Про затвердження Порядку організації та проведення особистого прийому громадян в апараті Національної соціальної сервісної служби України і Типового порядку організації та проведення особистого прийому громадян у територіальних органах Національної соціальної сервісної служби України

1. Цей Порядок визначає основні вимоги до організації та проведення особистого прийому громадян у територіальних органах Національної соціальної сервісної служби України (далі - територіальний орган).

2. Особистий прийом громадян керівником територіального органу та його заступниками проводиться лише за попереднім записом у дні та години, визначені графіком особистого прийому громадян (далі - графік).

Затверджує графік та в разі потреби вносить до нього зміни керівник територіального органу.

Інформація про порядок особистого прийому громадян керівником територіального органу та його заступниками і графік розміщуються на офіційному вебсайті Національної соціальної сервісної служби України, в соціальних мережах та у громадській приймальні територіального органу.

У разі відсутності керівника територіального органу та його заступників особистий прийом громадян проводить уповноважена ними посадова особа.

Запис громадян на особистий прийом до керівника територіального органу проводиться у разі, якщо питання, порушене громадянином, не вирішено після особистого прийому його заступниками відповідно до компетенції.

Запис громадян на особистий прийом до заступників керівника територіального органу проводиться у разі, якщо порушене громадянином питання залишилося невирішеним по суті після особистого прийому керівниками і спеціалістами самостійного структурного підрозділу територіального органу відповідно до компетенції.

3. Попередній запис на особистий прийом до керівника територіального органу та його заступників проводиться підрозділом (посадовою особою) територіального органу, до функціональних обов’язків якого (якої) віднесені організація та проведення особистого прийому (далі - відповідальний підрозділ), не пізніше ніж за п’ять робочих днів до дати прийому.

Під час попереднього запису на особистий прийом до керівника територіального органу та його заступників з’ясовуються прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності), місце проживання громадянина, зміст порушеного питання, до яких посадових осіб чи органів державної влади він звертався і яке було прийнято рішення, визначається посадова особа, до компетенції якої належить розв’язання питання, порушеного заявником, вивчаються документи, інші матеріали, що подаються громадянином для обґрунтування своєї заяви (клопотання), скарги або пропозиції (зауваження).

Відповідальний підрозділ складає списки громадян, які були на прийомі у керівників і спеціалістів самостійних структурних підрозділів територіального органу та виявили бажання бути прийнятими на особистому прийомі керівником територіального органу або його заступниками, і подає зазначені списки керівнику територіального органу або його заступникам та керівникам самостійних структурних підрозділів територіального органу відповідно до їх компетенції не пізніше ніж за чотири робочі дні до прийому.

Керівники і спеціалісти самостійних структурних підрозділів територіального органу з питань, що належать до їх компетенції, готують відповідні матеріали за зверненнями громадян, які записані на особистий прийом до керівника територіального органу або його заступників.

За два робочі дні до проведення особистого прийому самостійні структурні підрозділи територіального органу подають підготовлені матеріали керівнику територіального органу або його заступникам відповідно до розподілу обов’язків та до відповідального підрозділу.

У записі на особистий прийом відмовляється з підстав та у спосіб, що передбачені статтею 8 Закону України "Про звернення громадян".

Забороняється відмова в записі на особистий прийом через політичні погляди, партійну належність, стать, вік, віросповідання, національність, незнання державної мови.

4. Першочергово проводиться прийом осіб з інвалідністю внаслідок війни, Героїв України, Героїв Соціалістичної Праці, Героїв Радянського Союзу, жінок, яким присвоєно почесне звання України "Мати-героїня".

5. Організацію особистого прийому громадян керівниками і спеціалістами самостійних структурних підрозділів територіального органу здійснюють працівники відповідального підрозділу.

Особистий прийом громадян керівниками і спеціалістами самостійних структурних підрозділів територіального органу відповідно до компетенції проводиться без попереднього запису щодня, крім вихідних і святкових днів.

У разі звернення громадян, поведінка яких створює небезпеку для оточуючих, особистий прийом громадян може бути припинений з одночасним зверненням до уповноважених органів державної влади відповідно до компетенції.

Особистий прийом громадян керівниками і спеціалістами самостійних структурних підрозділів територіального органу проводиться виключно в громадській приймальні територіального органу згідно з графіками на спеціально відведених для цього робочих місцях і передбачає безпосереднє спілкування працівника та громадянина (заявника). Графіки затверджуються керівниками самостійних структурних підрозділів територіального органу.

Керівники і спеціалісти самостійних структурних підрозділів територіального органу для надання консультацій громадянам, які звернулися на особистий прийом до громадської приймальні територіального органу, після відповідного повідомлення працівниками відповідального підрозділу зобов’язані прибути до громадської приймальні територіального органу.

6. Вхід громадян до громадської приймальні територіального органу за можливості розташовується у приміщенні, доступ до якого не потребує оформлення перепустки.

7. Для запису на особистий прийом громадянин повинен пред’явити документ, що посвідчує його особу. У разі відсутності такого документа або відмови його пред’явити громадянину відмовляється у записі на особистий прийом.

Під час попереднього запису на особистий прийом з’ясовуються прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності), місце проживання громадянина, зміст порушеного питання, чи звертався громадянин до структурного підрозділу з питань соціального захисту населення місцевої державної адміністрації, органу місцевого самоврядування, вивчаються документи, інші матеріали, що подаються громадянином для обґрунтування своєї заяви (клопотання), скарги або пропозиції (зауваження), з’ясовується, яка відповідь була надана або яке рішення з порушеного питання було прийнято відповідним органом державної влади, визначається самостійний структурний підрозділ територіального органу, що проводитиме особистий прийом, або орган державної влади для вирішення порушеного питання по суті (у разі відсутності позиції цього органу). При цьому обов’язково реєструється звернення громадянина, який виявив бажання записатися на особистий прийом, у системі електронного документообігу територіального органу. У разі відсутності в територіальному органі системи електронного документообігу облік звернень громадян, що звернулись на особистий прийом, ведеться у журналі обліку особистого прийому громадян (додаток).

Не допускається з’ясування відомостей про особу громадянина, що не стосуються його звернення.

8. Повторний прийом громадянина з питання, яке вже розглядалося керівниками територіального органу, проводиться у разі, якщо питання, порушене у першому зверненні, не було вирішено по суті.

9. У разі повторного звернення громадянина вивчаються матеріали з порушеного питання, з’ясовуються причини повторного звернення, надаються необхідні роз’яснення.

10. Під час проведення особистого прийому громадян можуть бути присутні їх законні представники, повноваження яких оформлено в установленому законодавством порядку, та/або особи, які перебувають у родинних відносинах з такими громадянами і мають документи, що посвідчують особу та підтверджують повноваження.

Присутність сторонніх осіб під час проведення особистого прийому громадян не допускається.

11. Письмове звернення, яке подається громадянином на особистому прийомі, оформляється відповідно до вимог статті 5 Закону України "Про звернення громадян".

Усні звернення громадян на особистому прийомі реєструються. Якщо вирішити порушені в усному зверненні питання безпосередньо на особистому прийомі неможливо, воно розглядається у тому ж порядку, що й письмове звернення. Про результати розгляду громадянину повідомляється письмово або усно, за бажанням громадянина.

12. Звернення громадян, подані на особистому прийомі, та документи, пов’язані з їх розглядом, зберігаються упродовж строку, визначеного в Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженому наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5, зареєстрованому в Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за № 571/20884.