Про розгляд листа (щодо оподаткування представницьких витрат)

Державна податкова служба України розглянула лист <…> стосовно оподаткування представницьких витрат і повідомляє.

Відповідно до абз. "а" пп. 138.10.2 п. 138.10 ст. 138 Податкового кодексу України (далі - Кодекс) до складу інших витрат включаються адміністративні витрати, спрямовані на обслуговування та управління підприємством, а саме загальні корпоративні витрати, в тому числі організаційні витрати, витрати на проведення річних та інших зборів органів управління, представницькі витрати.

Відповідно до п. 138.2 ст. 138 Кодексу витрати, які враховуються для визначення об'єкта оподаткування, визнаються на підставі первинних документів, що підтверджують здійснення платником податку витрат, обов'язковість ведення і зберігання яких передбачено правилами ведення бухгалтерського обліку та інших документів, встановлених розділом II ПКУ.

Визначення представницьких витрат надано наказом Міністерства фінансів України від 14.09.2010 № 1026 "Про затвердження Норм коштів на представницькі цілі бюджетних установ та порядку їх витрачання" (далі - Наказ № 1026), відповідно до п. 2 якого представницькими вважаються витрати бюджетних установ на прийом і обслуговування іноземних представників і делегацій, які прибули на запрошення для проведення переговорів з метою здійснення міжнародних зв'язків, установлення та підтримання взаємовигідного співробітництва.

До представницьких належать витрати, пов'язані з проведенням офіційного прийому (сніданку, обіду, вечері) представників, транспортним забезпеченням, заходами культурної програми, буфетним обслуговуванням під час переговорів, оплатою послуг перекладача, який не перебуває у штаті установи, оплатою номерів у готелях. Вимоги Наказу № 1026, тобто норми коштів на представницькі цілі, є обов'язковими виключно для бюджетних установ, інші підприємства даний документ можуть використовувати як допоміжний (довідковий).

Враховуючи викладене, витрати на проведення представницьких заходів можуть включатись до складу витрат, що враховуються при визначенні об'єкта оподаткування, за умови наявності належним чином оформлених первинних документів, обов'язковість ведення і зберігання яких передбачено правилами ведення бухгалтерського обліку та інших документів, що підтверджують зв'язок таких витрат з господарською діяльністю, а саме: наказом про проведення такого заходу, запрошенням іноземних представників (делегацій) та їх відповіді, кошторисом витрат, актами виконаних робіт, накладними на відпуск продукції, товарів зі складу, звітом про проведений захід тощо.

Стосовно нарахування та сплати ПДФО при проведенні заходів, зазначених у листі підприємства.

Згідно зі ст. 1 Закону України від 03.07.96 р. № 270/96-ВР "Про рекламу" (далі - Закон № 270) реклама - інформація про особу чи товар, розповсюджена в будь-якій формі та в будь-який спосіб і призначена сформувати або підтримати обізнаність споживачів реклами та їх інтерес щодо таких особи чи товару.

Відповідно до вищезазначеної статті Закону № 270 особа - це фізична особа, в тому числі суб'єкт підприємницької діяльності, юридична особа будь-якої форми власності, представництво нерезидента в Україні, а товар - будь-який предмет господарського обігу, в тому числі продукція, роботи, послуги, цінні папери, об'єкти права інтелектуальної власності.

Відповідно до п. 163.1 ст. 163 Кодексу об'єктом оподаткування платника податку (як резидента, так і нерезидента) є, зокрема загальний місячний (річний) оподатковуваний дохід, який складається із суми оподатковуваних доходів, нарахованих (виплачених, наданих) протягом такого звітного податкового місяця.

Згідно із пп. 164.2.11 п. 162.2 ст. 162 Кодексу до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку включаються сума надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлені законодавством строки, розмір якої обчислюється відповідно до п. 170.9 ст. 170 цього Кодексу.

Водночас, до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку не включаються кошти, отримані платником податку на відрядження або під звіт і розраховані згідно із п. 170.9 ст. 170 Кодексу (пп. 165.1.11 п. 165.1 ст. 165 Кодексу).

Так, абз. "б" пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Кодексу податковим агентом платника податку під час оподаткування суми, виданої платнику податку під звіт та не повернутої ним протягом встановленого пп. 170.9.2 цього пункту строку, є особа, що видала таку суму під звіт для виконання окремих цивільно-правових дій від імені та за рахунок особи, що їх видала, - у сумі, що перевищує суму фактичних витрат платника податку на виконання таких дій.

Для цілей цього пункту до суми перевищення не включаються та не оподатковуються документально підтверджені витрати, здійснені за рахунок готівкових чи безготівкових коштів, наданих платнику податку під звіт роботодавцем на організацію та проведення прийомів, презентацій, свят, розваг та відпочинку, придбання та розповсюдження подарунків, в межах граничного розміру таких витрат, передбаченого у розділі III Кодексу, що здійснені таким платником та/або іншими особами з рекламними цілями.

Сума податку, нарахована на суму такого перевищення, утримується особою, що видала такі кошти, за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) платника податку за відповідний місяць, а у разі недостатності суми доходу - за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати суми такого податку.

У разі коли платник податку припиняє трудові або цивільно-правові відносини з особою, що видала такі кошти, сума податку утримується за рахунок останньої виплати оподатковуваного доходу під час проведення остаточного розрахунку, а у разі недостатності суми такого доходу непогашена частина податку включається до податкового зобов'язання платника податку за наслідками звітного (податкового) року.

Якщо повне утримання такої суми податку є неможливим внаслідок смерті платника податку чи визнання його судом безвісно відсутнім або оголошення його судом померлим, така сума утримується під час нарахування доходу за останній для такого платника податку податковий період, а в непогашеній частині визнається безнадійною до сплати.

Разом з тим, відповідно до пп. 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 Кодексу дія цього пункту поширюється також на витрати, пов'язані з відрядженням чи виконанням деяких цивільно-правових дій, що були оплачені з використанням корпоративних платіжних карток, дорожніх, банківських або іменних чеків, інших платіжних документів, з урахуванням таких особливостей: а) у разі якщо під час службових відряджень відряджена особа - платник податку отримав готівку з застосуванням платіжних карток, він подає звіт про використання виданих на відрядження коштів і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження; б) у разі якщо під час службових відряджень відряджена особа - платник податку застосував платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі, а строк подання платником податку звіту про використання виданих на відрядження коштів не перевищує 10 банківських днів, за наявності поважних причин роботодавець (самозайнята особа) може його продовжити до 20 банківських днів (до з'ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).

Отже, не включаються до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку (уповноваженої особи) кошти (готівкові, безготівкові, використання корпоративних платіжних карток), отримані від роботодавця платником податку під звіт на організацію та проведення прийомів, презентацій, свят, розваг та відпочинку, придбання та розповсюдження подарунків за умови дотримання усіх вимог, встановлених п. 170.9 ст. 170 Кодексу. При цьому, обов'язковою умовою є рекламна спрямованість витрат, здійснених за рахунок таких коштів, та їх документальне підтвердження.

У разі недотримання вимог п. 170.9 ст. 170 Кодексу вказаний дохід оподатковується на підставі пп. 164.2.11 п. 164.2 ст. 164 Кодексу із застосуванням коефіцієнту, визначеного п. 164.5 ст. 164 цього Кодексу.