Фінансові правила Організації з морських наук північної частини Тихого океану

Настоящие Правила регулируют финансовую деятельность Организации по морским наукам северной части Тихого океана (ПИКЕС), в дальнейшем именуемой как "Организация".

Финансовый год Организации начинается 1 января и заканчивается 31 декабря.

I) Каждая Договаривающаяся Сторона уплачивает взносы в ежегодный бюджет в сумме не менее, чем ежегодный взнос каждой из Договаривающихся Сторон в соответствии с уровнем взноса, установленным Советом;

II) Термин "валюта" и все, связанные с ним термины, используемые в настоящих Правилах или каких-либо решениях Совета, таких, как бюджет, фонды, взносы и счета, обозначают валюту государства, в котором находится секретариат Организации, если иначе не конкретизировано Советом;

III) Термин "Государство пребывания" обозначает государство, в котором располагается секретариат Организации.

I) Исполнительный секретарь подготавливает и представляет на ежегодное совещание Совета проект бюджета и обоснование, включая смету доходов и расходов Организации на предстоящий финансовый год. В то же время Исполнительный секретарь подготавливает перспективный бюджет и обоснование на последующий финансовый год и направляет проект бюджета и расчеты перспективного бюджета всем Договаривающимся Сторонам, по крайней мере, за 90 дней до открытия ежегодного совещания;

II) Проект бюджета и перспективный бюджет подразделяются на разделы (например, расходы по офису, командировкам, затраты на совещания, издания), и сопровождаются такой информацией, какая может быть затребована Договаривающейся Стороной или будет сочтена Исполнительным секретарем необходимой и желательной.

III) Проект бюджета включает в себя оценку финансовых последствий для последующих финансовых годов;

IV) Совет рассматривает замечания и выводы Административно-финансового комитета до принятия бюджета;

V) На каждом ежегодном совещании Совет рассматривает и принимает свой бюджет на будущий финансовый год. Бюджетный прогноз на последующий финансовый год рассматривается Советом, но не принимается.

I) Ассигнования, принятые Советом, уполномочивают Исполнительного секретаря брать на себя обязательства и осуществлять платежи в целях и в суммах, на которые ассигнования были приняты;

II) Ассигнования остаются в силе на один год, следующий после окончания финансового года, к которому они относятся в той мере, в которой они требуются для выполнения обязательств, принятых в этом финансовом году. В конце этого периода непогашенное обязательство предшествующего года отменяется, либо, когда обязательство остается невыполненным, переносится как обязательство по текущим ассигнованиям, если Совет не решит иначе;

III) Исполнительный секретарь может перераспределять до 10% ассигнований между статьями (например, расходы по офису, затраты по командировкам и совещаниям, изданиям). Председатель Совета может уполномочить Исполнительного секретаря произвести перераспределение не более 20% между статьями. Обо всех перераспределениях Исполнительный секретарь докладывает на следующем ежегодном совещании Совета;

IV) Председатель Совета после консультаций с делегатом от каждой Договаривающейся Стороны может уполномочить осуществление расходов из фонда рабочего капитала для непредвиденных и экстраординарных расходов, необходимых для успешного ведения дел Организации.

I) Каждая Договаривающаяся Сторона должна вносить взносы в ежегодный бюджет, рассчитанный в соответствии со схемой, принимаемой Советом;

II) После одобрения бюджета на финансовый год Исполнительный секретарь должен разослать его копии каждой Договаривающейся Стороне, уведомляя их о требуемых взносах. Взносы должны считаться действительными с первого дня финансового года, к которому они относятся;

III) Взнос в Организацию Стороны, становящуюся Договаривающейся Стороной путем вступления в течение финансового года, будет определяться на данный финансовый год пропорционально количеству полных месяцев, остающихся в финансовом году с даты, когда данная Сторона стала Договаривающейся Стороной. Такие взносы должны определяться в течение тридцати дней с даты вступления.

I) С целью бухгалтерского учета доходов и расходов Организации учреждаются общий фонд и фонд рабочего капитала. Организация также может учредить траст-фонд и специальный фонд;

II) Взносы, выплачиваемые Договаривающимися Сторонами для покрытия регулярных расходов Организации, кредитуются в Общий фонд. Прочие доходы кредитуются в фонд рабочего капитала;

III) Фонд рабочего капитала создается в первоначальном бюджете в размере 25000 долларов и может быть увеличен из смешанных доходов и любого излишка наличных в Общем фонде по окончании финансового года, который не требуется для покрытия остающихся обязательств по условиям правила 4 "II". Размер фонда рабочего капитала пересматривается Советом на каждом ежегодном совещании;

IV) Средства, имеющиеся в фонде рабочего капитала, могут быть использованы:

а) временно в пределах, необходимых для финансирования ассигнований в ожидании получения ежегодных взносов Договаривающихся Сторон;

б) для покрытия непредвиденных и неординарных расходов, как предусмотрено правилом 4 "IV";

в) для специальных расходов, одобренных Советом, что значительно будет содействовать выполнению программы Организации;

V) Совет в конце финансового года может зачислить средства из фонда рабочего капитала в качестве дохода в бюджет и использовать их для сокращения суммы взносов Договаривающихся Сторон в следующем финансовом году;

VI) В тех случаях, когда взносы новых Договаривающихся Сторон получены после начала финансового года и эти средства не были учтены при составлении бюджета, то эти средства кредитуются в фонд рабочего капитала;

VII) Любой аванс, перечисленный Договаривающейся Стороной Организации, заносится в кредит этой Договаривающейся Стороны.

I) Все доходы, кроме взносов в бюджет согласно правилу 5, авансовые перечисления, упомянутые в правиле 6 "III", добровольные взносы, упомянутые в правиле 7 "II", и проценты по вкладам из общего фонда, временно хранящиеся на депозитах, с начислением процентов, классифицируются как прочие доходы и кредитуются в фонд рабочего капитала;

II) а) Добровольные взносы сверх бюджетных взносов Договаривающихся Сторон могут быть приняты Исполнительным секретарем при том условии, что цели, для которых они вносятся, соответствуют общему направлению, целям и деятельности Организации. Добровольные взносы, предложенные не Договаривающимися Сторонами, могут быть приняты при условии согласия Совета с тем, что цели взносов соответствуют общему направлению, целям и деятельности Организации;

б) такие добровольные взносы рассматриваются как траст-фонды и специальные фонды.

I) Исполнительный секретарь определяет банк(и) или финансовое(ые) учреждение(я), застрахованные Корпорацией по страхованию депозитов пребывания государства в Сидни, Б.К., муниципальный район, в котором хранятся фонды Организации. Исполнительный секретарь сообщает Совету название(я) и отделение(я) банка(ов) или финансового(ых) учреждения(й);

II) а) Исполнительный секретарь может делать краткосрочные капиталовложения из средств, которые не потребуются Организации в ближайший период. Такие капиталовложения ограничиваются ценными бумагами и другими ценностями, выпущенными с правительственной гарантией, или счетами с процентной ставкой в банке, в котором Организация открыла счет. Подробности об операциях, связанных с капиталовложениями и извлеченными доходами, прилагаются к документам, сопровождающим бюджет;

б) относительно средств, хранящихся в траст-фондах или специальных фондах, которые не потребуются по крайней мере в течение 12 месяцев, Совет может разрешить долгосрочные капиталовложения, если это только соответствует условиям, на которых средства вверены Организации.

I) Исполнительный секретарь:

а) устанавливает подробные финансовые правила и процедуры, согласующиеся с настоящими Финансовыми правилами и с целью Организации для обеспечения эффективного управления финансированием и экономного использования фондов;

б) дает указания, чтобы платежи осуществлялись на основе подтверждающих расписок и других документов, которые удостоверяют, что товары и услуги были получены и что платеж ранее не производился;

в) назначает штатных сотрудников, которые могут получать деньги, принимать обязательства и осуществлять платежи от имени Организации;

г) обеспечивает и несет ответственность за внутренний финансовый контроль для обеспечения:

1) своевременности и правильности получения, хранения, распоряжения всеми доходами и другими финансовыми ресурсами Организации;

2) соответствия обязательств и расходов по ассигнованиям, одобренным Советом и

3) экономного использования средств Организации.

д) оформляет соответствующий лимит денежных средств для сотрудников штата согласно подпункту "в", а также для Исполнительного секретаря;

II) Никакие обязательства не принимаются до тех пор, пока не выделены средства или не имеется подтверждения в письменном виде по поручению Исполнительного секретаря;

III) Исполнительный секретарь после всестороннего изучения может предложить Совету списать активы при условии, если это рекомендуется внешним аудитором (упомянутым в правиле 12). Перечень таких активов включается в годовой финансовый отчет;

IV) а) По всем закупкам и контрактам на поставку оборудования и снабжения для офиса, стоимость которых превышает установленную Советом сумму, Исполнительный секретарь запрашивает предложения в письменном виде путем объявления или прямого запроса на оборудование, снабжение и прочее по крайней мере у трех лиц или фирм, которые в состоянии поставить оборудование, снабжение и прочее, кроме тех случаев, когда Исполнительный секретарь подтвердил, что имеется только один поставщик;

б) лицу, предлагающему низкую цену, предлагается подписать контракт, кроме тех случаев, когда Исполнительный секретарь после консультаций с председателем подтверждает, что эта процедура не отвечает наилучшим образом интересам Организации.

I) Исполнительный секретарь обеспечивает, чтобы надлежащая документация и счета велись в отношении финансовых операций и дел Организации и делает все необходимое, чтобы все платежи из средств Организации производились правильно и должным образом удостоверялись и чтобы осуществлялся адекватный контроль над активами Организации и хранением их и над принятием Организацией обязательств;

II) Исполнительный секретарь представляет Договаривающимся Сторонам и внешнему аудитору не позднее чем через 90 дней непосредственно после окончания финансового года отчет за этот финансовый год, содержащий следующие сведения:

а) доходы и расходы;

б) положение в отношении ассигнований, включая:

1) первоначальные бюджетные ассигнования;

2) ассигнования, измененные перераспределением;

3) прочие доходы;

4) суммы, подлежащие оплате из этих ассигнований и других доходов;

в) финансовые активы и пассивы Организации;

г) подробности капиталовложений и

д) предложения о списании активов в соответствии с правилом 9 "III".

Эти финансовые отчеты составляются по форме, одобренной Советом после консультаций с внешним аудитором;

III) Надлежащие отдельные счета ведутся для всех специальных фондов и траст-фондов.

I) Совет устанавливает шкалу заработной платы и других выплат Исполнительному секретарю и штату, основанную, до возможных пределов, на шкале заработной платы, системе классификации должностей и выплат государственным служащим государства пребывания, Совет ежегодно пересматривает и когда сочтет необходимым изменяет уровень заработной платы и других выплат сотрудникам штата в зависимости от качества работы и изменений стоимости жизни;

II) Расходы по переезду новых и отъезжающих сотрудников штата оплачиваются Организацией. Совет устанавливает порядок, основанный до возможных пределов на практике государства пребывания;

III) Расходы на командировки секретариата по делам Организации оплачиваются Организацией в соответствии с порядком, установленным Советом, который в основном соответствует практике государства пребывания в отношении расходов по командировкам государственных служащих;

IV) Командировочные и прочие расходы председателя и председателя Комитета по науке, когда они произведены по делам Организации, оплачиваются Организацией. Другим служащим Организации командировочные и прочие расходы оплачиваются, когда это связано со служебными делами, ободренными Советом;

V) Жалование и заработная плата наемных служащих включают сумму, равную величине, подлежащей выплате в качестве подоходного налога, принятого в государстве пребывания, для каждого служащего, освобожденного от подоходного налога по причине его найма Организацией.

Суммы, получаемые при таком расчете, кредитуются в фонд рабочего капитала.

I) Совет назначает внешнего аудитора из авторитетной аудиторской фирмы. С аудитором можно консультироваться о введении каких-либо финансовых правил и поправок к ним и процедур, по методам подробного бухгалтерского отчета, по всем вопросам, относящимся к порядку проведения ревизии и ее методам, а также по любым другим финансовым вопросам, касающимся Организации;

II) Внешний аудитор или лица, уполномоченные им, пользуются в любое целесообразное время полным и свободным доступом ко всем счетам и учетным документам Организации, относящимся прямо или косвенно к получению Организацией денежных средств, или к приобретению, получению, хранению или распоряжению активами Организации. Внешний аудитор или лица, уполномоченные им, могут снять копии или взять выдержки из таких счетов или учетных документов;

III) Внешний аудитор проверяет финансовые отчеты, представленные Исполнительным секретарем согласно правилу 10 "II", и завершает эту проверку в течение шести недель с даты их получения. Внешний аудитор проводит эту проверку в соответствии с общепринятыми нормами ревизии и представляет свой отчет по всем соответствующим вопросам, включая:

а) основан ли отчет, по его мнению, на правильных счетах и учетных документах;

б) соответствует ли отчет счетам и учетным документам;

в) соответствует ли, по мнению аудитора, получение, расходование, вложение денежных средств, приобретение и распоряжение активами Организацией в течение года настоящим Правилам; и

г) замечания относительно эффективности и экономичности финансовых процедур и ведения дел, системы отчетности, внутреннего финансового контроля, руководства и управления Организацией.

IV) Исполнительный секретарь предоставляет внешнему аудитору необходимые для проведения ревизии условия и средства;

V) Исполнительный секретарь представляет Договаривающимся Сторонам копию отчета аудитора и подвергнутый ревизии финансовый отчет в течение 15 дней со дня их получения;

VI) Совет, если необходимо, приглашает внешнего аудитора присутствовать при обслуживании любого рассматриваемого вопроса и обсуждать рекомендации, вытекающие из выводов аудитора;

VII) Совет, после рассмотрения подвергнутого ревизии годового финансового отчета и отчета аудитора, представленных Договаривающимся Сторонам согласно правилу 12 "V", подтверждает принятие подвергнутого ревизии годового финансового отчета или предпринимает любое другое действие, которое он может посчитать уместным.

I) При рассмотрении вопросов, которые имеют финансовые или административные последствия, Совет получает оценку таких последствий от Исполнительного секретаря;

II) Исполнительный секретарь уполномочивается передавать другим сотрудникам штата секретариата такие полномочия в отношении финансовых вопросов, которые могут быть признаны желательными;

III) Организация может застраховать свои активы от обычного риска подходящим образом в респектабельном финансовом учреждении;

IV) Настоящие Правила вступают в силу с даты их одобрения Советом и могут изменяться Советом время от времени в соответствии с Правилами процедуры;

V) В случае сомнений при толковании и применении каких-либо из вводимых Правил Исполнительный секретарь уполномочивается разрешать их после консультации с председателем Совета.