Про затвердження Порядку організації та проведення особистого прийому громадян у Державній міграційній службі України

Відповідно до статті 22 Закону України "Про звернення громадян" та з метою належної організації особистого прийому громадян у Державній міграційній службі України

1. Затвердити Порядок організації та проведення особистого прийому громадян у Державній міграційній службі України, що додається.

2. Управлінню взаємодії з Державною міграційною службою України Міністерства внутрішніх справ України (Ковалевська І.В.) забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України в установленому порядку.

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра Гончарова C.М.

1. Цей Порядок визначає основні вимоги до організації і проведення особистого прийому громадян керівництвом та іншими посадовими особами ДМС.

2. Цей Порядок розроблено відповідно до статті 40 Конституції України, Закону України "Про звернення громадян" (далі - Закон), Указу Президента України від 07 лютого 2008 року № 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування", постанов Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації" (далі - Інструкція) та від 24 червня 2009 року № 630 "Про затвердження Методики оцінювання рівня організації роботи із зверненнями громадян в органах виконавчої влади", Положення про Державну міграційну службу України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20 серпня 2014 року № 360, та інших нормативно-правових актів із питань звернень громадян.

3. Звернення громадян щодо запису на особистий прийом, оформлені належним чином і подані в установленому законодавством порядку, підлягають обов’язковому прийняттю та розгляду.

4. Звернення осіб з інвалідністю внаслідок війни, Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, жінок, яким присвоєно почесне звання України "Мати-героїня", розглядаються Головою ДМС особисто. Під зверненнями громадян слід розуміти викладені в письмовій або усній формі пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скарги.

5. Діловодство щодо звернень громадян з питань особистого прийому ведеться уповноваженим структурним підрозділом окремо від інших видів діловодства в порядку, установленому Інструкцією.

1. Особистий прийом громадян керівництвом ДМС здійснюється заступником Голови ДМС, першим заступником Голови ДМС відповідно до розподілу функціональних повноважень, Головою ДМС.

У разі відсутності заступника Голови ДМС, першого заступника Голови ДМС, Голови ДМС особистий прийом громадян здійснюють уповноважені ними посадові особи ДМС.

Особистий прийом керівництвом ДМС здійснюється лише за попереднім записом, що проводиться працівниками структурного підрозділу апарату ДМС, на який покладено повноваження із забезпечення діяльності ДМС із розгляду звернень громадян (далі - уповноважений структурний підрозділ).

2. Без попереднього запису прийом громадян проводиться в робочий час із понеділка по п’ятницю працівниками уповноваженого структурного підрозділу.

Для прийому громадян облаштовується приймальня громадян, доступ до якої не потребує оформлення перепустки.

Прийом громадян може проводитися в інших приміщеннях, визначених керівництвом ДМС.

3. Інформація про порядок та графік прийому громадян, а також номер телефону, за яким здійснюватиметься попередній запис на особистий прийом громадян керівництвом ДМС, розміщується на офіційному веб-сайті ДМС та на спеціальних стендах у місцях, доступних для вільного огляду громадянами.

4. Прийом іноземців та осіб без громадянства здійснюється в порядку, встановленому чинним законодавством.

5. Прийом осіб з інвалідністю внаслідок війни, Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, жінок, яким присвоєно почесне звання України "Мати-героїня", проводиться першочергово.

6. Під час попереднього запису на особистий прийом громадянин надає таку інформацію: прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання, зміст порушеного питання, до яких посадових осіб чи органів державної влади він звертався і яке було прийнято рішення. Після надання інформації визначається самостійний структурний підрозділ ДМС, до компетенції якого належить вирішення питання, порушеного громадянином, за наявності вивчаються документи, інші матеріали, додані до звернення.

7. Не допускається з’ясування відомостей про особу громадянина, що не стосуються його звернення.

8. Уповноважений структурний підрозділ складає списки громадян, які записалися на особистий прийом громадян до керівництва ДМС, та за наявності подає документи, інші матеріали, додані до звернення під час попереднього запису, для вивчення та опрацювання самостійним структурним підрозділам апарату ДМС відповідно до їх компетенції не пізніше ніж за шість робочих днів до прийому.

Самостійні структурні підрозділи апарату ДМС надають службову записку за підписом їх керівників про результати опрацювання наданих матеріалів за зверненнями громадян, а також за потреби інформацію щодо кандидатури посадової особи цього структурного підрозділу, яка братиме участь в особистому прийомі громадян, до уповноваженого структурного підрозділу не пізніше ніж за один робочий день до прийому.

Не пізніше ніж за два робочих дні до прийому уповноважений структурний підрозділ надає списки громадян, які записалися на особистий прийом громадян, посадовій особі ДМС, яка здійснюватиме особистий прийом.

9. У записі на особистий прийом громадян може бути відмовлено у разі:

1) повторного звернення одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, що вже надавалося ним до ДМС для розгляду та опрацювання й було вирішено по суті;

2) звернення з приводу оскарження рішення, що було подане з порушенням термінів, визначених статтею 17 Закону, за відсутності документів, що підтверджують наявність поважної причини порушення термінів.

Про відмову в записі на особистий прийом громадян та причини відмови громадянинові надаються відповідні роз’яснення.

10. Забороняється відмова громадянинові в записі на особистий прийом громадян з підстав ознак раси, кольору шкіри, політичних, релігійних та інших переконань, статі, етнічного, національного та соціального походження, майнового стану, місця проживання, мовних або інших ознак.

11. Під час особистого прийому громадян громадянин повинен пред’явити будь-який з документів, що підтверджує громадянство, посвідчує особу чи її спеціальний статус (далі - документи, що посвідчують особу), а в разі представлення інтересів інших громадян - також належним чином оформлені документи, що підтверджують відповідні повноваження на здійснення представництва.

12. В особистому прийомі громадян можуть брати участь їх законні представники та/або представники, повноваження яких оформлені в установленому законодавством порядку, співробітники консульської установи країни походження іноземця або особи без громадянства.

13. Присутність сторонніх осіб під час проведення особистого прийому громадян не допускається.

14. З метою створення сприятливих умов під час особистого прийому громадян аудіозапис, фотографування та відеозйомка відбувається за попереднім повідомленням ДМС та згодою самого громадянина, прийом якого здійснюється.

15. Посадова особа ДМС, яка проводить особистий прийом громадян, розглядає питання по суті, надає обґрунтоване роз’яснення відповідно до законодавства та вживає заходів щодо усунення порушень (за їх наявності).

16. Якщо вирішити порушене питання безпосередньо під час особистого прийому громадян неможливо, воно розглядається в тому самому порядку, що й письмове звернення. Про результати такого розгляду громадянинові надається відповідь у формі, визначеній автором звернення.

17. Для забезпечення кваліфікованого роз’яснення питань, порушених на особистому прийомі громадян, посадова особа ДМС може залучати до їх розгляду посадових осіб відповідних структурних підрозділів ДМС або одержувати від них необхідну інформацію.

18. Питання, з якими звертаються громадяни, вирішуються за можливості безпосередньо на особистому прийомі громадян. Посадова особа ДМС, яка проводить особистий прийом громадян, керується нормативно-правовими актами і в межах своєї компетенції має право прийняти одне з таких рішень:

1) задовольнити звернення й повідомити громадянина про порядок і строк виконання прийнятого рішення;

2) відмовити в задоволенні прохання чи вимоги, повідомивши громадянина про причини відмови;

3) прийняти письмове або усне звернення (коли питання потребують додаткового вивчення й перевірки) і пояснити громадянинові причини неможливості розв’язання питань під час особистого прийому громадян, а також порядок і строк розгляду його звернення;

4) якщо вирішення питання, з яким звернувся громадянин, не входить до компетенції ДМС, посадова особа ДМС, яка проводить особистий прийом громадян, пояснює громадянину, до якого державного органу або органу місцевого самоврядування треба звернутися за вирішенням питання, і за можливості надає йому в цьому допомогу (повідомляє місцезнаходження, номер телефону тощо), а прийняті письмові звернення надсилаються для розгляду за належністю відповідно до статті 7 Закону України "Про звернення громадян".

19. Інформація про прийняте під час особистого прийому громадян рішення вноситься до картки (журналу) обліку особистого прийому громадян, форма якого наведена в додатку 3 до Інструкції, та за потреби доводиться до відома самостійного структурного підрозділу апарату ДМС, до компетенції якого належить вирішення питання.

20. Про прийняте рішення за зверненням у картці (журналі) обліку особистого прийому громадян робиться відповідна відмітка, а всі матеріали щодо проведення особистого прийому формуються у справу.

21. Відповідь на звернення, що подано під час особистого прийому громадян керівництвом ДМС, надається за підписом Голови ДМС, першого заступника Голови ДМС, заступника Голови ДМС.

22. Письмові та усні звернення (пропозиції, заяви і скарги), подані під час особистого прийому громадян, передаються до уповноваженого структурного підрозділу відповідно до Інструкції.

23. На першому аркуші звернення, поданого на особистому прийомі громадян, та на першому аркуші копії цього звернення проставляється відмітка про прийняття на особистому прийомі.

24. Облік особистого прийому громадян та контроль за дотриманням строків розгляду звернень, прийнятих під час особистого прийому громадян, здійснюються уповноваженим структурним підрозділом.