Про затвердження Порядку роботи із запитами на інформацію, розпорядником якої є Міністерство фінансів України

Відповідно до Закону України "Про доступ до публічної інформації", Указу Президента України від 05 травня 2011 року № 547 "Питання забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації", постанови Кабінету Міністрів України від 25 травня 2011 року № 583 "Питання виконання Закону України "Про доступ до публічної інформації" в Секретаріаті Кабінету Міністрів України, центральних та місцевих органах виконавчої влади"

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок роботи із запитами на інформацію, розпорядником якої є Міністерство фінансів України, що додається.

2. Департаменту документообігу та контролю за виконанням документів забезпечити:

подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України;

оприлюднення цього наказу.

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на державного секретаря Самоненка Д. А.

 

 

1. Цей Порядок визначає процедуру приймання, реєстрації та розгляду запитів на інформацію (далі - запити) від фізичних, юридичних осіб, громадських об'єднань без статусу юридичної особи (далі - запитувачі), розпорядником якої є Мінфін.

2. У цьому Порядку терміни вживаються у значеннях, наведених у Законі України "Про доступ до публічної інформації" (далі - Закон).

3. Мінфін є розпорядником публічної інформації, відображеної і задокументованої будь-якими засобами та на будь-яких носіях, і яку отримано або створено у процесі здійснення Мінфіном своїх повноважень.

4. Дія цього Порядку не поширюється на відносини щодо отримання інформації суб'єктами владних повноважень під час здійснення ними своїх функцій, а також на відносини у сфері звернень громадян, які регулюються спеціальним законом.

5. Доступ до публічної інформації в Мінфіні забезпечується шляхом:

оприлюднення публічної інформації на офіційному вебсайті Мінфіну, на єдиному державному вебпорталі відкритих даних, на єдиному вебпорталі використання публічних коштів, на інформаційному стенді у приміщенні Мінфіну, будь-яким іншим способом;

надання інформації за запитами;

надання доступу до системи обліку публічної інформації, що містить інформацію про документи, розпорядником яких є Мінфін.

6. Організацію діловодства за запитами у Мінфіні покладено на підрозділ, відповідальний за організацію доступу до публічної інформації (далі - уповноважений підрозділ), який забезпечує:

попереднє опрацювання, реєстрацію, систематизацію запитів;

організацію та координацію роботи з надання публічної інформації;

контроль за дотриманням строків розгляду запитів.

7. Організацію діловодства за запитами у структурних підрозділах апарату Мінфіну покладено на їх керівників.

8. Дотримання вимог цього Порядку є обов'язковим для всіх структурних підрозділів апарату Мінфіну.

1. Запити, які надійшли до Мінфіну електронною поштою на визначену адресу електронної пошти або шляхом заповнення та надсилання електронної форми, що розміщується на офіційному вебсайті Мінфіну, в усній формі особисто від запитувача, факсом, засобами телефонного зв'язку у робочі дні згідно з правилами внутрішнього трудового розпорядку, приймає і розглядає уповноважений підрозділ, а запити, які надійшли поштою або на загальну електронну поштову скриньку Мінфіну, приймає служба діловодства та у день їх надходження передає уповноваженому підрозділу.

Запити, які надійшли після закінчення робочого дня, реєструються наступного робочого дня.

Запити, які надійшли у вихідні, святкові та інші неробочі дні, реєструються першого робочого дня після їх закінчення.

2. Діловодство за запитами ведеться окремо від інших видів діловодства.

3. Усі запити, подані у встановленому законодавством порядку, підлягають попередньому розгляду.

Попередній розгляд запитів у Мінфіні здійснюється з метою визначення:

належності документа до запитів;

повноти дотримання вимог до оформлення запитів, визначених статтею 19 Закону;

належності порушених питань до повноважень Мінфіну;

строків виконання запитів.

4. Попередній розгляд запитів, їх реєстрація та встановлення строків виконання здійснюються у день їх надходження до уповноваженого підрозділу.

Запити підлягають реєстрації після їх попереднього розгляду.

5. Реєстрація та облік запитів у Мінфіні здійснюється з використанням системи електронного документообігу (далі - СЕД).

6. Для забезпечення реєстрації запитів в електронній формі в автоматизованому режимі заповнюється реєстраційно-контрольна картка (далі - РКК), яка забезпечує ідентифікацію конкретного документа, здійснення контролю за дотриманням строків розгляду.

7. Кожному запиту встановлюються відповідний реєстраційний індекс та дата реєстрації.

Реєстраційний індекс запиту складається з частин, які відокремлюються одна від одної тире.

Реєстраційний індекс запиту має дві обов'язкові частини (наприклад, ЗПІ-123, де ЗПІ - ознака виду документа, 123 - порядковий реєстраційний індекс, що формується СЕД під час реєстрації запиту).

1. Уповноважений підрозділ після попереднього розгляду та реєстрації запитів направляє їх керівництву Мінфіну відповідно до розподілу обов'язків для визначення виконавця (виконавців). Оригінали документів передаються визначеній відповідальній особі.

2. Розгляд запитів забезпечують посадові особи, зазначені у резолюції керівництва Мінфіну, а також працівники, яким безпосередньо доручено такий розгляд.

Запити, розгляд яких доручено декільком структурним підрозділам, передаються структурному підрозділу, визначеному у резолюції першим (далі - головний виконавець), для організації роботи співвиконавців, підготовки спільного проєкту відповіді тощо.

Співвиконавці зобов'язані подавати пропозиції головному виконавцю протягом першої половини строку, відведеного на виконання завдання.

3. Передавання запитів на виконання з одного структурного підрозділу Мінфіну до іншого здійснюється за погодженням керівників структурних підрозділів або за рішенням державного секретаря Мінфіну, прийнятим на підставі вмотивованої доповідної записки, з обов'язковим повідомленням уповноваженого підрозділу про факт такого передавання.

Зміну головного виконавця може бути проведено в одноденний строк з дати реєстрації запиту. В іншому разі зміна головного виконавця не допускається.

Дані про перебіг виконання запитів вносять до РКК СЕД безпосередньо виконавець або уповноважена посадова особа відповідного структурного підрозділу.

4. Відповідь на запит надається не пізніше п'яти робочих днів з дня отримання запиту.

5. У разі якщо на розгляді у структурному підрозділі знаходиться декілька запитів від одного і того ж запитувача, відповідь на такі запити може бути надано одним листом.

6. У разі якщо запит стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь має бути надано не пізніше 48 годин з дня отримання такого запиту.

7. Клопотання про термінове опрацювання запиту у порядку, визначеному пунктом 6 цього розділу, має бути обґрунтованим.

8. Якщо питання, порушені в одержаному запиті, не належать до компетенції Мінфіну, запит у строк не більше п'яти робочих днів з дня отримання пересилається належному розпоряднику, про що повідомляється запитувач.

9. У разі якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, головний виконавець може продовжити строк розгляду запиту до двадцяти робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку розгляду запиту головний виконавець повідомляє запитувача у письмовій формі не пізніше п'яти робочих днів з дня отримання запиту.

10. У разі наявності у запиті вимог надати публічну інформацію, а також розглянути звернення (пропозиції, зауваження, заяви, клопотання, скарги), відповідь надається у два етапи:

публічна інформація надається у строки, визначені статтею 20 Закону, при цьому запитувач повідомляється, що решта питань розглядатимуться як звернення згідно із Законом України "Про звернення громадян";

відповідь щодо розгляду звернення (пропозиції, зауваження, заяви, клопотання, скарги) надається у строки, визначені статтею 20 Закону України "Про звернення громадян".

11. Спеціальне місце для роботи запитувачів з документами чи їхніми копіями відповідно до вимог пункту 4 частини першої статті 14 Закону визначається уповноваженим підрозділом за погодженням з державним секретарем Мінфіну.

12. Відшкодування фактичних витрат на копіювання або друк документів, що надаються за запитом, здійснюється відповідно до Порядку відшкодування фактичних витрат на копіювання або друк документів, що надаються за запитом на інформацію, розпорядником якої є Міністерство фінансів України, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 17 листопада 2020 року № 711, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 04 грудня 2020 року за № 1212/35495, та з урахуванням вимог статті 21 Закону.

Заявка на виписку рахунка для відшкодування фактичних витрат на копіювання або друк документів, що надаються за запитом (далі - рахунок), подається до бухгалтерської служби через СЕД.

13. У задоволенні запиту може бути відмовлено, якщо:

Мінфін не володіє і не зобов'язаний відповідно до своєї компетенції, передбаченої законодавством України, володіти інформацією, щодо якої зроблено запит;

інформація, що запитується, належить до категорії інформації з обмеженим доступом відповідно до частини другої статті 6 Закону;

не дотримано вимог щодо оформлення запиту, передбачених частиною п'ятою статті 19 Закону;

особа, яка подала запит, не оплатила передбачені статтею 21 Закону фактичні витрати на копіювання та друк.

14. Відмова у задоволенні запиту надається у письмовій формі. Відповідь має містити вмотивовану підставу відмови, прізвище, ім'я, по батькові (за наявності) та посаду особи, відповідальної за розгляд запиту розпорядником інформації, реєстраційний номер, дату, підпис, а також порядок оскарження відмови.

Відстрочка у задоволенні запиту допускається у разі, якщо запитувану інформацію не можливо надати для ознайомлення у передбачені строки у разі настання обставин непереборної сили. У рішенні про відстрочку у задоволенні такого запиту має бути зазначено прізвище, ім'я, по батькові (за наявності) та посаду особи, відповідальної за розгляд запиту; дату надсилання або вручення повідомлення про відстрочку; причини, у зв'язку з якими запит не може бути задоволений; строк, у який буде задоволено запит; підпис.

15. У разі якщо частина запитуваної інформації належить до інформації з обмеженим доступом, а інша частина є відкритою інформацією, надається відкрита інформація з одночасним обґрунтуванням обмеження доступу до іншої частини у відповіді на запит.

Обмеження доступу до інформації або її частини допускається у разі, якщо за визначенням вона належить до категорії інформації з обмеженим доступом за умови застосування сукупності вимог пунктів 1 - 3 частини другої статті 6 Закону.

16. Реєстрація відповідей на запити здійснюється автоматично у СЕД під час накладення підписантом кваліфікованого електронного підпису.

Реєстраційний індекс відповіді на запит складається з індексу структурного підрозділу, який підготував відповідь, номера справи за номенклатурою, реєстраційного індексу запиту та порядкового номера (наприклад, 18070-11/17-ЗПІ/14, де 18070 - індекс структурного підрозділу, 11 - номер справи за номенклатурою, 17-ЗПІ - реєстраційний індекс запиту, 14 - порядковий номер). Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою.

17. Відповіді на запит у паперовій та/або електронній формах, створені у Мінфіні, надсилаються запитувачам засобами поштового зв'язку та/або електронної пошти.

18. Опрацювання відповідей на запит для відправлення засобами поштового зв'язку через службу діловодства та електронною поштою здійснює уповноважений підрозділ (датою фактичного виконання запиту вважається дата здавання листа-відповіді на запит до поштового відділення).

1. Уповноважений підрозділ здійснює:

контроль за дотриманням строків розгляду запитів за допомогою СЕД, визначає форми і методи такого контролю;

внесення в СЕД інформації про результати розгляду запитів та зняття їх з контролю;

формування щомісяця звітів про розгляд запитів наростаючим підсумком протягом звітного року за визначеною формою та оприлюднення їх до 05 числа місяця, що настає за звітним періодом, на вебсайті Мінфіну.

2. У разі якщо запитувачу надіслано рахунок, запит вважається виконаним і знімається з контролю, який відновлюється уповноваженим підрозділом після надання йому бухгалтерською службою копії підтверджуючого документа про здійснення оплати рахунка.

3. У разі якщо за результатами розгляду запиту безпосередній виконавець або уповноважена посадова особа підрозділу надають усні відповіді, роз'яснення, до РКК виконавець вносить відповідну інформацію.

4. Оригінали запитів та матеріали про їх виконання зберігаються у структурному підрозділі, відповідальному за його виконання.