звание и ученую степень.

Если документ адресуется нескольким однородным организациям,адресат необходимо указывать обобщенно, например:

Генеральным директорам

производственных объединений,

директорам предприятий и

руководителям организаций

Документ не должен иметь больше четырех адресатов. Слово"копия" перед обозначением второго, третьего и четвертого адресатане ставится. В случае направления документа более чем четыремадресатам, составляется список на рассылку и на каждом документепишется только один адресат.

4.7.2. В реквизит "Адресат" может входить адрес. Порядок иформа записи сведений об адресе учреждения должны отвечатьправилам пользования почтовой связью.

Полный адрес указывается в случае направления документаразовым корреспондентам, например:

Редакция журнала

"Архивы Украины"

252110, МСП, Киев-110,

ул. Соломенская, 24

В случае отправки документа гражданину, вначале указываетсяфамилия и инициалы получателя, а потом почтовый адрес, например:

Фамилия, инициалы

327025, г. Николаев-25,

Киевское шоссе, 67, кв. 4

4.7.3. В случае отправления документа органам законодательнойи исполнительной власти и постоянным корреспондентам, их почтовыйадрес на документе не указывается. В этих случаях используютсяконверты с заранее напечатанными адресами.

4.8. Резолюция

4.8.1. Резолюция - это надпись на документе или наспециальном бланке, сделанная Председателем Совета министров, егозаместителями, Министром Совета министров, его заместителями.Резолюция содержит указания по исполнению документа.

4.8.2. Как правило, на документе должно быть не больше однойрезолюции. Другие резолюции допускаются только тогда, когда естьнеобходимость детализации порядка исполнения документа. Резолюциюможно ставить на свободном месте в верхней части лицевой стороныпервого листа документа, но не на поле документа, предназначенногодля подшивки. Запись резолюции на отдельных листах или специальныхбланках необходима в случае, когда документ подлежит возврату,детализируется порядок исполнения документа и уточняютсяисполнители.

4.8.3. Резолюции к документам должны содержать:

- фамилию, инициалы исполнителя или исполнителей;

- поручение (поручения), изложенное в краткой форме;

- при необходимости - срок исполнения;

- личную подпись руководителя и дату.

Если в резолюции исполнение документа поручается несколькимлицам, то ответственным является тот, чья фамилия указана первой,ему направляется оригинал документа, остальным направляютсяксерокопии. В этих случаях лицо, указанное первым, обобщаетинформацию и предложения других исполнителей.

4.9. Отметки о прохождении и исполнении документов

4.9.1. Во время прохождения документа в Управлении деламиобязательно выполняются такие пометки:

о поступлении (регистрации) документа - на нижнем правом полепервого листа документа (штамп Управления делами, дата поступлениядокумента, индекс документа);

о взятии документа на контроль - на бланке резолюции ставятсяштампы "Контроль" или "Взять на контроль", а также "Подлежитвозврату";

об исполнении документа и направлении его в дело - на нижнемлевом поле первого листа документа (короткая справка о выполнении,если нет документа об исполнении, слова "В дело" и номер дела, вкотором документ будет храниться, дата направления документа вдело, наименование и подпись исполнителя), например:

В дело

Вопрос решен положительно

в телефонном разговоре 05.03.05.

(Должность, инициалы, фамилия)

Отметка "В дело" свидетельствует о том, что работа наддокументом закончена.

4.9.2. Каждый документ должен иметь отметку онепосредственном исполнителе, которая состоит из его фамилии иномера служебного телефона, которая указывается на лицевой илиоборотной стороне последнего листа документа, например:

Петренко 277 1264

4.9.3. Контроль по выполнению заданий, определенных законамиУкраины, постановлениями Верховной Рады Украины, актами ипоручениями Президента Украины, решениями Кабинета МинистровУкраины и поручениями Премьер-министра Украины, осуществляетсясогласно резолюции Председателя Совета министров,предусматривающей контрольные сроки, и сконтрольно-регистрационной карточкой передается в управлениеконтроля вместе с ксерокопией документа.

Срок подготовки проектов документов определяется с учетомтого что:

- проекты решений или информация об их выполнении, касающиесяактов и поручений Президента Украины, которые направляютсяКабинетом Министров Украины органам исполнительной власти,представляются в Кабинет Министров Украины за 10 дней до окончаниямесячного срока со дня подписания таких документов, если другойсрок не указан в документе;

- запросы и обращения народных депутатов Украины,направленные Кабинетом Министров Украины, для принятиясоответствующих мер, рассматриваются соответственно в 10- и5-дневный срок после регистрации в Секретариате Кабинета МинистровУкраины;

- датой исполнения заданий, определенных законами Украины,постановлениями Верховной Рады Украины, актами, поручениямиПрезидента Украины, решениями Кабинета Министров Украины,поручениями Премьер-министра Украины, считается дата регистрациипроектов решений или ответов об их исполнении, которыенаправляются в Секретариат Кабинета Министров Украины.

4.10. Оформление ксерокопий документов

4.10.1. Ксерокопия документа снимается и выдается только сразрешения Министра Совета министров, его Первого заместителя илиначальника управления по делопроизводству. Заверяются копии толькотех документов, которые издаются в Управлении делами.

Во время решения вопросов о принятии граждан на работу,учебу, удостоверения их трудовых, жилищных и других прав, а такжево время формирования личных дел работников Управления деламиможно снимать копии документов, выданных другими учреждениями(копии дипломов, свидетельств о получении образования и т.п.).

4.10.2. Отметка "Копия" указывается в верхней части лицевойстороны первого листа документа.

Надпись о заверении документа состоит из слов "Копия верна",наименования должности, личной подписи лица, которое заверяетксерокопию, его инициалов и фамилии, даты заверения ксерокопии ипроставляется ниже реквизита "Подпись", например: