Про затвердження Переліку видів документів гідрометеорологічних спостережень та базових спостережень за забрудненням навколишнього природного середовища із зазначенням строків їх зберігання

Відповідно до статті 6 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" , статті 15 Закону України "Про гідрометеорологічну діяльність" , пункту 17 Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004 , з метою забезпечення належного зберігання матеріалів гідрометеорологічних спостережень та базових спостережень за забрудненням навколишнього природного середовища

1. Затвердити Перелік видів документів гідрометеорологічних спостережень та базових спостережень за забрудненням навколишнього природного середовища із зазначенням строків їх зберігання, що додається.

2. Директорату цивільного захисту, запобігання виникненню надзвичайних ситуацій та ліквідації їх наслідків Міністерства внутрішніх справ України (Скакун В.) забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України в установленому порядку.

3. Цей наказ набирає чинності з 01 січня 2022 року, але не раніше дня його офіційного опублікування.

1. Цей Перелік визначає види та строки зберігання документів, що створюються під час проведення гідрометеорологічних спостережень та базових спостережень за забрудненням навколишнього природного середовища підприємствами, установами та організаціями, що належать до сфери управління Державної служби України з надзвичайних ситуацій, а також підприємствами, установами та організаціями інших галузей та сфер діяльності незалежно від форм власності та фізичними особами, які провадять гідрометеорологічну діяльність.

2. Цей Перелік не містить типової документації, строки зберігання якої визначаються Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за № 571/20884 (із змінами).

3. Цей Перелік використовується під час формування справ, підготовки номенклатури справ, а також під час роботи експертно-перевірної комісії галузевого державного архіву матеріалів гідрометеорологічних спостережень Державної служби України з надзвичайних ситуацій (далі - ЕПК ГДА МГС) та експертних комісій підприємств, установ та організацій, що провадять гідрометеорологічну діяльність (далі - ЕК).

4. Цей Перелік установлює строки зберігання документів незалежно від виду матеріального носія інформації.

5. Строки зберігання документів, визначені в цьому Переліку, мінімальні.

Документи тимчасового строку зберігання не можуть бути знищені раніше встановлених для них строків зберігання. За потреби тимчасові строки зберігання конкретних видів документів може бути продовжено за рішенням ЕК.

1. Документи в цьому Переліку згруповано у двох розділах за виробничо-галузевим принципом:

документи спостережень за станом природного середовища;

документи польових гідрометеорологічних спостережень та експедиційних робіт.

2. До розділу I "Документи спостережень за станом природного середовища" включено загальні документи, документи метеорологічних, аерологічних, агрометеорологічних, гідрологічних, морських гідрометеорологічних спостережень та спостережень за забрудненням природного середовища, синоптичної та авіаційної метеорології.

3. До розділу II "Документи польових гідрометеорологічних спостережень та експедиційних робіт" включено звіти та інші матеріали про проведені польові гідрометеорологічні спостереження та експедиційні роботи, які містять результати спостережень за станом природного середовища, технічні звіти спеціалізованих гідрометеорологічних і полярних станцій.

4. У цьому Переліку статтям присвоєно єдину наскрізну нумерацію (графа 1).

Деяким видам документів присвоєно літерно-цифровий індекс (наприклад, МП-1, СП-11, КМ-1), який зазначається у графі 2 у кінці назви виду документа. Літерно-цифровий індекс використовується з метою забезпечення оперативного опрацювання та узагальнення матеріалів гідрометеорологічних спостережень та базових спостережень за забрудненням навколишнього природного середовища для подальшого передавання їх на зберігання до галузевого державного архіву матеріалів гідрометеорологічних спостережень Державної служби України з надзвичайних ситуацій (далі - ГДА МГС).

5. Усередині розділів види документів розміщено в такій послідовності: книжки, стрічки самописів, таблиці, щорічники.

6. У цьому Переліку строки зберігання документів визначено для підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Державної служби України з надзвичайних ситуацій (графа 3), а також підприємств, установ та організацій інших галузей та сфер діяльності незалежно від форм власності та фізичних осіб, які провадять гідрометеорологічну діяльність, у діяльності яких створюються документи Національного архівного фонду (далі - НАФ) (графа 4).

7. Строк зберігання "Постійно" означає, що такі документи вносяться до НАФ і підлягають передаванню на довічне зберігання до ГДА МГС.

8. Відмітка "Доки не мине потреба" означає, що документи мають лише тривале практичне значення. Строк зберігання таких документів визначається ЕК, але він не може бути меншим одного року.

9. Примітки, що застосовуються в цьому Переліку (графа 5), коментують і уточнюють строки зберігання документів. У примітках зазначено ознаки виокремлення конкретних документів, строки зберігання яких відрізняються від указаних у графах 3, 4. Примітки "Після складення таблиць", "Після складення щомісячника", "Після складення щорічника", "Після складення науково-технічного звіту", "Після закінчення журналу", "Після занесення даних до технічної справи", "Після занесення даних до матеріалів спостережень", "Після заміни новими" вказують на те, що обчислення строку, зазначеного у графах 3, 4 цього Переліку, здійснюється із зазначеного моменту.

Забороняється знищувати документи без попереднього проведення експертизи їх цінності та погодження ЕПК ГДА МГС.

10. Позначка "ЕПК" поряд із строком зберігання документів у цьому Переліку для деяких видів документів, означає, що рішення про внесення до НАФ або знищення цих документів для підприємств, установ та організацій - джерел формування НАФ приймає ЕПК ГДА МГС.

11. Документи постійного зберігання передаються до ГДА МГС у вигляді оригіналів.

У разі відсутності оригіналів приймаються завірені в установленому порядку копії відповідних документів.

12. Для документів з тимчасовим строком зберігання обчислення строків зберігання здійснюється з 01 січня року, наступного за роком складення документів.

13. Контроль за правильністю проведення експертизи цінності документів та застосуванням цього Переліку здійснюють ГДА МГС і Державна архівна служба України.