Про затвердження Положення про експертно-перевірну комісію галузевого державного архіву Українського інституту національної пам’яті

Відповідно до статті 6 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" та підпункту 3 пункту 10 Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004, НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Положення про експертно-перевірну комісію галузевого державного архіву Українського інституту національної пам’яті, що додається.

2. Департаменту культурної спадщини (Томин М.М.) забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Державного секретаря Міністерства культури та інформаційної політики України Лещука Ю.В.

1. Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004, та Положення про галузевий державний архів Українського інституту національної пам’яті, затвердженого наказом Міністерства культури України та Міністерства юстиції України від 07 лютого 2019 року № 91/372/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 21 лютого 2019 року за № 181/33152, галузевий державний архів Українського інституту національної пам’яті (далі - ГДА УІНП) створює експертно-перевірну комісію (далі - ЕПК) для розгляду методичних та практичних питань, пов’язаних з експертизою цінності профільних документів ГДА УІНП, внесенням їх до Національного архівного фонду (далі - НАФ) або вилученням документів з нього.

2. ЕПК є постійно діючим органом ГДА УІНП.

3. У своїй діяльності ЕПК керується Конституцією України, законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, нормативно-правовими актами Міністерства юстиції України та іншими нормативно-правовими актами у сфері архівної справи, а також цим Положенням.

4. Основними завданнями ЕПК є:

науково-методичне та організаційне забезпечення експертизи цінності документів;

розгляд у межах своїх повноважень питань щодо визначення та уточнення джерел формування НАФ, його складу та строків зберігання документів;

розгляд питань про долучення до архівних документів спростування недостовірних відомостей про особу, що містяться в таких документах, проведення експертизи цінності архівних документів, вилучених митними органами або правоохоронними органами, а також конфіскованих за рішенням суду відповідно до статті 28 Закону України "Про вивезення, ввезення та повернення культурних цінностей".

5. До складу ЕПК, який затверджується наказом Українського інституту національної пам’яті (далі - УІНП) за погодженням з Головою Укрдержархіву, входять фахівці з архівної справи і діловодства, представники наукових установ і творчої громадськості, інші фахівці (за згодою їх керівників).

Головою ЕПК призначається заступник директора ГДА УІНП, секретарем - один із працівників ГДА УІНП, до посадових обов’язків якого віднесено комплектування архіву документами.

Голова ЕПК організовує роботу ЕПК згідно з річним планом, затвердженим директором ГДА УІНП, і звітує перед ним про проведену роботу.

Секретар ЕПК за рішенням голови ЕПК забезпечує скликання засідань комісії, складає протоколи, доводить рішення ЕПК до відома структурних підрозділів ГДА УІНП, здійснює облік документів, складає звітність про роботу комісії, веде документацію ЕПК і забезпечує її збереженість.

6. ЕПК приймає рішення про:

1) схвалення та подання на розгляд Центральної експертно-перевірної комісії (далі - ЦЕПК) Укрдержархіву списку юридичних осіб - джерел формування НАФ, які передають документи до ГДА УІНП, та затвердження Головою Укрдержархіву;

2) схвалення описів справ постійного зберігання, описів кіно-, відео-, фото-, фонодокументів постійного зберігання, внесених до НАФ, юридичних осіб, їх відокремлених підрозділів, що перебувають у зоні комплектування ГДА УІНП;

3) погодження:

описів справ із кадрових питань (особового складу) юридичних осіб, їх відокремлених підрозділів, що перебувають у зоні комплектування ГДА УІНП;

номенклатур справ юридичних осіб, їх відокремлених підрозділів, що перебувають у зоні комплектування ГДА УІНП;

інструкцій з діловодства, положень про служби діловодства, архівні підрозділи та експертні комісії юридичних осіб, їх відокремлених підрозділів, що є джерелами формування НАФ і перебувають у зоні комплектування ГДА УІНП;

актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, юридичних осіб, їх відокремлених підрозділів, що перебувають у зоні комплектування ГДА УІНП;

4) схвалення описів справ постійного зберігання, описів кіно-, відео-, фото-, фонодокументів постійного зберігання, внесених до НАФ, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, погодження описів справ з кадрових питань (особового складу), актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, актів про невиправні пошкодження документів тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу), номенклатури справ, інструкції з діловодства ГДА УІНП та подання таких документів на затвердження директору ГДА УІНП;

5) схвалення і подання на погодження із ЦЕПК Укрдержархіву:

актів про вилучення з НАФ документів, що зберігаються в ГДА УІНП;

актів про невиправні пошкодження документів НАФ, що зберігаються в ГДА УІНП;

анотованих переліків унікальних документів НАФ, що зберігаються в ГДА УІНП, у юридичних осіб, їх відокремлених підрозділів та фізичних осіб, що перебувають у зоні комплектування ГДА УІНП;

списків архівних фондів (архівних документів), що підлягають передачі від державних архівів до ГДА УІНП, у повному обсязі та архівних фондів (архівних документів), з яких вилучаються для передачі окремі справи (одиниці зберігання/одиниці обліку аудіовізуальних документів);

6) схвалення та подання на затвердження директору ГДА УІНП актів грошової оцінки документів НАФ, що зберігаються в ГДА УІНП;

7) внесення до НАФ:

документів, що зберігаються у фізичних осіб;

документів або їх копій, що надійшли в установленому порядку з-за кордону.

7. ЕПК стосовно юридичних осіб, що перебувають у зоні комплектування ГДА УІНП, має право:

1) контролювати дотримання встановленого порядку проведення експертизи цінності документів;

2) вимагати розшуку відсутніх документів НАФ, документів з кадрових питань (особового складу) та письмових пояснень у разі втрати цих документів;

3) одержувати відомості та висновки, необхідні для визначення культурної цінності та строків зберігання документів;

4) запрошувати на засідання членів експертних комісій юридичних осіб, а також інших фахівців як консультантів та експертів (за згодою їх керівників).

8. Засідання ЕПК проводиться не рідше ніж чотири рази на рік і вважається правоможним, якщо на ньому присутні не менш як дві третини складу її членів.

Рішення ЕПК приймається більшістю голосів членів комісії, присутніх на засіданні, оформляється протоколом, який підписують голова (у разі його відсутності - заступник) і секретар ЕПК, та набирає чинності з дати затвердження протоколу засідання ЕПК Головою УІНП.

Голова ЕПК може прийняти рішення про проведення засідання в режимі відеоконференції з використанням відповідного програмного забезпечення, зокрема через мережу Інтернет.

У разі відмови Голови УІНП затвердити протокол засідання ЕПК її голова може звернутися зі скаргою до ЦЕПК Укрдержархіву, рішення якої є остаточним.

9. ЕПК інформує керівництво ГДА УІНП з питань, що входять до компетенції ЕПК.