Угода про співробітництво в рамках проекту «Спільна архівна спадщина»

Генеральний директор Державних архівів Польщі, Державна архівна служба України, Офіс Головного архівіста Литви, Національний архів Латвії, Національний архів Естонії,

надалі іменовані "Сторони",

з метою подальшого розвитку професійних, наукових і культурних відносин між Польщею, Україною, Литвою, Латвією та Естонією,

беручи до уваги прагнення кожної зі Сторін до всебічного співробітництва між архівними установами згаданих країн,

усвідомлюючи обов'язок охороняти та зберігати для майбутніх поколінь архівну спадщину Польщі, України, Литви, Латвії та Естонії, яка є невід'ємною частиною загальної загальноєвропейської культурної спадщини, збагаченої розмаїттям національних культур;

посилаючись на концепцію спільної архівної спадщини, сформульовану в рекомендаціях Генерального директора ЮНЕСКО, як модель для формування архівних відносин в об'єднаній Європі,

домовилися про таке:

Сторони розвивають співробітництво на основі рівноправності та взаємної вигоди, враховуючи відповідні законодавчі положення країн-реалізаторів проекту та загальновизнані принципи та стандарти міжнародного права.

1. Сторони зобов'язуються проводити дослідницькі роботи у своїх національних ресурсах, спрямовані на визнання та визначення розміру, цінності та стану збереження архівних матеріалів, що становлять спільну документальну спадщину Речі Посполитої, до складу якої входить документальна спадщина Корони Польської, Великого князівства Литовського та провінції Лівонія.

2. Сторони проводять роботи, спрямовані на розробку повних переліків архівів, які їх цікавлять.

Про результати цих робіт та знайдені архівні матеріали, що свідчать про спільне минуле та документують взаємовідносини, Сторони інформуватимуть одна одну на зустрічах, що організовуються відповідно до необхідності.

Відповідно до чинних правових положень країн, що реалізовують проект, Сторони забезпечують вільний доступ до всіх архівних матеріалів, як опублікованих, так і неопублікованих, а також до архівних документів для архівістів і дослідників, які переслідують цілі проекту "Спільна архівна спадщина".

1. Сторони вживають спільних заходів щодо захисту архівних ресурсів шляхом:

a) обміну знаннями, спеціальною літературою та інформацією щодо дій у надзвичайних ситуаціях;

b) обміну знаннями та досвідом у сфері належної архівної інфраструктури та архівного будівництва, що гарантує безпеку людських ресурсів і колекцій;

c) взаємодопомоги у підготовці професійних архівних кадрів шляхом організації обміну фахівцями та спільного навчання, у тому числі стажування архівних консерваторів;

d) підготовки спільних виступів і звернень до міжнародних архівних організацій з питань охорони архівних ресурсів;

e) популяризації знань про спільну архівну спадщину.

2. Дати та фінансові умови вищезазначених заходів будуть узгоджені між Сторонами шляхом подальших робочих контактів.

1. З метою поповнення національних архівних ресурсів Сторони можуть здійснювати еквівалентний безкоштовний обмін цифровими копіями архівних документів, які зберігаються в державних архівах іншої Сторони.

2. Сторони можуть поповнювати власні національні ресурси шляхом придбання сканованих документів архівних документів, які їх цікавлять.

3. Кількість зроблених копій, їхній технічний стандарт та відповідні фінансові питання будуть узгоджені Сторонами в письмовій формі шляхом подальших робочих домовленостей.

1. Представники Сторін мають право в рамках реалізації проекту безоплатно копіювати вибрані архівні матеріали з національних ресурсів за допомогою власного цифрового обладнання.

2. Передача цифрових копій документів, їх частин або фрагментів третім особам з комерційною метою забороняється.

3. Цифрові копії документів, виготовлені в рамках проекту, можуть бути розміщені на національних веб-сайтах і порталах, що підтримуються державними архівами кожної з країн-учасниць проекту.

Сторони підтримують видання спільних збірників документів з історії взаємовідносин, організацію спільних виставок архівних документів, конференцій і семінарів на теми, що цікавлять Сторони. Детальні умови реалізації цих проектів залежно від фінансових можливостей Сторін будуть щоразу погоджуватися між Сторонами в письмовій формі.

Сторони можуть за взаємною згодою запрошувати до співпраці інші пам'ятні установи, які збирають архівні матеріали, важливі для реалізації проекту "Спільна архівна спадщина".

Ця Угода набирає чинності з дати підписання всіма Сторонами та діє протягом 5 років з можливістю автоматичного продовження на наступні 5-річні періоди, якщо одна зі Сторін не повідомить письмово інші Сторони про свій намір припинити дію цієї Угоди не пізніше ніж за 6 місяців до закінчення строку її дії.

Будь-які зміни та доповнення до положень цієї угоди можуть бути внесені за взаємною згодою Сторін у формі додатку, який є невід'ємною частиною цієї угоди. Доповнення до положень набирають чинності з дати їх підписання всіма Сторонами.

Угоду складено у двох примірниках для кожної із Сторін: один примірник національною мовою даної Сторони та додатково англійською мовою. Усі примірники мають однакову юридичну силу. У разі суперечок англійська версія має переважну силу, а рішення щодо суперечок приймаються простою більшістю голосів Сторін.

Люблін, 18 квітня 2024